Portail client : factures et paiements
Un seul lien par client avec toutes ses factures, son solde dans chaque devise et le paiement de plusieurs factures à la fois.
Cette fonctionnalité est nouvelle et n’est peut-être pas encore activée sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, écrivez-nous.
De quoi s’agit-il
Le portail client est une page privée, une par client, sur laquelle ce client voit toutes les factures que vous lui avez émises, ce qu’il doit dans chaque devise et ce qu’il a déjà payé. De là, il télécharge chaque facture, en règle plusieurs en un seul débit et peut activer le paiement automatique pour que les suivantes soient débitées automatiquement à leur date d’échéance.
Il n’a besoin ni de compte ni de mot de passe : le lien est son accès. Vous le créez et le gérez depuis la fiche du client.
Son apparence provient de Paramètres › Marque et apparence › Portail client : la mise en page, l’annonce en haut de page et le message de bienvenue que vous y configurez s’affichent aussi ici. Les commentaires de cet onglet ne concernent que le lien de chaque devis. Voir Portail client (lien du devis).
Prérequis
| Détail | |
|---|---|
| Offre | Toutes les offres. |
| Droit | Clients pour créer, envoyer, régénérer ou désactiver le lien, et pour désactiver le paiement automatique d’un client. |
| Factures | Factures émises à ce client. Les devis n’apparaissent pas dans le portail. |
| Paiement en ligne | Votre compte Cord Payments actif, avec Carte (ou le prélèvement bancaire) activé dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement. Disponible au Mexique, aux États-Unis, au Canada, en Espagne, au Royaume-Uni, en Allemagne et en France. Au Brésil, en Colombie, en Argentine, au Chili et au Pérou, le portail affiche les factures et le solde, et invite votre client à vous contacter pour payer. |
Créer et partager le lien
- Ouvrez Clients et accédez à la fiche du client.
- Dans la colonne de droite, sous Portail client, cliquez sur Créer le lien du portail.
- Partagez le lien :
- Copier le copie pour que vous le colliez dans un e-mail, sur WhatsApp ou dans votre système.
- Envoyer par e-mail envoie à votre client l’e-mail « Vos factures avec [votre entreprise] » avec le bouton Ouvrir mon portail, à vos couleurs et avec votre adresse de réponse. Il n’apparaît que si le client a un e-mail sur sa fiche.
- Ouvrir vous affiche le portail dans un autre onglet, exactement comme le voit votre client.
Le lien reste le même jusqu’à ce que vous en génériez un autre : vous pouvez le copier ou l’envoyer de nouveau quand vous le souhaitez.
Ce que voit votre client
| Élément | Détail |
|---|---|
| Bandeau d’annonce | Un bandeau à la couleur de votre marque, si vous avez rédigé une annonce dans Portail client. |
| En-tête | Votre logo (ou votre initiale à la couleur de votre marque) dans le style d’en-tête choisi, Vos factures, le nom du client et votre message de bienvenue, si vous en avez rédigé un. |
| Solde à régler par devise | Une carte par devise avec le solde, le nombre de factures à payer et le montant en retard. Les devises ne s’additionnent jamais : un solde en MXN et un autre en USD donnent deux cartes. Sans solde, le portail indique « Vous n’avez aucun solde à régler. » |
| Paiement automatique | Si vous l’autorisez dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement, la carte pour l’activer, le moyen avec lequel il est actif ou le motif de son arrêt. Voir Paiement automatique. |
| À payer | Chaque facture ouverte avec son numéro, son échéance (ou la date d’émission si elle n’en a pas), le solde et, s’il y a déjà eu des paiements partiels, « sur [total] ». Les factures échues portent En retard ; une facture avec un prélèvement bancaire en attente, Paiement en cours. Chacune avec Voir (son lien) et PDF. |
| Payées | Les 24 dernières factures payées, repliées, avec leur total et leurs liens. |
| Pied de page | Votre e-mail de contact, l’avertissement « Ce lien est personnel : il donne accès à vos factures et paiements auprès de [votre entreprise]. Ne le partagez pas. », la marque Cord, sauf si vous l’avez masquée, et le lien Politique de confidentialité de la plateforme, qui ouvre celle de Cord dans la langue du portail. |
Le portail s’affiche dans la langue des documents de ce client (celle de sa fiche ou, s’il n’en a pas, celle de votre compte) et utilise le format de date et de montant de cette langue. Chaque facture qu’il ouvre depuis le portail garde la langue de son émission. L’autorisation d’encaissement automatique s’affiche dans la langue du portail et Cord enregistre celle dans laquelle votre client l’a acceptée ; au Canada, la clause du prélèvement préautorisé est en français si c’est sa langue et, sinon, en anglais. Voir Langue des documents.
