Créer, émettre et encaisser des factures
Cord réunit la saisie, l’émission fiscale, l’envoi et le recouvrement de chaque facture dans un seul parcours.
Où trouver vos factures
Ouvrez Revenus › Factures. La liste affiche le numéro, le client, la date de création, l’échéance, le total, le solde et le statut opérationnel.
Les brouillons n’ont pas encore de numéro officiel. Cord les signale comme Sans numéro et leur ajoute une référence temporaire BOR-... pour que vous puissiez les reconnaître. Le numéro séquentiel n’est réservé qu’au moment de l’émission. Lorsque vous ouvrez un brouillon depuis la liste, Cord vous mène directement à l’éditeur.
Créer une facture
Nouvelle facture ouvre le même éditeur que les devis (voir Vue d’ensemble de la création d’un devis), avec des libellés de facture et une étape 3 qui lui est propre.
- Préparer avec l’IA (facultatif). Le bloc Préparez la facture avec l’IA accepte la commande sous forme de texte, de photo ou de PDF et remplit les lignes à partir de votre catalogue (voir Cord AI).
- À qui facturez-vous ? Recherchez le client par nom, contact, e-mail ou identifiant fiscal, ou choisissez + Créer un client…. Cord reprend son e-mail, ses conditions de paiement et ses informations fiscales depuis sa fiche. Les conditions se choisissent avec des puces (À réception, Net 15, Net 30, Net 60 ou Autre délai : Net 7, Net 45 ou Net 90) et recalculent l’échéance.
- Que facturez-vous ? Ajoutez des produits du catalogue, des kits ou une ligne libre. Chaque ligne porte sa quantité, son prix et son propre taux de taxe. Vous pouvez dupliquer, réordonner et supprimer des lignes, avec Annuler l’action pour revenir en arrière, comme dans un devis (voir Produits et remises).
- Conditions. Définissez l’Échéance (une date ; elle se recalcule quand vous changez les conditions de paiement, et vous pouvez en choisir une autre à la main), le Type de document et la Devise de la facture. Le type de document propose Pro forma au Mexique et en Espagne ou Facture commerciale sur les autres marchés, ainsi que CFDI 4.0 (Mexique) ou VERI*FACTU (Espagne) lorsque votre offre et votre configuration fiscale le permettent. En Argentine, au Brésil, au Chili, en Colombie et au Pérou, lorsque l’émission auprès de l’autorité du pays est active sur votre compte, l’option fiscale est sa facture électronique autorisée et l’option commerciale devient une pro forma (voir Facturation fiscale par pays). Si la devise diffère de celle de votre entreprise, le panneau du taux de change apparaît : « Le taux est indiqué sur la facture. » Le cas échéant, la facture comporte également :
- Données du CFDI (Mexique) : l’Usage du CFDI et le Mode de paiement de cette facture. Voir PUE ou PPD.
- Date de la prestation et Fin de la période : uniquement si la vente ou le service a eu lieu à une date différente de la date d’émission. En Allemagne, elle est obligatoire ; si elle reste vide, la facture indique qu’elle coïncide avec la date d’émission.
- Référence de l’acheteur et Bon de commande (facultatifs) : ils sont imprimés sur la facture et transmis dans sa facture électronique. Si vous laissez la référence vide, celle du client est utilisée.
- Adresse de livraison (France) : uniquement si les biens sont livrés à un autre endroit que l’adresse du client.
- Note au client (facultatif). Elle apparaît sur le PDF et sur la page de la facture.
- Vérifier et émettre. Le récapitulatif affiche le sous-total, les taxes par taux, les retenues, le Total et, en dessous, les conditions et l’échéance (par exemple « Net 30 · échéance le 7 nov. »). Le cas échéant, ajoutez une remise ou un coupon avec + Ajouter une remise ou un coupon (voir Remises et coupons). Le bloc Envoi affiche l’adresse e-mail de destination : « L’e-mail contient le PDF et le lien de paiement. » Cliquez sur Aperçu pour voir la page approximative que recevra votre client.
- Émettre. Émettre et envoyer attribue le numéro et envoie l’e-mail dans le même parcours ; Émettre sans envoyer émet la facture et laisse l’envoi pour plus tard ; Enregistrer et quitter enregistre le brouillon sans l’émettre. Avant l’émission, Cord ouvre une Vérification finale (« Émettre cette facture ? ») avec le client, le total, l’échéance et l’envoi ; confirmez avec Émettre et envoyer ou Émettre la facture, ou revenez en arrière avec Revenir.
Chaque ligne est arrondie séparément et le total est la somme des lignes déjà arrondies : le total de la facture correspond donc à la somme de ses lignes.
Enregistrement du brouillon et raccourcis
- Un brouillon déjà enregistré s’enregistre tout seul quelques secondes après votre dernière modification (le récapitulatif indique « Enregistré à … »). Une nouvelle facture est créée comme brouillon la première fois que vous cliquez sur Enregistrer et quitter ou que vous l’émettez ; en attendant, votre navigateur conserve une copie locale que Cord vous propose de Restaurer si vous fermez sans enregistrer (elle expire au bout de 7 jours).
