Wartezeiten
Eine Wartezeit lässt Tage bis zum nächsten Schritt vergehen. Erst sie macht aus einer sofortigen Reaktion eine Nachverfolgung.
Eine Wartezeit konfigurieren
- Klicken Sie auf Schritt hinzufügen › Wartezeit hinzufügen. Wartezeit bearbeiten öffnet sich.
- Geben Sie die Tage (0 bis 30) und bei Bedarf die Stunden ein. Die weiteren Optionen werden unten erklärt.
- Klicken Sie auf Fertig. Auf der Arbeitsfläche lautet der Schritt „1 Tag warten“ oder „N Tage warten“.
Sie können mehrere Wartezeiten in denselben Workflow setzen, auf der Hauptebene oder innerhalb eines Zweigs. Zum Beispiel: nach 3 Tagen benachrichtigen und nach 7 noch einmal.
Wann es weitergeht
Die Tage werden ab dem Moment gezählt, in dem die Ausführung die Wartezeit erreicht. Sind sie vergangen, läuft der nächste Schritt bei der nächsten Prüfung durch Cord. Cord prüft alle 5 Minuten und zusätzlich bei jeder Aktivität in Ihrem Konto (ein Angebot wird gesendet, eine Zahlung geht ein).
Beispiel: Ein Angebot wird am Montag um 16:00 Uhr gesendet, und der Workflow wartet 3 Tage. Die 3 Tage sind am Donnerstag um 16:00 Uhr vorbei, und der nächste Schritt läuft bei der ersten Prüfung nach dieser Uhrzeit.
In der Zwischenzeit erscheint die Ausführung im Tab Ausführungen als Wartet, mit dem Datum, an dem sie fortgesetzt wird („Fortsetzung am …“).
Wenn Sie etwas sofort brauchen, verwenden Sie keine Wartezeit: Setzen Sie die Aktion direkt hinter den Auslöser. Aktionen ohne Wartezeit laufen, sobald das Ereignis eintritt.
Geschäftstage, Stunden und Daten des Dokuments
Eine Wartezeit bietet mehr Optionen als Tage:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Tage und Stunden | Sie werden addiert: „1 Tag und 4 Stunden“. Mit 0 Tagen können Sie nur Stunden warten. |
| Nur Geschäftstage (Montag bis Freitag) | Tage zählen von Montag bis Freitag: 1 Geschäftstag ab einem Freitag fällt auf den Montag. Feiertage werden nicht abgezogen. |
| Zu einer Uhrzeit fortsetzen | Es geht zu dieser Uhrzeit in der Zeitzone Ihres Kontos weiter, zum Beispiel „am nächsten Geschäftstag um 09:00“. Mit gewählter Uhrzeit werden keine Stunden addiert. |
| Zählt ab | Geht von einem Datum des Dokuments aus statt vom Moment, in dem die Ausführung den Schritt erreicht, davor oder danach: „3 Tage vor Fälligkeitsdatum“. Ohne gewählte Uhrzeit geht es um 09:00 weiter. |
Verwendbar sind die Daten, die der Auslöser mitbringt: Fälligkeitsdatum bei Rechnungen, Gültig bis bei „Ein Angebot läuft bald ab“, Antwortfrist bei Rückbuchungen und Zugesagtes Datum bei „Eine Zahlungszusage wird erfasst“.
- Ist der berechnete Zeitpunkt schon vorbei (zum Beispiel wurde die Rechnung zwei Tage vor Fälligkeit gesendet und die Wartezeit endet 3 Tage davor), gibt es nichts zu warten: Die Ausführung läuft sofort weiter.
- Hat das Dokument dieses Datum nicht, schlägt der Schritt fehl mit „Das Dokument hat nicht das Datum, ab dem die Wartezeit zählt, daher lässt sich nicht bestimmen, wann es weitergeht.“
Wartezeit plus Bedingung: das Muster für die Nachverfolgung
Fast immer folgt auf eine Wartezeit eine Bedingung, die fragt, ob etwas noch unverändert ist. Dafür gibt es den aktuellen Status, der bei der Auswertung der Bedingung gelesen wird und nicht zum Zeitpunkt des Ereignisses.
| Sie möchten | Auslöser | Wartezeit | Bedingung |
|---|---|---|---|
| Anrufen, wenn das Angebot nicht geöffnet wurde | Ein Angebot wird gesendet | 3 Tage | Aktueller Angebotsstatus ist Gesendet |
| Nachhaken, wenn es bestätigt, aber nicht bezahlt wurde | Ein Angebot wird bestätigt | 5 Tage | Aktueller Angebotsstatus ist Bestätigt |
| Eine überfällige Rechnung eskalieren | Eine Rechnung wird überfällig | 7 Tage | Aktueller Rechnungsstatus ist Offen |
Würden Sie Status beim Ereignis statt des aktuellen Status verwenden, würde die Bedingung immer mit dem Status von vor einigen Tagen antworten, und die Nachverfolgung liefe auch dann, wenn der Kunde längst reagiert hat. Mehr dazu unter Bedingungen.
