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Veröffentlichen, pausieren und löschen

Das Bearbeiten eines Workflows ändert nie, was gerade läuft – bis Sie es entscheiden.

Die drei Status

Status Bedeutung Wird er ausgeführt? Zählt er zum Limit des Tarifs?
Entwurf Wurde nie veröffentlicht. Nein Nein
Aktiv Hat eine veröffentlichte Version und ist eingeschaltet. Ja Ja
Pausiert Hat eine veröffentlichte Version, ist aber ausgeschaltet. Nein Nein

Entwurf und veröffentlichte Version

Jeder Workflow hat zwei Fassungen:

  • Den Entwurf, den Sie im Editor sehen und bearbeiten.
  • Die veröffentlichte Version, die läuft, wenn das Ereignis eintritt.

Während Sie bearbeiten, läuft die veröffentlichte Version unverändert weiter. Unterscheiden sich die beiden, zeigt der Editor Nicht veröffentlichte Änderungen, und die Schaltfläche lautet Änderungen veröffentlichen.

Den Entwurf speichern

Entwurf speichern (oder Cmd+S / Strg+S auf dem Desktop) speichert Namen und Schritte. Es wird nichts geprüft und nichts beeinflusst, was gerade läuft, Sie können also unfertige Arbeit speichern. Der Name ist allerdings Pflicht: Wenn Sie ihn leer lassen, sehen Sie „Geben Sie dem Workflow einen Namen.“

Hat jemand anderes denselben Workflow gespeichert, während Sie ihn bearbeitet haben, überschreibt Speichern dessen Änderungen nicht: Sie sehen „Jemand anderes hat Änderungen an diesem Workflow gespeichert, während Sie ihn bearbeitet haben. Laden Sie die Seite neu, um die neueste Version zu sehen: Ihre Änderungen wurden nicht gespeichert.“

Veröffentlichen

Veröffentlichen (oder Änderungen veröffentlichen) erledigt vier Dinge:

  1. Prüft, ob der Entwurf vollständig ist. Fehlt etwas, wird nicht veröffentlicht, und Sie sehen „Vor dem Veröffentlichen zu beheben: N“, wobei jedes Problem an seinem Schritt markiert ist.
  2. Prüft Ihre Berechtigungen. Der Workflow handelt mit Ihren, deshalb können Sie keinen Schritt veröffentlichen, den Sie nicht auch von Hand ausführen könnten. Der Editor markiert den Schritt, für den Ihnen die Berechtigung fehlt, zum Beispiel: „Um diesen Schritt zu veröffentlichen, benötigen Sie die Berechtigung „Freigaben“.“ Siehe Mit welchen Berechtigungen er handelt weiter unten.
  3. Prüft Ihren Tarif, wenn der Workflow nicht aktiv war. Haben Sie das Maximum an aktiven Workflows bereits erreicht, sehen Sie „Ihr Tarif erlaubt N aktive Workflows. Pausieren Sie einen oder wechseln Sie in einen höheren Tarif, um diesen zu veröffentlichen.“
  4. Kopiert den Entwurf in die veröffentlichte Version, erhöht die Versionsnummer und setzt den Workflow auf Aktiv.

Das Veröffentlichen von Änderungen an einem bereits aktiven Workflow belegt keinen weiteren Platz im Limit.

Vor dem Veröffentlichen fragt die Schaltfläche Was hat sich geändert?. Die Notiz ist optional, bis zu 280 Zeichen lang, und bleibt im Tab Versionen und bei jeder Ausführung mit dieser Version.

Im selben Fenster fasst Was passieren wird die Wirkung der Veröffentlichung dessen zusammen, was auf dem Bildschirm ist:

  • wie oft der Auslöser in den letzten 30 Tagen eingetreten ist und, wenn Sie einen Filter Nur wenn … gesetzt haben, wie viele davon ihn erfüllen (bei einem sehr aktiven Konto werden die 300 neuesten geprüft, und das wird angezeigt);
  • bei einem geplanten Workflow, wann er das nächste Mal läuft;
  • wie viele Ausführungen noch laufen und mit welcher Version sie enden.

