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Disparadores

El evento que arranca el workflow. Cada workflow tiene uno, y ese evento decide qué datos puedes usar en el resto de los pasos.

Cómo funcionan

  • Uno por workflow. Si quieres reaccionar a dos eventos distintos, crea dos workflows. Puedes usar Duplicar para no empezar de cero.
  • Una ejecución por evento. Cada vez que ocurre el evento se crea una ejecución independiente. Diez cotizaciones enviadas son diez ejecuciones.
  • Solo hacia adelante. Un workflow reacciona a los eventos que ocurren después de publicarlo, no a los anteriores.
  • Da igual quién lo provoque. El evento cuenta si lo hizo alguien del equipo, el cliente desde su link, la API, un agente de IA por MCP u otro workflow. Si te importa el origen, usa el dato Quién lo originó en una condición.

En el editor, pulsa Agregar un disparador y usa Busca un disparador o las categorías para encontrarlo: Lo corres tú, Programado, Cotizaciones, Aprobaciones, Pagos, Facturas, Clientes, Productos, Tareas y promesas y Automatizaciones. Sin buscar nada, arriba aparecen los Sugeridos (los dos de Lo corres tú y el programado, que no dependen de que pase algo en tu cuenta) y debajo el resto, agrupado por categoría.

Buscador de disparadores de un workflow nuevo, filtrado por Facturas: los 11 eventos de facturas, de "Se factura una cotización" a "Se marca una factura como incobrable".

Datos que traen

Casi todos los disparadores de un mismo tipo de objeto comparten datos. Para no repetirlos en cada tabla, estos son los grupos:

Grupo Datos
Datos de cotización Folio, Cliente, Total, Divisa, Estado en el evento, Estado actual de la cotización, Quién lo originó
Datos de factura Número, Cliente, Total, Saldo pendiente, Divisa, Fecha de vencimiento, País, Estado en el evento, Estado actual de la factura, Quién lo originó
Datos de cliente Empresa, Correo, País, Términos de pago, Quién lo originó
Datos de producto Nombre, Precio de lista, Activo, Quién lo originó

Además, todos los disparadores traen los datos de tu negocio: nombre, correo de contacto, teléfono, divisa y la fecha de hoy en tu zona horaria.

El nombre exacto de cada dato para usarlo en textos (por ejemplo {{saldo_pendiente}}) está en Datos del evento.

Solo cuando: filtrar el disparador

En el panel del disparador, Agregar un filtro pone las condiciones que el evento tiene que cumplir para que el workflow corra, por ejemplo “Total es mayor que $200,000.00 MXN” o “Folio contiene MAY”.

  • Un evento que no lo cumple no crea ejecución: no aparece en Ejecuciones. Esa es la diferencia con poner una condición como primer paso, que deja una ejecución por cada evento.
  • El filtro lee los datos que trae el evento. Lo que Cord lee en vivo del documento, como Estado actual de la cotización, no se puede usar aquí: úsalo en una condición o en una espera.
  • Puedes pedir que se cumplan todas las condiciones o que baste una, igual que en una condición.
  • En el lienzo, el disparador dice “Solo cuando” con la primera condición.
  • Probar usa el último evento que cumple el filtro, entre los 20 más recientes de ese disparador.
  • El disparador programado no tiene filtro: no trae un evento que filtrar.

Cuántas veces entra

Para no repetir lo mismo, el panel del disparador tiene Cuántas veces entra:

Opción Qué hace
Cada vez que ocurre Cada evento crea su ejecución. Es lo normal.
Una vez por documento Una cotización o una factura que ya entró no vuelve a crear una ejecución, aunque el evento se repita.
Una vez por cliente Cuenta por cliente: si ya entró con una cotización, otra del mismo cliente no lo vuelve a meter. Solo aparece en disparadores que traen cliente.

Con Puede volver a entrar después de (días) el documento o el cliente vuelve a entrar cuando pasan esos días desde la última vez; vacío, nunca vuelve. Por ejemplo, “Una vez por cliente” con 30 días manda un recordatorio de cobranza como máximo una vez al mes a cada cliente.

  • Cuenta la entrada, no el resultado: una ejecución que falla también cuenta.
  • Si el evento no trae ese cliente, la ejecución se crea como cualquier otra en vez de perderse.
  • Se combina con el filtro: un evento que no pasa el filtro no cuenta como entrada.

