Firma y Auditoría Legal
Mucho más seguro que un “OK” por correo. Descubre cómo los enlaces de Cord blindan legalmente tus acuerdos antes del pago.
El problema del “OK” por correo
Tradicionalmente, un vendedor envía un PDF y el cliente responde “Autorizado, procedan”. Si el día de mañana hay una disputa sobre los precios, los términos o el cobro de la factura, un simple correo electrónico ofrece muy poca protección legal para tu empresa.
Cord resuelve esto implementando una capa de Auditoría y Firma Electrónica Simple justo en el momento de la aprobación.
El proceso de Aprobación Segura
Cuando tu cliente hace clic en el botón de Aprobar Cotización dentro del Enlace Mágico, el sistema no aprueba el documento instantáneamente. Antes de eso, despliega un modal de firma legal.
Para proceder, el cliente debe:
- Ingresar su Nombre Completo.
- Ingresar su Correo Electrónico Corporativo.
- Marcar una casilla legal confirmando que tiene la autoridad para aceptar los Términos y Condiciones plasmados en la cotización, así como la obligación comercial de pago.
Captura de Datos Forenses (El Rastro de Auditoría)
Al momento exacto en que el cliente presiona “Confirmar Firma”, Cord captura de manera invisible un Rastro de Auditoría Técnico:
- Dirección IP pública desde la cual se hizo la aprobación.
- Marca de tiempo (Timestamp) exacta sincronizada con servidores seguros.
- Firma criptográfica del estado del documento (lo que garantiza que los precios y términos no fueron alterados por el vendedor después de que el cliente firmó).
El Sello de Auditoría
Una vez aprobada, el estado de la cotización cambia visualmente. En la parte inferior del documento (tanto en la vista web como en el PDF descargable que se genera posteriormente), se incrusta permanentemente un Sello de Auditoría.
Este sello muestra de manera clara:
“Aprobado digitalmente por [Nombre del Cliente] ([Correo del cliente]) el [Fecha y Hora] desde la dirección IP [192.168.x.x].”
Ventajas legales
- Protección contra contracargos: Si el cliente paga en línea con tarjeta de crédito y luego intenta meter un contracargo con su banco alegando que “no autorizó la compra”, este registro de IP y correo sirve como evidencia contundente a tu favor.
- Seguridad para el timbrado: Al tener evidencia legal de la aceptación de la deuda, proceder a emitir la Factura CFDI 4.0 se hace sobre un terreno legal sólido, facilitando labores de cobranza o factoraje en caso de retrasos.