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Rückerstattungen

Erstatten Sie einem Kunden Geld genau dort, wo Sie die Zahlung sehen – mit einer Bestätigung Ihrer Identität.

Wo Sie erstatten

Das hängt davon ab, auf welchem Weg das Geld eingegangen ist:

Die Zahlung ging ein über … Erstattet wird unter …
Den Link eines Angebots (vollständige Zahlung, Anzahlung, Restzahlung oder Raten) oder eine Monatspauschale Einnahmen › Zahlungen (/app/cobros), mit der Schaltfläche Erstatten unter „Letzte Zahlungen“.
Den Link einer Rechnung, das Kundenportal oder die automatische Zahlung Die Detailansicht der Rechnung, mit der Schaltfläche Erstatten neben der Zahlung. Siehe Zahlung einer Rechnung erstatten.
Den Link eines Angebots, eingezogen mit Mercado Pago Ihr Mercado-Pago-Konto; Cord liest die Rückerstattung aus und erfasst sie selbst (siehe Mercado Pago).
Eine manuell erfasste Zahlung (Überweisung, Bargeld, Scheck) Außerhalb von Cord: Cord hat dieses Geld nicht bewegt, daher gibt es keine Schaltfläche. Die Rückzahlung regeln Sie direkt mit Ihrem Kunden.

Unter Einnahmen › Zahlungen hat jede Zeile in „Letzte Zahlungen“, die zu einer über Cord Payments abgeglichenen Zahlung gehört, die Schaltfläche Erstatten. Sobald eine Rückerstattung bestätigt ist, berücksichtigt Cord sie im offenen Betrag jeder Rechnung, die mit diesem Geld bezahlt wurde (siehe Auswirkung auf eine verknüpfte Rechnung).

Für eine Rückerstattung ist die Berechtigung Rückerstattungen erforderlich. Diese Berechtigung wird den Administratoren des Teams nicht automatisch erteilt – der Inhaber des Kontos muss sie jedem Mitglied, das Rückerstattungen vornehmen soll, ausdrücklich unter Einstellungen › Team und Rollen erteilen. Das ist beabsichtigt: Geld aus dem Konto heraus zu bewegen, ist eine sensiblere Aktion, als es zu verwalten.

So funktioniert es

Unter Einnahmen › Zahlungen (die Detailansicht einer Rechnung funktioniert genauso, mit den unten beschriebenen Besonderheiten):

  1. Klicken Sie in der Zeile der Zahlung auf Erstatten.
  2. Es öffnet sich ein Dialog mit dem für eine Rückerstattung verfügbaren Betrag (er kann niedriger als der Gesamtbetrag sein, wenn Sie bereits eine Teilerstattung vorgenommen haben) und einem optionalen Feld für einen internen Grund.
  3. Geben Sie den Betrag ein – den Gesamtbetrag oder nur einen Teil.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, mit dem Sie bestätigen, dass die Rückerstattung dem Kunden den angegebenen Betrag zurückgibt, aber die Plattformgebühr von Cord nicht automatisch erstattet. Ohne dieses Kontrollkästchen können Sie nicht bestätigen.
  5. Da diese Aktion Geld bewegt, bittet Cord Sie, Ihre Identität erneut zu bestätigen (mit Ihrem Passwort oder Ihrem Code für die Zwei-Faktor-Authentifizierung), bevor die Rückerstattung ausgeführt wird, auch wenn Sie bereits angemeldet sind. Es ist derselbe Mechanismus der „erneuten Authentifizierung“, der andere sensible Aktionen des Kontos schützt.
  6. Die Rückerstattung wird im Audit-Log Ihrer Organisation festgehalten, mit dem Betrag, dem Grund (falls angegeben) und der Person, die sie autorisiert hat.

Sie können dieselbe Zahlung mehrmals erstatten, solange die Summe nicht den ursprünglich eingezogenen Betrag übersteigt – der Dialog zeigt Ihnen immer, wie viel noch verfügbar ist.

Zahlung einer Rechnung erstatten

Diese Funktion ist neu und in Ihrem Konto möglicherweise noch nicht freigeschaltet. Wenn Sie sie nicht sehen, schreiben Sie uns.

In der Detailansicht einer Rechnung listet der Abschnitt Zahlungen jede Zahlung auf. Eine Online-Zahlung – per Karte, Lastschrift (SEPA, ACH, Bacs oder vorautorisierte Lastschrift in Kanada), Überweisung (SPEI oder mit Referenz) oder Mercado Pago –, die über den Rechnungslink, das Kundenportal oder die automatische Zahlung eingegangen ist, hat die Schaltfläche Erstatten. Unter jeder Zahlung sehen Sie, was bereits erstattet wurde und was gerade in Bearbeitung ist.

