Datos del cliente
El primer paso de tu cotización: define a quién le vendes, con qué condiciones y con qué datos saldrá su factura.
Qué es
El paso 1 del editor, ¿A quién le cotizas?, une la cotización con un cliente de tu directorio. De su ficha salen tres cosas: el descuento de su nivel de precio, sus términos de pago y los datos del receptor que usará la factura. El mismo paso existe al crear una factura, con el título ¿A quién le facturas?.
Requisitos
- Permiso: Cotizaciones para elegir a un cliente; Clientes para crear uno nuevo.
- Plan: Gratis admite hasta 50 clientes y Starter hasta 500; desde Pro no hay tope.
- Para enviar: la cotización necesita cliente. Un borrador se puede guardar sin él, pero al enviar Cord te pide “Elige un cliente para poder enviar.”
Elige o crea al cliente
- En ¿A quién le cotizas?, haz clic en el buscador de clientes (“Busca un cliente por nombre, contacto o correo…”) y escribe parte del nombre de la empresa, del contacto, del correo o del identificador fiscal. La lista muestra hasta ocho coincidencias, cada una con su correo, su identificador fiscal y, si tiene nivel de precio, su descuento (por ejemplo −10%).
- Elige al cliente con un clic, o con las flechas y Enter. Escape cierra la lista y deja el cliente que ya estaba elegido.
- Si no existe, elige + Crear nuevo cliente…, que siempre aparece al final de la lista; llena el formulario y pulsa Crear y seleccionar. Queda guardado en tu directorio y seleccionado en la cotización.
- Revisa los Términos de pago que se preseleccionaron a la derecha del buscador y cámbialos si hace falta.
Debajo del buscador, Cord muestra el correo y el identificador fiscal del cliente elegido y, si su nivel tiene descuento, una nota como “Nivel del cliente: −10% aplicado a los precios de lista de tu catálogo.”
Términos de pago
Los términos se eligen con chips: Contado, Net 15, Net 30 y Net 60. Para otro plazo, el chip Otro plazo abre una lista con Net 7, Net 45 y Net 90. “Net N” significa que el cliente paga N días naturales después de la fecha del documento.
Al elegir un cliente se preseleccionan los términos de su ficha; puedes cambiarlos solo para esta cotización sin tocar la ficha. Los términos de crédito cambian lo que pasa al aprobar (ver Opciones avanzadas).
Otras formas de llenar tu directorio:
- Desde Clientes: + Nuevo cliente para uno, o Importar CSV para cargar hasta 2,000 filas por archivo (empresa, contacto, correo, teléfono, identificador fiscal, términos de pago y límite de crédito).
- Desde la ficha de un cliente: Nueva cotización abre el editor con ese cliente ya seleccionado.
- Por API: la API de clientes crea y sincroniza clientes desde tu sistema.
Nivel de precio y descuento automático
Cada cliente puede tener un Nivel de precio con un descuento sugerido que puedes cambiar en Descuento automático en sus precios:
| Nivel | Descuento sugerido |
|---|---|
| Estándar | 0% |
| Plata | 5% |
| Oro | 10% |
| Distribuidor | 15% |
Al elegir al cliente, Cord baja la columna Precio de cada producto de catálogo en ese porcentaje: con 10%, un producto de MXN 1,000 de Lista entra en MXN 900. El precio de lista no cambia y puedes ajustar el precio de cualquier línea a mano.
Información comercial y fiscal
Comercial
- Nombre o razón social (obligatorio): el nombre del cliente, sea una empresa o una persona. También es el nombre del receptor en su factura; escríbelo como aparece en sus documentos fiscales.
- Contacto: la persona que decide.
- Correo: a dónde se envía el link al mandar la cotización desde Cord.
- Teléfono con lada internacional (se elige junto al número y sigue al país del cliente), Límite de crédito y Términos de pago (Contado, Net 15, Net 30, Net 60 u otro plazo: Net 7, Net 45 o Net 90) que se proponen al cotizarle. Ver Términos de crédito.
- Idioma de los documentos: en qué idioma recibe el cliente la cotización, su link, el PDF y los correos. El de la organización usa el de tu cuenta. La cotización lo guarda al enviarse; ver Idioma de los documentos.
Fiscal
- País e identificador fiscal: la etiqueta del identificador se adapta al país del cliente: RFC en México, NIF/CIF en España, EIN/Tax ID en Estados Unidos, etc. Mientras lo escribes, la ficha revisa su formato en los 12 mercados de Cord (en México, forma, fecha y dígito verificador del RFC) y te avisa si no cuadra. Al guardar, Cord lo valida con las reglas del país del cliente (o del tuyo, si no le asignas país) y lo guarda normalizado, en mayúsculas; uno que no pasa no se guarda y el mensaje dice qué revisar. Al editar, solo se vuelve a validar si cambias el identificador o el país.
- Dirección: dirección, ciudad, estado o provincia y código postal, en la sección Dirección; los nombres de los campos siguen al país.
Si tu negocio factura en México y el cliente es mexicano, aparece Datos fiscales para CFDI (México) con dos campos del CFDI 4.0, filtrados según el tipo de RFC (12 caracteres, persona moral; 13, persona física):
- Régimen fiscal, por ejemplo 601 - General de Ley Personas Morales.
- Uso del CFDI, por ejemplo G03 - Gastos en general, que es el que se usa si lo dejas vacío.
Si tu negocio factura en México y el cliente es de otro país, esa sección no aparece: su CFDI se timbra como a un residente en el extranjero (RFC genérico XEXX010101000, su país como residencia fiscal, su identificador fiscal como número de registro tributario y uso S01). La ficha te lo indica con un aviso.
Comportamiento y casos límite
- Datos fiscales incompletos: la cotización sigue siendo válida comercialmente. En México, sin RFC el CFDI se emite con el RFC genérico de público en general (XAXX010101000); con RFC pero sin régimen, Cord usa el 601. Verifica RFC, código postal y régimen contra la constancia del cliente antes de timbrar.
- Cambiar de cliente después de enviar no es posible con Modificar y reenviar: duplica la cotización y envíala al cliente correcto.
- Editar la ficha no reescribe documentos fiscales ya emitidos: conservan los datos del receptor con que se emitieron.
- Vista previa en el idioma del cliente: la vista previa del editor se muestra en el idioma de los documentos del cliente elegido. En una versión nueva de una cotización ya enviada, se muestra en el idioma con que se envió, que la versión conserva.
- Límite de crédito: si el cliente lo tiene, su ficha muestra cuánto saldo abierto tiene contra ese límite. Es una señal para ti, no un bloqueo.
Límites por plan
| Gratis | Starter | Pro | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Clientes en el directorio | 50 | 500 | Sin tope | Sin tope | Sin tope |
Problemas comunes
Falla “+ Crear nuevo cliente…” al guardar. Tu rol no tiene el permiso Clientes, o llegaste al tope de clientes de tu plan.
El buscador dice “Ningún cliente coincide.” Busca por otra parte del nombre, por el correo o por el identificador fiscal, o crea el cliente con + Crear nuevo cliente….
No puedo cambiar el cliente ni los términos. Estás en una versión nueva de una cotización ya enviada: ahí el cliente, la divisa y las condiciones se quedan como se enviaron.
El descuento del nivel no se aplicó. Solo baja productos de catálogo; las líneas libres no tienen precio de lista.
El CFDI salió a “público en general” (RFC genérico XAXX010101000). El cliente es mexicano y no tenía RFC capturado al timbrar. Si en realidad es extranjero, elige su país en la ficha: su próximo CFDI saldrá como a un residente en el extranjero.