Ideias prontas para usar
Nove workflows montados para criar orçamentos, faturar e receber sem correr atrás de nada manualmente. O Cord os ordena de acordo com o seu negócio, e cada um é criado como rascunho para que você o revise antes de publicá-lo.
Como usar uma ideia
Há três caminhos:
- Na lista de Workflows, seção Ideias para começar, clique em Usar na ideia.
- Dentro do editor de um workflow vazio, em Comece com um exemplo, clique em Personalizar este workflow. Se o rascunho já tinha etapas, o Cord pergunta Substituir o que você já fez? antes de substituí-las.
- Com o Slack, o Teams ou o HubSpot conectados, a página de cada um em Configurações › Integrações mostra as ideias que o usam.
Em todos os casos, é criado um rascunho com o nome, o gatilho e as etapas da ideia, com os textos no idioma da sua conta. Nada é executado até você clicar em Publicar, e antes você pode clicar em Testar para ver o que ele faria com o último evento real. Mude o que quiser: valores, dias, textos ou destinatários.
Ideias para o seu negócio
As ideias são ordenadas com o que você respondeu ao criar sua conta:
- Primeiro, as do seu segmento: por exemplo, “Começar o trabalho quando a entrada chegar” se você é de construção, indústria ou serviços.
- Depois, as das metas que você escolheu (criar orçamentos mais rápido, receber pagamentos online, emitir faturas, acompanhar orçamentos, controlar margens ou automatizar a cobrança), na ordem que importa para a sua função: para Finanças, primeiro faturar e receber; para Vendas, criar orçamentos e acompanhá-los.
- Em seguida, as da sua função e, por último, as demais.
Cada cartão diz por que a sugerimos, por exemplo Você escolheu “receber pagamentos online”, Pela sua função em Finanças / Administração ou Para o seu segmento: construção. Se você não respondeu a essas perguntas, vê as nove na ordem desta página.
Além disso, cada ideia é montada para a sua conta quando você a usa:
- Os avisos à equipe saem pelo Slack se você o tiver conectado; se não, pelo Teams; e, se não, por e-mail ao proprietário da conta.
- Com o HubSpot conectado, “A fatura sai sozinha quando você recebe” também deixa a nota no Negócio.
- “Orçamentos grandes passam pela aprovação do proprietário” só aparece se o seu plano inclui aprovações internas e você não trabalha sozinho: sem equipe, não há a quem pedir.
Visão geral
| Ideia | Gatilho | Precisa de | Sugerida primeiro se |
|---|---|---|---|
| Não deixe um orçamento esfriar | Um orçamento é enviado | Cliente com e-mail | Você escolheu “acompanhar orçamentos” ou “criar orçamentos mais rápido”, ou é de Vendas |
| Lembrete 3 dias antes | O vencimento de uma fatura se aproxima | Faturas com vencimento, cliente com e-mail | Você escolheu “receber pagamentos online” ou “automatizar a cobrança”, ou é de Finanças |
| Cobrança que sobe de tom | Uma fatura está vencida há dias | Faturas com vencimento, cliente com e-mail | Você escolheu “automatizar a cobrança” ou “receber pagamentos online”, ou é de Finanças |
| A fatura sai sozinha quando você recebe | Um orçamento é pago integralmente | Nada extra | Você escolheu “emitir faturas”, ou é de Finanças |
| Sua segunda | Em um horário fixo | Nada extra | Você dirige o negócio ou é de Finanças |
| Acelerar a cobrança de uma fatura | Você o executa a partir de uma fatura | Cliente com e-mail | Você escolheu “receber pagamentos online”, ou é de Vendas ou Finanças |
| Último aviso e encerramento | Um orçamento está prestes a expirar | Orçamentos com validade, cliente com e-mail | Você escolheu “criar orçamentos mais rápido”, ou é de distribuição ou indústria |
| Começar com a entrada | Um pagamento parcial é recebido | Orçamentos com entrada | Você é de construção, indústria ou serviços |
| Aprovação do proprietário | Um orçamento pede aprovação interna | Plano Scale ou superior e uma equipe | Você escolheu “controlar margens” ou dirige o negócio |
1. Não deixe um orçamento esfriar
Para que nenhum orçamento se perca em silêncio.
Para que negócio: agências, escritórios, fornecedores industriais ou qualquer equipe que envia muitos orçamentos por semana e não tem tempo de verificar um por um quem o abriu.
- Gatilho: um orçamento é enviado.
- Aguardar até que o Status atual do orçamento seja Visualizado ou Aprovado (duas regras unidas com Ou), com prazo de 2 dias.
- Se acontecer: cria a tarefa “Ligar para
{{cliente}}enquanto{{folio}}está quente”, com vencimento em 1 dia. O cliente já o viu: é o momento de ligar. - Se o prazo acabar: envia um e-mail ao cliente com o assunto “Alguma dúvida sobre
{{folio}}?” e a mensagem “Olá, estamos acompanhando o orçamento{{folio}}de{{total}}. Se precisar ajustar algo, responda a este e-mail e resolvemos juntos.” - Depois, aguarda até que o status seja Aprovado ou Recusado, com prazo de 5 dias. Se o cliente decidir, a execução termina aí.
