Ideas listas para usar

Nueve workflows armados para los seguimientos más comunes. Cada uno se crea como borrador para que lo revises antes de publicarlo.

Cómo usar una idea

Hay dos caminos:

• En la lista de Workflows, sección Ideas para empezar, pulsa Usar en la idea.
• Dentro del editor de un workflow vacío, en Empieza con un ejemplo, pulsa Personalizar este workflow.

En los dos casos se crea un borrador con el nombre, el disparador y los pasos de la idea, en el idioma de tu cuenta. Nada corre hasta que pulses Publicar. Cambia lo que quieras antes: montos, días, textos o destinatarios.

1. Seguimiento si el cliente no abre

Para no dejar enfriar una cotización que el cliente ni siquiera vio.

• Disparador: Se envía una cotización.
• Pasos:
  1. Espera 3 días.
  2. Condición: Estado actual de la cotización es Enviada.
  3. Si se cumple: crea la tarea “Llamar a {{cliente}} por {{folio}}” con vencimiento hoy.
• Necesita: nada extra.
• Adáptalo: cambia la espera a 2 días si tu ciclo es corto, o agrega en la rama “Si se cumple” un aviso por correo al dueño de la cuenta.

La condición usa el estado actual, que se consulta al terminar la espera. Si el cliente la abrió, la aprobó o la rechazó en esos tres días, el estado ya no es “Enviada” y no se crea la tarea.

2. Aviso de venta grande

Para que el dueño se entere en el momento de las ventas que más pesan.

• Disparador: Se aprueba una cotización.
• Pasos:
  1. Condición: Total es mayor o igual a 100,000.
  2. Si se cumple: avisa por correo al dueño de la cuenta con el asunto “{{cliente}} aprobó {{folio}}” y el mensaje “Se aprobó la cotización {{folio}} por {{total}} {{moneda}}.”
• Necesita: nada extra.
• Adáptalo: ajusta el monto a lo que para ti es una venta grande. El total se compara como número, sin importar la divisa; si vendes en varias divisas, agrega otra condición “Divisa es igual a MXN” (o la tuya) con se cumplen todas.

3. Slack cuando entra un pago

Para celebrar y enterar al equipo de cada cobro.

• Disparador: Se paga por completo una cotización.
• Pasos:
  1. Envía a Slack: “{{cliente}} pagó {{folio}}: {{total}} {{moneda}}”.
• Necesita: Slack conectado.
• Adáptalo: si también quieres saber de los anticipos, crea otro workflow con el disparador Llega un pago parcial.

4. Nota en HubSpot cuando el cliente aprueba

Para que tu equipo comercial vea en HubSpot lo que pasó en Cord sin cambiar de herramienta.

• Disparador: Se aprueba una cotización.
• Pasos:
  1. Agrega en HubSpot la nota “{{cliente}} aprobó {{folio}} por {{total}} {{moneda}} en Cord.”
  2. Envía a Slack: “{{cliente}} aprobó {{folio}}”.
• Necesita: HubSpot y Slack conectados. Si no usas Slack, elimina el segundo paso.
• Dónde queda la nota: en el Deal de la cotización o, si esa cotización todavía no tiene Deal, en la Empresa del cliente.

5. Promesa de pago incumplida

Para que una promesa rota no se quede en el olvido.

• Disparador: Se incumple una promesa de pago.
• Pasos:
  1. Crea la tarea “Dar seguimiento a promesa incumplida de {{monto}}” con vencimiento hoy.
  2. Avisa por correo a todo el equipo: asunto “Promesa de pago incumplida”, mensaje “No llegó el pago prometido de {{monto}}.”
• Necesita: nada extra.
• Adáptalo: si solo quieres enterar a una persona, cambia Para a El dueño de la cuenta.

6. Arrancar cuando llega el anticipo

Para empezar el trabajo en cuanto el cliente paga su parte, sin esperar a que alguien revise el banco.

• Disparador: Llega un pago parcial.
• Pasos:
  1. Condición: Tipo de pago es Anticipo.
  2. Si se cumple:
     • Crea la tarea “Arrancar el trabajo de {{folio}} ({{cliente}})” con vencimiento en 1 día.
     • Avisa al dueño: asunto “{{cliente}} pagó el anticipo de {{folio}}”, mensaje “Llegó un anticipo de {{monto}} {{moneda}}. Saldo pendiente: {{saldo_pendiente}} {{moneda}}.”
• Necesita: cotizaciones con anticipo o pagos parciales.
• Adáptalo: en la rama “Si no se cumple” puedes cubrir los otros tipos de pago parcial (Saldo o Cuota), por ejemplo con una tarea de conciliación.

7. Cobranza de facturas vencidas

Para que ninguna factura vencida pase una semana sin que nadie la persiga.

• Disparador: Vence una factura.
• Pasos:
  1. Crea la tarea “Cobrar la factura {{numero}} de {{cliente}}” con vencimiento hoy.
  2. Espera 7 días.
  3. Condición: Estado actual de la factura es Abierta.
  4. Si se cumple: avisa al dueño: asunto “La factura {{numero}} sigue sin pagarse”, mensaje “{{cliente}} todavía debe {{saldo}} {{moneda}} una semana después del vencimiento.”
• Necesita: facturas de Cord Invoicing con fecha de vencimiento.
• Adáptalo: el saldo del mensaje es el que había cuando venció la factura. Si prefieres que el aviso vaya a todo el equipo, cambia Para.

8. Recuperar una cotización rechazada

Para entender por qué se perdió una venta y tener la oportunidad de salvarla.

• Disparador: Se rechaza una cotización.
• Pasos:
  1. Crea la tarea “Preguntar a {{cliente}} por qué rechazó {{folio}}” con vencimiento en 1 día.
  2. Avisa al dueño: asunto “{{cliente}} rechazó {{folio}}”, mensaje “La cotización {{folio}} por {{total}} {{moneda}} fue rechazada. Quedó una tarea de seguimiento para mañana.”
• Necesita: nada extra.
• Adáptalo: agrega una condición por Total para avisar solo cuando se pierde algo importante.

9. Avisar cuando una cotización pide aprobación

Para que una cotización que espera aprobación interna no se quede detenida.

• Disparador: Una cotización pide aprobación interna.
• Pasos:
  1. Avisa por correo a todo el equipo: asunto “{{folio}} espera aprobación”, mensaje “La cotización {{folio}} para {{cliente}} ({{total}} {{moneda}}) necesita aprobación interna. Motivo: {{motivo}}”
• Necesita: reglas de aprobación interna configuradas en tu cuenta.
• Adáptalo: si prefieres el aviso en un canal, cambia la acción por Enviar un mensaje a Slack.

Combinar ideas

Una idea es un punto de partida, no un límite. Por ejemplo, puedes unir “Aviso de venta grande” y “Nota en HubSpot” en un solo workflow: cuando se aprueba una cotización, deja la nota en HubSpot siempre y, si el total pasa de cierto monto, avisa también al dueño.

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