Publicar, pausar e excluir
Editar um workflow nunca muda o que está em execução até você decidir.
Os três status
| Status | O que significa | É executado? | Conta para o limite do plano? |
|---|---|---|---|
| Rascunho | Nunca foi publicado. | Não | Não |
| Ativo | Tem uma versão publicada e está ligado. | Sim | Sim |
| Pausado | Tem uma versão publicada, mas está desligado. | Não | Não |
Rascunho e versão publicada
Todo workflow tem duas cópias:
- O rascunho, que é o que você vê e edita no editor.
- A versão publicada, que é a executada quando o evento acontece.
Enquanto você edita, a versão publicada continua sendo executada sem mudanças. Se houver diferenças entre as duas, o editor mostra Alterações não publicadas e o botão diz Publicar alterações.
Salvar o rascunho
Salvar rascunho (ou Cmd+S / Ctrl+S no computador) salva o nome e as etapas. Não valida nada nem afeta o que está em execução, então você pode salvar um trabalho pela metade. O nome é obrigatório: se você deixá-lo vazio, verá “Dê um nome ao workflow.”
Se outra pessoa salvou o mesmo workflow enquanto você o editava, Salvar não sobrescreve as alterações dela: você verá “Outra pessoa salvou alterações neste workflow enquanto você o editava. Recarregue a página para ver a versão mais recente: suas alterações não foram salvas.”
Publicar
Publicar (ou Publicar alterações) faz quatro coisas:
- Verifica se o rascunho está completo. Se faltar algo, não publica e mostra “Pendências antes de publicar: N” com cada problema marcado na etapa dele.
- Verifica suas permissões. O workflow vai atuar com as suas, então você não pode publicar uma etapa que não poderia fazer manualmente. O editor marca a etapa para a qual falta permissão, por exemplo: “Para publicar esta etapa, você precisa da permissão “Aprovações”.” Veja Com quais permissões ele atua mais abaixo.
- Verifica seu plano se o workflow não estava ativo. Se você já atingiu o máximo de workflows ativos, verá “Seu plano permite N workflows ativos. Pause um ou mude de plano para publicar este.”
- Copia o rascunho para a versão publicada, aumenta o número da versão e deixa o workflow Ativo.
Publicar alterações em um workflow que já estava ativo não ocupa outra vaga do limite.
Antes de publicar, o botão pergunta O que mudou?. A nota é opcional, de até 280 caracteres, e fica na aba Versões e em cada execução que rodar com essa versão.
Na mesma janela, O que vai acontecer resume o efeito de publicar o que está na tela:
- quantas vezes o gatilho ocorreu nos últimos 30 dias e, se você definiu um filtro Só quando…, quantas delas o cumprem (em uma conta com muito movimento são revisadas as 300 mais recentes, e isso é informado);
- em um workflow programado, quando ele roda da próxima vez;
- quantas execuções continuam em andamento e com qual versão vão terminar.
Publicar não roda o workflow sobre o que já aconteceu: ele começa com o próximo evento.
Versões
Cada vez que você publica, a versão publicada é substituída por uma versão nova, e o Cord numera cada publicação. O que importa dessa numeração:
- Cada execução se lembra da versão dela. Ao ser criada, a execução guarda uma cópia completa da versão publicada naquele momento: as etapas, os textos e os prazos. Ela é executada com essa cópia do começo ao fim, mesmo que demore dias por causa de uma espera. Em Execuções, o detalhe de cada uma diz com qual versão ela rodou e a nota dessa versão.
- Uma versão nova só vale para eventos novos. As execuções na fila ou em espera continuam com a versão com que começaram. Ao tentar de novo uma execução com falha, você pode usar a versão nova: é o que faz Tentar novamente.
- Cada versão fica no histórico. A aba Versões mostra cada publicação, da mais recente para a mais antiga, com quando e quem a publicou e a nota; a que está em execução diz Vigente. Recuperar como rascunho copia uma versão para o rascunho para você revisá-la e publicá-la como versão nova: o que está em execução não muda até você publicar.
| Você quer | Faça isto |
|---|---|
| Testar uma mudança sem afetar o que está em execução | Edite-a no rascunho, clique em Salvar rascunho e em Testar. Não publique ainda. |
| Que a mudança valha a partir de agora | Publicar alterações. Vale para os eventos que acontecerem a partir desse momento. |
| Que uma execução em espera use a mudança | Não é possível: cancele-a e deixe que o próximo evento crie uma com a versão nova. |
| Corrigir o texto de uma execução que falhou | Publique a mudança e clique em Tentar novamente na execução: ela é executada com a versão publicada a partir da etapa que falhou. |
| Voltar a uma versão anterior | Em Versões, clique em Recuperar como rascunho nessa versão e publique. |
Testar antes de publicar
O botão Testar, ao lado de Salvar, executa o rascunho com o último evento real do gatilho dele. É a mesma execução que o workflow publicado faria, com o mesmo motor, só que nada sai do Cord:
- As condições e as consultas leem seus dados reais: você vê que ramo seria seguido.
- Cada ação é montada exatamente como sairia (o assunto e o corpo que seu cliente receberia, os dados de um POST) e não é enviada. O que falharia de verdade também falha aqui, pelo mesmo motivo: uma mensagem que ficou vazia, uma URL interna, um cabeçalho que não pode mais ser lido.
- As esperas são dadas como cumpridas: o teste adianta o relógio e continua, para que você veja o fluxo completo de uma vez, com as datas daquele momento. Uma espera condicionada que não se cumpre chega ao prazo e segue por Se o prazo acabar.
