Fertige Ideen
Neun fertig aufgebaute Workflows, um Angebote zu erstellen, abzurechnen und Zahlungen einzuziehen, ohne etwas von Hand nachzuverfolgen. Cord sortiert sie passend zu Ihrem Unternehmen, und jeder wird als Entwurf angelegt, damit Sie ihn vor dem Veröffentlichen prüfen können.
So verwenden Sie eine Idee
Es gibt drei Wege:
- Klicken Sie in der Liste unter Workflows im Bereich Ideen für den Einstieg bei der Idee auf Verwenden.
- Klicken Sie im Editor eines leeren Workflows unter Mit einem Beispiel beginnen auf Diesen Workflow anpassen. Enthielt der Entwurf bereits Schritte, fragt Cord Bisherigen Entwurf ersetzen?, bevor sie ersetzt werden.
- Ist Slack, Teams oder HubSpot verbunden, zeigt die jeweilige Seite unter Einstellungen › Integrationen die Ideen, die die App verwenden.
In allen Fällen wird ein Entwurf mit Namen, Auslöser und Schritten der Idee angelegt, mit den Texten in der Sprache Ihres Kontos. Nichts läuft, bevor Sie auf Veröffentlichen klicken, und vorher können Sie mit Testen sehen, was der Workflow mit dem letzten echten Ereignis tun würde. Ändern Sie, was Sie möchten: Beträge, Tage, Texte oder Empfänger.
Ideen für Ihr Unternehmen
Die Ideen werden nach Ihren Antworten bei der Kontoerstellung sortiert:
- Zuerst die für Ihre Branche: zum Beispiel „Mit der Arbeit beginnen, sobald die Anzahlung eingeht“, wenn Sie im Bauwesen, in der Fertigung oder im Dienstleistungsbereich tätig sind.
- Danach die für die Ziele, die Sie gewählt haben (schneller Angebote erstellen, Zahlungen online einziehen, Rechnungen ausstellen, Angebote nachverfolgen, Margen kontrollieren oder Forderungsmanagement automatisieren), in der Reihenfolge, die für Ihre Rolle zählt: im Finanzbereich zuerst Rechnungen und Zahlungen, im Vertrieb Angebote und Nachverfolgung.
- Dann die für Ihre Rolle und zum Schluss die übrigen.
Jede Karte sagt, warum wir sie Ihnen vorschlagen, zum Beispiel Sie haben „Zahlungen online einziehen“ gewählt, Wegen Ihrer Rolle in Finanzen / Verwaltung oder Für Ihre Branche: Bauwesen. Haben Sie diese Fragen nicht beantwortet, sehen Sie alle neun in der Reihenfolge dieser Seite.
Außerdem wird jede Idee beim Verwenden für Ihr Konto aufgebaut:
- Benachrichtigungen an das Team gehen über Slack, wenn es verbunden ist; sonst über Teams; und sonst per E-Mail an den Kontoinhaber.
- Mit verbundenem HubSpot hinterlegt „Die Rechnung geht raus, sobald bezahlt wurde“ zusätzlich die Notiz am Deal.
- „Große Angebote gibt der Inhaber frei“ erscheint nur, wenn Ihr Tarif interne Freigaben umfasst und Sie nicht allein arbeiten: Ohne Team gibt es niemanden, der freigeben kann.
