Esperas
Uma espera deixa passar dias antes da próxima etapa. É o que transforma uma reação imediata em um acompanhamento.
Configurar uma espera
- Clique em Adicionar uma etapa › Adicionar espera. Abre-se Editar espera.
- Digite os Dias (de 0 a 30) e, se precisar, as Horas. As outras opções estão explicadas abaixo.
- Clique em Concluído. Na tela de edição, a etapa aparece como “Esperar 1 dia” ou “Esperar N dias”.
Você pode colocar várias esperas em um mesmo workflow, no nível principal ou dentro de um ramo. Por exemplo: avisar depois de 3 dias e de novo depois de 7.
Quando continua
Os dias são contados a partir do momento em que a execução chega à espera. Quando se cumprem, a próxima etapa é executada na verificação seguinte do Cord. O Cord verifica a cada 5 minutos e também a cada movimento da sua conta (um orçamento enviado, um pagamento que entra).
Exemplo: um orçamento é enviado na segunda-feira às 16:00 e o workflow espera 3 dias. Os 3 dias se cumprem na quinta-feira às 16:00, e a próxima etapa é executada na primeira verificação depois desse horário.
Enquanto isso, a execução aparece como Em espera na aba Execuções, com a data em que continua (“Continua em …”).
Se você precisar de algo na hora, não use uma espera: coloque a ação logo depois do gatilho. As ações sem espera são executadas assim que o evento acontece.
Dias úteis, horas e datas do documento
A espera tem mais opções além dos dias:
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Dias e Horas | Somam-se: “1 dia e 4 horas”. Com 0 dias você pode esperar só horas. |
| Só dias úteis (segunda a sexta) | Os dias contam de segunda a sexta: 1 dia útil a partir de uma sexta cai na segunda. Feriados não são descontados. |
| Continua em um horário | Continua nesse horário no fuso horário da sua conta, por exemplo “o próximo dia útil às 09:00”. Com um horário escolhido, as horas não são somadas. |
| Conta a partir de | Parte de uma data do documento em vez do momento em que a execução chega à etapa, antes ou depois dela: “3 dias antes de Data de vencimento”. Se você não escolher horário, continua às 09:00. |
As datas que podem ser usadas são as que o gatilho traz: Data de vencimento nos de faturas, Data de validade em “Um orçamento está prestes a expirar”, Prazo para responder nos de disputas e Data prometida em “Uma promessa de pagamento é registrada”.
- Se o momento calculado já passou (por exemplo, a fatura foi enviada dois dias antes de vencer e a espera é de 3 dias antes), não há nada a esperar: a execução continua na hora.
- Se o documento não tem essa data, a etapa falha com “O documento não tem a data a partir da qual a espera conta, então não dá para saber quando continuar.”
Espera mais condição: o padrão de acompanhamento
Quase sempre uma espera é seguida de uma condição que pergunta se algo continua igual. Para isso existe o status atual, que é lido quando a condição é avaliada, e não quando o evento aconteceu.
| Você quer | Gatilho | Espera | Condição |
|---|---|---|---|
| Ligar se não abriram o orçamento | Um orçamento é enviado | 3 dias | Status atual do orçamento é Enviado |
| Insistir se aprovaram mas não pagaram | Um orçamento é aprovado | 5 dias | Status atual do orçamento é Aprovado |
| Escalar uma fatura vencida | Uma fatura vence | 7 dias | Status atual da fatura é Em aberto |
Se você usasse Status no evento em vez do status atual, a condição sempre responderia com o status de dias atrás, e o acompanhamento seria feito mesmo que o cliente já tivesse respondido. Mais em Condições.
O que acontece se algo mudar durante a espera
| Se, enquanto espera, você… | Então |
|---|---|
| Publicar alterações no workflow | A execução continua com a versão com que começou. As alterações valem para as execuções novas. |
| Pausar o workflow | A execução não avança enquanto o workflow está pausado: ela fica na etapa em que estava e continua quando você o retoma. Se a espera dela terminou nesse meio-tempo, ela continua assim que você o retomar. |
| Excluir o workflow | A execução é cancelada. O histórico dela é mantido. |
| Mudar para um plano inferior e o workflow ficar fora do limite | Se ao terminar a espera ele continuar fora do limite, a execução é cancelada com o aviso “Seu plano atual não inclui este workflow ativo.” |
| O orçamento ou a fatura mudar | Nada é interrompido. A condição que vier depois lerá o status novo se usar o status atual. |
Cancelar uma execução que está esperando
Em Execuções, abra a execução em espera e clique em Cancelar. Ela fica Cancelada e nenhuma outra etapa é executada. Só é possível cancelar execuções Na fila ou Em espera.
Esperar até que algo aconteça
Uma espera normal conta dias. Aguardar até que… conta dias e acompanha uma condição: assim que ela é atendida, o workflow segue sem esperar o resto do prazo.
- Clique em Adicionar uma etapa › Aguardar até que….
- Defina a condição como em uma condição normal: por exemplo, Status atual do orçamento é Visualizado.
- Digite o Prazo máximo em dias (1 a 30).
A etapa tem dois ramos:
| Ramo | Quando é seguido |
|---|---|
| Se acontecer | A condição foi atendida antes de o prazo acabar. |
| Se o prazo acabar | Os dias passaram sem que ela fosse atendida. |
Se o que você espera acontece com o documento do workflow (o cliente abre ou aprova o orçamento, entra o pagamento da fatura), a etapa continua no momento em que acontece. Caso contrário, o Cord verifica de novo com a mesma frequência das esperas. O prazo é fixado na primeira vez que a execução chega à etapa e não se move: verificar não o empurra para a frente.
Exemplo, a ideia “Não deixe um orçamento esfriar”: ao enviar, espera até que o cliente o abra, com prazo de 2 dias. Se ele abrir, cria a tarefa de ligar para ele enquanto o negócio está quente; se não, envia um e-mail e volta a esperar a decisão dele por mais 5 dias.
Use Status atual nessas condições, não Status no evento: o status no evento nunca muda, então uma condição sobre ele daria sempre a mesma resposta e a espera esgotaria o prazo sem motivo.
Terminar antes: a meta
Uma sequência de lembretes não deveria continuar quando o cliente já pagou. No painel do gatilho, Adicionar uma meta define as condições com as quais o workflow dá o trabalho por concluído, por exemplo “Status atual da fatura é Paga”.
- O Cord confere a meta antes de cada etapa, com os dados do momento: se for atendida, a execução termina como Concluída sem fazer o que faltava, e o detalhe diz “Terminou antes: a meta do workflow foi atendida.”
- Se a execução estiver em uma espera de dias, um evento do documento a confere na hora: quando a fatura é paga, ela termina ali, sem esperar o fim da espera. Se algo que não atende à meta a acordar, ela volta a esperar até o mesmo prazo.
- Diferente do filtro, a meta pode ler o que o Cord lê ao vivo, como o status atual.
- Testar também a confere: se o documento do último evento já a atende, o teste diz que a execução terminaria antes.