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Cord Workflows

Regeln nach dem Muster „Wenn das passiert, dann das tun“, die nach jedem Verkauf den nächsten Schritt für Sie übernehmen – ohne Code.

Was ein Workflow ist

Ein Workflow ist eine Regel, die Ihr Cord-Konto beobachtet. Tritt ein bestimmtes Ereignis ein – ein Kunde öffnet ein Angebot, eine Anzahlung geht ein, eine Rechnung wird überfällig, eine Rückbuchung wird eingeleitet –, führt der Workflow der Reihe nach die Schritte aus, die Sie festgelegt haben: eine Aufgabe erstellen, das Team benachrichtigen, Ihrem Kunden mit Ihrem Branding oder per WhatsApp schreiben, ein abgelaufenes Angebot schließen, eine interne Anfrage freigeben, eine Rechnung stornieren, die Daten an die URL senden, die Sie in einem anderen Tool verwenden, in Slack oder Teams posten oder eine Notiz in HubSpot hinterlegen.

Der Gedanke dahinter: Die Nachverfolgung soll nicht davon abhängen, dass jemand daran denkt. Wenn Ihr Team heute von Hand prüft, welche Angebote niemand geöffnet hat, wer die Anzahlung geleistet hat oder welche Rechnungen überfällig sind, übernimmt ein Workflow das für Sie und legt die Aufgabe für die richtige Person bereit.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie Workflows in der Seitenleiste der App. Die Liste zeigt jeden Workflow als Karte mit seinem Namen, dem Ereignis, das ihn startet, seinem Status (Entwurf, Aktiv oder Pausiert), der Anzahl der Ausführungen in den letzten 30 Tagen und wie viele davon mit einem Fehler endeten. Oben sehen Sie, wie viele aktive Workflows Sie im Verhältnis zum Limit Ihres Tarifs haben, sowie das Panel So laufen Ihre Automatisierungen mit der Übersicht der letzten 30 Tage.

Liste der Cord Workflows: 3 von 5 aktiven Workflows im Tarif; in den letzten 30 Tagen 214 Ausführungen, 204 abgeschlossen und 4 fehlgeschlagen, mit ihren Ursachen. Darunter die vier Workflows mit Auslöser, Ausführungen und Status.

Cord Workflows ist Administratoren vorbehalten. Um Workflows anzusehen, zu erstellen, zu bearbeiten oder zu veröffentlichen, benötigen Sie die Berechtigung Einstellungen. Wer sie nicht hat, sieht die Meldung „Cord Workflows ist Administratoren vorbehalten“ und kann den Kontoinhaber um Zugriff bitten.

Die Bausteine eines Workflows

Jeder Workflow wird im Editor von oben nach unten gelesen, in zwei Blöcken: Wenn das passiert (der Auslöser) und Dann das tun (die Schritte).