Quelles factures apparaissent
- Les factures émises à ce client, ouvertes ou payées, dans toutes leurs devises.
- Les brouillons, les factures annulées et les avoirs n’apparaissent pas.
- Au Mexique, un CFDI remplacé n’apparaît pas (c’est celui qui le remplace qui apparaît), pas plus que la facture globale, qui n’appartient à aucun client.
- Un document de test apparaît, mais ne peut pas être payé en ligne.
Payer plusieurs factures à la fois
- Votre client coche les factures qu’il veut payer. Il ne peut choisir qu’une seule devise à la fois : dès qu’il coche une facture en MXN, celles des autres devises sont désactivées.
- En bas apparaît la barre avec le récapitulatif, par exemple « 2 factures · 101 256,40 $MX », et le bouton Payer la sélection.
- Dans la fenêtre de paiement, il voit le total. Si vous autorisez le paiement automatique, il peut cocher Enregistrer ce moyen de paiement pour le paiement automatique, avec l’autorisation correspondante.
- Il clique sur Continuer, saisit les informations de sa carte ou de son compte bancaire et clique sur Payer [montant].
- De retour sur le portail, il voit « Nous confirmons votre paiement ». Par carte, cela prend quelques secondes ; par prélèvement bancaire, quelques jours.
Au Canada, si vous avez activé le prélèvement préautorisé, la fenêtre de paiement demande, avant Continuer, Vous payez depuis votre compte bancaire ?, avec Oui, en tant qu’entreprise et Oui, en tant que particulier. La réponse est consignée dans l’autorisation de prélèvement et ajoute cette option au formulaire ; pour payer par carte, il n’est pas nécessaire d’y répondre, sauf si le prélèvement est le seul moyen proposé. La même question apparaît lors de l’activation du paiement automatique depuis le portail.
Comment le paiement est débité et réparti :
- Chaque facture est payée à son solde réel. Le navigateur ne choisit que les factures ; Cord lit le montant de chacune dans votre compte au moment de créer le débit. Si un solde a changé (par exemple, parce que vous avez enregistré un autre paiement), votre client lit « Le solde d’une facture a changé ou un paiement est déjà en cours. Actualisez la page. »
- Un seul débit, plusieurs factures. Le client voit un seul débit sur son relevé. Lorsque le paiement est confirmé, chaque facture enregistre sa part dans son historique de paiements et son solde diminue ; celle qui atteint zéro passe à Payée.
- Moyens de paiement : carte et, si vous avez activé le prélèvement bancaire, prélèvement SEPA sur les factures en EUR (entreprises établies en Espagne, en Allemagne et en France), ACH sur les factures en USD (États-Unis), Bacs sur les factures en GBP (Royaume-Uni) ou prélèvement préautorisé sur les factures en CAD (Canada). En MXN, seule la carte est proposée.
- Frais : lorsque Cord prélève des frais (aujourd’hui, sur les paiements en MXN), des frais uniques s’appliquent à l’ensemble du débit, et non des frais par facture. Voir Frais.
- Paiement en cours. Tant qu’un prélèvement bancaire est en cours de confirmation, ces factures affichent Paiement en cours et perdent leur case à cocher : elles ne peuvent être ni payées à nouveau ni annulées.
- Compte à vérifier. Si votre client autorise le prélèvement avec un compte qui se vérifie au moyen d’un petit dépôt (au Canada, par exemple), la fenêtre masque le bouton de paiement et lui indique que, sous 1 à 2 jours ouvrés, il recevra ce dépôt et un e-mail avec les instructions, avec le lien Vérifier mon compte. Ces factures restent elles aussi en Paiement en cours jusqu’à ce qu’il confirme le compte ou que la vérification expire. Voir Prélèvement bancaire.
- Jamais deux fois. Si une facture a déjà un paiement en cours depuis son propre lien (un prélèvement que la banque est encore en train de confirmer ou qui attend la vérification du compte), le portail ne la débite pas une seconde fois : il invite votre client à attendre la confirmation et, si le compte doit encore être vérifié, lui affiche le lien Vérifier mon compte.
