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Cord Workflows

Regras do tipo “quando isto acontecer, faça isto” que dão o próximo passo por você depois de cada venda, sem escrever código.

O que é um workflow

Um workflow é uma regra que acompanha sua conta do Cord. Quando acontece um evento específico (um cliente abre um orçamento, chega uma entrada, uma fatura vence, abrem uma contestação contra você), o workflow executa, em ordem, as etapas que você definiu: criar uma tarefa, avisar a equipe, escrever para seu cliente com sua marca ou pelo WhatsApp, encerrar um orçamento que expirou, aprovar uma solicitação interna, cancelar uma fatura, enviar os dados para a URL que você usa em outra ferramenta, publicar no Slack ou no Teams, ou deixar uma nota no HubSpot.

A ideia é que o acompanhamento não dependa de alguém se lembrar. Se hoje sua equipe verifica manualmente quais orçamentos ninguém abriu, quem pagou a entrada ou quais faturas venceram, um workflow faz isso por você e deixa a tarefa pronta para a pessoa certa.

Onde fica

Abra Workflows no menu lateral do app. A lista mostra cada workflow como um cartão com o nome, o evento que o inicia, o status (Rascunho, Ativo ou Pausado), quantas vezes foi executado nos últimos 30 dias e quantas dessas execuções terminaram com erro. No topo, você vê quantos workflows ativos tem em relação ao limite do seu plano, e o painel Como estão suas automações, com o resumo dos últimos 30 dias.

Lista do Cord Workflows: 3 de 5 workflows ativos no plano; nos últimos 30 dias, 214 execuções, 204 concluídas e 4 com falha, com suas causas. Abaixo, os quatro workflows com o gatilho, as execuções e o status de cada um.

O Cord Workflows é para administradores. Para ver, criar, editar ou publicar workflows, você precisa da permissão Configurações. Quem não a tem vê a mensagem “O Cord Workflows é para administradores” e pode pedir acesso ao proprietário da conta.

As peças de um workflow

Cada workflow é lido de cima para baixo no editor, em dois blocos: Quando isto acontecer (o gatilho) e Faça isto (as etapas).

Editor do workflow “Não deixe um orçamento esfriar”: quando um orçamento é enviado, espera até 2 dias que o cliente o abra. Se isso acontecer, cria uma tarefa e avisa no Slack; se o prazo acabar, escreve ao cliente e volta a esperar até 5 dias. Aberto, o painel “Editar ação” da tarefa com os dados do evento.
Peça O que faz Guia
Gatilho O que inicia o workflow: um dos 48 eventos do Cord, ou um horário fixo (“toda segunda-feira às 9h”). Cada workflow tem exatamente um. Gatilhos
Condição Divide o fluxo em dois ramos, Se for atendida e Se não for atendida, conforme os dados do evento. Até 10 regras por condição, unidas com “E” e com “Ou”. Condições
Vários caminhos Segue pelo primeiro de até 5 caminhos cujas condições são cumpridas, ou por Caso contrário. Condições
Espera Pausa o fluxo por alguns dias, algumas horas ou até um horário do dia (em dias úteis ou contando a partir de uma data do documento) e depois continua. Esperas
Aguardar até que… Espera que algo aconteça (que o cliente abra, aprove ou pague) com um prazo máximo de 1 a 30 dias, e segue por Se acontecer ou por Se o prazo acabar. Esperas
Consulta Traz um dado da sua conta para usar nas etapas seguintes: recebíveis vencidos, pipeline aberto, o valor recebido, o que está a vencer ou o saldo do cliente. Só lê; nunca altera nada. Consultas
Para cada Percorre uma lista de cobranças (cada cobrança vencida, as do cliente ou o que vence em breve) e roda as etapas uma vez para cada uma, sobre o seu documento. Para cada
Pedir aprovação Espera que uma pessoa da equipe aprove ou rejeite; ela recebe um e-mail e decide no Cord. Segue por Se aprovarem ou por Se rejeitarem ou o prazo acabar. Pedir aprovação
Ação Algo que o Cord faz por você, entre 16 ações: criar uma tarefa, avisar a equipe ou uma pessoa, enviar um e-mail ao cliente, lembrá-lo do pagamento, pausar os lembretes dele, enviar um WhatsApp ao cliente, marcar um orçamento como expirado ou faturá-lo, registrar uma promessa de pagamento, aprovar uma solicitação interna, cancelar uma fatura, enviar os dados para uma URL, publicar no Slack, publicar no Teams ou deixar uma nota no HubSpot. Ações
Dados do evento Valores como {{cliente}}, {{folio}} ou {{total}} que você coloca nos seus textos e que são preenchidos na execução, além dos dados do seu negócio ({{negocio}}, {{hoy}}). Dados do evento