Veröffentlichen führt den Workflow nicht für bereits Geschehenes aus: Er beginnt mit dem nächsten Ereignis.

Versionen

Jedes Mal, wenn Sie veröffentlichen, wird die veröffentlichte Version durch eine neue Version ersetzt, und Cord nummeriert jede Veröffentlichung. Was an dieser Nummerierung wichtig ist:

  • Jede Ausführung merkt sich ihre Version. Beim Erstellen speichert die Ausführung eine vollständige Kopie der zu diesem Zeitpunkt veröffentlichten Version: ihre Schritte, ihre Texte und ihre Fristen. Mit dieser Kopie läuft sie von Anfang bis Ende, auch wenn sie wegen einer Wartezeit Tage dauert. Unter Ausführungen zeigt das Detail jeder Ausführung, mit welcher Version sie lief, und die Notiz dieser Version.
  • Eine neue Version gilt nur für neue Ereignisse. Ausführungen in der Warteschlange oder im Wartezustand laufen mit der Version weiter, mit der sie begonnen haben. Beim Wiederholen einer fehlgeschlagenen Ausführung können Sie dagegen die neue Version verwenden: Genau das tut Wiederholen.
  • Jede Version bleibt im Verlauf. Der Tab Versionen zeigt jede Veröffentlichung, die neueste zuerst, mit Zeitpunkt, veröffentlichender Person und Notiz; die laufende ist mit Aktuell markiert. Als Entwurf wiederherstellen kopiert eine Version in den Entwurf, damit Sie sie prüfen und als neue Version veröffentlichen: Was läuft, ändert sich erst, wenn Sie veröffentlichen.
Sie möchten So gehen Sie vor
Eine Änderung testen, ohne zu beeinflussen, was läuft Bearbeiten Sie sie im Entwurf, klicken Sie auf Entwurf speichern und Testen. Veröffentlichen Sie noch nicht.
Dass die Änderung ab sofort gilt Änderungen veröffentlichen. Sie gilt für Ereignisse ab diesem Moment.
Dass eine wartende Ausführung die Änderung verwendet Das geht nicht: Brechen Sie sie ab und lassen Sie das nächste Ereignis eine Ausführung mit der neuen Version erstellen.
Den Text einer fehlgeschlagenen Ausführung korrigieren Veröffentlichen Sie die Änderung und klicken Sie in der Ausführung auf Wiederholen: Sie läuft mit der veröffentlichten Version ab dem fehlgeschlagenen Schritt.
Zu einer früheren Version zurückkehren Klicken Sie unter Versionen bei dieser Version auf Als Entwurf wiederherstellen und veröffentlichen Sie.

Vor dem Veröffentlichen testen

Test ohne Veröffentlichen mit dem letzten echten Versand (06.10.2026, 10:42): Die Wartebedingung war erfüllt, und der Workflow hätte die Aufgabe „Distribuidora El Zarco anrufen, solange COT-0148 noch aktuell ist“ erstellt und in Slack benachrichtigt, ohne etwas zu senden. Die Arbeitsfläche zeichnet den Pfad: jeder Schritt, der laufen würde, mit seiner Markierung, der Zweig „Wenn es eintritt“ hervorgehoben und „Wenn die Frist abläuft“ abgeblendet.

Die Schaltfläche Testen neben Speichern führt den Entwurf mit dem letzten echten Ereignis seines Auslösers aus. Es ist dieselbe Ausführung, die der veröffentlichte Workflow vornehmen würde, mit derselben Engine, nur dass nichts Cord verlässt:

  • Bedingungen und Abfragen lesen Ihre echten Daten: Sie sehen, welcher Zweig genommen würde.
  • Jede Aktion wird genau so vorbereitet, wie sie gesendet würde – Betreff und Inhalt, die Ihr Kunde erhielte, die Daten eines POST – und nicht gesendet. Was im Live-Betrieb fehlschlagen würde, schlägt auch hier fehl, aus demselben Grund: eine leer gebliebene Nachricht, eine interne URL, ein Header, der nicht mehr gelesen werden kann.
  • Wartezeiten gelten als abgelaufen: Der Test stellt die Uhr vor und läuft weiter, sodass Sie den gesamten Ablauf auf einen Blick sehen, mit den Daten dieses Zeitpunkts. Eine bedingte Wartezeit, deren Bedingung nicht erfüllt ist, erreicht ihre Frist und geht über Wenn die Frist abläuft weiter.
  • Der Test läuft mit Ihren Berechtigungen, denn Sie würden ihn veröffentlichen: Ein Schritt, den Sie nicht veröffentlichen könnten, nennt die fehlende Berechtigung.

