Clientes, condiciones y estado de cuenta
El directorio de Clientes alimenta precios, crédito, facturación, cobranza e informes.
Un cliente en Cord no es solo un contacto. Su ficha guarda la identidad comercial y fiscal que se reutiliza al cotizar, además de las condiciones que controlan el descuento sugerido, el vencimiento y la exposición de crédito.
Crear un cliente
Abre Clientes > Nuevo cliente. El único campo obligatorio para guardar es el nombre o razón social (sirve para una empresa o para una persona); completa los demás antes de enviar una cotización que deba cobrarse o facturarse.
| Grupo | Campos | Efecto |
|---|---|---|
| Identidad | nombre o razón social, país e identificador fiscal | El país decide cómo se llama el identificador (RFC, EIN, NIF, CNPJ…) y Cord revisa su formato en los mercados que ofrece; si no cuadra te avisa, pero puedes guardarlo igual. |
| Contacto | persona, correo, teléfono con lada e idioma de los documentos | El teléfono se guarda con lada internacional (+52 55 1234 5678), que es lo que necesita el envío por WhatsApp. El idioma decide en cuál recibe el cliente sus documentos (ver Idioma de los documentos). |
| Dirección | líneas de dirección, ciudad, estado o provincia y código postal | Los nombres siguen al país (código ZIP, CEP…); México, Estados Unidos, Canadá, Brasil y España tienen lista de estados o provincias. |
| Datos fiscales para CFDI | régimen y uso de CFDI | Solo si tu negocio factura en México y el cliente es mexicano; las opciones se filtran por tipo de RFC (persona física o moral). |
| Condiciones | chips Contado, Net 15, Net 30 y Net 60, u Otro plazo (Net 7, Net 45 o Net 90) | Vencimiento predeterminado al crear operaciones para el cliente. |
| Crédito | límite mayor o igual a cero | Referencia para mostrar exposición y alertar cuando el saldo lo supera. |
| Nivel de precio | Estándar, Plata, Oro o Distribuidor | Clasificación comercial y descuento sugerido. |
Los niveles proponen inicialmente 0%, 5%, 10% y 15%, respectivamente. El porcentaje puede editarse entre 0% y 100%; el nivel es una etiqueta y el porcentaje guardado es el valor que Cord aplica como condición predeterminada.
El límite de crédito es una señal operativa, no una línea de crédito otorgada por Cord ni una garantía de pago. La empresa usuaria decide si continúa vendiendo cuando la exposición excede ese límite.
País del cliente
Un cliente nuevo nace con el país de tu negocio; cámbialo si el receptor opera en otro. Cord admite países de receptor fuera de los 12 mercados donde se vende la plataforma (los frecuentes aparecen primero en la lista). Un cliente guardado antes sin país sigue heredando el de tu negocio hasta que lo edites.
Cambiar el país modifica el nombre y el formato esperado del identificador fiscal, la lada y los campos de la dirección, pero no hace por sí solo que la factura se presente ante la autoridad fiscal del receptor. Si tu negocio está en México y el cliente no, su CFDI se timbra como a un residente en el extranjero: ver Facturación.
Idioma de los documentos
En la sección Contacto, Idioma de los documentos decide en qué idioma recibe este cliente lo que le mandas: el link de la cotización y de la factura, la página de pago, su portal, el PDF, los correos de envío, los recordatorios, los correos de tus workflows y la cobranza con IA. Puedes elegir Español, English, Português, Français o Deutsch. La primera opción, El de la organización, usa el idioma de tu cuenta (Ajustes › General) y sigue sus cambios. La ficha del cliente muestra el idioma elegido.
- Cada documento conserva el idioma con que salió. Una cotización lo toma al enviarse y una factura al emitirse; si después cambias la ficha, solo cambian los documentos siguientes. Una versión nueva de una cotización ya enviada conserva el de la original, y una nota de crédito, una nota de débito o una factura que sustituye a otra, el de su factura original. Una factura que nace de una cotización toma el idioma que el cliente tenga al emitirla.
- Fechas y números siguen las convenciones de ese idioma.
- El idioma no cambia la divisa ni el impuesto: un cliente en inglés de un negocio en México sigue viendo IVA y la divisa de su documento.
- Lo que escribes tú no se traduce: descripciones, notas, condiciones propias, y la introducción y la firma del correo.
- El formulario de pago también sale en ese idioma, y Cord le pide al procesador de pagos que lo use en los avisos que le manda a tu cliente.
- Francia: la factura debe ir en francés. Si tu negocio está en Francia y el cliente tiene otro idioma, el PDF de la factura sale en francés con el idioma del cliente al lado, y el formulario del cliente te lo avisa. La cotización sale solo en el idioma del cliente.
- Lo que no sigue al cliente: el PDF del CFDI timbrado en México (en español), el DANFE de la NF-e en Brasil (en portugués), los datos que entrega la autoridad en Argentina, Chile, Colombia y Perú, las menciones que la ley exige en su idioma, los archivos XML de factura electrónica y la plantilla de WhatsApp Business, que Meta aprueba en un solo idioma. El idioma del PDF de cada país está en Facturación por país.
El idioma también se fija por API con el campo language: ver API de clientes.
Importar clientes por CSV
En Clientes > Importar CSV el flujo tiene tres pasos:
- carga un archivo
.csvo descarga la plantilla; - indica si la primera fila contiene encabezados y relaciona columnas;
- revisa la vista previa y decide si se actualizan coincidencias existentes.
