Créances et recouvrement opérationnel
Quoi encaisser aujourd’hui, qui contacter et comment consigner l’accord, sans perdre le fil de ce qui vous est dû.
De quoi s’agit-il
Recouvrement (barre latérale › Revenus) est une liste opérationnelle à ce jour. Elle n’a pas de sélecteur de dates, car elle répond à une seule question : qu’est-ce qui demande une action maintenant ? L’analyse historique (ancienneté complète, délais d’encaissement, comportement de paiement) se trouve dans Rapports › Recouvrement et créances. Voir Rapports et performance.
Prérequis
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Offre | Professionnel, Scale ou Developer. Avec les offres Gratuite et Starter, la page affiche une invitation à changer d’offre. |
| Droit | Recouvrement. |
| Recouvrement par IA | Professionnel, Scale ou Developer. Voir Recouvrement par IA. |
Ce qui entre dans la liste
La liste de Recouvrement provient de la vue unifiée des créances ; elle réunit donc les deux canaux :
- les devis approuvés ou facturés qui ne sont pas encore payés, dont l’échéance correspond à la date d’approbation plus les jours des conditions de paiement ;
- les factures ouvertes avec un solde, avec leur propre date d’échéance, y compris celles émises sans devis ;
- à l’exception des forfaits mensuels récurrents, qui s’encaissent automatiquement chaque mois et ne sont jamais traités comme des créances échues.
Chaque créance affiche son solde : pour un devis, le total moins les paiements déjà reçus (acomptes, échéances) ; pour une facture, le total moins les paiements partiels et les avoirs. Les montants sont exprimés dans la devise de votre entreprise ; si vous vendez dans plusieurs devises, la note en bas de page indique comment ils ont été convertis et lesquels ont été exclus faute de taux de change disponible.
Factures dans la liste
Une facture s’encaisse depuis son propre détail, car c’est là que le paiement est enregistré dans son historique. C’est pourquoi, sur les lignes de facture, le bouton indique Voir la facture au lieu de Payé, et la promesse de paiement ne s’enregistre que sur les lignes de devis. La relance par WhatsApp fonctionne sur les deux.
La vue unifiée des créances
Cord tient une vue unique qui réunit devis et factures sous une forme commune : origine, numéro, devise, total, payé, solde et jours de retard. Règles de cette vue :
- Un devis assorti d’une facture ouverte n’apparaît que sous forme de facture, car c’est la facture qui porte le solde réel ; le compter deux fois doublerait vos créances.
- Le solde d’une facture déduit déjà les paiements partiels et les avoirs.
- Les forfaits mensuels récurrents n’y figurent pas.
Elle est utilisée par l’agent de recouvrement par IA, le relevé de compte de chaque client et les requêtes sur les créances de Workflows.
Synthèse du jour
| Widget | Ce qu’il affiche |
|---|---|
| En retard | Total échu et nombre de créances. Touchez-le pour filtrer le tableau. |
| Échéance cette semaine | Créances qui arrivent à échéance dans les 7 prochains jours. |
| Promesses à échéance | Promesses prévues pour aujourd’hui ou avant, avec le pourcentage historique de promesses tenues. |
| En retard sans suivi | Créances échues sans promesse de paiement. Touchez-le pour filtrer le tableau. |
| À traiter en priorité | Priorité selon le montant et les jours de retard : le plus lourd en haut. |
| Promesses de paiement | Les promesses en attente, avec leur date et leur montant. |
| Respect des promesses | Tenues contre non tenues. |
| Crédit dépassé | Clients dont le solde ouvert dépasse la limite de crédit configurée. |
| Ancienneté des créances | Non échu, 1–30 jours, 31–60 jours et plus de 60 jours. |
| Créances | Le tableau sur lequel agir. |
Avec Personnaliser, vous pouvez masquer, réordonner ou redimensionner les widgets, avec les mêmes boutons à icône (Bibliothèque, Réinitialiser et Terminé), la même bibliothèque flottante et les mêmes raccourcis clavier que l’Accueil. Depuis la bibliothèque, vous pouvez aussi ajouter Plafonds de crédit dépassés : le nombre de clients qui dépassent aujourd’hui leur limite de crédit configurée. Cette préférence est personnelle et ne modifie aucun calcul.