- Se ele ainda não decidir: consulta o saldo do cliente e avisa você: “
{{folio}}está há uma semana sem decisão”, com o saldo em aberto com você ({{cliente_saldo}}, dos quais{{cliente_vencido}}estão vencidos).
- Precisa de: o cliente com e-mail cadastrado. O e-mail ao cliente consome a cota de envios do seu plano.
- Adapte: mude os prazos, ou tire o e-mail ao cliente se preferir que o acompanhamento fique só com a equipe.
2. Lembrete de pagamento 3 dias antes do vencimento
Para receber antes da data, não depois.
Para que negócio: serviços recorrentes, mensalidades e qualquer negócio com contas a receber em que o cliente paga em dia se for lembrado.
- Gatilho: o vencimento de uma fatura se aproxima. Acontece todos os dias enquanto faltarem de 1 a 30 dias e a fatura continuar em aberto com saldo.
- Condição: Dias até o vencimento é igual a 3.
- Se for atendida: Lembrar o cliente do pagamento, o lembrete do Cord com o que ele deve, quando vence e o botão para pagar. Se não houver mais saldo ou se os lembretes dele estiverem pausados, nada é enviado.
- Precisa de: faturas com data de vencimento e o cliente com e-mail.
- Adapte: troque o 3 pelos dias que quiser, ou adicione uma segunda condição para lembrar também no dia do vencimento.
3. Cobrança que sobe de tom
Para ir atrás do dinheiro com critério, não com um único e-mail.
Para que negócio: distribuidores, atacadistas e serviços que faturam a prazo de 30 ou 60 dias e precisam de um processo de cobrança uniforme.
- Gatilho: uma fatura está vencida há dias. Acontece todos os dias enquanto ela continuar em aberto com saldo, por até 90 dias.
- Vários caminhos, um por degrau, conforme os Dias de atraso:
- Dia 3: Lembrar o cliente do pagamento, com o botão para pagar.
- Dia 10: escreve ao cliente de forma mais firme, com o assunto “A fatura
{{numero}}está vencida há 10 dias”, pede que ele confirme em que data vai pagar e se oferece para revisar a fatura se houver algo a corrigir. - Dia 20: consulta tudo o que o cliente deve a você, avisa você com “
{{cliente}}: 20 dias de atraso” (o total em aberto, o vencido e em quantos documentos) e deixa a tarefa “Ligar para{{cliente}}sobre a fatura{{numero}}({{saldo}})”.
- Caso contrário, não faz nada: nos outros dias, a execução termina sem etapas.
- Precisa de: faturas com data de vencimento e o cliente com e-mail.
- Adapte: mude o dia de cada caminho, ou adicione um quarto aos 30 dias com uma aprovação para decidir se o crédito será suspenso. Mais em Vários caminhos.
4. A fatura sai sozinha quando você recebe
Para que nenhuma venda recebida fique sem fatura.
Para que negócio: qualquer negócio que fatura ao receber e, no México, quem emite o CFDI assim que o cliente paga.
- Gatilho: um orçamento é pago integralmente.
- Ação: Faturar o orçamento, como clicar em Faturar, com as regras do seu país. Se o orçamento já estava faturado, não emite outra fatura.
- Com o HubSpot conectado: Adicionar uma nota no HubSpot com “
{{cliente}}pagou{{folio}}de{{total}}. A fatura foi emitida no Cord.”
- Precisa de: nada extra; no México, sua configuração de faturamento pronta para timbrar.
- Adapte: adicione um aviso à equipe ou uma tarefa de entrega depois de faturar.
5. Sua segunda: o recebido, o vencido e para quem ligar
Para começar a semana sabendo quanto entrou, quanto falta e para quem é preciso ligar.
Para que negócio: proprietários e responsáveis pelo financeiro que querem o número da semana sem abrir o app.
- Gatilho: em um horário fixo, toda semana, na segunda-feira às 9h (no fuso horário da sua conta).
- Consulta o valor recebido nos últimos 7 dias, os recebíveis vencidos e o pipeline aberto.
- Avisa você com “Sua semana no Cord (
{{fecha}})”: o recebido e em quantos pagamentos, o vencido e há quantos dias está vencido o mais atrasado, e o que falta fechar em orçamentos. - Para cada cobrança vencida, até 20: se Dias de atraso estiver entre 30 e 36, deixa a tarefa “Ligar para
{{item_cliente}}sobre{{item_folio}}:{{item_saldo}}com{{item_dias_vencido}}dias de atraso”. Assim, cada cobrança pede uma ligação uma única vez, na segunda-feira da semana em que passa dos 30 dias.
