ESEN

Qué se sincroniza con HubSpot

Qué viaja de Cord a HubSpot, qué regresa y qué se queda donde está.

De un vistazo

En Cord En HubSpot Dirección
Cliente (nombre de la empresa) Empresa Cord → HubSpot, y el nombre regresa
Cliente (contacto, correo, teléfono) Contacto asociado a la Empresa Cord → HubSpot, y los cambios regresan
Cotización enviada Deal asociado a la Empresa y al Contacto Solo Cord → HubSpot
Estado de la cotización Etapa del Deal Solo Cord → HubSpot

Clientes → Empresas y Contactos

La Empresa

Campo en Cord Propiedad en HubSpot
Empresa Company name

Cada cliente de Cord crea su propia Empresa en HubSpot. Cord no busca Empresas existentes por nombre: si ya tenías esa empresa capturada en HubSpot antes de conectar, puedes terminar con dos. Revisa tus Empresas después de usar Enviar datos existentes.

El Contacto

Campo en Cord Propiedad en HubSpot
Contacto (nombre) First name y Last name. La primera palabra va a First name y el resto a Last name.
Correo Email
Teléfono Phone number
  • El Contacto solo se crea si el cliente tiene correo o nombre de contacto. Un cliente sin ninguno de los dos queda solo como Empresa.
  • Sin duplicar contactos: antes de crear un Contacto, Cord busca en HubSpot uno con el mismo correo. Si existe, lo usa y actualiza sus datos en lugar de crear otro.
  • El Contacto queda asociado a la Empresa del cliente.
  • Si dos clientes de Cord tienen el mismo correo, solo el primero se liga a ese Contacto. El panel muestra el aviso “Dos clientes de Cord usan el correo … en HubSpot solo se ligó el primero. Corrige el correo duplicado en Cord.”

Cuándo se envían

Un cliente se envía a HubSpot al crearse y cada vez que se actualiza en Cord. También se envía antes de su primera cotización, para que el Deal nazca asociado. Si el cambio no afecta ningún campo que va a HubSpot (por ejemplo, cambiaste los términos de pago), Cord no hace ninguna llamada.

Cotizaciones → Deals

Dato en Cord Propiedad del Deal
Folio y cliente Deal name, con la forma “COT-128 · Grupo Norte”
Total Amount
Divisa de la venta Currency
Pipeline elegido Pipeline
Estado de la cotización Deal stage, según tu configuración de etapas
Fecha real del cierre Close date, solo al llegar a Rechazada, Vencida, Pagada o Facturada (detalle)
  • Los borradores no se envían. El Deal nace cuando la cotización se envía al cliente.
  • Al crearse, el Deal queda asociado a la Empresa y al Contacto del cliente.
  • Cada cambio de estado mueve el Deal a la etapa correspondiente: Enviada, Vista por el cliente, Aprobada, Rechazada, Vencida, Pagada y Facturada.
  • Si el total cambia (por ejemplo, editas y reenvías), el monto del Deal se actualiza.
  • Un estado sin etapa no se envía. Si dejaste un estado sin etapa, las cotizaciones en ese estado no llegan a HubSpot hasta que le asignes una.

De HubSpot a Cord

Cuando alguien corrige datos en HubSpot, Cord los recibe al momento y los aplica al cliente vinculado:

Si en HubSpot cambias En Cord cambia
Company name de la Empresa Empresa
First name o Last name del Contacto Contacto
Email del Contacto Correo
Phone number del Contacto Teléfono

Reglas:

  • Solo clientes ya vinculados. Crear una Empresa o un Contacto nuevo en HubSpot no crea un cliente en Cord.
  • Un campo vacío no borra nada. Si vacías el teléfono en HubSpot, Cord conserva el que tenía.
  • Un correo inválido se ignora.
  • Nada más regresa: créditos, términos de pago, datos fiscales y dirección se editan solo en Cord.
  • El cambio queda en Ajustes › Auditoría como “Desde HubSpot” con los campos que cambiaron, y dispara el evento Se actualiza un cliente para tus workflows y webhooks.

Los Deals no regresan. Mover un Deal de etapa, cambiar su monto o borrarlo en HubSpot no cambia nada en Cord. El estado de la venta lo deciden la aprobación y el pago del cliente en Cord.

Sin ecos

Cuando un cambio llega de HubSpot, Cord lo aplica pero no lo vuelve a enviar a HubSpot. Y cuando Cord envía algo a HubSpot, reconoce el aviso que HubSpot manda de vuelta y no lo procesa como un cambio nuevo. Así ningún dato rebota entre las dos herramientas.

Borrados

Si borras… Entonces
Un cliente en Cord Cord olvida su vínculo con HubSpot. La Empresa y el Contacto siguen en HubSpot.
Una cotización en borrador en Cord Nada, los borradores no se envían.
Una Empresa o un Contacto en HubSpot Cord olvida el vínculo. El cliente sigue en Cord; si lo vuelves a editar en Cord, se crea de nuevo en HubSpot.
Un Deal en HubSpot Cord lo detecta en el siguiente cambio de esa cotización y crea un Deal nuevo.

Cord nunca borra nada en HubSpot.

Cuándo ocurre

  • Al momento. Cada cambio en Cord se envía en cuanto ocurre, normalmente en segundos.
  • Con reintentos. Si HubSpot no responde o pide bajar el ritmo, Cord reintenta automáticamente, hasta 5 veces para cada envío, con más separación cada vez.
  • Una revisión diaria recoge cualquier envío pendiente y limpia el historial de envíos de más de 14 días.

El panel muestra cuántos envíos hay En cola y cuántos fallaron en Errores (7 días).

Datos que ya tenías

Conectar HubSpot no envía nada del pasado por sí solo. Para mandar lo que ya existía:

  1. En Ajustes › Integraciones › HubSpot, busca Datos que ya tenías.
  2. Pulsa Enviar datos existentes.
  3. Verás “N registros en cola para HubSpot”. El envío corre en segundo plano; puedes salir de la página.

Qué se envía:

  • Hasta 500 clientes, los más recientes.
  • Hasta 500 cotizaciones que no sean borrador, las más recientes.
  • Lo que ya estaba vinculado y sin cambios no se vuelve a crear ni a actualizar, así que puedes pulsar el botón más de una vez sin duplicar.

Qué no se sincroniza

  • Productos y catálogo.
  • Conceptos de la cotización (line items).
  • Facturas de Cord Invoicing, pagos, CFDI y documentos.
  • Tareas, promesas de pago y conversaciones del chat.
  • Notas, salvo las que crea un workflow con la acción Agregar una nota en HubSpot.
  • Propietarios (owners) de HubSpot: los Deals y Empresas se crean sin propietario asignado.

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