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Cord Workflows

Reglas de “cuando pase esto, haz esto” que dan el siguiente paso por ti después de cada venta, sin escribir código.

Qué es un workflow

Un workflow es una regla que vigila tu cuenta de Cord. Cuando ocurre un evento concreto —un cliente abre una cotización, llega un anticipo, vence una factura, te abren un contracargo— el workflow ejecuta, en orden, los pasos que definiste: crear una tarea, avisar al equipo, escribirle a tu cliente con tu marca o por WhatsApp, cerrar una cotización que caducó, aprobar una solicitud interna, anular una factura, mandar los datos a la URL que uses en otra herramienta, publicar en Slack o Teams, o dejar una nota en HubSpot.

La idea es que el seguimiento no dependa de que alguien se acuerde. Si hoy tu equipo revisa a mano qué cotizaciones nadie abrió, quién pagó el anticipo o qué facturas se vencieron, un workflow lo hace por ti y deja la tarea lista para la persona correcta.

Dónde está

Abre Workflows en el menú lateral de la app. La lista muestra cada workflow como una tarjeta con su nombre, el evento que lo inicia, su estado (Borrador, Activo o Pausado), cuántas veces se ejecutó en los últimos 30 días y cuántas de esas ejecuciones terminaron con error. Arriba ves cuántos workflows activos llevas contra el límite de tu plan, y el panel Cómo van tus automatizaciones con el resumen de los últimos 30 días.

Lista de Cord Workflows: 3 de 5 workflows activos en el plan; en los últimos 30 días, 214 ejecuciones, 204 completadas y 4 fallidas, con sus causas. Debajo, los cuatro workflows con su disparador, sus ejecuciones y su estado.

Cord Workflows es para administradores. Para ver, crear, editar o publicar workflows necesitas el permiso de Ajustes. Quien no lo tiene ve el mensaje “Cord Workflows es para administradores” y puede pedir acceso al dueño de la cuenta.

Las piezas de un workflow

Cada workflow se lee de arriba abajo en el editor, en dos bloques: Cuando pase esto (el disparador) y Haz esto (los pasos).

Editor de la "No dejes enfriar una cotización": cuando se envía una cotización, espera hasta 2 días a que el cliente la abra. Si ocurre, crea una tarea y avisa en Slack; si se acaba el plazo, le escribe al cliente y vuelve a esperar hasta 5 días. Abierto, el panel "Editar acción" de la tarea con los datos del evento.
Pieza Qué hace Guía
Disparador Lo que arranca el workflow: uno de los 49 eventos de Cord, o un horario fijo (“cada lunes a las 9”). Cada workflow tiene exactamente uno. Disparadores
Condición Divide el flujo en dos ramas, Si se cumple y Si no se cumple, según los datos del evento. Hasta 10 reglas por condición, unidas con “Y” y con “O”. Condiciones
Varias ramas Sigue por la primera de hasta 5 ramas cuyas condiciones se cumplen, o por En otro caso. Condiciones
Espera Pausa el flujo unos días, unas horas o hasta una hora del día —en días hábiles o contando desde una fecha del documento— y después continúa. Esperas
Espera hasta que… Espera a que algo ocurra —que el cliente abra, apruebe o pague— con un plazo máximo de 1 a 30 días, y sigue por Si ocurre o por Si se acaba el plazo. Esperas
Consulta Trae un dato de tu cuenta para usarlo en los pasos siguientes: cartera vencida, pipeline abierto, lo cobrado, lo que está por vencer o el saldo del cliente. Solo lee; nunca cambia nada. Consultas
Por cada Recorre una lista de cobros —cada cobro vencido, los del cliente o lo que vence pronto— y corre sus pasos una vez por cada uno, sobre su documento. Por cada
Pedir aprobación Espera a que una persona del equipo apruebe o rechace; le llega un correo y lo decide desde Cord. Sigue por Si la aprueban o por Si la rechazan o se acaba el plazo. Pedir aprobación
Acción Algo que Cord hace por ti, entre 16 acciones: crear una tarea, avisar al equipo o a una persona, escribirle al cliente, recordarle el pago, pausar sus recordatorios, mandarle un WhatsApp al cliente, caducar o facturar una cotización, registrar una promesa de pago, aprobar una solicitud interna, anular una factura, mandar los datos a una URL, publicar en Slack, publicar en Teams o dejar una nota en HubSpot. Acciones
Datos del evento Valores como {{cliente}}, {{folio}} o {{total}} que pones en tus textos y que se completan al ejecutar, más los datos de tu negocio ({{negocio}}, {{hoy}}). Datos del evento

Cómo corre un workflow por dentro

  1. Ocurre el evento. Alguien envía una cotización, el cliente paga, llega la hora de un workflow programado. Cada evento se registra una sola vez.
  2. Cord crea una ejecución por cada workflow activo cuyo disparador coincide, con una copia de la versión publicada en ese momento. Diez cotizaciones enviadas son diez ejecuciones independientes.
  3. Los pasos corren en orden. Las condiciones eligen una rama, las consultas guardan su resultado para los pasos siguientes y las acciones se ejecutan con los datos del evento ya escritos en tus textos.
  4. Una espera guarda la ejecución y la retoma cuando termina. Una espera simple continúa durante el día en que vence; una espera hasta que… sigue en cuanto ocurre lo que espera en el documento del workflow, o cuando se acaba el plazo.
  5. Si una acción falla, Cord la reintenta con un calendario que va de segundos a horas, sin repetir nunca un efecto que ya ocurrió. Si no lo logra, la ejecución queda Fallida y la puedes reintentar a mano desde su historial.

El detalle de estados, reintentos y mensajes de error está en Ejecuciones y errores.

