Ideas listas para usar
Nueve workflows armados para cotizar, facturar y cobrar sin perseguir nada a mano. Cord te los ordena según tu negocio y cada uno se crea como borrador para que lo revises antes de publicarlo.
Cómo usar una idea
Hay tres caminos:
- En la lista de Workflows, sección Ideas para empezar, pulsa Usar en la idea.
- Dentro del editor de un workflow vacío, en Empieza con un ejemplo, pulsa Personalizar este workflow. Si el borrador ya tenía pasos, Cord pregunta ¿Reemplazar lo que llevas? antes de sustituirlos.
- Con Slack, Teams o HubSpot conectados, su página en Ajustes › Integraciones muestra las ideas que los usan.
En todos los casos se crea un borrador con el nombre, el disparador y los pasos de la idea, con los textos en el idioma de tu cuenta. Nada corre hasta que pulses Publicar, y antes puedes pulsar Probar para ver qué haría con el último evento real. Cambia lo que quieras: montos, días, textos o destinatarios.
Ideas para tu negocio
Las ideas se ordenan con lo que contestaste al crear tu cuenta:
- Primero, las de tu giro: por ejemplo, “Arrancar el trabajo cuando llega el anticipo” si eres de construcción, manufactura o servicios.
- Después, las de las metas que elegiste (cotizar más rápido, cobrar en línea, emitir facturas, dar seguimiento, controlar márgenes o automatizar la cobranza), en el orden que le importa a tu rol: a Finanzas primero facturar y cobrar; a Ventas, cotizar y dar seguimiento.
- Luego, las de tu rol, y al final las demás.
Cada tarjeta dice por qué te la sugerimos, por ejemplo “Elegiste «cobrar en línea»”, “Por tu rol en Finanzas / Administración” o “Para tu giro: construcción”. Si no contestaste esas preguntas, ves las nueve en el orden de esta página.
Además, cada idea se arma para tu cuenta al usarla:
- Los avisos al equipo salen por Slack si lo tienes conectado; si no, por Teams; y si no, por correo al dueño de la cuenta.
- Con HubSpot conectado, “La factura sale sola cuando te pagan” también deja la nota en el Deal.
- “Las cotizaciones grandes las aprueba el dueño” solo aparece si tu plan incluye aprobaciones internas y no trabajas solo: sin equipo no hay a quién pedirle.
De un vistazo
| Idea | Disparador | Necesita | Se sugiere primero si |
|---|---|---|---|
| No dejes enfriar una cotización | Se envía una cotización | Cliente con correo | Eliges dar seguimiento o cotizar más rápido, o eres de Ventas |
| Recordar el pago 3 días antes | Se acerca el vencimiento de una factura | Facturas con vencimiento, cliente con correo | Eliges cobrar en línea o automatizar la cobranza, o eres de Finanzas |
| Cobranza que sube de tono | Una factura lleva días vencida | Facturas con vencimiento, cliente con correo | Eliges automatizar la cobranza o cobrar en línea, o eres de Finanzas |
| La factura sale sola cuando te pagan | Se paga por completo una cotización | Nada extra | Eliges emitir facturas o eres de Finanzas |
| Tu lunes | En un horario fijo | Nada extra | Diriges el negocio o eres de Finanzas |
| Empujar el cobro de una factura | Lo corres tú desde una factura | Cliente con correo | Eliges cobrar en línea, o eres de Ventas o Finanzas |
| Última llamada y cierre | Se acerca el vencimiento de una cotización | Cotizaciones con vigencia, cliente con correo | Eliges cotizar más rápido, o eres de distribución o manufactura |
| Arrancar con el anticipo | Llega un pago parcial | Cotizaciones con anticipo | Eres de construcción, manufactura o servicios |
| Aprobación del dueño | Una cotización pide aprobación interna | Plan Scale o superior y un equipo | Eliges controlar márgenes o diriges el negocio |
1. No dejes enfriar una cotización
Para que ninguna cotización se pierda en silencio.
Para qué negocio: agencias, despachos, proveedores industriales o cualquier equipo que envía muchas cotizaciones a la semana y no tiene tiempo de revisar una por una quién la abrió.
- Disparador: se envía una cotización.
- Espera hasta que el Estado actual de la cotización sea Vista o Aprobada (dos reglas unidas con O), con plazo de 2 días.
- Si ocurre: crea la tarea “Llamar a
{{cliente}}mientras{{folio}}está caliente”, con vencimiento a 1 día. El cliente ya la vio: es el momento de llamar. - Si se acaba el plazo: le escribe al cliente con el asunto “¿Alguna duda sobre
{{folio}}?” y el mensaje “Hola, damos seguimiento a la cotización{{folio}}por{{total}}. Si hay algo que ajustar, responde este correo y lo vemos.” - Después, espera hasta que el estado sea Aprobada o Rechazada, con plazo de 5 días. Si el cliente decide, la ejecución termina ahí.