- O teste roda com as suas permissões, porque é você quem o publicaria: uma etapa que você não poderia publicar diz qual permissão falta.
O resultado se lê igual a uma execução da aba Execuções: cada etapa com o que recebeu e o que faria. Além disso, a tela de edição pinta o caminho: cada etapa que seria executada leva sua marca, o ramo que cada decisão tomaria fica destacado e o que não seria executado aparece esmaecido. Enquanto você vê o caminho, a tela não é editada; Voltar a editar, ou fechar o teste, a devolve.
Se o gatilho ainda não aconteceu nenhuma vez na sua conta, o teste avisa: não há com o que testar. Gere o evento uma vez (por exemplo, envie um orçamento de teste) e tente de novo.
Testar não cria uma execução, não deixa nada no histórico e não consome sua cota de envios.
O que acontece com as execuções em andamento
Cada execução guarda uma cópia da versão publicada no momento em que o evento aconteceu. Se você publicar alterações, as execuções que já estavam na fila ou em espera terminam com a versão anterior; as novas usam a nova.
Assim, uma mudança nunca deixa uma execução pela metade com etapas que não existem mais.
Com quais permissões ele atua
Um workflow só faz o que quem o publicou poderia fazer manualmente. Cada ação exige a mesma permissão que essa ação feita pelo app:
| Ação | Permissão de quem publica |
|---|---|
| Aprovar a solicitação interna | Aprovações |
| Cancelar a fatura | Cobrança |
| Enviar um e-mail ao cliente, Enviar um WhatsApp ao cliente e Marcar o orçamento como expirado | Orçamentos |
| Criar uma tarefa | Orçamentos, Cobrança ou Clientes |
| Enviar os dados para uma URL | Configurações |
| Avisar a equipe por e-mail, Slack, Teams e HubSpot | Nenhuma adicional |
O proprietário da conta tem todas. O Cord verifica as permissões de novo antes de cada ação, inclusive quando uma execução continua depois de uma espera:
- Se quem o publicou não está mais na equipe, nenhuma etapa é executada em nome dessa pessoa: a execução falha com “Quem publicou este workflow não está mais na equipe, então ele foi pausado.” e o workflow é pausado.
- Se essa pessoa não tem mais a permissão de uma etapa, essa etapa não é executada, a execução falha com “Quem publicou este workflow não tem mais a permissão que esta etapa exige, então ele foi pausado.” e o workflow é pausado.
Para reativá-lo, alguém com a permissão de todas as etapas o publica de novo e, a partir desse momento, ele atua com as permissões dessa pessoa. Retomar não basta, porque não muda quem responde pelo workflow.
Quando um workflow aprova uma solicitação interna, a atividade do orçamento mostra isso: “Aprovado por um workflow e enviado ao cliente”.
Pausar e retomar
No menu Mais ações do editor:
- Pausar desliga o workflow. Ele deixa de criar execuções novas e libera a vaga dele no limite do plano. Você verá “Workflow pausado. O que já estava em andamento espera até você retomá-lo.”
- Retomar o liga de novo com a última versão publicada e você verá “Workflow retomado”. Se seu plano não tiver mais vaga, você verá o mesmo aviso de limite que ao publicar. Se quem o publicou não puder mais fazer todas as etapas, você verá “Quem publicou este workflow não pode mais executar todas as etapas. Publique-o de novo para reativá-lo.”
O Cord também pausa um workflow por conta própria em dois casos: quando quem o publicou perde uma permissão que uma das etapas pede (veja Com quais permissões ele atua) e quando as últimas 5 execuções falham ou requerem atenção (veja Pausa automática). O editor e a lista dizem o motivo, e o aviso some ao retomá-lo ou ao publicá-lo de novo.
Só é possível pausar ou retomar um workflow que já foi publicado alguma vez. Um rascunho mostra “Publique o workflow antes de pausá-lo ou retomá-lo.”
Os eventos que acontecem enquanto ele está pausado não são recuperados ao retomá-lo. O que já estava em andamento não se perde: as execuções na fila ou em espera ficam na etapa em que estavam e continuam quando você o retoma e, se a espera delas terminou nesse meio-tempo, continuam assim que você o retomar. Para descartar uma, cancele-a em Execuções; para descartar todas de uma vez, use Cancelar execuções em espera no menu do workflow, que mostra quantas são antes de fazer qualquer coisa. Pausar e cancelar são decisões separadas: pausar as mantém, cancelar as interrompe de vez.
Duplicar
Duplicar cria um workflow novo com o nome “Nome (cópia)” e uma cópia do rascunho. A cópia nasce como Rascunho, sem histórico de execuções, e precisa ser publicada separadamente. É a forma rápida de ter dois workflows parecidos com gatilhos diferentes.
Excluir
Excluir workflow o tira da sua lista e ele deixa de ser executado: as execuções que estavam na fila ou em espera são canceladas. Não é possível desfazer pelo app. O Cord pede confirmação antes.
O que o workflow já fez não é apagado: as tarefas criadas continuam em Tarefas, os e-mails já foram enviados e as mensagens do Slack e as notas do HubSpot continuam onde estão. O histórico de execuções dele também não é apagado: fica guardado e, se você precisar consultá-lo depois de excluir o workflow, escreva para nós.
Se não tiver certeza, pause em vez de excluir. Um workflow pausado continua na sua lista com o histórico, mantém o que estava em andamento e não conta para o limite do seu plano.
Registro de alterações
Criar, publicar, pausar, retomar, excluir, tentar de novo ou cancelar uma execução fica registrado em Configurações › Auditoria, com quem fez e quando.
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