Aufgaben und Nachfassen

Was es ist

Aufgaben sind die offenen Punkte Ihres Teams: der nächste Anruf, die ausstehende Lieferung, das Nachfassen bei einem Angebot. Jede hat eine zuständige Person, ein Fälligkeitsdatum und eine Priorität, und Cord erinnert Sie per E-Mail, wenn sie fällig ist.

Sie erscheinen an zwei Stellen:

• Im Widget Aufgaben und Erinnerungen auf der Startseite, mit den dringendsten.
• Auf der Seite Aufgaben in der Seitenleiste (Tastenkürzel G T), mit allen Aufgaben und den bereits erledigten.

Voraussetzungen

• Berechtigung: Angebote, Forderungsmanagement oder Kunden (eine der drei), um Aufgaben zu erstellen, zu bearbeiten, zu erledigen oder zu löschen. Ohne eine davon sehen Sie die Aufgaben, können sie aber nicht ändern.
• Tarif: alle.
• Wer sie sieht: alle Mitglieder der Organisation.

Eine Aufgabe erstellen

Aus jeder Ansicht: Klicken Sie in der oberen Leiste auf Erstellen und wählen Sie Aufgabe (oder drücken Sie T); die Option erscheint, wenn Sie die Berechtigung Angebote, Forderungsmanagement oder Kunden haben, auch wenn Sie sonst nichts erstellen können. Es öffnet sich Neue Aufgabe mit Titel und Fälligkeitsdatum; klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen. Die Aufgabe wird Ihnen mit normaler Priorität zugewiesen; Priorität, Notizen und zuständige Person ändern Sie später mit Bearbeiten.

Zuständig: Ist nur eine Person im Konto, gehört jede Aufgabe, die Sie erfassen, Ihnen. Mit Team steht die Auswahl zunächst auf Ihnen („Ihr Name (ich)“); Sie können ein anderes aktives Mitglied oder Nicht zugewiesen wählen. Nur ein aktives Teammitglied kann zuständig sein.

Notizen werden beim Erstellen nicht erfasst: Sie fügen sie mit Bearbeiten hinzu (bis zu 2.000 Zeichen).

Den Tag organisieren

• Gruppen nach Dringlichkeit: Überfällig, Heute, Morgen, Diese Woche, Später und Ohne Datum. „Heute“ ist der Tag in der Zeitzone Ihres Unternehmens, nicht in der des Servers (änderbar unter Einstellungen › Allgemein).
• Filter: auf der Seite Offen und Erledigt sowie nach Zuständigkeit Meine, Alle und Nicht zugewiesen; das Widget auf der Startseite hat nur Meine und Alle. Mit Team öffnen beide Ansichten mit Meine. Ist nur eine Person im Konto, erscheint der Filter nach Zuständigkeit nicht.
• Erledigen: Klicken Sie auf den Kreis. Einige Sekunden lang können Sie auf Rückgängig klicken. Unter Erledigt sehen Sie, wer die Aufgabe wann erledigt hat, und können sie Wieder öffnen.
• Aufgabenmenü (···): Bearbeiten (Titel, Notizen, Datum, Priorität und zuständige Person), Verschieben auf morgen, Montag oder in einer Woche, Mir zuweisen und Löschen. Das Löschen verlangt eine Bestätigung, weil es nicht rückgängig gemacht werden kann.
• Mit einem Angebot oder einer Rechnung verknüpft: Ist die Aufgabe mit einem Angebot verknüpft (zum Beispiel weil ein Workflow, die API, eine Rückbuchung oder die Rückerstattung einer Überweisung sie erstellt hat), erscheinen Angebotsnummer und Kunde als Link zum Angebot. Ist sie mit einer Rechnung verknüpft (erstellt von einem Workflow zu einem Rechnungsereignis, der API oder dem MCP-Server), führt der Link zur Rechnung.
• Lange Listen: Die Seite zeigt 200 Aufgaben pro Ansicht und darunter, wie viele es insgesamt gibt („200 von 260 werden angezeigt.“); die Schaltfläche Mehr anzeigen öffnet die nächsten, jeweils 200 (im Beispiel 60 weitere anzeigen), bis zu 1.000. Darüber hinaus filtern Sie nach Zuständigkeit oder markieren Sie bereits Erledigtes als erledigt.
• Notizen: Auf der Seite erscheinen sie unter dem Titel; im Widget zeigt ein Symbol an, dass die Aufgabe Notizen hat.
• In der Seitenleiste zeigt Aufgaben, wie viele Ihrer oder nicht zugewiesenen Aufgaben heute fällig oder überfällig sind; die Zahl ist rot, wenn überfällige dabei sind.

Erinnerung per E-Mail

Jeden Morgen ab 8:00 Uhr in der Zeitzone Ihres Unternehmens erhält jede zuständige Person eine E-Mail mit ihren heute fälligen und überfälligen Aufgaben, mit Datumsangaben in der Sprache Ihres Kontos und im Format Ihres Landes. Eine nicht zugewiesene Aufgabe geht an die Person, die sie erstellt hat. Hat niemand aus dem Team sie erstellt (ein Workflow, die API, der MCP-Server oder eine Rückbuchung hat sie hinzugefügt) oder ist diese Person nicht mehr im Team, geht sie an den Kontoinhaber.