Auf einen Blick
| Idee | Auslöser | Voraussetzung | Zuerst vorgeschlagen, wenn |
|---|---|---|---|
| Kein Angebot kalt werden lassen | Ein Angebot wird gesendet | Kunde mit E-Mail-Adresse | Sie „Angebote nachverfolgen“ oder „schneller Angebote erstellen“ gewählt haben oder im Vertrieb arbeiten |
| Erinnerung 3 Tage vorher | Eine Rechnung wird bald fällig | Rechnungen mit Fälligkeitsdatum, Kunde mit E-Mail-Adresse | Sie „Zahlungen online einziehen“ oder „Forderungsmanagement automatisieren“ gewählt haben oder im Finanzbereich arbeiten |
| Zahlungserinnerungen mit steigendem Nachdruck | Eine Rechnung ist seit Tagen überfällig | Rechnungen mit Fälligkeitsdatum, Kunde mit E-Mail-Adresse | Sie „Forderungsmanagement automatisieren“ oder „Zahlungen online einziehen“ gewählt haben oder im Finanzbereich arbeiten |
| Die Rechnung geht raus, sobald bezahlt wurde | Ein Angebot wird vollständig bezahlt | Nichts weiter | Sie „Rechnungen ausstellen“ gewählt haben oder im Finanzbereich arbeiten |
| Ihr Montag | Nach festem Zeitplan | Nichts weiter | Sie das Unternehmen leiten oder im Finanzbereich arbeiten |
| Zahlung einer Rechnung anstoßen | Sie starten ihn aus einer Rechnung | Kunde mit E-Mail-Adresse | Sie „Zahlungen online einziehen“ gewählt haben oder im Vertrieb oder im Finanzbereich arbeiten |
| Letzte Erinnerung und Abschluss | Ein Angebot läuft bald ab | Angebote mit Gültigkeitsdatum, Kunde mit E-Mail-Adresse | Sie „schneller Angebote erstellen“ gewählt haben oder im Großhandel oder in der Fertigung tätig sind |
| Start mit der Anzahlung | Eine Teilzahlung geht ein | Angebote mit Anzahlung | Sie im Bauwesen, in der Fertigung oder im Dienstleistungsbereich tätig sind |
| Freigabe durch den Inhaber | Ein Angebot benötigt eine interne Freigabe | Scale-Tarif oder höher und ein Team | Sie „Margen kontrollieren“ gewählt haben oder das Unternehmen leiten |
1. Kein Angebot kalt werden lassen
Damit kein Angebot unbemerkt verloren geht.
Für welches Unternehmen: Agenturen, Kanzleien, Industriezulieferer oder jedes Team, das viele Angebote pro Woche sendet und keine Zeit hat, einzeln zu prüfen, wer welches geöffnet hat.
- Auslöser: Ein Angebot wird gesendet.
- Warten, bis der Aktuelle Angebotsstatus Angesehen oder Bestätigt ist (zwei mit Oder verknüpfte Regeln), mit einer Frist von 2 Tagen.
- Wenn es eintritt: Die Aufgabe „
{{cliente}}anrufen, solange{{folio}}noch aktuell ist“ wird erstellt, fällig in 1 Tag. Der Kunde hat das Angebot bereits gesehen: Jetzt ist der richtige Moment für einen Anruf. - Wenn die Frist abläuft: Der Kunde erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Fragen zu
{{folio}}?“ und der Nachricht „Guten Tag, wir melden uns zum Angebot{{folio}}über{{total}}. Wenn etwas angepasst werden soll, antworten Sie einfach auf diese E-Mail.“ - Danach warten, bis der Status Bestätigt oder Abgelehnt ist, mit einer Frist von 5 Tagen. Entscheidet der Kunde, endet die Ausführung hier.
- Fällt auch dann keine Entscheidung: Der Kundensaldo wird abgefragt und Sie werden benachrichtigt: „
{{folio}}seit einer Woche ohne Entscheidung“, mit dem offenen Saldo bei Ihnen ({{cliente_saldo}}, davon{{cliente_vencido}}überfällig).
- Voraussetzung: Für den Kunden ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Die E-Mail an den Kunden verbraucht das Versandkontingent Ihres Tarifs.
- Anpassen: Ändern Sie die Fristen oder entfernen Sie die E-Mail an den Kunden, wenn die Nachverfolgung nur im Team stattfinden soll.
2. Zahlungserinnerung 3 Tage vor Fälligkeit
Um vor dem Fälligkeitsdatum zu kassieren, nicht danach.