Detailansicht der Rechnung FAC-000231 von Materiales del Valle, bis zu den Zahlungen gescrollt: die Summen mit „Erstattet“ 4.250,00 $ MXN, „Bezahlt“ 196.469,20 $ MXN und „Offen“ 4.250,00 $ MXN; der Bereich „Zahlungen“ mit der Anzahlung aus dem Angebot COT-0148 und dem Link „Rückerstattung über Einnahmen › Zahlungen“, eine Kartenzahlung über 40.000,00 $ MXN mit „Erstattet 4.250,00 $ MXN“ und der Schaltfläche „Erstatten“, eine SPEI-Zahlung über 30.000,00 $ MXN mit „Rückerstattung läuft 2.000,00 $ MXN“ und der Schaltfläche „Erstatten“ sowie eine manuell erfasste Überweisung ohne Schaltfläche; unten der Hinweis zu manuell erfassten Zahlungen und die Erinnerung, dass der CFDI gültig bleibt.
  1. Klicken Sie neben der Zahlung auf Erstatten.
  2. Cord prüft die Zahlung und sagt Ihnen, was zurückgegeben werden kann, bevor Sie bestätigen: den verfügbaren Betrag, ob ein Teilbetrag möglich ist und, falls keine Rückerstattung möglich ist, warum.
  3. Geben Sie den Betrag ein (oder bestätigen Sie den Gesamtbetrag), fügen Sie bei Bedarf einen internen Grund hinzu und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, mit dem Sie bestätigen, dass die Plattformgebühr von Cord nicht automatisch erstattet wird.
  4. Bestätigen Sie. Cord bittet Sie, Ihre Identität erneut zu bestätigen, wenn Sie das in den letzten 10 Minuten nicht getan haben, genau wie unter Zahlungen.
  5. Die Rückerstattung wird im Audit-Log und in der Aktivität der Rechnung festgehalten.
Dialog „Zahlung erstatten“ für eine Kartenzahlung über 40.000,00 $ MXN: der Hinweis, dass das Geld auf die Karte des Kunden zurückgeht, „Zu erstattender Betrag (MXN)“ mit eingegebenem 4250.00 und „Erstattungsfähig: 40.000,00 $ MXN“, der interne Grund, der Hinweis, dass die Erstattung den CFDI nicht storniert, das angekreuzte Kästchen zur Cord-Gebühr und die Schaltfläche „Rückerstattung bestätigen“.

