Kunden, Bedingungen und Kontoübersicht
Das Kundenverzeichnis speist Preise, Kredit, Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Berichte.
Ein Kunde in Cord ist mehr als ein Kontakt. Sein Datensatz speichert die geschäftliche und steuerliche Identität, die beim Erstellen von Angeboten wiederverwendet wird, sowie die Bedingungen, die den vorgeschlagenen Rabatt, die Fälligkeit und das Kreditrisiko steuern.
Einen Kunden anlegen
Öffnen Sie Kunden › Neuer Kunde. Das einzige Pflichtfeld zum Speichern ist der Name oder Firmenname (er passt für ein Unternehmen ebenso wie für eine Person); füllen Sie die übrigen Felder aus, bevor Sie ein Angebot senden, das bezahlt oder abgerechnet werden soll.
| Gruppe | Felder | Wirkung |
|---|---|---|
| Identität | Name oder Firmenname, Land und Steuernummer | Das Land bestimmt, wie die Steuernummer heißt (RFC, EIN, NIF, CNPJ…), und Cord prüft ihr Format in den Märkten, die es anbietet; passt es nicht, erhalten Sie einen Hinweis, können aber trotzdem speichern. |
| Kontakt | Person, E-Mail, Telefon mit Ländervorwahl und Dokumentsprache | Die Telefonnummer wird im internationalen Format gespeichert (+1 512 555 0100), das der Versand per WhatsApp braucht. Die Sprache legt fest, in welcher der Kunde seine Dokumente erhält (siehe Dokumentsprache). |
| Adresse | Adresszeilen, Stadt, Bundesland oder Provinz und Postleitzahl | Die Bezeichnungen folgen dem Land (ZIP-Code, CEP…); Mexiko, die USA, Kanada, Brasilien und Spanien haben eine Liste der Bundesstaaten oder Provinzen. |
| Steuerdaten für den CFDI | Steuerregime und CFDI-Verwendung | Nur wenn Ihr Unternehmen in Mexiko Rechnungen ausstellt und der Kunde Mexikaner ist; die Optionen werden nach RFC-Typ gefiltert (natürliche oder juristische Person). |
| Bedingungen | Chips Sofort fällig, Net 15, Net 30 und Net 60 oder Anderes Zahlungsziel (Net 7, Net 45 oder Net 90) | Standardfälligkeit für neue Vorgänge mit diesem Kunden. |
| Kredit | Limit größer oder gleich null | Bezugswert, um das Risiko anzuzeigen und zu warnen, wenn der offene Betrag es überschreitet. |
| Preisstufe | Standard, Silber, Gold oder Händler | Geschäftliche Einstufung und vorgeschlagener Rabatt. |
Die Stufen schlagen anfangs jeweils 0 %, 5 %, 10 % und 15 % vor. Der Prozentsatz lässt sich zwischen 0 % und 100 % bearbeiten; die Stufe ist ein Label, und der gespeicherte Prozentsatz ist der Wert, den Cord als Standardbedingung anwendet.
Das Kreditlimit ist ein betriebliches Signal, keine von Cord gewährte Kreditlinie und keine Zahlungsgarantie. Das nutzende Unternehmen entscheidet, ob es weiter verkauft, wenn das Risiko dieses Limit überschreitet.
Land des Kunden
Ein neuer Kunde übernimmt das Land Ihres Unternehmens; ändern Sie es, wenn der Empfänger in einem anderen Land tätig ist. Cord akzeptiert Empfängerländer auch außerhalb der 12 Märkte, in denen die Plattform verkauft wird (die häufigsten stehen oben in der Liste). Ein früher ohne Land gespeicherter Kunde übernimmt weiterhin das Land Ihres Unternehmens, bis Sie ihn bearbeiten.