Für welches Unternehmen: wiederkehrende Dienstleistungen, Monatspauschalen und jedes Unternehmen mit offenen Forderungen, dessen Kunden pünktlich zahlen, wenn man sie erinnert.
- Auslöser: Eine Rechnung wird bald fällig. Tritt täglich ein, solange noch 1 bis 30 Tage bleiben und die Rechnung mit offenem Betrag offen ist.
- Bedingung: Tage bis zur Fälligkeit ist gleich 3.
- Wenn erfüllt: Kunden an die Zahlung erinnern, die Erinnerung von Cord mit dem offenen Betrag, dem Fälligkeitsdatum und der Schaltfläche zum Bezahlen. Ist nichts mehr offen oder sind die Erinnerungen des Kunden pausiert, wird nichts gesendet.
- Voraussetzung: Rechnungen mit Fälligkeitsdatum und ein Kunde mit E-Mail-Adresse.
- Anpassen: Ersetzen Sie die 3 durch die gewünschte Anzahl Tage oder fügen Sie eine zweite Bedingung hinzu, um auch am Fälligkeitstag zu erinnern.
3. Zahlungserinnerungen mit steigendem Nachdruck
Um dem Geld mit Bedacht nachzugehen, nicht mit einer einzigen E-Mail.
Für welches Unternehmen: Händler, Großhändler und Dienstleister, die mit einem Zahlungsziel von 30 oder 60 Tagen abrechnen und ein einheitliches Forderungsmanagement brauchen.
- Auslöser: Eine Rechnung ist seit Tagen überfällig. Tritt täglich ein, solange die Rechnung mit offenem Betrag offen ist, bis zu 90 Tage lang.
- Mehrere Zweige, einer pro Stufe, nach Tage überfällig:
- Tag 3: Kunden an die Zahlung erinnern, mit der Schaltfläche zum Bezahlen.
- Tag 10: Der Kunde erhält eine deutlichere E-Mail mit dem Betreff „Die Rechnung
{{numero}}ist seit 10 Tagen überfällig“. Sie bittet ihn zu bestätigen, wann er zahlt, und bietet an, die Rechnung zu prüfen, falls etwas zu korrigieren ist. - Tag 20: Alles, was der Kunde Ihnen schuldet, wird abgefragt; Sie werden mit „
{{cliente}}: 20 Tage überfällig“ benachrichtigt (offener Gesamtbetrag, überfälliger Betrag und Anzahl der Dokumente) und erhalten die Aufgabe „{{cliente}}wegen der Rechnung{{numero}}({{saldo}}) anrufen“.
- Andernfalls passiert nichts: An den übrigen Tagen endet die Ausführung ohne Schritte.
- Voraussetzung: Rechnungen mit Fälligkeitsdatum und ein Kunde mit E-Mail-Adresse.
- Anpassen: Ändern Sie den Tag der einzelnen Zweige oder fügen Sie bei 30 Tagen einen vierten mit einer Freigabe hinzu, um über eine Kreditsperre zu entscheiden. Mehr unter Mehrere Zweige.
4. Die Rechnung geht raus, sobald bezahlt wurde
Damit kein bezahlter Verkauf ohne Rechnung bleibt.
Für welches Unternehmen: jedes Unternehmen, das bei Zahlungseingang abrechnet, und in Mexiko alle, die den CFDI ausstellen, sobald der Kunde zahlt.
- Auslöser: Ein Angebot wird vollständig bezahlt.
- Aktion: Angebot in Rechnung stellen, wie ein Klick auf In Rechnung stellen, nach den Regeln Ihres Landes. War das Angebot bereits abgerechnet, wird keine weitere Rechnung ausgestellt.
- Mit verbundenem HubSpot: Notiz in HubSpot hinzufügen mit „
{{cliente}}hat{{folio}}über{{total}}bezahlt. Die Rechnung wurde in Cord ausgestellt.“
- Voraussetzung: nichts weiter; in Mexiko Ihre Rechnungseinstellungen, bereit zum Stempeln.
