Tareas y seguimiento
Pendientes con fecha límite para que ningún trato se enfríe por falta de seguimiento.
Qué es
Las tareas son los pendientes de tu equipo: la siguiente llamada, el envío que falta, el seguimiento de una cotización. Cada una tiene responsable, fecha límite y prioridad, y Cord te avisa por correo cuando le toca.
Se ven en dos lugares:
- El widget Tareas y recordatorios del Inicio, con lo más urgente.
- La página Tareas del menú lateral (atajo G T), con todas las tareas y las ya completadas.
Requisitos
- Permiso: Cotizaciones, Cobranza o Clientes (cualquiera de los tres) para crear, editar, completar o eliminar. Sin ninguno, ves las tareas pero no puedes cambiarlas.
- Plan: todos.
- Quién las ve: todos los miembros de la organización.
Crea una tarea
- Ve al capturador del widget Tareas y recordatorios del Inicio o de la página Tareas.
- Escribe la tarea, por ejemplo “Llamar a Luis para preguntar si ya revisó la cotización”. Admite hasta 200 caracteres.
- Opcional: elige la fecha con los atajos Hoy, Mañana o Lunes (el próximo lunes), o con el calendario.
- Opcional: marca Prioridad alta y, si hay más de una persona en la cuenta, elige el responsable.
- Pulsa Agregar (o Enter). La tarea aparece en la lista sin recargar la página.
Desde cualquier pantalla: pulsa Crear en la barra superior y elige Tarea (o la tecla T); la opción aparece si tienes el permiso Cotizaciones, Cobranza o Clientes, aunque no puedas crear nada más. Se abre Nueva tarea, con el título y la fecha límite; pulsa Agregar tarea. La tarea queda a tu cargo y con prioridad normal; la prioridad, las notas y el responsable se cambian después con Editar.
Responsable: con una sola persona en la cuenta, cada tarea que capturas es tuya. Con equipo, el selector empieza en ti (“Tu nombre (yo)”); puedes elegir a otro miembro activo o Sin responsable. Solo un miembro activo del equipo puede ser responsable.
Las notas no se capturan al crear: se agregan con Editar (hasta 2,000 caracteres).
Organiza el día
- Grupos por urgencia: Vencidas, Hoy, Mañana, Esta semana, Más adelante y Sin fecha. “Hoy” es el día de la zona horaria de tu negocio, no la del servidor (se cambia en Ajustes › General).
- Filtros: en la página, Pendientes y Completadas, y por responsable Mías, Todas y Sin asignar; el widget del Inicio solo tiene Mías y Todas. Con equipo, las dos vistas abren en Mías. Con una sola persona en la cuenta, el filtro por responsable no aparece.
- Completar: marca el círculo. Durante unos segundos puedes pulsar Deshacer. En Completadas ves quién la completó y cuándo, y puedes Reabrir.
- Menú de la tarea (···): Editar (título, notas, fecha, prioridad y responsable), Posponer a mañana, al lunes o una semana, Asignármela y Eliminar. Eliminar pide confirmación porque no se puede deshacer.
- Ligada a una cotización o factura: si la tarea está ligada a una cotización (por ejemplo, la creó un workflow, la API, un contracargo o el reembolso de una transferencia), su folio y el cliente aparecen como enlace a la cotización. Si está ligada a una factura (la creó un workflow sobre un evento de factura, la API o el MCP), el enlace lleva a la factura.
- Listas largas: la página muestra 200 tareas por vista y debajo dice cuántas hay en total (“Se muestran 200 de 260”); el botón Mostrar más abre las siguientes, de 200 en 200 (en el ejemplo, Mostrar 60 más), hasta 1,000. Más allá, filtra por responsable o completa las que ya hiciste.
- Notas: en la página se ven debajo del título; en el widget, un icono indica que la tarea tiene notas.
- En el menú lateral, Tareas muestra cuántas tuyas o sin responsable vencen hoy o ya vencieron; el número va en rojo si hay vencidas.
Recordatorio por correo
Cada mañana, a partir de las 8:00 de la zona horaria de tu negocio, cada responsable recibe un correo con sus tareas de hoy y las vencidas, con las fechas en el idioma de tu cuenta y el formato de tu país. Una tarea sin responsable le llega a quien la creó. Si nadie del equipo la creó (la agregó un workflow, la API, el MCP o un contracargo) o esa persona ya no está en el equipo, le llega al dueño de la cuenta.