Das Ergebnis liest sich wie eine Ausführung im Tab Ausführungen: jeder Schritt mit dem, was er erhalten hat und was er tun würde. Außerdem zeichnet die Arbeitsfläche den Pfad: Jeder Schritt, der laufen würde, trägt seine Markierung, der Zweig, den jede Entscheidung nehmen würde, ist hervorgehoben, und was nicht laufen würde, ist abgeblendet. Solange Sie den Pfad ansehen, lässt sich die Arbeitsfläche nicht bearbeiten; Zurück zum Bearbeiten oder das Schließen des Tests gibt sie wieder frei.

Wenn der Auslöser in Ihrem Konto noch nie eingetreten ist, sagt der Test das: Es gibt nichts, womit getestet werden kann. Lösen Sie das Ereignis einmal aus (zum Beispiel indem Sie ein Testangebot senden) und versuchen Sie es erneut.

Testen erstellt keine Ausführung, hinterlässt nichts im Verlauf und verbraucht nicht Ihr Versandkontingent.

Was mit laufenden Ausführungen passiert

Jede Ausführung speichert eine Kopie der Version, die zum Zeitpunkt des Ereignisses veröffentlicht war. Wenn Sie Änderungen veröffentlichen, schließen Ausführungen, die bereits in der Warteschlange standen oder warteten, mit der vorherigen Version ab; neue verwenden die neue.

So hinterlässt eine Änderung nie eine halb fertige Ausführung mit Schritten, die es nicht mehr gibt.

Mit welchen Berechtigungen er handelt

Ein Workflow tut nur, was die Person, die ihn veröffentlicht hat, von Hand tun könnte. Jede Aktion verlangt dieselbe Berechtigung wie dieselbe Aktion in der App:

Aktion Berechtigung der veröffentlichenden Person
Interne Anfrage freigeben Freigaben
Rechnung stornieren Forderungsmanagement
E-Mail an den Kunden senden, WhatsApp an den Kunden senden und Angebot ablaufen lassen Angebote
Aufgabe erstellen Angebote, Forderungsmanagement oder Kunden
Daten an eine URL senden Einstellungen
Team per E-Mail benachrichtigen, Slack, Teams und HubSpot Keine zusätzliche

Der Kontoinhaber hat alle. Cord prüft die Berechtigungen vor jeder Aktion erneut, auch wenn eine Ausführung nach einer Wartezeit weiterläuft:

  • Gehört die Person, die ihn veröffentlicht hat, nicht mehr zum Team, läuft kein Schritt in ihrem Namen: Die Ausführung schlägt mit „Die Person, die diesen Workflow veröffentlicht hat, gehört nicht mehr zum Team, deshalb wurde er pausiert.“ fehl, und der Workflow wird pausiert.
  • Hat sie die Berechtigung für einen Schritt nicht mehr, läuft dieser Schritt nicht, die Ausführung schlägt mit „Die Person, die diesen Workflow veröffentlicht hat, hat die für diesen Schritt nötige Berechtigung nicht mehr, deshalb wurde er pausiert.“ fehl, und der Workflow wird pausiert.

Um ihn wieder zu aktivieren, veröffentlicht ihn jemand mit der Berechtigung für alle seine Schritte erneut, und ab diesem Moment handelt er mit dessen Berechtigungen. Fortsetzen reicht nicht, weil es nicht ändert, wer für den Workflow verantwortlich ist.

Wenn ein Workflow eine interne Anfrage freigibt, steht das in der Aktivität des Angebots: „Von einem Workflow freigegeben und an den Kunden gesendet“.