- Anpassen: Fügen Sie nach der Rechnungsstellung eine Benachrichtigung an das Team oder eine Aufgabe für die Lieferung hinzu.
5. Ihr Montag: Eingänge, Überfälliges und wen Sie anrufen
Um die Woche mit dem Wissen zu beginnen, wie viel eingegangen ist, wie viel noch offen ist und wen Sie anrufen müssen.
Für welches Unternehmen: Inhaber und Finanzverantwortliche, die die Zahl der Woche haben möchten, ohne die App zu öffnen.
- Auslöser: nach festem Zeitplan, wöchentlich, montags um 9 Uhr (in der Zeitzone Ihres Kontos).
- Abfrage der Zahlungseingänge der letzten 7 Tage, der überfälligen Forderungen und der offenen Pipeline.
- Benachrichtigung an Sie mit „Ihre Woche in Cord (
{{fecha}})“: die Eingänge und aus wie vielen Zahlungen, das Überfällige und seit wie vielen Tagen das älteste überfällig ist, und was in Angeboten noch abzuschließen ist. - Für jedes Element: jede überfällige Forderung, bis zu 20. Liegt Tage überfällig zwischen 30 und 36, erhalten Sie die Aufgabe „
{{item_cliente}}wegen{{item_folio}}anrufen:{{item_saldo}},{{item_dias_vencido}}Tage überfällig“. So fordert jede Forderung nur einmal einen Anruf an, am Montag der Woche, in der sie die 30 Tage überschreitet.
- Voraussetzung: nichts weiter.
- Anpassen: Stellen Sie auf monatlich am 1. um oder ersetzen Sie die 30 Tage durch die Frist Ihrer Kreditrichtlinie. Mehr unter Für jedes Element.
6. Zahlung einer Rechnung anstoßen
Für den Moment, in dem Sie entscheiden, dass eine Rechnung nicht mehr warten kann.
Für welches Unternehmen: alle, die auf Ziel verkaufen und lieber von Fall zu Fall entscheiden, bei wem sie nachhaken, statt eine automatische Sequenz für alle Rechnungen aufzubauen.
- Auslöser: Sie starten ihn aus einer Rechnung oder aus mehreren auf einmal. Siehe Sie starten ihn.
- Endet vorzeitig, wenn … der Aktuelle Rechnungsstatus Bezahlt ist: Sobald der Kunde zahlt, endet die Ausführung.
- Aktion: Kunden an die Zahlung erinnern.
- Warten: 3 Tage, nur Geschäftstage (Montag bis Freitag).
- Aktion: Sie erhalten die Aufgabe „
{{cliente}}anrufen:{{numero}}ist weiterhin unbezahlt ({{saldo}})“, fällig am selben Tag.
- Voraussetzung: ein Kunde mit E-Mail-Adresse. Zum Starten brauchen Sie die Berechtigung Forderungsmanagement.
- Anpassen: Ändern Sie die Wartetage oder fügen Sie vor der Aufgabe eine zweite Erinnerung hinzu. Mehr zum Ziel unter Vorzeitig enden: das Ziel.
7. Letzte Erinnerung und Abschluss des Angebots
Um den Vorgang abzuschließen, statt Angebote für immer offen zu lassen.
Für welches Unternehmen: alle, die mit sich ändernden Preisen anbieten – Material, Import, Wechselkurs, Saison – und ein altes Angebot nicht halten können.
- Auslöser: Ein Angebot läuft bald ab. Tritt täglich ein, solange noch 1 bis 30 Tage bleiben und das Angebot noch gesendet oder angesehen ist.
- Bedingung: Tage bis zum Ablauf ist gleich 2.
- Wenn erfüllt: Der Kunde erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Das Angebot
{{folio}}läuft am{{vence}}ab“ und der Einladung, es über den Link zu bestätigen. - Warten, bis der Status Bestätigt oder Abgelehnt ist, mit einer Frist von 2 Tagen.
