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PTEN

Google Sheets

Cada orçamento e cada fatura como uma linha na sua planilha do Google, atualizada sozinha.

Como funciona

O Cord cria uma planilha no seu Google Drive e grava nela seus orçamentos e faturas: uma linha por documento, que se atualiza sozinha quando o documento muda de status. Serve para o de sempre — somar o mês, filtrar por cliente, montar um gráfico — sem exportar nada manualmente.

O Cord só pode abrir a planilha que ele cria. Ele pede a permissão drive.file, a mais restrita que o Google oferece: não vê nada além disso no seu Drive. Pedir acesso a todas as suas planilhas teria colocado sua conta em uma permissão muito mais ampla do que este recurso precisa.

Requisitos

Onde O que você precisa
Cord A permissão de Configurações. Qualquer plano.
Google Sheets Uma Conta do Google (Gmail ou Google Workspace) com Google Drive. O Cord cria o arquivo nessa conta.
Outra planilha Você pode ter o Microsoft Excel conectado ao mesmo tempo; cada um tem o próprio arquivo.

Conectar

  1. Acesse Configurações › Integrações › Google Sheets. Você precisa da permissão de Configurações.
  2. Clique em Conectar Google Sheets e autorize com sua Conta do Google.
  3. Quando você volta, o Cord cria o arquivo no seu Drive (com o nome do seu negócio e o ano) e começa a preenchê-lo com o que você já tinha.
  4. Clique em Abrir a planilha para vê-la. O primeiro preenchimento leva um momento se você tiver muito histórico.

Você pode ter o Google Sheets e o Excel conectados ao mesmo tempo; cada um tem o próprio arquivo.

O que a planilha traz

Duas abas, Orçamentos e Faturas, com uma linha por documento:

Aba Colunas
Orçamentos Número, cliente, status, data, validade, moeda, subtotal, desconto, impostos, total, recebido e link público.
Faturas Número, cliente, status, status fiscal, data, vencimento, moeda, total, pago, saldo e link público.
  • Os valores são números, não texto. Você pode somá-los, tirar a média e montar gráficos sem limpar nada.
  • A moeda fica em uma coluna própria. Se você vende em duas moedas, a planilha mostra isso em vez de escondê-lo dentro do número, para você não somar pesos com dólares.
  • As datas vêm no fuso horário da sua conta, no formato AAAA-MM-DD, que ordena corretamente e que as duas planilhas reconhecem como data.
  • O cabeçalho chega congelado e com filtro, e as colunas com a largura do conteúdo.

Como ela se mantém em dia

Quando um orçamento é enviado, reenviado, aprovado, recusado, expira, recebe um pagamento parcial ou é pago — e quando uma fatura é emitida, enviada, paga, vence, é cancelada ou marcada como incobrável — o Cord procura o número dele na coluna A e substitui essa linha. Se não a encontrar, ele a adiciona no final. Os rascunhos não são gravados.

Por isso você pode ordenar, filtrar e adicionar suas próprias colunas à direita: o Cord se orienta pelo número do documento, não pelo número da linha. A única coisa em que não convém mexer é a coluna A.

Atualizar agora grava novamente seus últimos 500 documentos de cada aba. Use logo depois de conectar pela primeira vez ou se tiver alguma dúvida.

O que circula e em que direção

O Google Sheets é uma integração somente de saída: o Cord grava na planilha do seu Google Drive e não lê nada de volta.

Direção O que circula Quando
Do Cord para a planilha Uma linha por orçamento e uma por fatura, com as colunas acima. Ao conectar (preenchimento inicial), quando o documento muda de status e ao clicar em Atualizar agora.
Da planilha para o Cord Nada. Editar uma célula, excluir uma linha ou adicionar colunas não muda nada no Cord. —

Se você corrigir uma linha manualmente, o Cord a grava novamente na próxima vez que esse documento mudar. Suas colunas à direita das do Cord não são alteradas.

Limites

Limite Valor
Arquivos por conexão Um, que o Cord cria ao conectar
Preenchimento inicial e Atualizar agora Os últimos 500 documentos de cada aba
Atualizar agora Até 3 vezes a cada 5 minutos
Conexões por organização Uma por provedor
Documentos que entram Orçamentos a partir de enviados e faturas emitidas; os rascunhos não

Desconectar

No mesmo cartão, com Desconectar. O arquivo fica na sua conta com o que já tinha; ele simplesmente deixa de ser atualizado. Se você conectar de novo, o Cord cria um arquivo novo.

Problemas frequentes

Mensagem ou sintoma O que fazer
“A conexão com a sua planilha parou de funcionar” A permissão foi revogada ou a senha da conta mudou. Reconecte a partir do cartão.
Você excluiu o arquivo Desconecte e conecte de novo; o Cord cria um novo e o preenche.
Você excluiu a primeira linha Não tem problema: o Cord a grava novamente na próxima atualização.
Uma linha ficou duplicada Verifique se ninguém editou a coluna A; o Cord faz a correspondência pelo número.

Relacionadas

  • Microsoft Excel
  • QuickBooks Online e Xero, se o que você procura é levar as faturas para a sua contabilidade.
  • Relatórios e desempenho comercial: os números do seu negócio sem sair do Cord.
  • Relatórios personalizados e envio por e-mail: se o que você quer é um resumo periódico, qualquer relatório em tabela pode ser exportado para CSV, e um relatório salvo chega a você toda segunda-feira ou todo dia 1 com o CSV anexado, pronto para abrir no Excel ou no Google Sheets. Diferentemente desta integração, é uma foto do período, não uma planilha que se atualiza sozinha.