Gestión de cotizaciones
Encuentra cada propuesta, sabe qué puedes hacer con ella en su estado actual y reutiliza lo que ya funcionó.
Qué es
Cotizaciones, en el menú principal, reúne todas las cotizaciones de tu organización, de la más reciente a la más antigua. Desde ahí abres el detalle de cada una, donde viven sus acciones, su actividad, su conversación y sus versiones.
Requisitos
- Ver: cualquier miembro de la organización.
- Permiso Cotizaciones: crear, continuar editando, enviar, modificar y reenviar, eliminar borradores y responder en la conversación.
- Permiso Aprobaciones: marcar aprobada o rechazada, decidir aprobaciones internas, y registrar pago y emitir el documento desde el detalle.
- Plan: todos. El número de cotizaciones activas tiene tope en Gratis (5) y Starter (50).
Encuentra una cotización
Filtros (píldoras sobre la lista, cada una con su conteo):
| Filtro | Incluye |
|---|---|
| Todas | Todas las cotizaciones. |
| Abiertas | Borrador, Enviada y Vista. |
| Por aprobar | Las que esperan una aprobación interna. |
| Aprobadas | Aprobada. |
| Pagadas | Pagada y Facturada. |
| Cerradas | Rechazada y Vencida. |
Búsqueda: la lista no tiene buscador propio. En escritorio, abre la paleta de comandos (⌘K en Mac, Ctrl+K en Windows) y escribe al menos dos caracteres del folio o del nombre del cliente; muestra hasta 6 cotizaciones, además de clientes y productos que coincidan.
Desde otras pantallas: las barras del embudo y del pipeline del Inicio abren esta lista con el filtro correspondiente ya aplicado.
Acciones por estado
| Estado | Acciones en el detalle | Permiso |
|---|---|---|
| Borrador | Enviar al cliente, Continuar editando, Vista previa, Duplicar cotización, Eliminar borrador | Cotizaciones |
| Borrador pendiente de aprobación | Aprobar y enviar, Rechazar (además de lo anterior) | Aprobaciones |
| Enviada / Vista | Marcar aprobada, Marcar rechazada | Aprobaciones |
| Modificar y reenviar (V2), Abrir link, Copiar link, PDF, WhatsApp, Duplicar cotización | Cotizaciones | |
| Vencida | Modificar y reenviar, compartir, Duplicar cotización | Cotizaciones |
| Aprobada | Registrar pago, Timbrar CFDI 4.0 / Emitir factura / Emitir proforma | Aprobaciones |
| Compartir, Duplicar cotización | — | |
| Pagada | Timbrar CFDI 4.0 / Emitir factura / Emitir proforma | Aprobaciones |
| Facturada | Compartir, Duplicar cotización; los documentos aparecen en Documentos fiscales | — |
| Rechazada | Compartir, Duplicar cotización | — |
Una cotización con iguala mensual no muestra Registrar pago: su cobro es la suscripción, que puedes cancelar con Cancelar iguala.
Con un plan por hitos, el detalle de una cotización aprobada muestra cada pago con su estado: Marcar como cumplido y Deshacer en los que se cobran al cumplirse, y Reprogramar para cambiar fechas, condiciones o días de los pendientes. Piden el permiso Cotizaciones o Cobranza.
Borradores
- Guardar borrador en el editor guarda cliente, términos, partidas, precios y condiciones. Un borrador puede guardarse sin cliente; para enviarlo necesitas uno.
- Para retomarlo, ábrelo y pulsa Continuar editando: se abre el mismo editor (Editar borrador). Desde ahí, cada cambio se guarda solo unos segundos después y Guardar y enviar lo envía. Ver Vista previa y envío.
- Eliminar borrador pide confirmación (“Esta acción no se puede deshacer. ¿Eliminar este borrador?”) y lo borra por completo. Solo se pueden eliminar borradores: una cotización que ya salió no se borra, se rechaza o se deja vencer.
Duplicar una cotización
- Abre cualquier cotización, en cualquier estado.
- Pulsa Duplicar cotización.
- Cord crea un borrador nuevo con folio propio y vigencia de 30 días, y te lleva a él. La actividad del duplicado dice “Duplicada de COT-0149”.
Lo que copia: cliente, términos de pago, notas y partidas (descripción, cantidad, precio de lista y precio).
Lo que el duplicado no copia: la divisa de venta (el duplicado queda en MXN), el tipo de cambio, el anticipo, la iguala mensual, Precios ya incluyen IVA, la tasa de impuesto de cada línea (vuelve a la predeterminada de tu catálogo), el costo de cada línea, la conversación, la firma y las versiones. Abre el duplicado con Continuar editando y revisa esos campos antes de enviarlo.
El duplicado cuenta como cotización activa: si llegaste al tope de tu plan, no se crea.
Versiones
Mientras una cotización está Enviada, Vista o Vencida, Modificar y reenviar
(V2) abre el mismo editor de cotizaciones como Nueva versión de COT-0149 y, al
pulsar Enviar nueva versión, crea una versión nueva sobre el mismo link (la ruta
anterior /app/cotizaciones/[id]/editar solo redirige a ese editor):
- puedes cambiar productos, cantidades, precios, impuestos de cada línea y Precios ya incluyen IVA; el cliente, la divisa y las condiciones (términos, duración de la vigencia, anticipo, iguala y nota) se quedan como se enviaron;
- si tu organización usa aprobaciones internas, la versión se revisa contra los topes antes de enviarse;
- la cotización vuelve a Enviada, su vigencia vuelve a correr desde ese día con la misma duración con que se envió (si era de 30 días, vence en 30 días) y el cliente recibe otra vez el correo si tiene correo capturado. Así se revive una cotización Vencida;
- la insignia junto al nombre del cliente muestra la versión vigente (V1, V2, V3…);
- Historial de versiones en el detalle lista cada versión con su fecha y su total.
Si el cliente tiene el link abierto, ve los cambios en vivo y debe revisarlos antes de aprobar (ver Negociación y contraofertas).
Cuando la versión no basta
Para cambiar algo que Modificar y reenviar no permite (cliente, divisa, términos u otra duración de vigencia), duplica la cotización, ajústala y envía el nuevo link. Después, en la original (mientras siga Enviada o Vista), usa Marcar rechazada para sacarla del pipeline. Cord no tiene un estado “Cancelada”: Rechazada indica que ese link ya no sigue.
Límites por plan
| Gratis | Starter | Pro | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Cotizaciones activas (borrador, enviada, vista o aprobada) | 5 | 50 | Sin tope | Sin tope | Sin tope |
| Envíos al mes | 5 | Sin tope | Sin tope | Sin tope | Sin tope |
Problemas comunes
No veo Marcar aprobada ni Registrar pago. Tu rol no tiene el permiso Aprobaciones. Si la cotización tiene un plan por hitos con intereses, Marcar aprobada no aparece: la aprueba tu cliente desde su link.
No puedo eliminar una cotización. Solo se eliminan borradores.
“No se puede pasar de … con esta acción”. La cotización ya cambió de estado (por ejemplo, el cliente la aprobó mientras la tenías abierta). Recarga el detalle.
El duplicado salió en MXN. El duplicado no copia la divisa; cámbiala con Continuar editando.