Editor des Workflows „Kein Angebot kalt werden lassen“: Wird ein Angebot gesendet, wartet er bis zu 2 Tage, bis der Kunde es öffnet. Trifft das ein, erstellt er eine Aufgabe und benachrichtigt in Slack; läuft die Frist ab, schreibt er dem Kunden und wartet erneut bis zu 5 Tage. Geöffnet ist das Panel „Aktion bearbeiten“ der Aufgabe mit den Ereignisdaten.
Baustein Was er tut Anleitung
Auslöser Was den Workflow startet: eines der 48 Ereignisse von Cord oder ein fester Zeitplan („jeden Montag um 9 Uhr“). Jeder Workflow hat genau einen. Auslöser
Bedingung Teilt den Ablauf anhand der Ereignisdaten in zwei Zweige: Wenn erfüllt und Wenn nicht erfüllt. Bis zu 10 Regeln pro Bedingung, verknüpft mit „Und“ und „Oder“. Bedingungen
Mehrere Zweige Folgt dem ersten von bis zu 5 Zweigen, deren Bedingungen erfüllt sind, oder Andernfalls. Bedingungen
Wartezeit Hält den Ablauf einige Tage, einige Stunden oder bis zu einer Uhrzeit an (in Geschäftstagen oder ab einem Datum des Dokuments gezählt) und setzt ihn danach fort. Wartezeiten
Warten, bis … Wartet, bis etwas eintritt – der Kunde öffnet, bestätigt oder bezahlt –, mit einer Höchstfrist von 1 bis 30 Tagen, und geht dann über Wenn es eintritt oder Wenn die Frist abläuft weiter. Wartezeiten
Abfrage Holt einen Wert aus Ihrem Konto, den Sie in den folgenden Schritten verwenden: überfällige Forderungen, offene Pipeline, Zahlungseingänge, bald fällige Beträge oder den Kundensaldo. Sie liest nur und ändert nie etwas. Abfragen
Für jedes Element Durchläuft eine Liste von Forderungen (jede überfällige Forderung, die des Kunden oder bald Fälliges) und führt seine Schritte für jede einmal aus, auf ihrem Dokument. Für jedes Element
Freigabe anfordern Wartet, bis eine Person im Team freigibt oder ablehnt; sie erhält eine E-Mail und entscheidet in Cord. Läuft über Bei Freigabe oder Bei Ablehnung oder Fristablauf weiter. Freigabe anfordern
Aktion Etwas, das Cord für Sie erledigt, aus 16 Aktionen: eine Aufgabe erstellen, das Team oder eine Person benachrichtigen, dem Kunden schreiben, ihn an die Zahlung erinnern, seine Erinnerungen pausieren, dem Kunden eine WhatsApp senden, ein Angebot ablaufen lassen oder in Rechnung stellen, eine Zahlungszusage erfassen, eine interne Anfrage freigeben, eine Rechnung stornieren, die Daten an eine URL senden, in Slack posten, in Teams posten oder eine Notiz in HubSpot hinterlegen. Aktionen
Ereignisdaten Werte wie {{cliente}}, {{folio}} oder {{total}}, die Sie in Ihre Texte einfügen und die bei der Ausführung befüllt werden, dazu die Daten Ihres Unternehmens ({{negocio}}, {{hoy}}). Ereignisdaten

Wie ein Workflow intern abläuft

  1. Das Ereignis tritt ein. Jemand sendet ein Angebot, der Kunde bezahlt, die Uhrzeit eines geplanten Workflows ist erreicht. Jedes Ereignis wird nur einmal erfasst.
  2. Cord erstellt eine Ausführung für jeden aktiven Workflow, dessen Auslöser passt, mit einer Kopie der zu diesem Zeitpunkt veröffentlichten Version. Zehn gesendete Angebote ergeben zehn unabhängige Ausführungen.
  3. Die Schritte laufen der Reihe nach. Bedingungen wählen einen Zweig, Abfragen speichern ihr Ergebnis für die folgenden Schritte, und Aktionen werden mit den Ereignisdaten ausgeführt, die bereits in Ihre Texte eingesetzt sind.
  4. Eine Wartezeit speichert die Ausführung und setzt sie fort, wenn sie endet. Eine einfache Wartezeit läuft im Laufe des Tages weiter, an dem sie endet; ein Warten, bis … läuft weiter, sobald das Erwartete beim Dokument des Workflows eintritt, oder wenn die Frist abläuft.
  5. Schlägt eine Aktion fehl, wiederholt Cord sie nach einem Zeitplan von Sekunden bis Stunden, ohne je eine bereits eingetretene Wirkung zu wiederholen. Gelingt es nicht, ist die Ausführung Fehlgeschlagen, und Sie können sie in ihrem Verlauf von Hand wiederholen.

Status, Wiederholungen und Fehlermeldungen im Detail finden Sie unter Ausführungen und Fehler.