Como um workflow é executado por dentro

  1. O evento acontece. Alguém envia um orçamento, o cliente paga, chega a hora de um workflow agendado. Cada evento é registrado uma única vez.
  2. O Cord cria uma execução para cada workflow ativo cujo gatilho corresponde, com uma cópia da versão publicada naquele momento. Dez orçamentos enviados são dez execuções independentes.
  3. As etapas são executadas em ordem. As condições escolhem um ramo, as consultas guardam o resultado para as etapas seguintes e as ações são executadas com os dados do evento já escritos nos seus textos.
  4. Uma espera guarda a execução e a retoma quando termina. Uma espera simples continua durante o dia em que termina; uma espera Aguardar até que… continua assim que o que ela espera acontece com o documento do workflow, ou quando o prazo acaba.
  5. Se uma ação falhar, o Cord tenta novamente com um calendário que vai de segundos a horas, sem nunca repetir um efeito que já aconteceu. Se não conseguir, a execução fica Com falha e você pode tentar novamente manualmente no histórico dela.

O detalhe de status, novas tentativas e mensagens de erro está em Execuções e erros.

Um exemplo completo

“Não deixe um orçamento esfriar” é uma das ideias que o Cord traz prontas. Ela é lida assim:

  1. Quando isto acontecer: um orçamento é enviado.
  2. Aguardar até que o cliente o abra ou o aprove, com prazo de 2 dias.
  3. Se acontecer: cria a tarefa “Ligar para {{cliente}} enquanto {{folio}} está quente”.
  4. Se o prazo acabar: envia um e-mail ao cliente perguntando se há dúvidas e volta a esperar a decisão dele por 5 dias.
  5. Se ele ainda não decidir: consulta o saldo do cliente e avisa você com o que ele já lhe deve.

Cada orçamento que você enviar inicia a própria execução deste workflow, e cada uma verifica o próprio orçamento: o que o cliente abriu em uma hora segue por um caminho, o que ninguém tocou segue pelo outro.

Quantos workflows você pode ter

Plano Workflows ativos Rascunhos e pausados Execuções
Grátis 1 Sem limite Sem limite
Starter 5 Sem limite Sem limite
Profissional Sem limite Sem limite Sem limite
Scale Sem limite Sem limite Sem limite
Developer Sem limite Sem limite Sem limite

Só os workflows Ativos ocupam vaga. Algumas ações dependem de algo além do plano de workflows:

  • Enviar um e-mail ao cliente consome a cota de envios do seu plano (5 por mês no Grátis, sem limite nos demais).
  • Aprovar a solicitação interna precisa de aprovações internas, que fazem parte do plano Scale ou superior.
  • Slack, Teams, WhatsApp e HubSpot precisam desse app conectado em Configurações › Integrações.

Tamanho máximo de um workflow, limites por hora de cada ação e o que acontece ao mudar para um plano inferior: Limites.

Rascunho, versão publicada e execuções

  • Rascunho: o que você edita. Você pode alterá-lo quantas vezes quiser sem afetar nada.
  • Versão publicada: o que é executado. Só muda quando você clica em Publicar ou Publicar alterações, e cada publicação é uma versão nova.
  • Execução: sempre que o evento acontece, o Cord cria uma execução com uma cópia da versão publicada naquele momento. Se depois você publicar alterações, as execuções que já estavam em andamento terminam com a versão com que começaram.

