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Aprobaciones internas

Protege tus márgenes: una cotización que rebasa tus topes no llega al cliente hasta que alguien con autoridad la aprueba.

Qué es

Las aprobaciones internas son una regla de tu organización. Defines hasta dónde puede llegar un vendedor sin pedir permiso (descuento máximo, monto máximo y margen mínimo). Cuando una cotización rebasa alguno de esos topes al enviarla (con Crear y enviar, Guardar y enviar, Enviar al cliente, desde el tablero o por la API), Cord no la envía: la deja como borrador marcada Pendiente de aprobación y avisa a quien puede decidir.

No tiene que ver con la aprobación del cliente. Esa es la firma en el link; esta es un control interno de tu equipo.

Requisitos

  • Plan: Scale o Developer. En otros planes los topes no se pueden guardar con un valor mayor a 0 y Cord no los evalúa.
  • Permiso para configurar: Ajustes.
  • Permiso para decidir: Aprobaciones. El dueño de la cuenta siempre puede decidir.
  • País: disponible en los 12 mercados.

Configura los topes

  1. Ve a Ajustes › Cotizaciones › Aprobaciones.
  2. En Umbrales de aprobación, captura los topes que quieras usar. Cada uno es independiente; un valor de 0 significa “sin tope”.
  3. Guarda los cambios. Aplican a todo envío a partir de ese momento, incluidos borradores y versiones nuevas.
Ajustes › Cotizaciones › Aprobaciones con los Umbrales de aprobación: descuento máximo 15%, monto máximo 250,000 MXN y margen bruto mínimo 20%. Debajo, Tesorería con el interés moratorio deshabilitado.
Tope Qué compara Cord Cuándo pide aprobación
Descuento máx. sin aprobación (%) El mayor descuento de cualquier línea: la diferencia entre su precio de Lista y su Precio. Si alguna línea tiene un descuento mayor al tope.
Monto máx. sin aprobación El total de la cotización. Si el total es mayor al tope.
Margen bruto mínimo sin aprobación (%) El margen de cada línea con costo capturado: (precio − costo) ÷ precio. Si alguna línea con costo queda por debajo del mínimo. Las líneas sin costo no cuentan.

Si la cotización lleva un descuento de documento manual, Cord lo cuenta como descuento de cada línea para el tope de descuento y para el de margen: mover la rebaja al pie no esquiva la regla. Un cupón no cuenta para esos topes, porque lo creó quien administra Ajustes y ya es una rebaja autorizada.

El monto se compara en la divisa de tu negocio. El tope de monto se captura en la divisa de tu negocio. Si cotizas en otra divisa, Cord convierte el total con el tipo de cambio congelado de la propia cotización o, si la cotización no lo trae, con el de ese día. Si no hay un tipo de cambio que lo demuestre, Cord no adivina: pide aprobación y el motivo dice que el total no se puede comparar con el tope porque está en otra divisa.

Qué pasa al enviar

Cuando el vendedor envía la cotización (Crear y enviar o Guardar y enviar en el editor, Enviar al cliente en el detalle, o arrastrándola a Enviada en el tablero) y rebasa al menos un tope:

  1. La cotización se guarda como Borrador con el estado interno Pendiente de aprobación. El cliente no recibe correo y el link no se activa. En el editor, el vendedor ve “Aprobación solicitada para COT-0149. Espera el visto bueno de quien aprueba.”
  2. Cord escribe el motivo, por ejemplo: “descuento 22% supera el 15% permitido y total USD 310,000 supera el tope de USD 250,000”. El motivo aparece en el detalle y en la actividad.
  3. La cotización aparece en Cotizaciones con el filtro Por aprobar, y arriba de la lista ves cuántas esperan tu aprobación.
  4. Cord emite el evento de solicitud de aprobación, que alimenta Slack, Teams, webhooks y workflows.

Con Guardar borrador (o el guardado automático), Cord no evalúa los topes: la regla se revisa cada vez que se intenta enviar. Un borrador que ya espera aprobación no se puede enviar desde el detalle: Cord responde “Esta cotización espera aprobación. Quien aprueba la enviará al decidir.” Si lo reabres en el editor y bajas el descuento hasta quedar dentro de los topes, Guardar y enviar lo envía y la solicitud deja de aplicar.

En una versión nueva

Una versión nueva (Modificar y reenviar) también se evalúa al pulsar Enviar nueva versión. Si la cotización ya había sido aprobada por gerencia y la versión no empeora nada de lo aprobado (mismo descuento o menor, mismo total o menor, mismo margen o mejor), se envía. Si rebasa un tope que antes no rebasaba, o lo rebasa por más, Cord no la envía y responde “Esta versión necesita aprobación: … Ajústala o pide a quien aprueba que la revise.”

Quién aprueba y cómo

En el detalle de la cotización aparece el aviso Pendiente de aprobación con el motivo. Quien tiene el permiso Aprobaciones ve dos botones:

  • Aprobar y enviar: la cotización pasa a Enviada, el link queda activo, el cliente recibe el correo con el link (si su ficha tiene correo) y la actividad registra “Aprobada por gerencia y enviada al cliente”. Cuenta como un envío del mes.
  • Rechazar: Cord pide confirmar (“¿Rechazar esta solicitud de aprobación?”). La cotización sigue como borrador y el detalle muestra Solicitud de aprobación rechazada por gerencia.
Detalle de la cotización COT-0153 para Distribuidora El Zarco retenida en Borrador con el aviso Pendiente de aprobación: descuento 22% supera el 15% permitido, con los botones Aprobar y enviar y Rechazar. Al lado, el mensaje de Slack con Aprobar, Rechazar y Abrir en Cord.

Comportamiento y casos límite

  • Aprobar y enviar sí manda el correo al cliente cuando su ficha tiene correo, igual que un envío normal. Si no tiene, comparte el link desde el detalle con Copiar link, WhatsApp o tu correo.
  • Todo envío pasa por la regla. Da igual si la cotización se envía al crearla, desde un borrador, desde el tablero o por la API: Cord revisa los topes cada vez.
  • Una solicitud se decide una sola vez. Si dos responsables deciden a la vez, el segundo recibe “No hay una solicitud de aprobación pendiente”.
  • El vendedor ve el margen antes de enviar. En el editor, la columna Margen se pinta en rojo cuando una línea queda por debajo de tu margen mínimo.
  • Si tu plan baja de Scale, Cord deja de evaluar los topes y las solicitudes que quedaron pendientes ya no se pueden decidir desde Aprobar y enviar; el vendedor puede enviar ese borrador directamente y la solicitud deja de aplicar.

Límites por plan

Gratis Starter Pro Scale Developer
Aprobaciones internas No No No Sí Sí

Problemas comunes

No puedo guardar un tope mayor a 0. Tu plan no incluye aprobaciones internas.

El tope de margen no se dispara. Las líneas no tienen costo. Captura el costo en la ficha de cada producto; las líneas libres no tienen costo.

Aprobé y el cliente no recibió nada. Su ficha no tiene correo, o el correo no llegó. Busca “Correo enviado al cliente” en la actividad y, si no aparece, comparte el link desde el detalle.

“Esta versión necesita aprobación”. La versión nueva rebasa un tope más que la versión aprobada. Ajusta descuento o margen, o pide a quien aprueba que la revise.

El botón de Slack dice que no tengo permiso. El correo de tu Slack no coincide con tu usuario de Cord o tu rol no tiene Aprobaciones.

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