Un paiement effectué depuis le portail se rembourse depuis le détail de n’importe laquelle des factures qu’il a réglées : seulement la part de cette facture, ou le paiement entier. Si le remboursement est effectué en dehors de Cord, Cord le répartit entre les factures qu’il a réglées : voir Remboursements.
Générer un nouveau lien ou le désactiver
Depuis le bloc Portail client de la fiche :
| Action | Ce qui se passe |
|---|---|
| Générer un nouveau lien | L’ancien lien cesse de fonctionner immédiatement et Cord en crée un autre. Utilisez cette action si le lien a été trop largement partagé ; partagez ensuite le nouveau avec votre client. |
| Désactiver le lien | Votre client ne peut plus ouvrir son portail tant que vous n’avez pas généré un autre lien. Le paiement automatique ne change pas : s’il reste actif, l’avis d’un débit qui échoue envoie à votre client un nouveau lien vers son portail. Si vous ne voulez pas qu’il puisse y revenir, désactivez aussi le paiement automatique. |
Les deux actions demandent une confirmation et sont consignées dans le journal d’audit de votre compte. Si le paiement automatique reste actif et qu’un débit échoue, l’e-mail que Cord envoie au client contient le bouton vers son portail et, pour cela, génère un nouveau lien si vous l’aviez désactivé. Pour qu’il n’existe plus aucun lien, désactivez aussi le paiement automatique.
Confidentialité et sécurité
- Le lien est un identifiant d’accès. Il est généré aléatoirement (32 octets) et ne peut pas être deviné. Quiconque le possède voit les factures et peut les payer : ne le partagez qu’avec votre client.
- Il n’est ni indexé ni mesuré. La page n’apparaît pas dans les moteurs de recherche, ne transmet pas son adresse à d’autres sites et n’embarque aucun outil d’analyse. Cord n’enregistre pas non plus le moment où votre client l’ouvre.
- Il est hébergé sur cordhq.app. Même si vous avez un domaine personnalisé, le portail n’est pas servi depuis votre domaine : votre domaine ne sert que les liens des devis et des factures, jamais une page contenant des moyens de paiement enregistrés.
- Les informations de paiement ne transitent pas par Cord. La carte ou le compte bancaire sont saisis dans le formulaire du prestataire de paiement ; Cord ne conserve que le type, la marque et les quatre derniers chiffres.
Limites
- Jusqu’à 50 factures dans un seul paiement, toutes dans la même devise.
- Le montant minimal par débit est celui du prestataire : 0,50 dans la devise (par exemple, 0,50 USD ou 0,50 EUR), ou 50 unités dans les devises sans décimales.
- Le portail ne propose ni Mercado Pago, ni SPEI, ni virement : le paiement en ligne se fait avec Cord Payments. Pour payer par virement, votre client utilise Voir et paie depuis le lien de cette facture : par SPEI vers la CLABE de cette facture (en MXN, si vous avez activé SPEI) ou par virement avec référence (en EUR, GBP ou USD, si vous l’avez activé).
- Il n’est pas possible de payer une partie d’une facture depuis le portail ; pour un paiement partiel, votre client utilise Voir et paie depuis le lien de cette facture.
- Les devis n’apparaissent pas dans le portail.
Problèmes courants
Mon client ne voit pas de bouton pour payer. Votre compte Cord Payments n’est pas actif, Carte est désactivée dans Paramètres › Paiements › Moyens de paiement, votre pays ne dispose pas de Cord Payments, ou le compte est un compte de test (« Portail de test : le paiement en ligne est désactivé. »).
Une facture n’apparaît pas. Vérifiez qu’elle a bien été émise à ce client. Un brouillon, une facture annulée ou un avoir ne sont pas listés.
Une facture ne peut pas être cochée. Votre client a déjà coché des factures dans une autre devise, la facture a un paiement en cours, ou aucun moyen de paiement n’est disponible dans cette devise.
Le lien indique que la page n’existe pas. Vous avez généré un nouveau lien ou désactivé le portail. Partagez le lien actuel depuis la fiche du client.
Envoyer par e-mail n’apparaît pas. Le client n’a pas d’e-mail sur sa fiche.