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PTEN

Crie seu primeiro workflow

Do botão “Novo workflow” até ver sua primeira execução concluída, em poucos minutos.

Antes de começar

  • Você precisa da permissão Configurações na sua organização.
  • Pense na regra em uma frase: “quando isto acontecer, faça isto”. Por exemplo: “quando o cliente recusar um orçamento, crie uma tarefa para ligar para ele amanhã”.
  • Se sua regra usa o Slack, o Teams, o WhatsApp ou o HubSpot, conecte-os primeiro em Configurações › Integrações. Você pode montar o workflow sem conectá-los, mas as etapas deles vão falhar na execução.

1. Crie o workflow

  1. Abra Workflows no menu lateral e clique em Novo workflow.
  2. Escolha como começar. Enquanto o workflow estiver vazio, o Cord abre Comece com um exemplo: uma galeria com as ideias prontas. Clique em Personalizar este workflow na que mais se parecer com o que você quer, ou feche a galeria para começar do zero.
  3. Dê um nome. Toque no título na barra superior (“Workflow sem título”) e escreva algo que explique a regra, por exemplo “Recuperar orçamentos recusados”. Aceita até 120 caracteres e não pode ficar vazio.

Descreva e o Cord monta. Na mesma galeria, escreva a regra em uma ou duas frases (por exemplo “quando uma fatura estiver vencida há 7 dias, envie um e-mail ao cliente; se aos 14 ainda não tiver pago, me avise”) e clique em Montar com IA. O Cord monta um rascunho com gatilho e etapas usando só o que sabe fazer e o carrega no editor para você revisar. O que faltar preencher (uma pessoa para avisar, um valor, um texto) fica marcado. A IA nunca publica: você decide quando. Você pode montar até 20 rascunhos por dia por organização.

Outra forma de começar: na lista de workflows, a seção Ideias para começar tem um botão Usar em cada ideia, que cria o rascunho diretamente com essa ideia.

Você pode abrir a galeria de novo a qualquer momento em Não sabe por onde começar? › Ver exemplos. Se você já tiver etapas montadas, o Cord pergunta Substituir o que você já fez? antes de substituir o gatilho e as etapas do rascunho.

2. Escolha o gatilho

  1. No bloco Quando isto acontecer, clique em Adicionar um gatilho.
  2. Procure ou filtre. Digite em Busque um gatilho (por exemplo “recusado”; os acentos são opcionais) ou use as categorias, de Você executa a Automações. Com as setas você percorre a lista e com Enter escolhe o primeiro; o gatilho atual aparece marcado.
  3. Selecione o evento. O cartão do gatilho fica no topo da tela de edição. Para trocá-lo depois, abra-o e clique em Alterar.

O gatilho define que dados você terá disponíveis no resto do workflow. Um orçamento traz número, cliente e total; um repasse traz valor, moeda e data de chegada. Se você trocar o gatilho por um que não traz um dado que você já usava, o Cord o marcará ao publicar. A lista completa está em Gatilhos.

3. Adicione etapas

Abaixo do gatilho, em Faça isto, clique em Adicionar uma etapa e escolha:

  • Ação ou consulta: uma das 11 ações (criar uma tarefa, avisar a equipe por e-mail, enviar um e-mail ao cliente, enviar um WhatsApp ao cliente, marcar o orçamento como expirado, aprovar a solicitação interna, cancelar a fatura, enviar os dados para uma URL, enviar uma mensagem no Slack ou no Teams, ou adicionar uma nota no HubSpot) ou uma consulta.
  • Adicionar condição: dividir o fluxo em Se for atendida e Se não for atendida.
  • Adicionar espera: pausar entre 1 e 30 dias.
  • Aguardar até que…: pausar até que uma condição seja atendida, com um prazo de 1 a 30 dias.

Ao adicionar uma etapa, abre-se o painel lateral para configurá-la (Editar ação, Editar condição ou Editar espera). Preencha os campos e clique em Concluído. Cada cartão da tela de edição mostra um resumo: o título da tarefa, “Esperar 3 dias”, ou a primeira condição seguida de “e mais 2”.

Dentro de uma condição, cada ramo tem o próprio botão para adicionar etapas. As etapas que você colocar ali só são executadas nesse ramo.