Was jede Methode erlaubt

Methode Rückerstattung Frist und Dauer
Karte Vollständig oder teilweise Das Geld geht innerhalb der Fristen der Bank des Kunden auf seine Karte zurück.
SEPA-Lastschrift (EUR) Vollständig oder teilweise Bis zu 180 Tage nach der Belastung. Die Bearbeitung dauert 3 bis 4 Geschäftstage, bis zum Eingang auf dem Konto des Kunden bis zu 5.
ACH-Lastschrift (USD) Nur vollständig Bis zu 180 Tage nach der Belastung. Sie dauert bis zu 3 Geschäftstage und kommt beim Kunden als Gutschrift an, die nicht als „Rückerstattung“ gekennzeichnet ist: Informieren Sie ihn.
Bacs-Lastschrift (GBP) Vollständig oder teilweise Bis zu 180 Tage nach der Belastung. Sie dauert 3 bis 4 Geschäftstage. Ihr Kunde kann die Belastung bei seiner Bank ohne zeitliche Begrenzung reklamieren, auch nach der Rückerstattung: Teilen Sie ihm mit, dass Sie ihm den Betrag zurückerstatten, damit er ihn nicht doppelt erhält.
Vorautorisierte Lastschrift (CAD) Vollständig oder teilweise Bis zu 180 Tage nach der Belastung. Sie dauert etwa 3 Geschäftstage, kann nicht storniert werden und kommt beim Kunden als Gutschrift an, die nicht als „Rückerstattung“ gekennzeichnet ist: Informieren Sie ihn.
SPEI-Überweisung (MXN) oder Überweisung mit Referenz (EUR, GBP oder USD) Vollständig oder teilweise Bis zu 180 Tage nach der Belastung. Das Geld geht auf das Bankkonto Ihres Kunden zurück: Er erhält eine E-Mail, um es anzugeben, und solange er das nicht tut, bleibt die Rückerstattung in Wartestellung, ohne den offenen Betrag wieder zu öffnen. Antwortet er nicht innerhalb von 45 Tagen, wird die Rückerstattung nicht abgeschlossen und das Geld bleibt als Guthaben zu seinen Gunsten auf Ihrem Zahlungskonto: Schreiben Sie uns, um es zurückzugeben. Für die Anforderung braucht die Rechnung die E-Mail-Adresse des Kunden.
Mercado Pago Vollständig oder teilweise Das Geld wird von Ihrem verbundenen Mercado-Pago-Konto abgebucht und geht an die Zahlungsmethode zurück, mit dem der Kunde bezahlt hat.
Dialog „Zahlung erstatten“ für eine SPEI-Überweisung über 30.000,00 $ MXN: der Hinweis, dass der Kunde eine E-Mail erhält, um sein Bankkonto anzugeben, und die Erstattung bis dahin wartet, der Betrag 2000.00 MXN, der Grund, der Hinweis zum CFDI und das angekreuzte Kästchen zur Gebühr.
  • Eine Lastschrift in Bearbeitung erscheint noch nicht unter den Zahlungen der Rechnung und kann erst erstattet werden, wenn sie bestätigt ist. Die Detailansicht der Rechnung weist darauf hin.
  • Eine Zahlung der Rechnung per Überweisung (SPEI oder mit Referenz) wird über den Zahlungsdienstleister auf das Konto zurückgegeben, das Ihr Kunde angibt, nicht mit einer Überweisung von Ihnen. Das unterscheidet sich von einer Überweisung, die über ein Angebot eingezogen wurde (siehe Karte vs. Überweisung).
  • Eine Zahlung, die über das Angebot eingegangen ist (das Angebot war bei der Rechnungsstellung bereits ganz oder teilweise bezahlt), wird über ihre Zahlung unter Einnahmen › Zahlungen erstattet oder über Ihr Mercado-Pago-Konto, wenn Mercado Pago sie eingezogen hat. Die Rechnung übernimmt das automatisch.
  • Eine manuell erfasste Zahlung hat keine Schaltfläche: Cord hat dieses Geld nicht bewegt und kann es nicht zurückgeben.
  • Gibt es beim Anbieter eine Rückerstattung dieser Zahlung, die Cord noch nicht erfasst hat (zum Beispiel eine, die vor wenigen Minuten außerhalb von Cord vorgenommen wurde), wartet Cord, bis sie erfasst ist, bevor Sie eine weitere anfordern können.

Was mit der Rechnung passiert

  • Eine bestätigte Rückerstattung öffnet diesen Betrag wieder: Eine bezahlte Rechnung ist danach wieder mit diesem offenen Betrag offen, und bei einer Rechnung mit offenem Betrag steigt dieser. Eine Rückerstattung in Bearbeitung (Lastschriften, eine Überweisung, die auf das Konto des Kunden wartet, Mercado Pago in Prüfung) verändert den offenen Betrag erst, wenn sie bestätigt ist.
  • Bei einer stornierten Rechnung, die eine verspätete Zahlung erhalten hat, senkt deren Rückerstattung den Wert „An den Kunden zu erstattender Betrag“.
  • Die Aktivität der Rechnung vermerkt jede Rückerstattung einmal: „Rückerstattung über …“, wenn sie bestätigt ist, „Rückerstattung über … angefordert“, solange sie in Bearbeitung ist, und „Die Rückerstattung über … wurde nicht abgeschlossen“, wenn sie fehlschlägt. Die später eintreffende Meldung des Anbieters zählt sie nicht doppelt.
  • Mit Cord Payments löst die Rückerstattung außerdem die Ereignisse refund.succeeded und refund.failed Ihrer Webhooks aus, wie jede andere Rückerstattung.
  • Die Rückerstattung ändert das Dokument nicht: Der in Rechnung gestellte Betrag bleibt gleich. Wenn das Zurückgegebene nicht mehr eingezogen werden soll, stellen Sie zusätzlich eine Gutschrift aus (siehe Auswirkung auf eine verknüpfte Rechnung).
Detailansicht der Rechnung F2026-000148 von Estructuras Levante, in Euro, bis zu den Zahlungen gescrollt: unter „Offen“ mit 7.818,20 € EUR der Hinweis auf eine laufende Lastschrift; unter „Zahlungen“ eine SEPA-Lastschrift über 6.000,00 € EUR mit „Rückerstattung läuft 850,00 € EUR“ und der Schaltfläche „Erstatten“ sowie der Hinweis, dass die laufende Lastschrift nach ihrer Bestätigung erscheint.