Lo corres tú

Dos disparadores no los provoca un evento sino una persona: Lo corres tú desde una cotización y Lo corres tú desde una factura. Sirven para lo que no tiene un momento fijo, como pedir un anticipo, mandar una secuencia de cobro o avisar al equipo de una venta especial.

Disparador Cuándo ocurre Datos
Lo corres tú desde una cotización Alguien lo corre sobre una o varias cotizaciones. Los de cualquier cotización
Lo corres tú desde una factura Alguien lo corre sobre una o varias facturas. Los de cualquier factura
  • Desde el documento: en el detalle de una cotización o de una factura, la sección Workflows muestra los workflows activos de ese tipo; pulsa uno para correrlo sobre ese documento.
  • En lote: en el editor del workflow, Correr ahora abre la lista de documentos recientes; elige hasta 50 y cada uno arranca su propia ejecución.
  • Con qué versión: siempre la publicada. Si el workflow está en borrador o pausado, no se ofrece.
  • Quién puede correrlo: quien tiene el permiso Cotizaciones para una cotización y Cobranza para una factura. Las acciones se hacen con los permisos de quien publicó el workflow, como siempre.
  • El filtro Solo cuando… y Cuántas veces entra aplican igual: un documento que no los cumple no corre, y Cord lo dice.
  • Quién lo originó es Alguien del equipo; desde tu sistema, con POST /api/v1/workflows/{id}/invoke de la API o la herramienta MCP correr_workflow, es La API o Un agente de IA (MCP).

Programado

Un workflow no siempre reacciona a algo: también puede correr en un horario fijo. Es el único disparador que configuras tú.

Campo Detalle
Cada cuándo Todos los días, cada semana o cada mes.
Día De la semana (lunes a domingo) o del mes (1 a 28).
Hora En punto, en la zona horaria de tu cuenta (Ajustes › General). Corre en la primera revisión de Cord a partir de esa hora; Cord revisa cada 30 minutos.

Trae los datos del propio tic: Fecha, Día de la semana, Día del mes y Hora, que puedes usar en tus textos como {{fecha}}.

El día del mes se topa en 28 a propósito: un “31” se saltaría febrero en silencio, y un corte mensual que no sale es peor que uno que sale tres días antes.

Un disparador programado no trae cotización ni factura, así que las acciones que actúan sobre un documento —caducar, anular, escribirle al cliente— no se pueden usar ahí, y el editor lo dice al publicar. Lo que sí encaja: consultas más un aviso al equipo, a Slack o a Teams.

Cuando pausas un workflow programado, su próximo tic se borra; al reanudarlo se recalcula desde ese momento, así que no dispara los tics que se quedaron atrás mientras estaba pausado.

Cotizaciones

Disparador Cuándo ocurre Datos
Se crea una cotización Se guarda una cotización nueva, desde la app, la API o un agente. Datos de cotización
Se envía una cotización La cotización se envía al cliente y su link queda activo. Datos de cotización
El cliente abre la cotización El cliente abre el link público. No cuenta cuando alguien de tu equipo abre el link para revisarlo. Datos de cotización
Se aprueba una cotización La cotización queda aprobada. Datos de cotización
Se rechaza una cotización La cotización queda rechazada. Datos de cotización
Se modifica y reenvía una cotización Se reenvía al cliente una cotización que ya estaba enviada, vista o vencida, normalmente después de editarla. Datos de cotización más Total anterior
Vence una cotización Pasa la fecha de vigencia sin que se cierre. Cord revisa las vigencias una vez al día. Datos de cotización
Se acerca el vencimiento de una cotización Cada día, mientras falten entre 1 y 30 días para la fecha de vigencia y la cotización siga enviada o vista. Trae Días para que venza y Fecha de vigencia: con una condición eliges el día exacto en que quieres actuar. Datos de cotización más los dos campos de fecha
Se elimina un borrador Se borra una cotización en borrador. Datos de cotización, sin el estado actual (la cotización ya no existe)
Llega un mensaje en una cotización Alguien escribe en el chat de la cotización. Datos de cotización, Quién escribió (El cliente o El equipo) y Mensaje

Aprobaciones

Disparador Cuándo ocurre Datos
Una cotización pide aprobación interna Se crea una cotización que, por tus reglas de aprobación, necesita el visto bueno de alguien de tu equipo antes de enviarse. Datos de cotización y Motivo
Se decide una aprobación interna La persona que aprueba decide. Datos de cotización y Decisión (Aprobada o Rechazada)

