Kundendaten
Der erste Schritt Ihres Angebots: Legen Sie fest, an wen Sie verkaufen, zu welchen Konditionen und mit welchen Daten seine Rechnung ausgestellt wird.
Was es ist
Schritt 1 des Editors, Für wen erstellen Sie das Angebot?, verknüpft das Angebot mit einem Kunden aus Ihrem Verzeichnis. Aus seinem Profil stammen drei Dinge: der Rabatt seiner Preisstufe, seine Zahlungsbedingungen und die Empfängerdaten, die die Rechnung verwendet. Denselben Schritt gibt es beim Erstellen einer Rechnung, mit dem Titel An wen stellen Sie die Rechnung?.
Voraussetzungen
- Berechtigung: Angebote, um einen Kunden auszuwählen; Kunden, um einen neuen anzulegen.
- Tarif: Der kostenlose Tarif erlaubt bis zu 50 Kunden, Starter bis zu 500; ab Professional gibt es keine Obergrenze.
- Zum Senden: Das Angebot braucht einen Kunden. Ein Entwurf lässt sich ohne Kunden speichern, aber beim Senden fordert Cord Sie auf: „Wählen Sie einen Kunden zum Senden.“
Kunden auswählen oder erstellen
- Klicken Sie unter Für wen erstellen Sie das Angebot? in die Kundensuche („Kunden nach Name, Kontakt oder E-Mail suchen…“) und geben Sie einen Teil des Firmennamens, des Ansprechpartners, der E-Mail oder der Steuernummer ein. Die Liste zeigt bis zu acht Treffer, jeweils mit E-Mail, Steuernummer und, falls eine Preisstufe hinterlegt ist, deren Rabatt (zum Beispiel −10 %).
- Wählen Sie den Kunden per Klick oder mit den Pfeiltasten und Enter. Escape schließt die Liste und behält den bereits ausgewählten Kunden bei.
- Gibt es ihn noch nicht, wählen Sie + Neuen Kunden erstellen…, das immer am Ende der Liste erscheint; füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Erstellen und auswählen. Der Kunde wird in Ihrem Verzeichnis gespeichert und im Angebot ausgewählt.
- Prüfen Sie die Zahlungsbedingungen, die rechts neben der Suche vorausgewählt wurden, und ändern Sie sie bei Bedarf.
Unter der Suche zeigt Cord die E-Mail und die Steuernummer des ausgewählten Kunden und, falls seine Stufe einen Rabatt hat, einen Hinweis wie „Kundenstufe: −10% auf die Listenpreise Ihres Katalogs.“
Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen wählen Sie über Chips: Sofort fällig, Net 15, Net 30 und Net 60. Für ein anderes Zahlungsziel öffnet der Chip Anderes Zahlungsziel eine Liste mit Net 7, Net 45 und Net 90. „Net N“ bedeutet, dass der Kunde N Kalendertage nach dem Dokumentdatum zahlt.
Wenn Sie einen Kunden wählen, werden die Zahlungsbedingungen aus seinem Profil vorausgewählt; Sie können sie nur für dieses Angebot ändern, ohne das Profil anzutasten. Zahlungsbedingungen mit Zahlungsziel verändern, was bei der Bestätigung passiert (siehe Erweiterte Optionen).
Weitere Wege, Ihr Verzeichnis zu füllen:
- Unter Kunden: + Neuer Kunde für einen einzelnen Kunden oder CSV importieren, um bis zu 2.000 Zeilen pro Datei zu laden (Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Steuernummer, Zahlungsbedingungen und Kreditlimit).
- Im Profil eines Kunden: Neues Angebot öffnet den Editor mit diesem Kunden bereits ausgewählt.
- Über die API: Die Kunden-API legt Kunden aus Ihrem System an und synchronisiert sie.
Preisstufe und automatischer Rabatt
Jeder Kunde kann eine Preisstufe mit einem vorgeschlagenen Rabatt haben, den Sie unter Automatischer Rabatt auf seine Preise ändern können:
| Stufe | Vorgeschlagener Rabatt |
|---|---|
| Standard | 0 % |
| Silber | 5 % |
| Gold | 10 % |
| Händler | 15 % |
Wenn Sie den Kunden wählen, senkt Cord die Spalte Preis jedes Katalogprodukts um diesen Prozentsatz: Bei 10 % wird ein Produkt mit einem Liste-Preis von MXN 1.000 zu MXN 900 übernommen. Der Listenpreis ändert sich nicht, und Sie können den Preis jeder Position von Hand anpassen.
Geschäfts- und Steuerdaten
Geschäftlich
- Name oder Firmenname (Pflichtfeld): der Name des Kunden, ob Unternehmen oder Person. Er ist auch der Empfängername auf seiner Rechnung; schreiben Sie ihn so, wie er in seinen Steuerunterlagen steht.
- Ansprechpartner: die Person, die entscheidet.
- E-Mail: die Adresse, an die der Link geht, wenn Sie das Angebot aus Cord senden.