Eine Änderung des Landes passt Bezeichnung und erwartetes Format der Steuernummer, die Ländervorwahl und die Adressfelder an, macht aber aus einer Rechnung nicht automatisch eine Meldung bei der Behörde des Empfängers. Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz in Mexiko und der Kunde nicht, wird sein CFDI wie für einen im Ausland Ansässigen gestempelt: siehe Rechnungsstellung.
Dokumentsprache
Im Abschnitt Kontakt legt Dokumentsprache fest, in welcher Sprache dieser Kunde erhält, was Sie ihm senden: den Angebots- und den Rechnungslink, die Zahlungsseite, sein Portal, das PDF, die Versand-E-Mails, die Erinnerungen, die E-Mails Ihrer Workflows und das KI-Forderungsmanagement. Zur Auswahl stehen Español, English, Português, Français und Deutsch. Die erste Option, Sprache der Organisation, verwendet die Sprache Ihres Kontos (Einstellungen › Allgemein) und folgt deren Änderungen. Der Kundendatensatz zeigt die gewählte Sprache.
- Jedes Dokument behält die Sprache, in der es versendet wurde. Ein Angebot übernimmt sie beim Senden, eine Rechnung beim Ausstellen; ändern Sie den Datensatz danach, ändern sich nur die folgenden Dokumente. Eine neue Version eines bereits gesendeten Angebots behält die des Originals, und eine Gutschrift, eine Belastungsanzeige oder eine Rechnung, die eine andere ersetzt, die ihrer ursprünglichen Rechnung. Eine Rechnung aus einem Angebot übernimmt die Sprache, die der Kunde beim Ausstellen hat.
- Datum und Zahlen folgen den Konventionen dieser Sprache.
- Die Sprache ändert weder Währung noch Steuer: Ein englischsprachiger Kunde eines Unternehmens in Mexiko sieht weiterhin IVA und die Währung seines Dokuments.
- Was Sie selbst schreiben, wird nicht übersetzt: Beschreibungen, Notizen, eigene Bedingungen sowie Einleitung und Signatur der E-Mail.
- Das Zahlungsformular erscheint ebenfalls in dieser Sprache, und Cord bittet den Zahlungsdienstleister, sie in den Mitteilungen an Ihren Kunden zu verwenden.
- Frankreich: Die Rechnung muss auf Französisch sein. Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz in Frankreich und der Kunde eine andere Sprache, erscheint das Rechnungs-PDF auf Französisch mit der Sprache des Kunden daneben, und das Kundenformular weist Sie darauf hin. Das Angebot erscheint nur in der Sprache des Kunden.
- Was der Kundensprache nicht folgt: das PDF des gestempelten CFDI in Mexiko (auf Spanisch), das DANFE der NF-e in Brasilien (auf Portugiesisch), die Daten, die die Behörde in Argentinien, Chile, Kolumbien und Peru zurückgibt, die Angaben, die das Gesetz in seiner Sprache verlangt, die XML-Dateien der E-Rechnung und die Vorlage von WhatsApp Business, die Meta in einer einzigen Sprache genehmigt. Die PDF-Sprache jedes Landes steht unter Rechnungsstellung nach Land.
Die Sprache lässt sich auch über die API mit dem Feld language festlegen: siehe Kunden-API.
Kunden per CSV importieren
Unter Kunden › CSV importieren hat der Ablauf drei Schritte:
- Laden Sie eine
.csv-Datei hoch oder laden Sie die Vorlage herunter; - geben Sie an, ob die erste Zeile Überschriften enthält, und ordnen Sie die Spalten zu;
- prüfen Sie die Vorschau und entscheiden Sie, ob bestehende Treffer aktualisiert werden.
Ein Import akzeptiert bis zu 2.000 Zeilen. Zeilen ohne Firma werden übersprungen. Die Spalte
für die Zahlungsbedingungen akzeptiert Codes (contado, net7 bis net90) oder Text wie „Net 45“
oder „45 Tage“: Cord übernimmt das angebotene Zahlungsziel, das den angegebenen Wert nicht überschreitet.