- Precisa de: nada extra.
- Adapte: mude para mensal no dia 1, ou troque os 30 dias pelos que a sua política de crédito determinar. Mais em Para cada.
6. Acelerar a cobrança de uma fatura
Para quando você decide que uma fatura não pode mais esperar.
Para que negócio: quem vende a prazo e prefere decidir caso a caso quem pressionar, sem montar uma sequência automática para todas as faturas.
- Gatilho: você o executa a partir de uma fatura, ou de várias de uma vez. Veja Você executa.
- Termina antes se… o Status atual da fatura for Paga: assim que o cliente paga, a execução termina.
- Ação: Lembrar o cliente do pagamento.
- Aguardar 3 dias, só dias úteis.
- Ação: deixa a tarefa “Ligar para
{{cliente}}:{{numero}}continua sem pagamento ({{saldo}})”, com vencimento no mesmo dia.
- Precisa de: o cliente com e-mail. Para executá-lo, é preciso ter a permissão Cobrança.
- Adapte: mude os dias de espera, ou adicione um segundo lembrete antes da tarefa. Mais sobre a meta em Terminar antes: a meta.
7. Último aviso e encerramento do orçamento
Para fechar o ciclo em vez de deixar orçamentos abertos para sempre.
Para que negócio: quem faz orçamentos com preços que mudam — materiais, importação, câmbio, temporada — e não consegue manter um orçamento antigo.
- Gatilho: um orçamento está prestes a expirar. Acontece todos os dias enquanto faltarem de 1 a 30 dias e o orçamento continuar enviado ou visualizado.
- Condição: Dias até expirar é igual a 2.
- Se for atendida: envia um e-mail ao cliente com o assunto “O orçamento
{{folio}}vence em{{vence}}”, convidando-o a aprová-lo pelo link. - Aguardar até que o status seja Aprovado ou Recusado, com prazo de 2 dias.
- Se o prazo acabar: marca o orçamento como expirado — o cliente não pode mais aprová-lo pelo link — e avisa você: “
{{folio}}expirou sem resposta”.
- Precisa de: orçamentos com data de validade e o cliente com e-mail.
- Adapte: tire a etapa Marcar o orçamento como expirado se preferir encerrá-lo manualmente.
8. Começar o trabalho quando a entrada chegar
Para que ninguém comece sem dinheiro e ninguém fique esperando quando ele já chegou.
Para que negócio: construção, oficinas, fabricação sob encomenda, eventos ou consultoria: tudo o que cobra uma entrada antes de começar.
- Gatilho: um pagamento parcial é recebido.
- Condição: o Tipo de pagamento é Entrada.
- Se for atendida: cria a tarefa “Começar o trabalho de
{{folio}}({{cliente}})” com vencimento em 1 dia, e avisa você: “Chegou uma entrada de{{monto}}. Saldo pendente:{{saldo_pendiente}}.”
- Precisa de: orçamentos com entrada. Veja Entradas.
- Adapte: atribua a tarefa a quem começa o trabalho em Responsável.
9. Orçamentos grandes passam pela aprovação do proprietário
Para que uma aprovação pequena não espere ninguém e uma grande não saia sem o aval do proprietário.
Para que negócio: equipes de vendas em que um desconto ou um valor alto exige o aval do proprietário, mas a maioria das solicitações é pequena.
- Gatilho: um orçamento pede aprovação interna.
- Condição: o Total é menor que o valor que você escolher, na moeda do seu negócio.
- Se for atendida: Aprovar a solicitação interna; o orçamento é enviado ao cliente.
- Se não for atendida: Pedir aprovação ao proprietário da conta, com um dia para decidir e a mensagem “
{{folio}}de{{cliente}}({{total}}) pede aprovação. Motivo:{{motivo}}”. Com o Slack conectado, ele também é avisado por lá. - Se aprovarem: aprova a solicitação interna. Se rejeitarem ou o prazo acabar: avisa a equipe que
{{folio}}não foi aprovado e que fica pendente no orçamento para alguém revisar.
- Precisa de: aprovações internas, que fazem parte do plano Scale ou superior, a permissão Aprovações para publicá-la e outra pessoa na equipe.
- Adapte: o valor é uma decisão do seu negócio, então a ideia chega com o valor vazio e não é publicada até você preenchê-lo. Se você vende em várias moedas, adicione uma regra para cada moeda unida com Ou. Mais em Pedir aprovação.
Combinar ideias
Uma ideia é um ponto de partida, não um limite. Por exemplo, você pode acrescentar a “Cobrança que sobe de tom” um caminho aos 30 dias que peça aprovação ao proprietário e, se ele aprovar, pause os lembretes desse cliente; ou a “Sua segunda” uma condição para que avise você só quando o vencido passar de um valor. O que compartilha o gatilho cabe em um único workflow e, nos planos Grátis e Starter, isso também economiza vagas de workflows ativos.