- Sur ordinateur, ⌘ Entrée (Ctrl Entrée) ouvre la vérification finale pour émettre et envoyer, ⌘ S (Ctrl S) enregistre le brouillon et quitte, et / mène à la recherche du catalogue. Sur téléphone portable, une barre fixe en bas de l’écran affiche le Total et Émettre et envoyer.
- Émettre et envoyer exige que le client ait une adresse e-mail. S’il n’en a pas, Cord vous le signale (« Ce client n’a pas d’e-mail. Ajoutez-en un à sa fiche ou choisissez « Émettre sans envoyer ». »).
- Si une émission a échoué de façon certaine, Corriger et réessayer dans le détail ouvre le même éditeur en mode Corriger avec le numéro réservé : vous corrigez et émettez à nouveau en conservant ce numéro.
L’émission est irréversible : elle attribue le numéro officiel et verrouille le document fiscal. Pour corriger une facture émise, utilisez l’annulation ou un avoir selon son statut de paiement.
Ce que reçoit votre client
L’e-mail part dans la langue de la facture, qu’elle prend à l’émission : celle que votre client a dans sa fiche ou, s’il n’en a pas, celle de votre compte (voir Langue des documents). Il contient le PDF et le lien public de la facture. Depuis cette page, le client peut consulter le solde et son historique de paiements ; si votre compte d’encaissement est activé, il peut aussi payer par carte, et avec Mercado Pago si vous l’avez connecté. Au Mexique, sur les factures en MXN avec SPEI activé, il peut aussi payer par virement SPEI vers la CLABE de cette facture, qui se rapproche automatiquement ; il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité (voir SPEI dans le lien de la facture). En Espagne, en Allemagne, en France, au Royaume-Uni et aux États-Unis, sur les factures en EUR, GBP ou USD avec un client associé, il peut payer par virement avec référence, qui se rapproche lui aussi automatiquement ; il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité. Il peut régler la totalité du solde ou choisir Payer un autre montant pour en régler une partie. Si vous avez activé le prélèvement bancaire, sur les factures en EUR (SEPA), USD (ACH), GBP (Bacs) ou CAD (prélèvement préautorisé), il peut aussi payer par prélèvement sur son compte.
En plus du lien de chaque facture, vous pouvez donner à votre client son portail, avec toutes ses factures et la possibilité d’en régler plusieurs en un seul débit. S’il a activé le paiement automatique, l’e-mail de chaque facture lui indique à quelle date et sur quel moyen de paiement le montant sera débité.
La page publique présente sur une seule vue la marque de votre entreprise, le numéro, le reste à payer, les parties, les lignes et les téléchargements. Si le document a été généré en mode test ou sans timbre fiscal, Cord l’indique clairement et désactive le paiement en ligne.
Si l’émission aboutit mais que l’e-mail échoue, Cord conserve la facture émise et marque uniquement l’envoi comme en attente. Vous pouvez ouvrir le détail et utiliser de nouveau Envoyer au client sans générer un autre numéro.
Statuts de la liste
- Brouillon : modifiable et sans numéro officiel.
- Ouverte : émise et avec un reste à payer.
- En retard : ouverte et au-delà de sa date d’échéance.
- Payée : solde réglé.
- Erreur d’émission : le prestataire fiscal n’a pas confirmé l’émission ; ouvrez le détail et utilisez Relancer l’émission.
- Annulée ou Irrécouvrable : la facture ne suit plus le parcours normal de recouvrement.
Le badge principal représente toujours le statut financier. En dessous, Cord affiche séparément le contexte d’envoi et d’environnement, par exemple Envoyée · Test. Ainsi, Test ne remplace ni ne contredit jamais des statuts comme Ouverte ou Payée.
Actions depuis le détail
Depuis une facture, vous pouvez renvoyer l’e-mail, enregistrer des paiements manuels ou partiels, copier le lien public, télécharger le PDF et le XML le cas échéant, annuler la facture, émettre un avoir, utiliser Dupliquer la facture pour ouvrir une nouvelle copie dans l’éditeur ou créer une récurrence mensuelle avec Répéter chaque mois. Au Mexique, Remplacer le CFDI corrige en outre un CFDI émis avec le motif 01 du SAT, et l’historique enregistre le complément de paiement de chaque paiement d’une facture PPD (voir Facturation par pays).
La barre de progression distingue cinq étapes : Brouillon, Émise, Envoyée, Consultée et Payée. Sur la droite, vous trouvez des accès directs pour ouvrir ou copier le lien du client, télécharger le PDF et partager par WhatsApp. Les actions exceptionnelles, comme annuler ou marquer comme irrécouvrable, restent dans Plus d’actions.