- Telefon mit internationaler Vorwahl (sie wird neben der Nummer gewählt und folgt dem Land des Kunden), Kreditlimit und Zahlungsbedingungen (Sofort fällig, Net 15, Net 30, Net 60 oder ein anderes Zahlungsziel: Net 7, Net 45 oder Net 90), die beim Erstellen eines Angebots für ihn vorgeschlagen werden. Siehe Zahlungsziele.
- Dokumentsprache: in welcher Sprache der Kunde das Angebot, seinen Link, das PDF und die E-Mails erhält. Sprache der Organisation verwendet die Ihres Kontos. Das Angebot speichert sie beim Senden; siehe Dokumentsprache.
Steuerlich
- Land und Steuernummer: Die Bezeichnung der Steuernummer passt sich dem Land des Kunden an: RFC in Mexiko, NIF/CIF in Spanien, EIN/Tax ID in den Vereinigten Staaten usw. Während Sie tippen, prüft das Profil das Format in den 12 Märkten von Cord (in Mexiko Aufbau, Datum und Prüfziffer des RFC) und weist Sie darauf hin, wenn etwas nicht stimmt. Beim Speichern validiert Cord die Nummer nach den Regeln des Landes des Kunden (oder Ihres Landes, wenn Sie ihm kein Land zuweisen) und speichert sie normalisiert in Großbuchstaben; eine Nummer, die die Prüfung nicht besteht, wird nicht gespeichert, und die Meldung sagt, was zu prüfen ist. Beim Bearbeiten wird nur erneut validiert, wenn Sie die Nummer oder das Land ändern.
- Adresse: Adresse, Ort, Bundesstaat oder Provinz und Postleitzahl im Abschnitt Adresse; die Feldnamen richten sich nach dem Land.
Wenn Ihr Unternehmen in Mexiko fakturiert und der Kunde Mexikaner ist, erscheint Steuerdaten für CFDI (Mexiko) mit zwei Feldern des CFDI 4.0, gefiltert nach Art des RFC (12 Zeichen: juristische Person; 13: natürliche Person):
- Steuerregime, zum Beispiel 601 - General de Ley Personas Morales.
- CFDI-Verwendung, zum Beispiel G03 - Gastos en general, die verwendet wird, wenn Sie das Feld leer lassen.
Wenn Ihr Unternehmen in Mexiko fakturiert und der Kunde aus einem anderen Land stammt, erscheint dieser Abschnitt nicht: Sein CFDI wird wie für einen im Ausland Ansässigen gestempelt (generischer RFC XEXX010101000, sein Land als steuerlicher Sitz, seine Steuernummer als ausländische Registriernummer und Verwendung S01). Das Profil weist Sie mit einem Hinweis darauf hin.
Verhalten und Sonderfälle
- Unvollständige Steuerdaten: Das Angebot bleibt geschäftlich gültig. In Mexiko wird das CFDI ohne RFC mit dem generischen RFC für die Allgemeinheit (XAXX010101000) ausgestellt; mit RFC, aber ohne Regime, verwendet Cord 601. Prüfen Sie RFC, Postleitzahl und Regime vor dem Stempeln anhand der Steuerbescheinigung des Kunden.
- Den Kunden nach dem Senden zu wechseln ist mit Ändern und erneut senden nicht möglich: Duplizieren Sie das Angebot und senden Sie es an den richtigen Kunden.
- Das Profil zu bearbeiten ändert bereits ausgestellte Steuerdokumente nicht: Sie behalten die Empfängerdaten, mit denen sie ausgestellt wurden.
- Vorschau in der Sprache des Kunden: Die Vorschau im Editor erscheint in der Dokumentsprache des gewählten Kunden. In einer neuen Version eines bereits gesendeten Angebots erscheint sie in der Sprache, in der es gesendet wurde und die die Version behält.
- Kreditlimit: Hat der Kunde eines, zeigt sein Profil, wie viel offener Saldo diesem Limit gegenübersteht. Das ist ein Signal für Sie, keine Sperre.
Limits nach Tarif
| Kostenlos | Starter | Professional | Scale | Developer | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kunden im Verzeichnis | 50 | 500 | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
Häufige Probleme
„+ Neuen Kunden erstellen…“ schlägt beim Speichern fehl. Ihrer Rolle fehlt die Berechtigung Kunden, oder Sie haben die Kundenobergrenze Ihres Tarifs erreicht.
Die Suche meldet „Keine passenden Kunden.“ Suchen Sie nach einem anderen Teil des Namens, nach der E-Mail oder nach der Steuernummer, oder legen Sie den Kunden mit + Neuen Kunden erstellen… an.
Ich kann weder den Kunden noch die Zahlungsbedingungen ändern. Sie befinden sich in einer neuen Version eines bereits gesendeten Angebots: Dort bleiben Kunde, Währung und Konditionen so, wie sie gesendet wurden.
Der Rabatt der Stufe wurde nicht angewendet. Er senkt nur Katalogprodukte; freie Positionen haben keinen Listenpreis.
Das CFDI wurde an „público en general“ ausgestellt (generischer RFC XAXX010101000). Der Kunde ist Mexikaner und hatte beim Stempeln keinen erfassten RFC. Ist er in Wirklichkeit Ausländer, wählen Sie sein Land im Profil: Sein nächstes CFDI wird wie für einen im Ausland Ansässigen ausgestellt.