Pagos

Disparador Cuándo ocurre Datos
Se paga por completo una cotización La cotización queda pagada en su totalidad. Datos de cotización
Llega un pago parcial Entra un pago que no cubre el total: un anticipo, un saldo, una cuota o un pago de un plan por hitos. Datos de cotización, Monto pagado, Saldo pendiente, Tipo de pago (Anticipo, Saldo, Cuota o Pago de un plan por hitos) y Nombre del pago del plan
Se cumple un hito del plan de pagos Marcas como cumplido un pago de un plan por hitos que se cobra al cumplirse; desde ese momento tu cliente lo puede pagar. Datos de cotización, Nombre del pago del plan, Monto del pago y Vence
Falla un cobro recurrente No se pudo cobrar un cargo recurrente de una cotización. Datos de cotización
Abren un contracargo El banco del cliente abre una disputa sobre un pago en línea. Folio de la cotización, Cliente, Monto en disputa, Divisa, Motivo y Fecha límite para responder
Se cierra un contracargo La disputa se resuelve. Los mismos del contracargo y Resultado (Ganado, Perdido o Cerrado sin disputa)
Se completa un reembolso Un reembolso llega al cliente. Folio de la cotización, Cliente, Monto reembolsado, Divisa y Motivo
Falla un reembolso El reembolso no se pudo completar. Los mismos del reembolso y Motivo de la falla
Se paga un depósito a tu banco Cord Payments deposita tus cobros en tu cuenta bancaria. Monto del depósito, Divisa y Fecha de llegada
Falla un depósito Tu banco rechaza el depósito. Los mismos del depósito y Motivo de la falla
Cambia tu cuenta de cobros Cambia lo que tu cuenta de Cord Payments puede hacer: cobrar, recibir depósitos o si le faltan datos. Puede cobrar en línea, Puede recibir depósitos, Datos pendientes de verificación y Motivo del bloqueo

Los eventos de contracargos, reembolsos, depósitos y cuenta de cobros vienen de Cord Payments, así que solo ocurren si cobras en línea con Cord. Cada uno se registra una sola vez aunque el procesador de pagos avise varias veces. El folio de la cotización y el cliente llegan cuando el movimiento es de un cobro de cotización; el reembolso del pago de una factura los trae vacíos.

Facturas

Disparador Cuándo ocurre Datos
Se factura una cotización La cotización se marca como facturada con un documento que no es CFDI, por ejemplo una factura fuera de México que no se presenta ante la autoridad, o una proforma. Datos de cotización
Se timbra el CFDI de una cotización La cotización se marca como facturada con un CFDI timbrado ante el SAT. Solo en México. Datos de cotización
Se emite una factura Se emite una factura de Cord Invoicing y recibe su folio. Datos de factura
Se envía una factura La factura se envía al cliente. Datos de factura
Se paga una factura La factura queda pagada. Datos de factura
Falla el pago de una factura Un intento de pago de la factura no pasó. Datos de factura
Vence una factura Pasa la fecha de vencimiento con saldo pendiente. Cord lo revisa una vez al día. Datos de factura
Se acerca el vencimiento de una factura Cada día, mientras falten entre 1 y 30 días para el vencimiento y la factura siga abierta con saldo. Trae Días para que venza y Fecha de vencimiento. Datos de factura más los dos campos de fecha
Una factura lleva días vencida Cada día, desde el día siguiente al vencimiento y hasta 90 días después, mientras la factura siga abierta con saldo. Trae Días de vencida. Datos de factura más los dos campos de fecha
Se anula una factura La factura se anula. Datos de factura
Se marca una factura como incobrable Alguien marca la factura como incobrable. Datos de factura

Clientes

Disparador Cuándo ocurre Datos
Se crea un cliente Se agrega un cliente nuevo. Datos de cliente
Se actualiza un cliente Cambian los datos de un cliente, incluidos los cambios que llegan desde HubSpot. Datos de cliente más el valor anterior de Empresa, Correo y Términos de pago
Se elimina un cliente Se borra un cliente. Empresa y Quién lo originó

Productos

Disparador Cuándo ocurre Datos
Se crea un producto Se agrega un producto al catálogo. Datos de producto
Se actualiza un producto Cambian los datos de un producto. Datos de producto más el valor anterior de Precio de lista y Activo
Se elimina un producto Se borra un producto del catálogo. Nombre y Quién lo originó

