Acciones
Lo que el workflow hace por ti. Cada acción es un paso; puedes poner varias seguidas, dentro de ramas o después de una espera.
Resumen
| Acción | Qué hace | Necesita |
|---|---|---|
| Crear una tarea | Agrega una tarea de seguimiento en Tareas, ligada a la cotización cuando el evento tiene una. | Nada |
| Avisar al equipo por correo | Envía un correo al dueño de la cuenta o a todo el equipo. | Nada |
| Enviar un mensaje a Slack | Publica un mensaje en tu canal de Slack. | Slack conectado |
| Agregar una nota en HubSpot | Deja una nota en el Deal de la cotización o en la Empresa del cliente. | HubSpot conectado |
Para agregar una acción, pulsa Agregar un paso › Agregar acción, elige cuál en Elige una acción y completa sus campos en el panel. En todos los campos de texto puedes insertar datos del evento como {{cliente}}.
Crear una tarea
Agrega una tarea para tu equipo en Tareas, igual que si la hubieras creado a mano.
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Título de la tarea | Sí | Hasta 200 caracteres. Admite datos del evento. Los saltos de línea se convierten en espacios. |
| Vence en (días) | No | Entre 0 y 365. 0 significa que vence hoy; 1, mañana. Déjalo vacío para una tarea sin fecha. |
A qué queda ligada:
- Si el disparador es de una cotización (enviada, aprobada, pagada, pago parcial, facturada, etc.), la tarea queda ligada a esa cotización y la ves desde su detalle.
- Si el disparador es un contracargo o un reembolso de una cotización, también queda ligada a esa cotización.
- En Se elimina un borrador no se liga, porque la cotización ya no existe.
- En los demás disparadores (facturas, clientes, productos, depósitos, tareas, promesas) la tarea queda suelta.
Cuándo falla:
- “El título de la tarea quedó vacío.”: el título solo tenía datos del evento y todos llegaron vacíos. Agrega texto fijo, por ejemplo “Seguimiento:
{{cliente}}”. - “Se alcanzó el máximo de tareas por hora de los workflows.”: tus workflows crearon 120 tareas en la última hora. Ver Límites.
Crear una tarea también es un evento. Si tienes un workflow con el disparador Se crea una tarea, reaccionará a las tareas que crean tus otros workflows. Usa la condición “Quién lo originó no es Otro workflow” si no quieres que eso pase.
Avisar al equipo por correo
Envía un correo a personas de tu organización. Nunca le escribe al cliente.
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Para | Sí | El dueño de la cuenta, o Todo el equipo: los miembros activos de tu organización, hasta 25. Las invitaciones pendientes no reciben el correo. |
| Asunto | Sí | Hasta 150 caracteres. Admite datos del evento. Si al ejecutar queda vacío, se usa el nombre del workflow. |
| Mensaje | Sí | Hasta 2,000 caracteres. Admite datos del evento y saltos de línea. |
Cómo se ve el correo: tu mensaje, tal cual lo escribiste, y al pie una línea “Enviado por el workflow Nombre de Cord.” con un enlace al workflow. El pie sale en el idioma de tu cuenta. Los datos del evento se insertan como texto: si el nombre de un cliente contiene símbolos o etiquetas, se muestran literalmente y no alteran el correo.
Cada persona recibe su propio correo; nadie ve las direcciones de los demás.
Cuándo falla:
- “No hay a quién enviar el correo.”: elegiste El dueño de la cuenta y la cuenta no tiene un dueño con correo, o no hay miembros activos.
- “El correo no está disponible por ahora.”: no se pudo entregar a nadie. Se reintenta automáticamente.
- “Se alcanzó el máximo de correos por hora de los workflows.”: tus workflows mandaron 30 correos en la última hora.
Enviar un mensaje a Slack
Publica un mensaje en el canal que conectaste en Ajustes › Integraciones › Slack.
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Mensaje | Sí | Hasta 1,000 caracteres. Admite datos del evento y saltos de línea. |
Cómo se ve: el texto aparece en el canal con el nombre y el ícono que tenga el webhook en Slack. Los datos del evento se insertan como texto plano; un < o & en el nombre de un cliente no rompe el formato del mensaje.
Este mensaje es independiente de los avisos de Ajustes › Notificaciones: un workflow publica aunque esos avisos estén apagados, y con el texto que tú escribas.
Cuándo falla:
- “Conecta Slack en Ajustes › Integraciones para usar esta acción.”: no hay una URL de Slack guardada.
- “Slack no aceptó el mensaje. Revisa la conexión en Ajustes › Integraciones.”: Slack rechazó el envío, normalmente porque el webhook se borró en Slack o se quitó la app del canal. Crea un webhook nuevo y pega la URL. Mientras tanto, Cord reintenta.
- “El mensaje quedó vacío.”: el mensaje solo tenía datos del evento y llegaron vacíos.
- “Se alcanzó el máximo de mensajes por hora de los workflows.”: 120 mensajes en la última hora.
Cómo conectar Slack: Slack.
Agregar una nota en HubSpot
Deja una nota en HubSpot para que tu equipo comercial vea lo que pasó en Cord.
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Nota | Sí | Hasta 2,000 caracteres. Admite datos del evento y saltos de línea. |
Dónde queda la nota:
- En el Deal de la cotización del evento, si esa cotización ya está en HubSpot.
- Si no hay Deal, en la Empresa del cliente, si el cliente ya está en HubSpot.
- Si ninguno de los dos está en HubSpot todavía, el paso espera y se reintenta: lo normal es que la sincronización termine en unos momentos.
La nota queda con la fecha y hora en que se creó y aparece en la línea de tiempo del registro en HubSpot.
Qué disparadores tienen dónde dejar la nota: los de cotizaciones, pagos de cotizaciones, contracargos, reembolsos y los de clientes. En disparadores sin cotización ni cliente (por ejemplo Se paga un depósito a tu banco o Se crea un producto) la nota no tiene a qué registro ligarse: el paso se reintenta y la ejecución termina como Fallida con el aviso “Este registro todavía no está en HubSpot”. Usa esta acción solo con disparadores que tengan cotización o cliente.
Cuándo falla:
- “Conecta HubSpot en Ajustes › Integraciones para usar esta acción.”: HubSpot no está conectado.
- “HubSpot necesita reconectarse en Ajustes › Integraciones.”: la conexión perdió su autorización.
- “Este registro todavía no está en HubSpot. Se reintenta cuando termine de sincronizarse.”: ver el punto 3 de arriba. Si persiste, revisa que el pipeline y las etapas estén completos; las cotizaciones en un estado sin etapa no se envían a HubSpot.
- “El registro ya no existe en HubSpot.”: el Deal o la Empresa se borró en HubSpot.
- “Se alcanzó el máximo de notas por hora en HubSpot.”: 120 notas en la última hora.
Cómo conectar HubSpot: HubSpot.
Varias acciones seguidas
Las acciones de un mismo nivel corren en orden, una después de otra. Si una falla, las siguientes no corren hasta que se resuelva: la ejecución se reintenta desde el paso que falló, sin repetir los que ya se hicieron. Así una tarea no se crea dos veces porque falló el Slack que venía después.