Publicar, pausar y eliminar
Editar un workflow nunca cambia lo que está corriendo hasta que tú lo decides.
Los tres estados
| Estado | Qué significa | ¿Se ejecuta? | ¿Cuenta para el límite del plan? |
|---|---|---|---|
| Borrador | Nunca se ha publicado. | No | No |
| Activo | Tiene una versión publicada y está encendido. | Sí | Sí |
| Pausado | Tiene una versión publicada pero está apagado. | No | No |
Borrador y versión publicada
Todo workflow tiene dos copias:
- El borrador, que es lo que ves y editas en el editor.
- La versión publicada, que es la que corre cuando ocurre el evento.
Mientras editas, la versión publicada sigue corriendo sin cambios. Si hay diferencias entre las dos, el editor muestra Cambios sin publicar y el botón dice Publicar cambios.
Guardar el borrador
Guardar borrador (o Cmd+S / Ctrl+S en escritorio) guarda el nombre y los pasos. No valida nada ni afecta lo que está corriendo, así que puedes guardar trabajo a medias. El nombre sí es obligatorio: si lo dejas vacío verás “Ponle un nombre al workflow.”
Si alguien más guardó el mismo workflow mientras lo editabas, Guardar no pisa sus cambios: verás “Alguien más guardó cambios en este workflow mientras lo editabas. Recarga la página para ver la versión más reciente: tus cambios no se guardaron.”
Publicar
Publicar (o Publicar cambios) hace cuatro cosas:
- Revisa que el borrador esté completo. Si falta algo, no publica y te muestra “Por resolver antes de publicar: N” con cada problema marcado en su paso.
- Revisa tus permisos. El workflow va a actuar con los tuyos, así que no puedes publicar un paso que no podrías hacer a mano. El editor marca el paso que te falta, por ejemplo: “Para publicar este paso necesitas el permiso “Aprobaciones”.“ Ver Con qué permisos actúa más abajo.
- Verifica tu plan si el workflow no estaba activo. Si ya llegaste al máximo de workflows activos, verás “Tu plan permite N workflows activos. Pausa uno o sube de plan para publicar este.”
- Copia el borrador a la versión publicada, sube el número de versión y deja el workflow Activo.
Publicar cambios en un workflow que ya estaba activo no consume otro lugar del límite.
Antes de publicar, el botón te pregunta ¿Qué cambió?. La nota es opcional, de hasta 280 caracteres, y queda en la pestaña Versiones y en cada ejecución que corra con esa versión.
En la misma ventana, Lo que va a pasar resume el efecto de publicar lo que tienes en pantalla:
- cuántas veces ocurrió el disparador en los últimos 30 días y, si pusiste un filtro Solo cuando…, cuántas de esas lo cumplen (en una cuenta con mucho movimiento se revisan las 300 más recientes y lo dice);
- en un workflow programado, cuándo corre la próxima vez;
- cuántas ejecuciones siguen en curso y con qué versión van a terminar.
Publicar no corre el workflow sobre lo que ya pasó: empieza con el próximo evento.
Versiones
Cada vez que publicas, la versión publicada se reemplaza por una versión nueva, y Cord numera cada publicación. Lo que importa de esa numeración:
- Cada ejecución recuerda su versión. Al crearse, la ejecución guarda una copia completa de la versión publicada en ese momento: sus pasos, sus textos y sus plazos. Corre con esa copia de principio a fin, aunque tarde días por una espera. En Ejecuciones, el detalle de cada una dice con qué versión corrió y la nota de esa versión.
- Una versión nueva solo aplica a eventos nuevos. Las ejecuciones en cola o en espera siguen con la versión con la que empezaron. Al reintentar una ejecución fallida sí puedes usar la versión nueva: es lo que hace Reintentar.
- Cada versión queda en el historial. La pestaña Versiones muestra cada publicación, de la más reciente a la más vieja, con cuándo y quién la publicó y su nota; la que está corriendo dice Vigente. Recuperar como borrador copia una versión al borrador para que la revises y la publiques como versión nueva: lo que corre no cambia hasta que publicas.
| Quieres | Haz esto |
|---|---|
| Probar un cambio sin afectar lo que corre | Edítalo en el borrador, pulsa Guardar borrador y Probar. No publiques todavía. |
| Que el cambio aplique desde ya | Publicar cambios. Aplica a los eventos que ocurran desde ese momento. |
| Que una ejecución en espera use el cambio | No se puede: cancélala y deja que el siguiente evento cree una con la versión nueva. |
| Corregir el texto de una ejecución que falló | Publica el cambio y pulsa Reintentar en la ejecución: corre con la versión publicada desde el paso que falló. |
| Volver a una versión anterior | En Versiones, pulsa Recuperar como borrador en esa versión y publica. |
Probar antes de publicar
El botón Probar, junto a Guardar, corre el borrador con el último evento real de su disparador. Es la misma ejecución que haría el workflow publicado, con el mismo motor, salvo que nada sale de Cord:
- Las condiciones y las consultas leen tus datos reales: ves qué rama tomaría.
- Cada acción se arma exactamente como saldría —el asunto y el cuerpo que recibiría tu cliente, los datos de un POST— y no se envía. Lo que fallaría en vivo también falla aquí, con el mismo motivo: un mensaje que quedó vacío, una URL interna, un encabezado que ya no se puede leer.
- Las esperas se dan por cumplidas: la prueba adelanta el reloj y sigue, así que ves el flujo completo de una sentada, con las fechas de ese momento. Una espera condicionada que no se cumple llega a su plazo y sigue por Si se acaba el plazo.