Mexiko: Der CFDI bleibt gültig

Die Rückerstattung der Zahlung storniert oder ändert den gestempelten CFDI nicht: Gegenüber dem SAT bleibt die Rechnung über ihren ursprünglichen Betrag gültig, und wenn diese Zahlung ein Zahlungskomplement hatte, wird auch dieses nicht storniert. Um die Rückgabe zu dokumentieren, stellen Sie über Weitere Aktionen › Gutschrift eine Gutschrift aus: In Mexiko ist sie ein CFDI de egreso (Typ E) mit der Verwendung G02 „Devoluciones, descuentos o bonificaciones“ und der Beziehung 01 zur UUID der Rechnung.

Cord stellt sie nicht automatisch aus, denn nicht jede Rückerstattung ist eine Rückgabe aus dem Verkauf: Wenn Sie zum Beispiel eine doppelte Belastung zurückerstatten, ändert sich nichts an dem, was in Rechnung gestellt wurde. Legen Sie den Betrag mit Ihrem Steuerberater fest. Solange erstattetes Geld nicht durch eine Gutschrift gedeckt ist, erinnert Sie die Detailansicht der Rechnung daran.

Karte vs. Überweisung: zwei verschiedene Abläufe

Karte

Die Rückerstattung wird automatisch verarbeitet, sobald Sie sie bestätigen – Sie müssen keinen manuellen Schritt ausführen. Das Geld geht innerhalb der Fristen der Bank des Kunden auf seine ursprüngliche Karte zurück.

Überweisung (SPEI oder mit Referenz)

Unter Einnahmen › Zahlungen erfordert die Rückerstattung einer über ein Angebot eingezogenen Überweisung – SPEI in Mexiko oder Überweisung mit Referenz in EUR, GBP oder USD – eine manuelle Überweisung durch das Unternehmen. Die Anforderung im Dashboard gibt das Geld nicht von selbst zurück (die Überweisung einer Rechnung wird auf das Konto zurückgegeben, das Ihr Kunde angibt: siehe Was jede Methode erlaubt):

  1. Sie wird in Cord als „ausstehende, manuelle Rückerstattung“ erfasst.
  2. Cord legt unter Aufgaben automatisch die Aufgabe „SPEI-Rückerstattung über [Betrag] überweisen“ an (oder „Rückerstattung über [Betrag] überweisen“, wenn es eine Überweisung mit Referenz war), in der Sprache Ihres Kontos: mit hoher Priorität, mit dem Angebot verknüpft und der Person zugewiesen, die die Rückerstattung angefordert hat. Sie löst Eine Aufgabe wird erstellt (task.created) aus wie jede Aufgabe.
  3. Sie führen die Überweisung über Ihr normales Bankkonto aus und markieren die Aufgabe als erledigt.

Das Erledigen der Aufgabe schließt Ihren offenen Punkt ab, erfasst die Rückerstattung aber nicht als bezahlt: In Cord bleibt sie „ausstehend, manuell“, und Eine Rückerstattung wird abgeschlossen (refund.succeeded) wird nicht ausgelöst. Der Betrag bleibt reserviert und kann daher nicht erneut erstattet werden. Bewahren Sie den Überweisungsbeleg selbst auf.

Was mit Ihrem Geld passiert

  • Der erstattete Betrag wird in allen Berichten unter Zahlungen von Ihren Nettoeinnahmen abgezogen – er bleibt nie im eingezogenen Gesamtbetrag „versteckt“.
  • Die Plattformgebühr, die Cord bei der ursprünglichen Zahlung berechnet hat, wird nicht automatisch erstattet, und für die Gebühren des Zahlungsdienstleisters gelten dessen eigene Bedingungen. Es sind Kosten der Verarbeitung selbst, die bereits angefallen sind, als die Karte belastet oder die Überweisung empfangen wurde – die Rückerstattung an den Kunden macht diese Kosten nicht rückgängig. Details finden Sie unter Gebühren und Vorteile.
  • Wenn die erstattete Zahlung Teil eines Angebots mit Anzahlung und Restbetrag war, betrifft die Rückerstattung nur die konkrete Zahlung, die Sie gewählt haben – nicht die übrigen Teilzahlungen dieses Angebots.

Eine Rückerstattung setzt den Status des Angebots nicht zurück – es bleibt als bezahlt markiert. Wenn Sie auch das Angebot selbst stornieren müssen (zum Beispiel, weil der gesamte Auftrag storniert wurde), tun Sie das separat in der Detailansicht des Angebots.

