Aprobación y evidencia técnica
Cord conserva un registro verificable de quién aprobó, cuándo lo hizo y qué partidas y montos aceptó.
El problema del “OK” por correo
Tradicionalmente, un vendedor envía un PDF y el cliente responde “Autorizado, procedan”. Después puede ser difícil demostrar qué versión, partidas o monto estaba revisando cada persona.
Cord agrega una capa de aprobación electrónica y evidencia técnica justo en ese momento.
Requisitos
- Estado: la cotización debe estar Enviada o Vista. Una cotización vencida, rechazada o ya aprobada no acepta la firma.
- Solo firma tu cliente: si abres el link con tu sesión de Cord, lo ves en vista previa y no puedes aprobar ni rechazar por él.
- Para el cliente: solo el link; no necesita cuenta.
- Plan y país: todos los planes y los 12 mercados.
El proceso de aprobación
Cuando tu cliente hace clic en Aprobar cotización dentro del link, la misma tarjeta de la cotización pasa al paso Firma digital (no es una ventana aparte), con un resumen del folio y el total que está aprobando.
Para proceder, el cliente debe:
- Escribir su nombre completo en Nombre completo del firmante (al menos dos caracteres).
- Marcar la casilla “He revisado esta cotización y acepto los términos y condiciones indicados”.
El campo Correo electrónico (opcional) puede quedar vacío. El botón Confirmar y firmar se habilita en cuanto hay nombre y la casilla está marcada.
Si cambiaste la propuesta mientras el cliente la revisaba, Cord no acepta la firma sobre la versión anterior: le pide revisar los cambios antes de aprobar.
Aprobación parcial
Antes de aprobar, el cliente puede desmarcar las partidas que no quiere incluir (cada línea tiene su casilla Incluir esta línea en tu aprobación). La firma cubre solo las líneas incluidas: Cord recalcula subtotal, impuestos y total con esas líneas, y las demás quedan marcadas como No incluida.
Rechazo con motivo
Si el cliente no está de acuerdo, puede usar Rechazar, escribir un Motivo (opcional) y Confirmar rechazo. El motivo aparece en la actividad de la cotización y el rechazo dispara la notificación correspondiente (ver Notificaciones).
Datos del rastro de auditoría
Al confirmar, Cord conserva un rastro de auditoría técnico:
- Nombre del firmante y, si lo escribió, su correo.
- Dirección IP desde la cual se hizo la aprobación y el navegador utilizado.
- Fecha y hora de la firma, registradas por la base de datos de Cord en el momento de guardarla.
- Huella criptográfica (SHA-256) calculada sobre la cotización, el tipo de aprobación (total o parcial), el nombre del firmante, la IP y las líneas aprobadas (descripción, cantidad, precios y tasa de impuesto), para detectar cambios posteriores en los datos cubiertos por la aprobación.
Tu cliente lo sabe antes de firmar: el paso Firma electrónica le dice que al aprobar se guardan como constancia la fecha y la hora, su dirección IP, su navegador y su correo si lo escribe, y que si hay una disputa por un cobro de esa cotización puedes presentar ante el procesador de pagos su nombre y la fecha y la IP de la aprobación, que es lo que lleva el comprobante automático de la disputa. Al pagar, el link le dice lo que se guarda de ese pago: la fecha, el importe y el método. La IP se toma de la cabecera que escribe la plataforma de alojamiento, no de una que pueda mandar el navegador.
El Sello de Auditoría
Una vez aprobada, el link de la cotización muestra un sello de auditoría en la vista web, con este contenido:
Documento verificado — Firmante: [Nombre del firmante] (IP: [dirección IP]) — Fecha: [fecha y hora] — Sello: [huella SHA-256]
El correo del firmante no aparece en el sello. El PDF de la cotización que descargas desde Cord no incluye el sello; en el detalle de la cotización, la actividad registra quién firmó, desde qué IP y, en una aprobación parcial, cuántas líneas y qué monto aceptó.
Para qué sirve
- Preparar una disputa: si el cliente desconoce un cargo, el registro puede formar parte de la evidencia que envías. El banco emisor decide el resultado y Cord no garantiza que la disputa se gane.
- Aprobación parcial, también firmada: la huella cubre exactamente las líneas que el cliente aceptó, no el total original.
- Contexto para cobranza: el equipo puede consultar quién aceptó, cuándo y qué monto, sin depender únicamente de un “sí” verbal o un correo aislado.
- Conectar el flujo comercial: la versión aprobada puede usarse para iniciar el cobro y preparar la factura disponible para el mercado de la cuenta.
Cord conserva evidencia técnica de la aprobación; no presta servicios notariales ni asesoría legal. La validez y fuerza probatoria dependen del documento, el flujo y la jurisdicción. Consulta a un profesional para casos de alto riesgo.
Problemas comunes
El botón Confirmar y firmar no se activa. Falta el nombre (al menos dos caracteres) o la casilla de aceptación.
“Esta cotización ya no se puede modificar”. La cotización venció, se rechazó o ya estaba aprobada.
“Esta cotización ya venció. Pide al vendedor una nueva.” Su vigencia ya terminó en la zona horaria de tu negocio, aunque todavía no aparezca como vencida.
El cliente volvió al paso de revisión al firmar. Cambiaste la propuesta mientras la leía; debe revisar los cambios con Ver cambios y firmar de nuevo (ver Negociación y contraofertas).