- La prueba corre con tus permisos, porque eres quien lo publicaría: un paso que no podrías publicar te dice qué permiso le falta.
El resultado se lee igual que una ejecución de la pestaña Ejecuciones: cada paso con lo que recibió y lo que haría. Además, el lienzo pinta el camino: cada paso que correría lleva su marca, la rama que tomaría cada decisión queda resaltada y lo que no correría se ve atenuado. Mientras ves el camino, el lienzo no se edita; Volver a editar, o cerrar la prueba, lo devuelve.
Si el disparador todavía no ha ocurrido nunca en tu cuenta, la prueba lo dice: no hay con qué probar. Genera el evento una vez (por ejemplo, envía una cotización de prueba) y vuelve a intentarlo.
Probar no crea una ejecución, no deja nada en el historial y no consume tu cuota de envíos.
Qué pasa con las ejecuciones en curso
Cada ejecución guarda una copia de la versión publicada en el momento en que ocurrió el evento. Si publicas cambios, las ejecuciones que ya estaban en cola o en espera terminan con la versión anterior; las nuevas usan la nueva.
Así un cambio nunca deja una ejecución a medias con pasos que ya no existen.
Con qué permisos actúa
Un workflow hace solo lo que podría hacer a mano quien lo publicó. Cada acción pide el mismo permiso que esa acción hecha desde la app:
| Acción | Permiso de quien publica |
|---|---|
| Aprobar la solicitud interna | Aprobaciones |
| Anular la factura | Cobranza |
| Escribirle al cliente, Mandarle un WhatsApp al cliente y Caducar la cotización | Cotizaciones |
| Crear una tarea | Cotizaciones, Cobranza o Clientes |
| Mandar los datos a una URL | Ajustes |
| Avisar al equipo por correo, Slack, Teams y HubSpot | Ninguno adicional |
El dueño de la cuenta tiene todos. Cord vuelve a revisar los permisos antes de cada acción, también cuando una ejecución sigue después de una espera:
- Si quien lo publicó ya no está en el equipo, ningún paso corre a su nombre: la ejecución falla con “Quien publicó este workflow ya no está en el equipo, así que se pausó.” y el workflow se pausa.
- Si ya no tiene el permiso de un paso, ese paso no corre, la ejecución falla con “Quien publicó este workflow ya no tiene el permiso que pide este paso, así que se pausó.” y el workflow se pausa.
Para reactivarlo, alguien con el permiso de todos sus pasos lo vuelve a publicar, y desde ese momento actúa con los suyos. Reanudar no alcanza, porque no cambia quién responde por el workflow.
Cuando un workflow aprueba una solicitud interna, la actividad de la cotización lo dice: “Aprobada por un workflow y enviada al cliente”.
Pausar y reanudar
Desde el menú Más acciones del editor:
- Pausar apaga el workflow. Deja de crear ejecuciones nuevas y libera su lugar en el límite del plan. Verás “Workflow pausado. Lo que ya estaba en curso espera a que lo reanudes.”
- Reanudar lo vuelve a encender con su última versión publicada y verás “Workflow reanudado”. Si tu plan ya no tiene lugar, verás el mismo aviso de límite que al publicar. Si quien lo publicó ya no puede hacer todos sus pasos, verás “Quien publicó este workflow ya no puede hacer todos sus pasos. Vuelve a publicarlo para reactivarlo.”
Cord también pausa un workflow por su cuenta en dos casos: cuando quien lo publicó pierde un permiso que pide uno de sus pasos (ver Con qué permisos actúa) y cuando sus últimas 5 ejecuciones fallan o requieren atención (ver Pausa automática). El editor y la lista dicen el motivo, y el aviso se va al reanudarlo o al volver a publicarlo.
Solo se puede pausar o reanudar un workflow que ya se publicó alguna vez. Un borrador muestra “Publica el workflow antes de pausarlo o reanudarlo.”
Los eventos que ocurren mientras está pausado no se recuperan al reanudarlo. Lo que ya estaba en curso no se pierde: las ejecuciones en cola o en espera se quedan en su paso y siguen al reanudarlo, y si su espera terminó mientras tanto, continúan en cuanto lo reanudas. Para descartar una, cancélala en Ejecuciones; para descartarlas todas de una vez, usa Cancelar ejecuciones en espera en el menú del workflow, que te dice cuántas son antes de hacerlo. Pausar y cancelar son decisiones aparte: pausar las conserva, cancelar las detiene para siempre.
Duplicar
Duplicar crea un workflow nuevo con el nombre “Nombre (copia)” y una copia del borrador. La copia nace como Borrador, sin historial de ejecuciones, y hay que publicarla aparte. Es la forma rápida de tener dos workflows parecidos con disparadores distintos.
Eliminar
Eliminar workflow lo quita de tu lista y deja de correr: las ejecuciones que estaban en cola o en espera se cancelan. No se puede deshacer desde la app. Cord te pide confirmar antes.
Lo que el workflow ya hizo no se borra: las tareas creadas siguen en Tareas, los correos ya se enviaron y los mensajes de Slack y notas de HubSpot siguen donde quedaron. Su historial de ejecuciones tampoco se borra: queda guardado, y si necesitas consultarlo después de eliminarlo, escríbenos.
Si no estás seguro, pausa en lugar de eliminar. Un workflow pausado sigue en tu lista con su historial, conserva lo que tenía en curso y no cuenta para el límite de tu plan.
Registro de cambios
Crear, publicar, pausar, reanudar, eliminar, reintentar o cancelar una ejecución queda registrado en Ajustes › Auditoría, con quién lo hizo y cuándo.
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