Una importación acepta hasta 2,000 filas. Las filas sin empresa se omiten. La
columna de términos acepta códigos (contado, net7 a net90) o texto como “Net 45”
o “45 días”: Cord toma el plazo ofrecido que no excede lo escrito. “Crédito” sin
número se lee como net30, y cualquier otro texto cae a contado.
Con Actualizar existentes activo, Cord busca primero una coincidencia exacta por RFC o identificador fiscal y después por nombre de empresa sin distinguir mayúsculas. Si coincide, actualiza contacto, correo, teléfono, identificador, términos y límite; si no coincide, crea un cliente. Con la opción desactivada, crea registros nuevos y no intenta combinar duplicados.
Buscar, filtrar y ordenar
El directorio permite buscar por datos visibles y filtrar:
- con cotizaciones o sin cotizar;
- con nivel distinto de Estándar;
- con límite de crédito;
- con información fiscal incompleta.
Puedes ordenar por empresa, monto cerrado, número de cotizaciones, actividad reciente o límite de crédito. Estos controles no modifican el cliente: solo cambian la vista.
Qué muestra la ficha de un cliente
Al abrir un cliente, Cord calcula sobre sus operaciones:
- cotizaciones totales, pipeline, monto cerrado y monto cobrado;
- ticket promedio, tasa de cierre y días promedio al cierre;
- descuento total cedido en negociación;
- actividad de los últimos 12 meses;
- productos comprados, frecuencia e importe;
- origen del registro, fecha de alta y días sin actividad.
Si existe cartera abierta, la ficha también muestra un estado de cuenta unificado para cotizaciones y facturas: saldo, vencido, documento más antiguo y bandas corriente, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días.
Una operación facturada aparece como factura, no también como cotización, para evitar duplicar el saldo.
Portal del cliente y cobro automático
En la columna derecha de la ficha, el bloque Portal del cliente reúne el link privado donde tu cliente ve todas sus facturas, su saldo por divisa y paga varias a la vez:
- Crear link del portal, Copiar, Enviar por correo (si el cliente tiene correo) y Abrir.
- Generar link nuevo invalida el anterior; Desactivar link deja al cliente sin acceso hasta que generes otro y, si tenía el cobro automático activo, también lo desactiva.
- Cobro automático: el método que tu cliente guardó (por ejemplo, “Visa •••• 4242”), el siguiente reintento si un cargo falló, o el motivo por el que se detuvo. Con el permiso Clientes puedes Desactivar cobro automático.
Ver Portal del cliente: facturas y pagos y Cobro automático.
Origen del cliente
La ficha indica en Origen cómo llegó el cliente:
- Alta manual: se dio de alta desde Clientes, el editor de cotizaciones, la importación por CSV o la API de clientes.
- Autoregistrado: se creó solo al llegar una cotización desde tu cotizador embebido (o por la API de cotizaciones) con los datos de un cliente cuya empresa o correo no existía en tu directorio. La ficha lo marca con una etiqueta.
Un cliente autoregistrado nunca se actualiza solo: si la misma empresa vuelve a cotizar desde tu sitio, Cord reutiliza la ficha existente sin cambiar sus datos. Revisa estos clientes y completa su información antes de facturarles.
Exportar clientes a CSV
- Ve a Ajustes › Avanzado › Datos y privacidad.
- En Catálogo y clientes (CSV), pulsa Clientes.
- Se descarga un CSV con las columnas empresa, contacto, email, telefono, rfc, terminos y limite: el mismo formato que la importación, para abrirlo en Excel o migrarlo.
Para entrar a esa pantalla necesitas el permiso Ajustes, y para descargar el archivo, el permiso Clientes. En la misma pantalla, Todos los datos de la organización (ZIP) exporta, junto con los clientes, el resto de los datos de la organización: un JSON por tabla y un manifiesto con los registros de cada una y lo que queda fuera y por qué. No incluye PDF/XML ni credenciales. Si una lectura falla, la descarga termina en error en vez de entregar un archivo incompleto: vuelve a exportar.
Crear una cotización desde el cliente
Usa Nueva cotización dentro de la ficha (requiere el permiso Clientes). Cord abre el editor con ese cliente seleccionado; sus datos y condiciones funcionan como valores iniciales. Revisa siempre el destinatario, moneda, impuestos, descuentos y vencimiento del documento actual.
Editar después la ficha no reescribe silenciosamente documentos fiscales ya emitidos: estos conservan la copia de emisor, receptor, líneas e importes con que se emitieron.
Permisos, límites y eliminación
- Ver el directorio no concede edición.
- Crear, editar, importar y eliminar requiere el permiso Clientes.
- Gratis admite hasta 50 clientes y Starter hasta 500; Pro, Scale y Developer no tienen un límite duro de clientes en el contrato actual.
- Eliminar es una acción permanente y queda en la bitácora de auditoría. Antes de hacerlo, revisa las cotizaciones y el estado de cuenta asociados.
Problemas comunes
No aparece “Nuevo cliente” o “Importar CSV”. Falta el permiso Clientes.
La importación actualizó una fila que esperaba duplicar. Con upsert activo, coincidió por identificador fiscal o nombre de empresa.
El cliente aparece con fiscal incompleto. Revisa identificador, país, dirección y los campos fiscales específicos del documento que vas a emitir.
El saldo supera el límite. Es una alerta; decide si cambias términos, solicitas anticipo o detienes nuevas ventas.
No encuentro cómo exportar. La exportación vive en Ajustes › Avanzado › Datos y privacidad, no en el directorio.
El cliente recibió un documento en el idioma anterior. Se envió o se emitió antes del cambio: cada documento conserva el idioma con que salió. Los siguientes ya salen en el nuevo.