- Cada persona recibe como máximo un correo al día por organización. Si agregas una tarea para hoy, o mueves o asignas una a hoy, después de que esa persona recibió su correo de la mañana, no llega un segundo correo: aparece en el de mañana, como vencida. Si esa persona todavía no había recibido correo ese día (no tenía nada pendiente en la mañana), le llega en la siguiente revisión.
- Si pospones una tarea, vuelve a avisar en su nueva fecha.
- Una tarea vencida y sin completar aparece en el correo de cada día hasta que la completes o la pospongas.
- Las tareas sin fecha límite no generan recordatorio.
- El botón Abrir mis tareas del correo abre la página Tareas con el filtro Mías.
- El Entorno de prueba no manda recordatorios.
- Se apaga para toda la organización, no por persona: quien tiene el permiso Ajustes desmarca Recordatorio de tareas en Ajustes › Notificaciones. El pie del correo se lo dice así a quien puede apagarlo; a los demás les pide hablar con quien administra la cuenta.
Tareas que Cord crea por ti
Cuando una operación de cobro necesita tu intervención, Cord agrega la tarea con prioridad alta:
- Responder contracargo de [monto]: cuando un cliente disputa un cargo con tarjeta, con el monto y, como fecha límite, el día (en la zona de tu negocio) en que vence el plazo para enviar evidencia. Queda ligada a la cotización del cobro y nace sin responsable (ver Disputas).
- Transferir reembolso SPEI por [monto]: cuando solicitas el reembolso del cobro SPEI de una cotización, que se transfiere por fuera, ligada a la cotización y a cargo de quien lo solicitó (ver Reembolsos). Completar la tarea no registra el reembolso como pagado: solo cierra tu pendiente. El pago SPEI de una factura no crea esta tarea: se devuelve a la cuenta que indique tu cliente.
- Transferir reembolso por [monto]: lo mismo para el cobro de una cotización pagado por transferencia con referencia en EUR, GBP o USD. La transferencia de una factura tampoco crea esta tarea.
El título se escribe en el idioma de tu cuenta, y estas tareas emiten Se crea una tarea como cualquier otra.
Otras formas de crear tareas
La acción Crear una tarea de Workflows agrega una tarea con un título (puede usar datos del evento, como el folio o el cliente) y, opcionalmente, Vence en (días), hasta 365. Si el evento es de una cotización, la tarea queda ligada a ella; si es de una factura (por ejemplo Se paga una factura o Vence una factura), queda ligada a esa factura y, si la factura salió de una cotización, también a la cotización. Ejemplo: “cuando el cliente rechace una cotización, crea una tarea para llamarle mañana”.
POST /api/v1/tareas crea una tarea con titulo, due_date opcional (AAAA-MM-DD),
cotizacion_id opcional y factura_id opcional. Requiere una llave con permiso de escritura. La API crea
tareas sin responsable; asignarlas, completarlas y eliminarlas se hace desde la app. Ver API de
tareas.
La herramienta crear_tarea del servidor MCP permite que un asistente de IA cree una tarea de seguimiento, opcionalmente ligada a una cotización o a una factura y con fecha.
Eventos de las tareas
Cada tarea emite eventos que puedes usar en workflows y webhooks:
| Evento | Cuándo |
|---|---|
| Se crea una tarea | Al crearla desde la app, un workflow, la API o el MCP, y cuando Cord la crea por ti (contracargo o reembolso de una transferencia). |
| Se completa una tarea | Al marcarla como completada. |
Editar, posponer, reabrir o eliminar una tarea no emite evento.
Límites por plan
Las tareas no tienen tope por plan.
Problemas comunes
No veo el widget de tareas. Lo ocultaste al personalizar el Inicio: recupéralo desde la Biblioteca. La página Tareas del menú lateral siempre está disponible.
No puedo agregar una tarea. Tu rol no tiene los permisos Cotizaciones, Cobranza ni Clientes. Sin ellos tampoco ves Tarea en el menú Crear.
Falta una tarea en la lista. Revisa el filtro: Mías solo muestra las tuyas. El widget del Inicio muestra las 8 más urgentes; el resto está en la página Tareas, que muestra 200 por vista y abre más con Mostrar más.
No me llegó el recordatorio. Solo llega si tienes tareas con fecha límite de hoy o vencidas, a partir de las 8:00 de la zona de tu negocio, y una vez al día: lo que entra a hoy después de tu correo sale en el de mañana. Una tarea de otra persona le llega a ella, no a ti. Revisa que Recordatorio de tareas siga activo en Ajustes › Notificaciones y tu carpeta de spam.