- Wenn die Frist abläuft: Das Angebot läuft ab – der Kunde kann es über den Link nicht mehr bestätigen –, und Sie werden benachrichtigt: „
{{folio}}ist ohne Antwort abgelaufen“.
- Voraussetzung: Angebote mit Gültigkeitsdatum und ein Kunde mit E-Mail-Adresse.
- Anpassen: Entfernen Sie den Schritt Angebot ablaufen lassen, wenn Sie das Angebot lieber von Hand schließen.
8. Mit der Arbeit beginnen, sobald die Anzahlung eingeht
Damit niemand ohne Geld anfängt und niemand wartet, wenn es schon da ist.
Für welches Unternehmen: Bau, Werkstätten, Auftragsfertigung, Veranstaltungen oder Beratung: alles, wofür vor Beginn eine Anzahlung verlangt wird.
- Auslöser: Eine Teilzahlung geht ein.
- Bedingung: Die Zahlungsart ist Anzahlung.
- Wenn erfüllt: Die Aufgabe „Arbeit für
{{folio}}({{cliente}}) beginnen“ wird erstellt, fällig in 1 Tag, und Sie werden benachrichtigt: „Eine Anzahlung von{{monto}}ist eingegangen. Restbetrag:{{saldo_pendiente}}.“
- Voraussetzung: Angebote mit Anzahlung. Siehe Anzahlungen.
- Anpassen: Weisen Sie die Aufgabe unter Zuständig der Person zu, die mit der Arbeit beginnt.
9. Große Angebote gibt der Inhaber frei
Damit eine kleine Freigabe auf niemanden wartet und eine große nicht ohne die Zustimmung des Inhabers hinausgeht.
Für welches Unternehmen: Vertriebsteams, in denen ein Rabatt oder ein hoher Betrag die Zustimmung des Inhabers erfordert, die meisten Anfragen aber klein sind.
- Auslöser: Ein Angebot benötigt eine interne Freigabe.
- Bedingung: Der Gesamtbetrag ist kleiner als der Betrag, den Sie festlegen, in der Währung Ihres Unternehmens.
- Wenn erfüllt: Interne Anfrage freigeben; das Angebot geht an den Kunden.
- Wenn nicht erfüllt: Freigabe anfordern beim Kontoinhaber, mit einem Tag Bedenkzeit und der Nachricht „
{{folio}}für{{cliente}}({{total}}) braucht eine Freigabe. Grund:{{motivo}}“. Ist Slack verbunden, wird er auch dort benachrichtigt. - Bei Freigabe: Die interne Anfrage wird freigegeben. Bei Ablehnung oder Fristablauf: Das Team erfährt, dass
{{folio}}nicht freigegeben wurde und am Angebot offen bleibt, bis jemand es prüft.
- Voraussetzung: interne Freigaben, die ab dem Scale-Tarif enthalten sind, die Berechtigung Freigaben, um sie zu veröffentlichen, und eine weitere Person im Team.
- Anpassen: Der Betrag ist eine Entscheidung Ihres Unternehmens, deshalb kommt die Idee mit leerem Wert und lässt sich erst veröffentlichen, wenn Sie ihn eintragen. Wenn Sie in mehreren Währungen verkaufen, fügen Sie pro Währung eine Regel hinzu, verknüpft mit Oder. Mehr unter Freigabe anfordern.
Ideen kombinieren
Eine Idee ist ein Ausgangspunkt, keine Grenze. Sie können zum Beispiel „Zahlungserinnerungen mit steigendem Nachdruck“ um einen Zweig bei 30 Tagen ergänzen, der beim Inhaber eine Freigabe anfordert und, wenn er sie erteilt, die Erinnerungen an diesen Kunden pausiert; oder „Ihr Montag“ um eine Bedingung, damit Sie nur benachrichtigt werden, wenn das Überfällige einen bestimmten Betrag übersteigt. Was denselben Auslöser hat, passt in einen einzigen Workflow, und im kostenlosen Tarif und im Starter-Tarif spart das außerdem Plätze für aktive Workflows.