Pausieren und fortsetzen

Über das Menü Weitere Aktionen im Editor:

  • Pausieren schaltet den Workflow aus. Er erstellt keine neuen Ausführungen mehr und gibt seinen Platz im Limit des Tarifs frei. Sie sehen „Workflow pausiert. Bereits laufende Ausführungen warten, bis Sie ihn fortsetzen.“
  • Fortsetzen schaltet ihn mit seiner letzten veröffentlichten Version wieder ein, und Sie sehen „Workflow fortgesetzt“. Hat Ihr Tarif keinen freien Platz mehr, sehen Sie denselben Limit-Hinweis wie beim Veröffentlichen. Kann die Person, die ihn veröffentlicht hat, nicht mehr alle seine Schritte ausführen, sehen Sie „Die Person, die diesen Workflow veröffentlicht hat, kann nicht mehr alle Schritte ausführen. Veröffentlichen Sie ihn erneut, um ihn wieder zu aktivieren.“

Cord pausiert einen Workflow auch selbst, und zwar in zwei Fällen: wenn die Person, die ihn veröffentlicht hat, eine Berechtigung verliert, die einer seiner Schritte braucht (siehe Mit welchen Berechtigungen er handelt), und wenn seine letzten 5 Ausführungen fehlschlagen oder Aufmerksamkeit erfordern (siehe Automatische Pause). Der Editor und die Liste nennen den Grund, und der Hinweis verschwindet, wenn Sie ihn fortsetzen oder erneut veröffentlichen.

Nur ein Workflow, der schon einmal veröffentlicht wurde, lässt sich pausieren oder fortsetzen. Ein Entwurf zeigt „Veröffentlichen Sie den Workflow, bevor Sie ihn pausieren oder fortsetzen.“

Ereignisse, die eintreten, während er pausiert ist, werden beim Fortsetzen nicht nachgeholt. Was bereits lief, geht nicht verloren: Ausführungen in der Warteschlange oder im Wartezustand bleiben bei ihrem Schritt und laufen weiter, wenn Sie ihn fortsetzen; ist ihre Wartezeit inzwischen abgelaufen, laufen sie weiter, sobald Sie ihn fortsetzen. Um eine davon zu verwerfen, brechen Sie sie unter Ausführungen ab; um alle auf einmal zu verwerfen, nutzen Sie Wartende Ausführungen abbrechen im Menü des Workflows, das Ihnen vorher sagt, wie viele es sind. Pausieren und Abbrechen sind getrennte Entscheidungen: Pausieren bewahrt sie, Abbrechen beendet sie endgültig.

Duplizieren

Duplizieren erstellt einen neuen Workflow mit dem Namen „Name (Kopie)“ und einer Kopie des Entwurfs. Die Kopie beginnt als Entwurf, ohne Ausführungsverlauf, und muss separat veröffentlicht werden. So kommen Sie schnell zu zwei ähnlichen Workflows mit unterschiedlichen Auslösern.

Löschen

Workflow löschen entfernt ihn aus Ihrer Liste, und er läuft nicht mehr: Ausführungen, die in der Warteschlange standen oder warteten, werden abgebrochen. Dies kann in der App nicht rückgängig gemacht werden. Cord bittet Sie vorher um Bestätigung.

Was der Workflow bereits getan hat, wird nicht gelöscht: Erstellte Aufgaben bleiben unter Aufgaben, E-Mails wurden bereits gesendet, und Slack-Nachrichten und HubSpot-Notizen bleiben, wo sie sind. Auch sein Ausführungsverlauf wird nicht gelöscht: Er bleibt gespeichert, und wenn Sie ihn nach dem Löschen einsehen müssen, schreiben Sie uns.

Wenn Sie unsicher sind, pausieren Sie, statt zu löschen. Ein pausierter Workflow bleibt mit seinem Verlauf in Ihrer Liste, behält, was gerade lief, und zählt nicht zum Limit Ihres Tarifs.

Änderungsprotokoll

Das Erstellen, Veröffentlichen, Pausieren, Fortsetzen und Löschen sowie das Wiederholen oder Abbrechen einer Ausführung wird unter Einstellungen › Audit-Log festgehalten, mit der Person, die es getan hat, und dem Zeitpunkt.

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