Dados do evento nos seus textos

Nos campos de texto das ações aparece Dados do evento: toque em um dado para inseri-lo onde está o cursor. Ele é inserido como {{cliente}} e preenchido com o valor real quando o workflow é executado. Os dados marcados com “consultado na execução” são lidos nesse momento, não quando o evento aconteceu. Mais em Dados do evento.

Reordenar, copiar e excluir etapas

Cada cartão tem um menu Opções da etapa com Mover para cima, Mover para baixo, Duplicar etapa, Copiar etapa e Excluir etapa. Duplicar ou copiar uma condição inclui também as etapas dos ramos dela.

  • Copiar e colar: depois de Copiar etapa, o menu de Adicionar uma etapa oferece Colar a etapa copiada naquele lugar. No computador, Cmd+C e Cmd+V (Ctrl+C e Ctrl+V no Windows) também funcionam com uma etapa escolhida, inclusive para colá-la em outro workflow. O que é colado recebe identificadores novos.
  • Arrastar: no computador, arraste um cartão e solte-o sobre um +, sobre Adicionar uma etapa de qualquer ramo ou sobre o nome de um ramo para deixá-lo no início.
  • O que não cabe não é colado nem solto: dentro de um “Para cada” não entram esperas, aprovações nem outro “Para cada”, e as etapas chegam a até 4 níveis. O Cord avisa e deixa o workflow como estava.
  • Desfazer e refazer: os botões no canto da tela de edição desfazem qualquer mudança na definição: uma etapa excluída, movida ou colada, ou o que você digitou em um painel (o que foi digitado de uma vez é desfeito de uma vez). No computador também com Cmd+Z e Cmd+Shift+Z (Ctrl+Z e Ctrl+Y no Windows). Dentro de um campo de texto, esses atalhos desfazem o texto.

No computador, use Aproximar, Afastar e Ajustar à tela para workflows longos. Com o teclado, Tab chega aos cartões, as setas para cima e para baixo percorrem o fluxo em ordem de leitura, as da esquerda e da direita pulam para o ramo ao lado, Enter abre a etapa e Delete a remove. A tecla Esc fecha, nesta ordem, a galeria de exemplos, o buscador de gatilhos, os menus abertos e o painel lateral. No celular, o painel abre sobre a tela e fecha com Fechar ou Concluído.

4. Salve o rascunho

Clique em Salvar rascunho (ou Cmd+S / Ctrl+S no computador). Você verá “Rascunho salvo”. Enquanto houver algo sem salvar, o navegador avisa se você tentar sair da página.

Salvar não ativa nada. O rascunho pode ficar incompleto pelo tempo que você quiser.

5. Publique

Clique em Publicar. Antes de ativar o workflow, o Cord verifica se ele está completo. Se faltar algo, você verá “Pendências antes de publicar: N” e a etapa com o problema ficará marcada. Os avisos mais comuns:

Aviso O que falta
Escolha qual evento inicia o workflow. Não há gatilho.
Adicione pelo menos uma etapa. O workflow não tem etapas.
Escolha o que esta etapa faz. Uma etapa de ação está vazia.
Preencha “Título da tarefa”. Um campo obrigatório de uma ação está vazio.
A variável {{x}} não existe para este evento. Você usou um dado que esse gatilho não traz.
Adicione pelo menos uma condição. Uma condição não tem regras.
Preencha o valor de “Total”. Uma comparação não tem valor.

Ao publicar, você verá “Workflow publicado” e o status muda para Ativo. Se seu plano não permitir mais workflows ativos, o Cord avisa e não o ativa; consulte Limites.

6. Comprove que funciona

  1. Provoque o evento com um caso de teste: por exemplo, envie um orçamento para um e-mail seu ou recuse um orçamento de teste pelo link dele.
  2. Abra a aba Execuções do workflow e clique em Atualizar. Deve aparecer uma execução nova.
  3. Revise cada etapa. Cada uma mostra Concluído, Atendida, Não atendida, Aguardando ou Erro, com o detalhe.

Se uma etapa falhou, a mensagem diz o que aconteceu e o que fazer. Consulte Execuções e erros.

Um workflow só reage a eventos que acontecem depois de publicado. Ele não é executado sobre orçamentos, faturas ou pagamentos anteriores.

Próximos passos