Après le premier envoi, la liste affiche Envoyée et ne propose plus cette facture dans la sélection multiple. Le renvoi reste disponible dans le détail, à côté de l’e-mail du destinataire, pour éviter des envois en double par accident.
Document de test signifie qu’il n’y a pas eu d’émission fiscale valide. Au Mexique, il ne vaut pas CFDI auprès du SAT. Configurez votre émission fiscale et créez une nouvelle facture ; Cord conserve le document précédent sans modifier son historique.
La section Activité enregistre l’émission, l’envoi, la consultation, les relances, les paiements et les changements de statut. Vous savez ainsi ce qui s’est passé sans dépendre de la boîte de réception du commercial.
Envoi groupé et export
Sélectionnez dans la liste des factures émises et pas encore envoyées pour les envoyer en un seul lot. Les brouillons, les documents déjà envoyés et les documents qui ne peuvent pas être envoyés conservent une case visible mais désactivée ; au survol, Cord explique pourquoi ils ne participent pas à cet envoi. Exporter en CSV télécharge la vue actuelle et respecte le filtre de statut et la recherche en cours.
Pour répéter l’émission, ouvrez Voir les récurrentes et consultez Factures récurrentes. Pour connaître le document disponible —CFDI 4.0 au Mexique, facture commerciale sur les autres marchés et conditions opérationnelles de Verifactu en Espagne—, consultez Facturation fiscale par pays.
Paiements, avoirs et remboursements ne sont pas la même chose
Cord conserve séparément les montants payés, les avoirs émis et les remboursements confirmés. Il évite ainsi de compter deux fois un même mouvement et permet d’expliquer pourquoi le solde a changé.
Reste à payer = total − avoirs émis − paiements enregistrés + remboursements confirmés, avec un minimum de zéro. Un avoir en brouillon ne réduit pas le solde. Un remboursement en attente ou échoué ne compte pas non plus comme de l’argent restitué.
| Exemple en MXN | Résultat |
|---|---|
| Facture de 1 000 ; paiement de 400 | Il reste 600 à encaisser |
| Facture de 1 000 ; avoir émis de 200 ; paiement de 800 | Solde nul |
| Facture de 1 000 payée ; avoir émis de 200 | Solde nul et 200 à restituer |
| Même cas, avec un remboursement confirmé de 200 | Solde nul et rien à restituer |
| Facture de 1 000 payée ; remboursement de 200 sans avoir | 200 redeviennent à encaisser |
Le dernier cas exige de revoir l’accord avec le client. Restituer de l’argent ne réduit pas à lui seul le montant du document. Émettre un avoir n’envoie pas non plus d’argent.
Rembourser un paiement
Un paiement en ligne reçu par le lien de la facture, le portail client ou le paiement automatique —par carte, prélèvement bancaire (SEPA, ACH, Bacs ou prélèvement préautorisé), virement (SPEI ou avec référence) ou Mercado Pago— se rembourse depuis la section Paiements du détail, avec le bouton Rembourser, en totalité ou en partie selon le moyen de paiement. Il faut le droit Remboursements et confirmer de nouveau votre identité. Avant que vous ne confirmiez, la boîte de dialogue indique combien peut être restitué et, lorsque ce n’est pas possible, pourquoi (un prélèvement ACH ne se rembourse qu’en totalité, par exemple). Un paiement enregistré à la main n’a pas ce bouton : Cord n’a pas déplacé cet argent. Au Mexique, le remboursement n’annule pas le CFDI ; documentez la restitution avec un avoir. Tous les détails, y compris la répartition d’un débit qui a réglé plusieurs factures, se trouvent dans Remboursements.
Paiements partiels et confirmation
Après l’application d’un paiement partiel, un nouveau paiement est préparé pour le solde en cours. Une tentative encore en traitement doit être résolue avant d’en ouvrir une autre. Une notification répétée pour un même paiement ne doit pas ajouter ce montant une seconde fois.
Au retour de l’écran de paiement, utilisez Actualiser le solde. Revenir au lien ne vaut pas confirmation : le statut dépend de l’enregistrement du paiement. Si la banque affiche le débit mais que le solde ne change pas, contactez l’entreprise avant de payer à nouveau.
Que vérifier si le solde ne correspond pas
Ouvrez le détail de la facture et comparez les paiements, les avoirs émis, les remboursements confirmés et l’activité. Vérifiez la devise et le document concerné. Si un mouvement est en attente, attendez la confirmation ou demandez une vérification ; n’enregistrez pas un second paiement manuel pour forcer le solde à zéro.
Cord ne recalcule pas en silence les documents antérieurs. Si une ancienne facture ne correspond pas, vérifiez-la individuellement.
Les documents commerciaux sont inclus dans l’offre Gratuite (10 par mois) ; l’émission fiscale intégrée commence avec Starter là où elle est disponible. L’option commerciale au Mexique et en Espagne est une pro forma, pas une facture de test. Elle ne génère pas de XML fiscal et ne remplace pas une facture fiscale.