Ein vollständiges Beispiel

„Kein Angebot kalt werden lassen“ ist eine der Ideen, die Cord fertig mitbringt. So liest sie sich:

  1. Wenn das passiert: Ein Angebot wird gesendet.
  2. Warten, bis der Kunde es öffnet oder bestätigt, mit einer Frist von 2 Tagen.
  3. Wenn es eintritt: Die Aufgabe „{{cliente}} anrufen, solange {{folio}} noch aktuell ist“ wird erstellt.
  4. Wenn die Frist abläuft: Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Frage, ob es Unklarheiten gibt, und der Workflow wartet weitere 5 Tage auf seine Entscheidung.
  5. Fällt auch dann keine Entscheidung: Der Kundensaldo wird abgefragt, und Sie werden mit dem Betrag benachrichtigt, den der Kunde Ihnen bereits schuldet.

Jedes Angebot, das Sie senden, startet eine eigene Ausführung dieses Workflows, und jede prüft ihr eigenes Angebot: Das Angebot, das der Kunde innerhalb einer Stunde geöffnet hat, nimmt den einen Weg, das unberührte den anderen.

Wie viele Workflows Sie haben können

Tarif Aktive Workflows Entwürfe und pausierte Ausführungen
Kostenlos 1 Unbegrenzt Unbegrenzt
Starter 5 Unbegrenzt Unbegrenzt
Professional Unbegrenzt Unbegrenzt Unbegrenzt
Scale Unbegrenzt Unbegrenzt Unbegrenzt
Developer Unbegrenzt Unbegrenzt Unbegrenzt

Nur aktive Workflows belegen einen Platz. Einige Aktionen hängen von mehr als dem Workflow-Kontingent Ihres Tarifs ab:

  • E-Mail an den Kunden senden verbraucht das Versandkontingent Ihres Tarifs (5 pro Monat im kostenlosen Tarif, unbegrenzt in den übrigen).
  • Interne Anfrage freigeben setzt interne Freigaben voraus, die ab dem Scale-Tarif enthalten sind.
  • Slack, Teams, WhatsApp und HubSpot setzen voraus, dass die jeweilige App unter Einstellungen › Integrationen verbunden ist.

Maximale Größe eines Workflows, stündliche Limits je Aktion und was bei einem Wechsel in einen niedrigeren Tarif passiert: Limits.

Entwurf, veröffentlichte Version und Ausführungen

  • Entwurf: Was Sie bearbeiten. Sie können ihn beliebig oft ändern, ohne dass sich etwas auswirkt.
  • Veröffentlichte Version: Was läuft. Sie ändert sich nur, wenn Sie auf Veröffentlichen oder Änderungen veröffentlichen klicken, und jede Veröffentlichung ist eine neue Version.
  • Ausführung: Jedes Mal, wenn das Ereignis eintritt, erstellt Cord eine Ausführung mit einer Kopie der zu diesem Zeitpunkt veröffentlichten Version. Wenn Sie später Änderungen veröffentlichen, schließen bereits laufende Ausführungen mit der Version ab, mit der sie begonnen haben.

Vor dem Veröffentlichen können Sie auf Testen klicken: Der Entwurf läuft mit dem letzten echten Ereignis seines Auslösers, und Sie sehen, was jeder Schritt getan hätte, ohne dass etwas gesendet wird. Ausführlich erklärt wird das unter Veröffentlichen, pausieren und löschen und unter Ausführungen und Fehler.

Ideen für den Einstieg

Cord bringt neun fertige Workflows mit und sortiert sie nach Ihren Antworten bei der Kontoerstellung: Ihrer Branche, wofür Sie Cord nutzen, und Ihrer Rolle. Jede Karte sagt, warum wir sie Ihnen vorschlagen, und jede Idee benachrichtigt das Team über den Kanal, den Sie verbunden haben. Sie werden als Entwurf angelegt, damit Sie sie vor dem Veröffentlichen prüfen können:

Idee Startet, wenn Wozu
Kein Angebot kalt werden lassen Ein Angebot wird gesendet Damit kein Angebot unbemerkt verloren geht.
Zahlungserinnerung 3 Tage vor Fälligkeit Eine Rechnung wird bald fällig Vor dem Fälligkeitsdatum kassieren.
Zahlungserinnerungen mit steigendem Nachdruck Eine Rechnung ist seit Tagen überfällig Dem Geld in Stufen nachgehen, mit mehreren Zweigen.
Die Rechnung geht raus, sobald bezahlt wurde Ein Angebot wird vollständig bezahlt Damit kein bezahlter Verkauf ohne Rechnung bleibt.
Ihr Montag: Eingänge, Überfälliges und wen Sie anrufen Nach festem Zeitplan Die Woche mit der Zahl und den Anrufen des Tages beginnen.
Zahlung einer Rechnung anstoßen Sie starten ihn aus einer Rechnung Bei einer Zahlung nachhaken, wenn Sie es entscheiden.
Letzte Erinnerung und Abschluss des Angebots Ein Angebot läuft bald ab Den Vorgang abschließen, statt Angebote offen zu lassen.
Mit der Arbeit beginnen, sobald die Anzahlung eingeht Eine Teilzahlung geht ein Damit die Arbeit beginnt, sobald das Geld da ist.
Große Angebote gibt der Inhaber frei Ein Angebot benötigt eine interne Freigabe Kleine werden automatisch freigegeben, große gehen über den Inhaber.

Jede Idee Schritt für Schritt und für welches Unternehmen sie sich eignet: Fertige Ideen.

Was ein Workflow nie tut

Ein Workflow zieht keine Zahlungen ein, erfasst keine Zahlungen und bestätigt oder lehnt kein Angebot im Namen Ihres Kunden ab. Diese Entscheidungen bleiben bei einer Person oder beim Kunden.

Was er mit Ihren Dokumenten tatsächlich tut, ist eng begrenzt und ausdrücklich: dem Kunden des Dokuments per E-Mail oder WhatsApp schreiben (nie an eine Adresse oder Nummer, die in den Schritt eingetippt wurde) und ihn an die Zahlung erinnern, seine Zahlungserinnerungen pausieren, ein Zahlungsversprechen erfassen, ein Angebot ablaufen lassen, dessen Gültigkeit bereits überschritten ist, ein bestätigtes oder bezahltes Angebot in Rechnung stellen (eine einzige Rechnung pro Angebot und in Mexiko beim SAT gestempelt), eine interne Freigabeanfrage freigeben und eine Rechnung stornieren, der noch keine Zahlungen zugeordnet sind. Jede dieser Aktionen erscheint nur, wenn der Auslöser das Dokument oder den Kunden mitbringt, auf das bzw. den sie sich bezieht; andernfalls lässt sich der Workflow nicht veröffentlichen. Und alle laufen mit den Berechtigungen der Person, die den Workflow veröffentlicht hat: Könnte diese Person eine Anfrage nicht von Hand freigeben, kann es ihr Workflow auch nicht.

Endlosschleifen kann er ebenfalls nicht erzeugen: Ein Workflow wird nie durch Ereignisse ausgelöst, die er selbst verursacht hat, und eine Kette von Workflows, die sich gegenseitig auslösen, wird nach drei Ebenen unterbrochen. Details unter Limits.

Workflows oder Integrationen

Ein Workflow läuft innerhalb von Cord und braucht keine Verbindung, um Aufgaben zu erstellen, per E-Mail zu benachrichtigen oder dem Kunden zu schreiben. Wenn der nächste Schritt in einem anderen Tool stattfindet:

  • Um in Slack oder Teams zu posten, eine WhatsApp zu senden oder eine Notiz in HubSpot zu hinterlegen, verbinden Sie die App und verwenden ihre Aktion im Workflow.
  • Um das Ereignis an eine beliebige andere App weiterzugeben, verwenden Sie die Aktion Daten an eine URL senden mit der Adresse, die Ihnen Zapier, Make oder n8n gibt, oder verbinden diese Apps direkt über ihre Cord-Auslöser. Siehe Integrationen.

Anleitungen zu Cord Workflows