Was passiert, wenn Sie während der Wartezeit etwas ändern
| Wenn während der Wartezeit … | Dann |
|---|---|
| Sie Änderungen am Workflow veröffentlichen | Die Ausführung läuft mit der Version weiter, mit der sie begonnen hat. Die Änderungen gelten für neue Ausführungen. |
| Sie den Workflow pausieren | Die Ausführung geht nicht weiter, solange der Workflow pausiert ist: Sie bleibt bei ihrem Schritt und läuft weiter, wenn Sie ihn fortsetzen. Ist ihre Wartezeit inzwischen abgelaufen, läuft sie weiter, sobald Sie ihn fortsetzen. |
| Sie den Workflow löschen | Die Ausführung wird abgebrochen. Der Verlauf bleibt erhalten. |
| Sie in einen niedrigeren Tarif wechseln und der Workflow danach über dem Limit liegt | Liegt er am Ende der Wartezeit noch über dem Limit, wird die Ausführung mit dem Hinweis „Ihr aktueller Tarif umfasst diesen aktiven Workflow nicht.“ abgebrochen. |
| sich das Angebot oder die Rechnung ändert | Nichts wird unterbrochen. Die nachfolgende Bedingung liest den neuen Status, wenn sie den aktuellen Status verwendet. |
Eine wartende Ausführung abbrechen
Öffnen Sie unter Ausführungen die wartende Ausführung und klicken Sie auf Abbrechen. Sie erhält den Status Abgebrochen, und es laufen keine weiteren Schritte. Nur Ausführungen mit dem Status In Warteschlange oder Wartet können abgebrochen werden.
Warten, bis etwas eintritt
Eine normale Wartezeit zählt Tage. Warten, bis … zählt Tage und überwacht eine Bedingung: Sobald sie erfüllt ist, geht der Workflow weiter, ohne den Rest der Frist abzuwarten.
- Klicken Sie auf Schritt hinzufügen › Warten, bis ….
- Legen Sie die Bedingung genauso fest wie eine normale Bedingung: zum Beispiel Aktueller Angebotsstatus ist Angesehen.
- Geben Sie die Höchstfrist (Tage) ein (1 bis 30).
Der Schritt hat zwei Zweige:
| Zweig | Wann er genommen wird |
|---|---|
| Wenn es eintritt | Die Bedingung wurde erfüllt, bevor die Frist abgelaufen ist. |
| Wenn die Frist abläuft | Die Tage sind vergangen, ohne dass sie erfüllt wurde. |
Betrifft das, worauf Sie warten, das Dokument des Workflows (der Kunde öffnet oder bestätigt das Angebot, die Zahlung der Rechnung geht ein), geht der Schritt in dem Moment weiter, in dem es passiert. Andernfalls prüft Cord erneut so oft wie bei Wartezeiten. Die Frist wird festgelegt, wenn die Ausführung den Schritt zum ersten Mal erreicht, und verschiebt sich nicht: Die Prüfungen schieben sie nicht nach hinten.
Beispiel, die Idee „Kein Angebot kalt werden lassen“: Nach dem Senden wartet sie mit einer Frist von 2 Tagen, bis der Kunde das Angebot öffnet. Öffnet er es, wird die Aufgabe erstellt, ihn anzurufen, solange das Angebot noch aktuell ist; andernfalls erhält er eine E-Mail, und der Workflow wartet weitere 5 Tage auf seine Entscheidung.
Verwenden Sie in diesen Bedingungen den aktuellen Status, nicht Status beim Ereignis: Der Status beim Ereignis ändert sich nie, eine Bedingung darauf würde also immer gleich antworten, und die Wartezeit würde die Frist grundlos ausschöpfen.
Vorzeitig enden: das Ziel
Eine Folge von Erinnerungen sollte nicht weiterlaufen, wenn der Kunde schon bezahlt hat. Im Panel des Auslösers legt Ziel hinzufügen die Bedingungen fest, unter denen der Workflow seine Arbeit als erledigt betrachtet, zum Beispiel „Aktueller Rechnungsstatus ist Bezahlt“.
- Cord prüft das Ziel vor jedem Schritt mit den aktuellen Daten: Ist es erfüllt, endet die Ausführung als Abgeschlossen, ohne den Rest auszuführen, und im Detail steht „Vorzeitig beendet: Das Ziel des Workflows wurde erreicht.“
- Befindet sich die Ausführung in einer mehrtägigen Wartezeit, prüft ein Ereignis zu ihrem Dokument sie sofort: Wird die Rechnung bezahlt, endet sie dort, statt das Ende der Wartezeit abzuwarten. Weckt sie etwas, das das Ziel nicht erfüllt, wartet sie bis zur selben Frist weiter.
- Anders als der Filter kann das Ziel lesen, was Cord live liest, etwa den aktuellen Status.
- Testen prüft es ebenfalls: Erfüllt das Dokument des letzten Ereignisses das Ziel bereits, zeigt der Test, dass die Ausführung vorzeitig enden würde.