• Jede Person erhält höchstens eine E-Mail pro Tag und Organisation. Fügen Sie eine Aufgabe für heute hinzu oder verschieben bzw. weisen Sie eine auf heute zu, nachdem diese Person ihre morgendliche E-Mail erhalten hat, kommt keine zweite E-Mail: Die Aufgabe erscheint in der von morgen, als überfällig. Hat diese Person an dem Tag noch keine E-Mail erhalten (morgens war nichts offen), erhält sie sie bei der nächsten Prüfung.
• Wenn Sie eine Aufgabe verschieben, erinnert Cord am neuen Datum erneut.
• Eine überfällige, nicht erledigte Aufgabe erscheint in jeder täglichen E-Mail, bis Sie sie erledigen oder verschieben.
• Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum lösen keine Erinnerung aus.
• Die Schaltfläche Meine Aufgaben öffnen in der E-Mail öffnet die Seite Aufgaben mit dem Filter Meine.
• Die Testumgebung sendet keine Erinnerungen.
• Sie wird für die gesamte Organisation deaktiviert, nicht pro Person: Wer die Berechtigung Einstellungen hat, deaktiviert Aufgabenerinnerung unter Einstellungen › Benachrichtigungen. Die Fußzeile der E-Mail sagt dies der Person, die sie deaktivieren kann; alle anderen werden gebeten, sich an die Person zu wenden, die das Konto verwaltet.

Aufgaben, die Cord für Sie erstellt

Wenn ein Zahlungsvorgang Ihr Eingreifen erfordert, fügt Cord die Aufgabe mit hoher Priorität hinzu:

• Auf Rückbuchung über [Betrag] reagieren: wenn ein Kunde eine Kartenzahlung anficht, mit dem Betrag und als Fälligkeitsdatum dem Tag (in der Zeitzone Ihres Unternehmens), an dem die Frist für das Einreichen von Nachweisen abläuft. Sie ist mit dem Angebot der Zahlung verknüpft und entsteht ohne zuständige Person (siehe Rückbuchungen).
• SPEI-Rückerstattung über [Betrag] überweisen: wenn Sie die Rückerstattung der SPEI-Zahlung eines Angebots anfordern, die außerhalb von Cord überwiesen wird; verknüpft mit dem Angebot und der Person zugewiesen, die sie angefordert hat (siehe Rückerstattungen). Das Erledigen der Aufgabe erfasst die Rückerstattung nicht als bezahlt: Es schließt nur Ihren offenen Punkt. Die SPEI-Zahlung einer Rechnung erstellt diese Aufgabe nicht: Sie wird auf das Konto zurückgezahlt, das Ihr Kunde angibt.
• Rückerstattung über [Betrag] überweisen: dasselbe für die Zahlung eines Angebots, die per Überweisung mit Referenz in EUR, GBP oder USD geleistet wurde. Auch die Überweisung einer Rechnung erstellt diese Aufgabe nicht.

Der Titel wird in der Sprache Ihres Kontos geschrieben, und diese Aufgaben lösen wie jede andere Eine Aufgabe wird erstellt aus.

Weitere Möglichkeiten, Aufgaben zu erstellen

Ereignisse der Aufgaben

Jede Aufgabe löst Ereignisse aus, die Sie in Workflows und Webhooks verwenden können:

Bearbeiten, Verschieben, Wiederöffnen oder Löschen einer Aufgabe löst kein Ereignis aus.

Limits nach Tarif

Aufgaben haben in keinem Tarif eine Obergrenze.

Häufige Probleme

Ich sehe das Aufgaben-Widget nicht. Sie haben es beim Anpassen der Startseite ausgeblendet: Holen Sie es über die Bibliothek zurück. Die Seite Aufgaben in der Seitenleiste ist immer verfügbar.

Ich kann keine Aufgabe hinzufügen. Ihrer Rolle fehlen die Berechtigungen Angebote, Forderungsmanagement und Kunden. Ohne sie sehen Sie auch Aufgabe im Menü Erstellen nicht.

Eine Aufgabe fehlt in der Liste. Prüfen Sie den Filter: Meine zeigt nur Ihre. Das Widget auf der Startseite zeigt die 8 dringendsten; der Rest steht auf der Seite Aufgaben, die 200 pro Ansicht zeigt und mit Mehr anzeigen weitere öffnet.

Die Erinnerung ist nicht angekommen. Sie kommt nur, wenn Sie Aufgaben haben, die heute fällig oder überfällig sind, ab 8:00 Uhr in der Zeitzone Ihres Unternehmens und einmal am Tag: Was nach Ihrer E-Mail für heute fällig wird, erscheint in der von morgen. Die Aufgabe einer anderen Person geht an diese, nicht an Sie. Prüfen Sie, ob Aufgabenerinnerung unter Einstellungen › Benachrichtigungen aktiviert ist, und sehen Sie in Ihrem Spam-Ordner nach.

Verwandte Seiten

• Startseite und Ansichten
• Workflow-Aktionen
• Aufgaben-API