- Si tampoco decide: consulta el saldo del cliente y te avisa: “
{{folio}}lleva una semana sin decisión”, con el saldo abierto contigo ({{cliente_saldo}}, de los cuales{{cliente_vencido}}están vencidos).
- Necesita: el cliente con correo registrado. El correo al cliente consume la cuota de envíos de tu plan.
- Adáptalo: cambia los plazos, o quita el correo al cliente si prefieres que el seguimiento sea solo del equipo.
2. Recordar el pago 3 días antes de que venza
Para cobrar antes de la fecha, no después.
Para qué negocio: servicios recurrentes, igualas y cualquier negocio con cuentas por cobrar donde el cliente paga a tiempo si se lo recuerdan.
- Disparador: se acerca el vencimiento de una factura. Ocurre cada día mientras falten de 1 a 30 días y la factura siga abierta con saldo.
- Condición: Días para que venza es igual a 3.
- Si se cumple: Recordarle el pago al cliente, el recordatorio de Cord con lo que debe, cuándo vence y el botón para pagar. Si ya no hay saldo o tiene los recordatorios pausados, no se manda.
- Necesita: facturas con fecha de vencimiento y el cliente con correo.
- Adáptalo: cambia el 3 por los días que quieras, o agrega una segunda condición para recordar también el día del vencimiento.
3. Cobranza que sube de tono
Para perseguir el dinero con criterio, no con un solo correo.
Para qué negocio: distribuidores, mayoristas y servicios que facturan a crédito a 30 o 60 días y necesitan un proceso de cobranza parejo.
- Disparador: una factura lleva días vencida. Ocurre cada día mientras siga abierta con saldo, hasta 90 días.
- Varias ramas, una por escalón, según los Días de vencida:
- Día 3: Recordarle el pago al cliente, con el botón para pagar.
- Día 10: le escribe más firme, con el asunto “La factura
{{numero}}lleva 10 días vencida”, le pide confirmar en qué fecha va a pagar y le ofrece revisar la factura si hay algo que corregir. - Día 20: consulta todo lo que el cliente te debe, te avisa con “
{{cliente}}: 20 días de vencido” (el total abierto, lo vencido y en cuántos documentos) y te deja la tarea “Llamar a{{cliente}}por la factura{{numero}}({{saldo}})”.
- En otro caso no hace nada: los demás días la ejecución termina sin pasos.
- Necesita: facturas con fecha de vencimiento y el cliente con correo.
- Adáptalo: cambia los días de cada rama, o agrega una cuarta a los 30 con una aprobación para decidir si se detiene el crédito. Más en Varias ramas.
4. La factura sale sola cuando te pagan
Para que ninguna venta cobrada se quede sin factura.
Para qué negocio: cualquier negocio que factura al cobrar, y en México quien emite el CFDI en cuanto el cliente paga.
- Disparador: se paga por completo una cotización.
- Acción: Facturar la cotización, igual que pulsar Facturar, con las reglas de tu país. Si la cotización ya estaba facturada, no emite otra.
- Con HubSpot conectado: Agregar una nota en HubSpot con “
{{cliente}}pagó{{folio}}por{{total}}. La factura se emitió en Cord.”
- Necesita: nada extra; en México, tu configuración de facturación lista para timbrar.
- Adáptalo: agrega un aviso al equipo o una tarea de entrega después de facturar.
5. Tu lunes: lo cobrado, lo vencido y a quién llamar
Para empezar la semana sabiendo cuánto entró, cuánto falta y a quién hay que llamar.
Para qué negocio: dueños y responsables de finanzas que quieren el número de la semana sin abrir la app.
- Disparador: en un horario fijo, cada semana, el lunes a las 9 (en la zona horaria de tu cuenta).
- Consulta lo cobrado en los últimos 7 días, la cartera vencida y el pipeline abierto.
- Te avisa con “Tu semana en Cord (
{{fecha}})”: lo cobrado y en cuántos pagos, lo vencido y cuántos días lleva el más atrasado, y lo que queda por cerrar en cotizaciones. - Por cada cobro vencido, hasta 20: si Días de vencido está entre 30 y 36, te deja la tarea “Llamar a
{{item_cliente}}por{{item_folio}}:{{item_saldo}}con{{item_dias_vencido}}días de vencido”. Así cada cobro te pide una llamada una sola vez, el lunes de la semana en que cruza los 30 días.
- Necesita: nada extra.