Tareas y promesas

Disparador Cuándo ocurre Datos
Se crea una tarea Se agrega una tarea a mano, desde otro workflow, la API o el MCP. Las tareas que Cord crea sola (contracargo, reembolso SPEI) no lo disparan. Título y Quién lo originó
Se completa una tarea Una tarea se marca como completada. Título y Quién lo originó
Se registra una promesa de pago Se registra que un cliente prometió pagar. Monto prometido, Fecha prometida y Quién lo originó
Se cumple una promesa de pago La promesa se marca como cumplida. Monto prometido y Quién lo originó
Se incumple una promesa de pago La promesa se marca como incumplida. Monto prometido y Quién lo originó

Automatizaciones

Avisan cómo terminan tus propios workflows: sirven para enterarte por Slack, Teams o correo cuando una automatización necesita a una persona, sin revisar la pestaña Ejecuciones.

Disparador Cuándo ocurre Datos
Una ejecución de workflow falla o requiere atención Una ejecución de otro workflow termina Fallida o se detiene en Requiere atención. Workflow, Documento, Estado, Motivo y Enlace a sus ejecuciones
Una ejecución de workflow se completa Una ejecución de otro workflow termina sin errores. Workflow, Documento y Enlace a sus ejecuciones
  • Un workflow no se dispara con sus propias ejecuciones: el que avisa de fallos no se avisa a sí mismo cuando falla.
  • Para escuchar a uno solo, agrega la condición “Workflow es igual a” con su nombre.
  • Documento es el folio o el nombre de lo que disparó la ejecución, si lo tiene; en un workflow programado queda vacío.

Disparadores de tiempo

Tres disparadores no los provoca una persona sino el calendario: Se acerca el vencimiento de una cotización, Se acerca el vencimiento de una factura y Una factura lleva días vencida. Cord los revisa una vez al día y los emite una vez por documento y por día, con la distancia en días como dato (Días para que venza o Días de vencida).

  • Tú eliges el día exacto con una condición, por ejemplo “Días para que venza es igual a 3”. Sin condición, el workflow correría cada día del periodo.
  • Solo se generan si los escucha un workflow activo. Si ninguno de tus workflows activos usa ese disparador, Cord no lo emite.
  • No salen por webhooks, Zapier, Make ni n8n: un suscriptor recibiría el mismo aviso todos los días. Son exclusivos de Cord Workflows, igual que el disparador programado.

Los mismos eventos fuera de Workflows

44 de los 49 eventos también se pueden recibir fuera de Cord: en tus webhooks y en los disparadores de Zapier, Make y n8n. Los que solo existen dentro de Workflows son los tres disparadores de tiempo, el programado y los dos que corres tú.

Disparador En Workflows En webhooks, Zapier, Make y n8n
Los 42 eventos de cotizaciones, aprobaciones, pagos, facturas, clientes, productos, tareas y promesas Sí Sí, con su nombre técnico (por ejemplo quote.approved)
Se acerca el vencimiento de una cotización Sí No
Se acerca el vencimiento de una factura Sí No
Una factura lleva días vencida Sí No
En un horario fijo Sí No
Una ejecución de workflow falla o requiere atención Sí Sí, como workflow_run.failed
Una ejecución de workflow se completa Sí Sí, como workflow_run.succeeded
Lo corres tú desde una cotización Sí No
Lo corres tú desde una factura Sí No

Quién lo originó

Los disparadores de cotizaciones, aprobaciones, pagos de cotizaciones, facturas, clientes, productos, tareas y promesas traen Quién lo originó, con estos valores:

Valor Significa
El cliente Lo hizo tu cliente desde su link: abrir, aprobar, rechazar, pagar o escribir.
Alguien del equipo Una persona de tu organización desde la app.
La API Una integración con tu llave de API, por ejemplo Zapier o Make.
Un agente de IA (MCP) Un asistente de IA conectado por MCP.
Otro workflow Otro de tus workflows.
Cord automáticamente Un proceso de Cord, como la revisión diaria de vencimientos, o un cambio que llegó desde HubSpot.

Un uso típico: en Se crea una tarea, agregar la condición “Quién lo originó no es Otro workflow” para no reaccionar a las tareas que crean tus propios workflows.

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