Antes de publicar, você pode clicar em Testar: o rascunho é executado com o último evento real do gatilho e mostra o que cada etapa teria feito, sem enviar nada. Tudo isso é explicado em Publicar, pausar e excluir e em Execuções e erros.

Ideias para começar

O Cord traz nove workflows prontos e os ordena com o que você respondeu ao criar sua conta: seu segmento, para que você vai usar o Cord e sua função. Cada cartão diz por que a sugerimos, e cada ideia avisa a equipe pelo canal que você tiver conectado. Eles são criados como rascunho para que você os revise antes de publicá-los:

Ideia Começa quando Para quê
Não deixe um orçamento esfriar Um orçamento é enviado Para que nenhum orçamento se perca em silêncio.
Lembrete de pagamento 3 dias antes do vencimento O vencimento de uma fatura se aproxima Receber antes da data.
Cobrança que sobe de tom Uma fatura está vencida há dias Ir atrás do dinheiro por etapas, com vários caminhos.
A fatura sai sozinha quando você recebe Um orçamento é pago integralmente Para que nenhuma venda recebida fique sem fatura.
Sua segunda: o recebido, o vencido e para quem ligar Em um horário fixo Começar a semana com o número e as ligações do dia.
Acelerar a cobrança de uma fatura Você o executa a partir de uma fatura Pressionar uma cobrança quando você decidir.
Último aviso e encerramento do orçamento Um orçamento está prestes a expirar Fechar o ciclo em vez de deixar orçamentos abertos.
Começar o trabalho quando a entrada chegar Um pagamento parcial é recebido Para que o trabalho comece assim que o dinheiro entrar.
Orçamentos grandes passam pela aprovação do proprietário Um orçamento pede aprovação interna Que os pequenos sejam aprovados sozinhos e os grandes passem pelo proprietário.

Cada ideia, etapa por etapa, e para que tipo de negócio serve: Ideias prontas para usar.

O que um workflow nunca faz

Um workflow não cobra, não registra pagamentos e não aprova nem recusa um orçamento em nome do seu cliente. Essas decisões continuam sendo de uma pessoa ou do cliente.

O que ele faz nos seus documentos é limitado e explícito: escrever para o cliente do documento por e-mail ou pelo WhatsApp (nunca para um endereço ou número digitados na etapa) e lembrá-lo do pagamento, pausar os lembretes dele, registrar uma promessa de pagamento, marcar como expirado um orçamento cuja validade já passou, faturar um orçamento aprovado ou pago (uma única fatura por orçamento e, no México, carimbada no SAT), aprovar uma solicitação de aprovação interna e cancelar uma fatura que ainda não tem pagamentos. Cada uma dessas ações só aparece quando o gatilho traz o documento ou o cliente sobre o qual ela atua; caso contrário, o workflow não pode ser publicado. E todas elas são executadas com as permissões de quem publicou o workflow: se essa pessoa não puder aprovar uma solicitação manualmente, o workflow dela também não poderá.

Ele também não pode criar ciclos infinitos: um workflow nunca é disparado pelos eventos que ele mesmo provoca, e uma cadeia de workflows que disparam uns aos outros é interrompida depois de três níveis. Detalhes em Limites.

Workflows ou integrações

Um workflow é executado dentro do Cord e não precisa de nada conectado para criar tarefas, avisar por e-mail ou escrever para o cliente. Quando a próxima etapa acontece em outra ferramenta:

  • Para publicar no Slack ou no Teams, enviar um WhatsApp ou deixar uma nota no HubSpot, conecte o app e use a ação dele no workflow.
  • Para levar o evento a qualquer outro app, use a ação Enviar os dados para uma URL com o endereço que o Zapier, o Make ou o n8n fornece, ou conecte esses apps diretamente com os gatilhos do Cord deles. Veja Integrações.

Guias do Cord Workflows