Auswirkung auf eine verknüpfte Rechnung

Cord unterscheidet eine angeforderte von einer bestätigten Rückerstattung. Nur eine bestätigte fließt in das an den Kunden zurückgegebene Geld der Rechnung ein; ein wiederholtes Ereignis zieht sie nicht noch einmal ab. Sie kann vor der Erfassung der Zahlung eintreffen und bis zu dieser Verknüpfung ausstehen.

Eine bestätigte Rückerstattung öffnet diesen Betrag im offenen Betrag der Rechnung wieder: Die Rechnung gilt in dieser Höhe nicht mehr als bezahlt. Wenn die Rückgabe etwas betrifft, das nicht mehr eingezogen werden soll (ein zurückgegebenes Produkt, eine nicht erbrachte Leistung), stellen Sie zusätzlich eine Gutschrift über diesen Betrag aus: Die Gutschrift verringert den Betrag des Dokuments, die Rückerstattung gibt Geld zurück, und es sind getrennte Aktionen. Siehe die Berechnung des offenen Betrags.

Rückerstattung einer Zahlung für mehrere Rechnungen

Diese Funktion ist neu und in Ihrem Konto möglicherweise noch nicht freigeschaltet. Wenn Sie sie nicht sehen, schreiben Sie uns.

Über das Kundenportal und mit der automatischen Zahlung kann eine einzige Belastung mehrere Rechnungen begleichen.

Wenn Sie in Cord erstatten, tun Sie das in der Detailansicht einer dieser Rechnungen und wählen:

  • Nur diese Rechnung: bis zu dem Betrag, den die Belastung auf diese Rechnung angewendet hat, abzüglich dessen, was ihr bereits zurückerstattet wurde. Die Rückerstattung geht an diese Rechnung, nicht an die letzte.
  • Gesamte Zahlung: erstattet den gesamten Restbetrag der Belastung und öffnet jede Rechnung um den Betrag wieder, den sie erhalten hat.
Dialog „Zahlung erstatten“ für eine Belastung, die 2 Rechnungen beglichen hat: die Erklärung der Sammelzahlung, die gewählte Option „Nur diese Rechnung“ mit ihrem Höchstbetrag von 52.316,40 $ MXN und die Option „Gesamte Zahlung (2 Rechnungen)“ mit 101.256,40 $ MXN, der Betrag, der leere Grund, der Hinweis zum CFDI und das nicht angekreuzte Kästchen zur Gebühr.

Eine ACH-Belastung erlaubt nur Gesamte Zahlung: Den Anteil einer einzelnen Rechnung zurückzugeben, wäre eine Teilerstattung.

Wenn die Rückerstattung außerhalb von Cord erfolgt (oder Sie Gesamte Zahlung wählen), verteilt Cord die Rückerstattung auf die Rechnungen, die mit der Belastung bezahlt wurden:

  1. Von der letzten zur ersten. Die Rückerstattung wird beginnend mit der letzten Rechnung zugeordnet, auf die die Zahlung angewendet wurde, und setzt sich rückwärts fort.
  2. Bis zu dem, was jede Rechnung erhalten hat. Jeder Rechnung wird höchstens das zugeordnet, was sie aus dieser Belastung erhalten hat, abzüglich dessen, was andere Rückerstattungen derselben Belastung ihr bereits zugeordnet haben.
  3. Ganz oder gar nicht. Passt die Rückerstattung nicht vollständig in das, was die Belastung angewendet hat (zum Beispiel, weil die Meldung der Rückerstattung vor der der Zahlung eingetroffen ist), wird sie nicht halb verteilt: Sie bleibt ausstehend und wird verteilt, sobald die Zahlung erfasst ist.
Beispiel F-0231 F-0236 Gesamtbetrag der Belastung
Angewendete Zahlung (in dieser Reihenfolge) 48.940,00 MXN 52.316,40 MXN 101.256,40 MXN
Rückerstattung über 60.000,00 MXN −7.683,60 MXN −52.316,40 MXN −60.000,00 MXN
Wieder offener Betrag 7.683,60 MXN 52.316,40 MXN
  • Eine Belastung, die eine einzige Rechnung bezahlt hat, ordnet die gesamte Rückerstattung dieser Rechnung zu.
  • Rückerstattungen von Zahlungen vor Oktober 2026 werden nicht aufgeteilt: Sie zählen nur dann im offenen Betrag, wenn ihre Zahlung eine einzige Rechnung beglichen hat.
  • Eine ACH-Belastung eines Bankkontos erlaubt nur vollständige Rückerstattungen.