Le tableau et ses actions
Le tableau se filtre par Toutes, En retard, Avec promesse ou Sans suivi. Chaque ligne affiche le client, le numéro, les conditions, l’échéance, le statut et le solde, avec les actions suivantes :
Enregistrer une promesse de paiement
- Sur la ligne, ouvrez la promesse de paiement.
- Saisissez la date à laquelle le client s’est engagé à payer, le montant (facultatif) et une note de 400 caractères maximum.
- Enregistrez. La promesse apparaît dans les widgets et la créance ne compte plus comme « sans suivi ».
- À la date prévue, marquez-la comme tenue ou laissez-la expirer comme non tenue. Si vous l’avez saisie par erreur, supprimez-la.
Une promesse sert à organiser le suivi et à mesurer le respect des engagements. Elle ne réduit pas le solde, ne prolonge pas l’échéance, ne déclenche aucun débit et ne retire pas la créance des échues. Si vous modifiez une promesse en cours, la nouvelle remplace l’ancienne.
Relancer par WhatsApp
Relancer par WhatsApp ouvre WhatsApp avec un message déjà rédigé : client, numéro, total, échéance et lien du document. Si la fiche du client comporte un numéro de téléphone, la conversation s’ouvre avec ce numéro ; sinon, vous choisissez le contact. Relisez le texte avant de l’envoyer : l’envoi se fait dans WhatsApp, pas dans Cord.
Enregistrer un paiement manuel
Le bouton Payé marque le devis comme payé, après une confirmation (« Enregistrer le paiement de [numéro] d’un montant de [montant] ? »). Sur les factures, Voir la facture ouvre leur détail pour y enregistrer le paiement.
Enregistrer un paiement est une saisie manuelle : cela ne crée aucun débit et ne confirme aucun versement. Utilisez-le uniquement après avoir vérifié le virement auprès de votre banque, et jamais pour simuler une recette.
Relances automatiques
En plus de ce que vous faites depuis cette page, Cord envoie de lui-même les relances automatiques de paiement : une séquence avant et après l’échéance de chaque facture, selon le calendrier que vous choisissez dans Paramètres › Facturation › Relances, et un rappel dans les jours qui précèdent l’échéance de chaque devis. Vous les désactivez sur ce même écran, et un client figurant dans Ne pas contacter ne les reçoit pas non plus.
Intérêts de retard
L’application automatique des intérêts de retard est suspendue le temps que se termine l’examen juridique pays par pays : il est impossible aujourd’hui de configurer de nouveaux taux et le traitement mensuel ne génère aucun débit. Les intérêts enregistrés auparavant continuent d’apparaître séparément afin de conserver la traçabilité du solde.
Recouvrement manuel et par IA
| Offre | Ce qu’elle inclut |
|---|---|
| Professionnel, Scale et Developer | Créances, priorités, promesses, WhatsApp, enregistrement des paiements et l’agent de recouvrement par IA, avec des paiements échelonnés. |
Limites
- Une promesse ne modifie pas le solde et ne s’enregistre que sur les devis.
- Payé marque le devis entier comme payé : pour les paiements partiels, enregistrez-les sur le document. Les factures s’encaissent depuis leur détail.
- Une vente dans une devise sans taux de change disponible n’est pas ajoutée aux totaux tant qu’il n’y en a pas.
Problèmes courants
Recouvrement n’apparaît pas. Vérifiez que votre offre est Professionnel ou supérieure et que vous disposez du droit Recouvrement.
Un client a payé l’acompte et la créance figure toujours dans la liste. C’est normal : la ligne affiche le solde restant, acompte déduit, jusqu’au paiement complet.
Je ne vois pas une facture échue. La liste comprend les factures ouvertes avec une date d’échéance et un solde. Une facture en brouillon, annulée, déjà payée ou sans date d’échéance n’y apparaît pas ; cherchez-la dans Factures.
Un montant ne correspond pas au document. La liste exprime tout dans la devise de votre entreprise. Consultez la note en bas de page : une devise sans taux de change disponible n’est pas additionnée.
Une promesse n’a pas réduit le solde. C’est voulu : seul un paiement enregistré le réduit.