„Kredit“ ohne Zahl wird als net30 gelesen, jeder andere Text wird zu sofort fällig.
Ist Bestehende Kunden aktualisieren aktiviert, sucht Cord zuerst nach einem exakten Treffer über RFC bzw. Steuernummer und dann über den Firmennamen, ohne Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden. Bei einem Treffer werden Kontakt, E-Mail, Telefon, Steuernummer, Zahlungsbedingungen und Limit aktualisiert; ohne Treffer wird ein Kunde angelegt. Ist die Option deaktiviert, werden neue Datensätze angelegt, ohne Duplikate zusammenzuführen.
Suchen, filtern und sortieren
Im Verzeichnis können Sie nach sichtbaren Daten suchen und filtern:
- mit Angeboten oder ohne Angebot;
- mit einer anderen Preisstufe als Standard;
- mit Kreditlimit;
- mit unvollständigen Steuerdaten.
Sie können nach Firma, abgeschlossenem Betrag, Anzahl der Angebote, letzter Aktivität oder Kreditlimit sortieren. Diese Steuerelemente ändern den Kunden nicht, sondern nur die Ansicht.
Was der Datensatz eines Kunden zeigt
Wenn Sie einen Kunden öffnen, berechnet Cord aus seinen Vorgängen:
- Angebote insgesamt, Pipeline, abgeschlossenen und eingezogenen Betrag;
- durchschnittlichen Auftragswert, Abschlussquote und durchschnittliche Tage bis zum Abschluss;
- insgesamt in Verhandlungen gewährten Rabatt;
- Aktivität der letzten 12 Monate;
- gekaufte Produkte, Häufigkeit und Betrag;
- Herkunft des Datensatzes, Anlagedatum und Tage ohne Aktivität.
Gibt es offene Forderungen, zeigt der Datensatz außerdem eine einheitliche Kontoübersicht für Angebote und Rechnungen: offener Betrag, überfälliger Betrag, ältestes Dokument und die Altersbänder laufend, 1–30, 31–60, 61–90 und mehr als 90 Tage.
Ein abgerechneter Vorgang erscheint als Rechnung und nicht zusätzlich als Angebot, damit der offene Betrag nicht doppelt gezählt wird.
Kundenportal und automatischer Einzug
In der rechten Spalte des Datensatzes bündelt der Block Kundenportal den privaten Link, über den Ihr Kunde alle seine Rechnungen und seinen offenen Betrag pro Währung sieht und mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt:
- Portal-Link erstellen, Kopieren, Per E-Mail senden (wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse hat) und Öffnen.
- Neuen Link erstellen macht den vorherigen ungültig; Link deaktivieren lässt den Kunden ohne Zugang, bis Sie einen neuen erstellen.
- Automatischer Einzug: die Zahlungsmethode, die Ihr Kunde gespeichert hat (zum Beispiel „Visa •••• 4242“), der nächste Versuch, falls eine Belastung fehlgeschlagen ist, oder der Grund, warum der Einzug gestoppt wurde. Mit der Berechtigung „Kunden“ können Sie Automatischen Einzug deaktivieren.
Siehe Kundenportal: Rechnungen und Zahlungen und Automatischer Einzug.
Herkunft des Kunden
Der Datensatz zeigt unter Herkunft, wie der Kunde ins System kam:
- Manuell angelegt: angelegt unter Kunden, im Angebotseditor, über den CSV-Import oder über die Kunden-API.
- Selbst registriert: automatisch angelegt, als ein Angebot aus Ihrem eingebetteten Angebotsrechner (oder über die Angebots-API) mit den Daten eines Kunden einging, dessen Firma oder E-Mail-Adresse noch nicht in Ihrem Verzeichnis stand. Der Datensatz kennzeichnet ihn mit einem Label.