- Adáptalo: cámbialo a mensual el día 1, o cambia los 30 días por los que marque tu política de crédito. Más en Por cada.
6. Empujar el cobro de una factura
Para cuando tú decides que una factura ya no puede esperar.
Para qué negocio: quien cobra a crédito y prefiere decidir caso por caso a quién presionar, sin armar una secuencia automática para todas.
- Disparador: lo corres tú desde una factura, o desde varias a la vez. Ver Lo corres tú.
- Termina antes si… el Estado actual de la factura es Pagada: en cuanto paga, la ejecución termina.
- Acción: Recordarle el pago al cliente.
- Espera 3 días, solo días hábiles.
- Acción: te deja la tarea “Llamar a
{{cliente}}:{{numero}}sigue sin pagarse ({{saldo}})”, con vencimiento ese mismo día.
- Necesita: el cliente con correo. Para correrlo hace falta el permiso Cobranza.
- Adáptalo: cambia los días de espera, o agrega un segundo recordatorio antes de la tarea. Más sobre la meta en Terminar antes: la meta.
7. Última llamada y cierre de la cotización
Para cerrar el ciclo en vez de dejar cotizaciones vivas para siempre.
Para qué negocio: quien cotiza con precios que cambian —materiales, importación, tipo de cambio, temporada— y no puede sostener una cotización vieja.
- Disparador: se acerca el vencimiento de una cotización. Ocurre cada día mientras falten de 1 a 30 días y la cotización siga enviada o vista.
- Condición: Días para que venza es igual a 2.
- Si se cumple: le escribe al cliente con el asunto “La cotización
{{folio}}vence el{{vence}}” invitándolo a aprobarla desde el enlace. - Espera hasta que el estado sea Aprobada o Rechazada, con plazo de 2 días.
- Si se acaba el plazo: caduca la cotización —el cliente ya no puede aprobarla desde el link— y te avisa: “
{{folio}}caducó sin respuesta”.
- Necesita: cotizaciones con fecha de vigencia y el cliente con correo.
- Adáptalo: quita el paso Caducar la cotización si prefieres cerrarla a mano.
8. Arrancar el trabajo cuando llega el anticipo
Para que nadie arranque sin dinero y nadie se quede esperando cuando ya llegó.
Para qué negocio: construcción, talleres, fabricación sobre pedido, eventos o consultoría: todo lo que cobra un anticipo antes de empezar.
- Disparador: llega un pago parcial.
- Condición: el Tipo de pago es Anticipo.
- Si se cumple: crea la tarea “Arrancar el trabajo de
{{folio}}({{cliente}})” con vencimiento a 1 día, y te avisa: “Llegó un anticipo de{{monto}}. Saldo pendiente:{{saldo_pendiente}}.”
- Necesita: cotizaciones con anticipo. Ver Anticipos.
- Adáptalo: asigna la tarea a quien arranca el trabajo en Responsable.
9. Las cotizaciones grandes las aprueba el dueño
Para que una aprobación chica no espere a nadie y una grande no salga sin el visto bueno del dueño.
Para qué negocio: equipos de ventas donde un descuento o un monto alto exige el visto bueno del dueño, pero la mayoría de las solicitudes son pequeñas.
- Disparador: una cotización pide aprobación interna.
- Condición: el Total es menor que el monto que elijas, en la divisa de tu negocio.
- Si se cumple: Aprobar la solicitud interna; la cotización sale al cliente.
- Si no se cumple: Pedir aprobación al dueño, con un día para decidir y el mensaje “
{{folio}}de{{cliente}}por{{total}}pide aprobación. Motivo:{{motivo}}”. Con Slack conectado, también le avisa ahí. - Si la aprueban: aprueba la solicitud interna. Si la rechazan o se acaba el plazo: avisa al equipo que
{{folio}}no se aprobó y que queda pendiente en la cotización para que alguien la revise.
- Necesita: aprobaciones internas, que son del plan Scale o superior, el permiso Aprobaciones para publicarla y alguien más en el equipo.
- Adáptalo: el monto es una decisión de tu negocio, así que la idea llega con el valor vacío y no se publica hasta que lo escribas. Si vendes en varias divisas, agrega una regla por cada divisa unida con O. Más en Aprobaciones.
Combinar ideas
Una idea es un punto de partida, no un límite. Por ejemplo, a “Cobranza que sube de tono” puedes sumarle una rama a los 30 días que pida aprobación al dueño y, si la da, pause los recordatorios de ese cliente; o a “Tu lunes” una condición para que te avise solo cuando lo vencido pase de un monto. Lo que comparte disparador cabe en un solo workflow, y en los planes Gratis y Starter eso también ahorra lugares de workflows activos.