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Bestätigung und technischer Nachweis

Cord bewahrt einen überprüfbaren Nachweis darüber auf, wer bestätigt hat, wann und welche Positionen und Beträge angenommen wurden.

Das Problem mit dem „OK“ per E-Mail

Traditionell sendet ein Vertriebsmitarbeiter ein PDF, und der Kunde antwortet „Freigegeben, bitte fortfahren“. Später lässt sich oft nur schwer belegen, welche Version, welche Positionen oder welchen Betrag die jeweilige Person geprüft hat.

Cord ergänzt genau in diesem Moment eine Ebene aus elektronischer Bestätigung und technischem Nachweis.

Voraussetzungen

  • Status: Das Angebot muss Gesendet oder Angesehen sein. Ein abgelaufenes, abgelehntes oder bereits bestätigtes Angebot nimmt keine Signatur an.
  • Für den Kunden: nur der Link; er braucht kein Konto.
  • Tarif und Land: alle Tarife und alle 12 Märkte.

Der Bestätigungsprozess

Wenn Ihr Kunde im Link auf Angebot bestätigen klickt, wechselt dieselbe Angebotskarte zum Schritt Elektronische Signatur (es ist kein separates Fenster), mit einer Zusammenfassung der Angebotsnummer und des Gesamtbetrags, den er bestätigt.

Um fortzufahren, muss der Kunde:

  1. Seinen vollständigen Namen eingeben unter Vollständiger Name des Unterzeichners (mindestens zwei Zeichen).
  2. Das Kontrollkästchen aktivieren „Ich habe dieses Angebot geprüft und akzeptiere die angegebenen Bedingungen“.

Das Feld E-Mail (optional) kann leer bleiben. Die Schaltfläche Bestätigen und unterzeichnen wird aktiviert, sobald ein Name eingegeben und das Kontrollkästchen aktiviert ist.

Wenn Sie das Angebot geändert haben, während der Kunde es geprüft hat, nimmt Cord keine Signatur für die vorherige Version an: Es fordert ihn auf, die Änderungen vor der Bestätigung zu prüfen.

Teilbestätigung

Vor der Bestätigung kann der Kunde die Positionen abwählen, die er nicht aufnehmen möchte (jede Position hat ihr eigenes Kontrollkästchen Diese Position in Ihre Bestätigung aufnehmen). Die Signatur umfasst nur die aufgenommenen Positionen: Cord berechnet Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag mit diesen Positionen neu, und die übrigen werden als Nicht enthalten markiert.

Ablehnung mit Begründung

Ist der Kunde nicht einverstanden, kann er Ablehnen verwenden, einen Grund (optional) eingeben und auf Ablehnung bestätigen klicken. Der Grund erscheint in der Aktivität des Angebots, und die Ablehnung löst die entsprechende Benachrichtigung aus (siehe Benachrichtigungen).

Daten des Prüfpfads

Bei der Bestätigung speichert Cord einen technischen Prüfpfad:

  • Name des Unterzeichners und, falls angegeben, seine E-Mail-Adresse.
  • IP-Adresse, von der aus die Bestätigung erfolgte, und der verwendete Browser.
  • Datum und Uhrzeit der Signatur, von der Datenbank von Cord im Moment des Speicherns erfasst.
  • Kryptografischer Hash (SHA-256), berechnet über das Angebot, die Art der Bestätigung (vollständig oder teilweise), den Namen des Unterzeichners, die IP-Adresse und die bestätigten Positionen (Beschreibung, Menge, Preise und Steuersatz), um spätere Änderungen an den von der Bestätigung erfassten Daten zu erkennen.

Das Prüfsiegel

Nach der Bestätigung zeigt der Angebotslink in der Webansicht ein Prüfsiegel mit folgendem Inhalt:

Dokument geprüft – Unterzeichner: [Name des Unterzeichners] (IP: [IP-Adresse]) – Datum: [Datum und Uhrzeit] – Siegel: [SHA-256-Hash]

Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners erscheint nicht im Siegel. Das PDF des Angebots, das Sie aus Cord herunterladen, enthält das Siegel nicht; in der Detailansicht des Angebots erfasst die Aktivität, wer unterzeichnet hat, von welcher IP-Adresse aus und, bei einer Teilbestätigung, wie viele Positionen und welchen Betrag er angenommen hat.

Wofür es nützt

  • Eine Rückbuchung vorbereiten: Bestreitet der Kunde eine Belastung, kann der Nachweis Teil der Unterlagen sein, die Sie einreichen. Über das Ergebnis entscheidet die kartenausgebende Bank, und Cord garantiert nicht, dass die Rückbuchung zu Ihren Gunsten entschieden wird.
  • Teilbestätigung, ebenfalls unterzeichnet: Der Hash umfasst genau die Positionen, die der Kunde angenommen hat, nicht den ursprünglichen Gesamtbetrag.
  • Kontext für das Forderungsmanagement: Das Team kann nachsehen, wer wann welchen Betrag angenommen hat, ohne sich allein auf ein mündliches „Ja“ oder eine einzelne E-Mail zu verlassen.
  • Den Vertriebsprozess verbinden: Die bestätigte Version kann genutzt werden, um die Zahlung anzustoßen und die Rechnung vorzubereiten, die für den Markt des Kontos verfügbar ist.

Cord bewahrt einen technischen Nachweis der Bestätigung auf; es erbringt keine notariellen Leistungen und keine Rechtsberatung. Gültigkeit und Beweiskraft hängen vom Dokument, vom Ablauf und von der Rechtsordnung ab. Ziehen Sie in Fällen mit hohem Risiko eine Fachperson hinzu.

Häufige Probleme

Die Schaltfläche Bestätigen und unterzeichnen wird nicht aktiv. Es fehlt der Name (mindestens zwei Zeichen) oder das Kontrollkästchen zur Annahme.

„Dieses Angebot kann nicht mehr geändert werden“. Das Angebot ist abgelaufen, wurde abgelehnt oder war bereits bestätigt.

Der Kunde ist beim Unterzeichnen zum Prüfschritt zurückgekehrt. Sie haben das Angebot geändert, während er es gelesen hat; er muss die Änderungen mit Änderungen ansehen prüfen und erneut unterzeichnen (siehe Verhandlung und Gegenangebote).

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