Ein selbst registrierter Kunde wird nie automatisch aktualisiert: Fragt dieselbe Firma erneut über Ihre Website an, verwendet Cord den bestehenden Datensatz, ohne seine Daten zu ändern. Prüfen Sie diese Kunden und vervollständigen Sie ihre Angaben, bevor Sie ihnen Rechnungen stellen.
Kunden als CSV exportieren
- Öffnen Sie Einstellungen › Erweitert › Daten und Datenschutz.
- Klicken Sie unter Katalog und Kunden (CSV) auf Kunden.
- Es wird eine CSV-Datei mit den Spalten empresa, contacto, email, telefono, rfc, terminos und limite heruntergeladen: dasselbe Format wie beim Import, zum Öffnen in Excel oder für einen Umzug.
Um diese Seite zu öffnen, brauchen Sie die Berechtigung „Einstellungen“, und um die Datei herunterzuladen, die Berechtigung „Kunden“. Auf derselben Seite exportiert Alle Daten der Organisation (ZIP) neben den Kunden die übrigen Daten der Organisation: eine JSON-Datei pro Tabelle und ein Manifest mit der Anzahl der Datensätze je Tabelle und dem, was nicht enthalten ist, samt Grund. PDF/XML und Zugangsdaten sind nicht enthalten. Schlägt ein Lesevorgang fehl, endet der Download mit einem Fehler, statt eine unvollständige Datei zu liefern: Exportieren Sie erneut.
Ein Angebot aus dem Kunden heraus erstellen
Verwenden Sie Neues Angebot im Datensatz (erfordert die Berechtigung „Kunden“). Cord öffnet den Editor mit diesem Kunden ausgewählt; seine Daten und Bedingungen dienen als Anfangswerte. Prüfen Sie immer Empfänger, Währung, Steuern, Rabatte und Fälligkeit des aktuellen Dokuments.
Spätere Änderungen am Datensatz überschreiben bereits ausgestellte Steuerdokumente nicht stillschweigend: Diese behalten die Kopie von Aussteller, Empfänger, Positionen und Beträgen, mit denen sie ausgestellt wurden.
Berechtigungen, Limits und Löschen
- Das Verzeichnis ansehen zu dürfen, erlaubt noch kein Bearbeiten.
- Anlegen, Bearbeiten, Importieren und Löschen erfordern die Berechtigung Kunden.
- Der kostenlose Tarif erlaubt bis zu 50 Kunden und Starter bis zu 500; Professional, Scale und Developer haben im aktuellen Vertrag kein festes Kundenlimit.
- Löschen ist endgültig und wird im Audit-Log festgehalten. Prüfen Sie vorher die zugehörigen Angebote und die Kontoübersicht.
Häufige Probleme
„Neuer Kunde“ oder „CSV importieren“ wird nicht angezeigt. Es fehlt die Berechtigung „Kunden“.
Der Import hat eine Zeile aktualisiert, die ich als Duplikat anlegen wollte. Bei aktiviertem Upsert gab es einen Treffer über die Steuernummer oder den Firmennamen.
Der Kunde wird mit unvollständigen Steuerdaten angezeigt. Prüfen Sie Steuernummer, Land, Adresse und die steuerlichen Felder, die das Dokument verlangt, das Sie ausstellen möchten.
Der offene Betrag übersteigt das Limit. Das ist eine Warnung; entscheiden Sie, ob Sie die Zahlungsbedingungen ändern, eine Anzahlung verlangen oder neue Verkäufe stoppen.
Ich finde den Export nicht. Der Export liegt unter Einstellungen › Erweitert › Daten und Datenschutz, nicht im Verzeichnis.
Der Kunde hat ein Dokument in der vorherigen Sprache erhalten. Es wurde vor der Änderung gesendet oder ausgestellt: Jedes Dokument behält die Sprache, in der es versendet wurde. Die folgenden erscheinen bereits in der neuen.