Google Sheets

Jedes Angebot und jede Rechnung als Zeile in Ihrer Google-Tabelle, automatisch aktuell.

So funktioniert es

Cord legt in Ihrem Google Drive eine Tabelle an und schreibt Ihre Angebote und Rechnungen hinein: eine Zeile pro Dokument, die sich automatisch aktualisiert, wenn sich der Status des Dokuments ändert. Damit erledigen Sie das Übliche – den Monat summieren, nach Kunde filtern, ein Diagramm erstellen –, ohne etwas manuell zu exportieren.

Cord kann nur die Tabelle öffnen, die es selbst anlegt. Es fordert die Berechtigung drive.file an, die engste, die Google anbietet: Sonst sieht es nichts in Ihrem Google Drive. Zugriff auf alle Ihre Tabellen anzufordern, hätte Ihr Konto einer viel weiter gefassten Berechtigung unterworfen, als diese Funktion braucht.

Voraussetzungen

Wo	Was Sie brauchen
Cord	Die Berechtigung Einstellungen. Jeder Tarif.
Google Sheets	Ein Google-Konto (Gmail oder Google Workspace) mit Google Drive. Cord legt die Datei in diesem Konto an.
Andere Tabelle	Sie können gleichzeitig Microsoft Excel verbunden haben; jede Integration führt ihre eigene Datei.

Verbinden

Gehen Sie zu Einstellungen › Integrationen › Google Sheets. Sie benötigen die Berechtigung Einstellungen.
Klicken Sie auf Google Sheets verbinden und autorisieren Sie mit Ihrem Google-Konto.
Nach der Rückkehr legt Cord die Datei in Ihrem Google Drive an (benannt nach Ihrem Unternehmen und dem Jahr) und beginnt, sie mit Ihren bisherigen Daten zu füllen.
Klicken Sie auf Tabelle öffnen, um sie anzusehen. Die erste Befüllung dauert einen Moment, wenn Sie viele ältere Daten haben.

Sie können Google Sheets und Excel gleichzeitig verbunden haben; jede Integration führt ihre eigene Datei.

Was die Tabelle enthält

Zwei Tabellenblätter, Angebote und Rechnungen, mit einer Zeile pro Dokument:

Tabellenblatt	Spalten
Angebote	Nummer, Kunde, Status, Datum, Gültigkeit, Währung, Zwischensumme, Rabatt, Steuern, Gesamtbetrag, eingenommener Betrag und öffentlicher Link.
Rechnungen	Nummer, Kunde, Status, steuerlicher Status, Datum, Fälligkeit, Währung, Gesamtbetrag, bezahlter Betrag, offener Betrag und öffentlicher Link.

Beträge sind Zahlen, kein Text. Sie können sie summieren, mitteln und in Diagrammen darstellen, ohne etwas zu bereinigen.
Die Währung steht in einer eigenen Spalte. Wenn Sie in zwei Währungen verkaufen, zeigt die Tabelle das offen, statt es in der Zahl zu verstecken – so addieren Sie nie Pesos und Dollar.
Datumsangaben folgen der Zeitzone Ihres Kontos, im Format JJJJ-MM-TT, das sich korrekt sortieren lässt und von beiden Tabellenprogrammen als Datum erkannt wird.
Die Kopfzeile ist fixiert und mit Filter versehen, und die Spaltenbreite passt sich dem Inhalt an.

So bleibt sie aktuell

Wenn ein Angebot gesendet, erneut gesendet, bestätigt oder abgelehnt wird, abläuft, eine Teilzahlung erhält oder bezahlt wird – und wenn eine Rechnung ausgestellt, gesendet oder bezahlt wird, überfällig wird, storniert oder als uneinbringlich markiert wird –, sucht Cord seine Nummer in Spalte A und ersetzt diese Zeile. Findet Cord sie nicht, fügt es die Zeile am Ende hinzu. Entwürfe werden nicht geschrieben.

Deshalb können Sie sortieren, filtern und rechts eigene Spalten hinzufügen: Cord orientiert sich an der Nummer, nicht an der Zeilennummer. Nur Spalte A sollten Sie nicht verändern.

Jetzt aktualisieren schreibt Ihre letzten 500 Dokumente jedes Tabellenblatts neu. Nutzen Sie es direkt nach dem ersten Verbinden oder wenn Sie an etwas zweifeln.

Was in welche Richtung fließt

Google Sheets ist eine reine Ausgangsintegration: Cord schreibt in die Tabelle in Ihrem Google Drive und liest nichts zurück.

Richtung	Was übertragen wird	Wann
Von Cord zur Tabelle	Eine Zeile pro Angebot und eine pro Rechnung, mit den oben genannten Spalten.	Beim Verbinden (erste Befüllung), wenn sich der Status des Dokuments ändert und wenn Sie auf Jetzt aktualisieren klicken.
Von der Tabelle zu Cord	Nichts. Eine Zelle bearbeiten, eine Zeile löschen oder Spalten hinzufügen ändert in Cord nichts.	—

Wenn Sie eine Zeile manuell korrigieren, schreibt Cord sie bei der nächsten Änderung dieses Dokuments neu. Ihre Spalten rechts neben denen von Cord bleiben unberührt.

Limits

Limit	Wert
Dateien pro Verbindung	Eine, die Cord beim Verbinden anlegt
Erste Befüllung und Jetzt aktualisieren	Die letzten 500 Dokumente jedes Tabellenblatts
Jetzt aktualisieren	Bis zu 3-mal alle 5 Minuten
Verbindungen pro Organisation	Eine pro Anbieter
Erfasste Dokumente	Angebote ab dem Status „Gesendet“ und ausgestellte Rechnungen; Entwürfe nicht

Trennen

Auf derselben Karte über Trennen. Die Datei bleibt mit ihrem bisherigen Inhalt in Ihrem Konto; sie wird lediglich nicht mehr aktualisiert. Wenn Sie erneut verbinden, legt Cord eine neue Datei an.

Häufige Probleme

Meldung oder Symptom	Was zu tun ist
„Die Verbindung zu Ihrer Tabelle funktioniert nicht mehr“	Die Berechtigung wurde widerrufen oder das Passwort des Kontos wurde geändert. Verbinden Sie über die Karte erneut.
Sie haben die Datei gelöscht	Trennen Sie die Verbindung und verbinden Sie erneut; Cord legt eine neue Datei an und füllt sie.
Sie haben die erste Zeile gelöscht	Kein Problem: Cord schreibt sie bei der nächsten Aktualisierung neu.
Eine Zeile wurde doppelt angelegt	Prüfen Sie, ob jemand Spalte A bearbeitet hat; Cord ordnet Zeilen über die Nummer zu.