Un ejemplo completo

“No dejes enfriar una cotización” es una de las ideas que Cord trae listas. Así se lee:

  1. Cuando pase esto: se envía una cotización.
  2. Espera hasta que el cliente la abra o la apruebe, con plazo de 2 días.
  3. Si ocurre: crea la tarea “Llamar a {{cliente}} mientras {{folio}} está caliente”.
  4. Si se acaba el plazo: le escribe al cliente preguntando si hay dudas, y vuelve a esperar su decisión 5 días.
  5. Si tampoco decide: consulta el saldo del cliente y te avisa con lo que ya te debe.

Cada cotización que envíes arranca su propia ejecución de este workflow, y cada una revisa su propia cotización: la que el cliente abrió a la hora sigue por un lado, la que nadie tocó por el otro.

Cuántos workflows puedes tener

Plan Workflows activos Borradores y pausados Ejecuciones
Gratis 1 Sin tope Sin tope
Starter 5 Sin tope Sin tope
Pro Sin tope Sin tope Sin tope
Scale Sin tope Sin tope Sin tope
Developer Sin tope Sin tope Sin tope

Solo ocupan lugar los workflows Activos. Algunas acciones dependen de algo más que el plan de workflows:

  • Escribirle al cliente consume la cuota de envíos de tu plan (5 al mes en Gratis, sin tope en los demás).
  • Aprobar la solicitud interna necesita aprobaciones internas, que son del plan Scale o superior.
  • Slack, Teams, WhatsApp y HubSpot necesitan esa app conectada en Ajustes › Integraciones.

Tamaño máximo de un workflow, topes por hora de cada acción y qué pasa al bajar de plan: Límites.

Borrador, versión publicada y ejecuciones

  • Borrador: lo que editas. Puedes cambiarlo cuantas veces quieras sin afectar nada.
  • Versión publicada: lo que corre. Solo cambia cuando pulsas Publicar o Publicar cambios, y cada publicación es una versión nueva.
  • Ejecución: cada vez que ocurre el evento, Cord crea una ejecución con una copia de la versión publicada en ese momento. Si después publicas cambios, las ejecuciones que ya estaban en curso terminan con la versión con la que empezaron.

Antes de publicar puedes pulsar Probar: corre el borrador con el último evento real de su disparador y te muestra qué habría hecho cada paso, sin enviar nada. Todo esto se explica en Publicar, pausar y eliminar y en Ejecuciones y errores.

Ideas para empezar

Cord trae nueve workflows armados y te los ordena con lo que contestaste al crear tu cuenta: tu giro, para qué vas a usar Cord y tu rol. Cada tarjeta dice por qué te la sugerimos, y cada idea avisa al equipo por el canal que tengas conectado. Se crean como borrador para que las revises antes de publicarlas:

Idea Se inicia cuando Para qué
No dejes enfriar una cotización Se envía una cotización Que ninguna cotización se pierda en silencio.
Recordar el pago 3 días antes de que venza Se acerca el vencimiento de una factura Cobrar antes de la fecha.
Cobranza que sube de tono Una factura lleva días vencida Perseguir el dinero por etapas, con varias ramas.
La factura sale sola cuando te pagan Se paga por completo una cotización Que ninguna venta cobrada se quede sin factura.
Tu lunes: lo cobrado, lo vencido y a quién llamar En un horario fijo Empezar la semana con el número y las llamadas del día.
Empujar el cobro de una factura Lo corres tú desde una factura Presionar un cobro cuando tú lo decides.
Última llamada y cierre de la cotización Se acerca el vencimiento de una cotización Cerrar el ciclo en vez de dejar cotizaciones vivas.
Arrancar el trabajo cuando llega el anticipo Llega un pago parcial Que el trabajo arranque en cuanto entra el dinero.
Las cotizaciones grandes las aprueba el dueño Una cotización pide aprobación interna Que lo chico se apruebe solo y lo grande pase por el dueño.

Cada idea, paso por paso y para qué negocio sirve: Ideas listas para usar.

Lo que un workflow nunca hace

Un workflow no cobra, no registra pagos y no aprueba ni rechaza una cotización en nombre de tu cliente. Esas decisiones siguen siendo de una persona o del cliente.

Lo que sí hace sobre tus documentos es acotado y explícito: escribirle al cliente del documento por correo o por WhatsApp (nunca a una dirección o un número escritos en el paso) y recordarle el pago, pausar sus recordatorios, registrar una promesa de pago, caducar una cotización que ya pasó su vigencia, facturar una cotización aprobada o pagada (una sola factura por cotización y, en México, timbrada ante el SAT), aprobar una solicitud de aprobación interna y anular una factura que todavía no tiene pagos. Cada una de esas acciones solo aparece cuando el disparador trae el documento o el cliente sobre el que actúa; si no, el workflow no se puede publicar. Y todas corren con los permisos de quien publicó el workflow: si esa persona no podría aprobar una solicitud a mano, su workflow tampoco.

Tampoco puede crear ciclos infinitos: un workflow nunca se dispara con los eventos que él mismo provoca, y una cadena de workflows que se disparan entre sí se corta después de tres niveles. Detalle en Límites.

Workflows o integraciones

Un workflow corre dentro de Cord y no necesita conectar nada para crear tareas, avisar por correo o escribirle al cliente. Cuando el siguiente paso vive en otra herramienta:

  • Para publicar en Slack o Teams, mandar un WhatsApp o dejar una nota en HubSpot, conecta la app y usa su acción en el workflow.
  • Para llevar el evento a cualquier otra app, usa la acción Mandar los datos a una URL con la dirección que te da Zapier, Make o n8n, o conecta esas apps directamente con sus disparadores de Cord. Ver Integraciones.

Guías de Cord Workflows