Recouvrement par IA
Un agent qui rédige vos relances pour les créances échues et peut proposer des échéanciers. C’est vous qui décidez de ce qui part.
De quoi s’agit-il
L’agent de recouvrement (barre latérale › Revenus › Recouvrement › Agent IA) examine chaque jour vos créances échues, rédige pour chacune un e-mail indiquant le solde réel, les jours de retard et le lien de paiement et, à partir du nombre de jours de retard que vous configurez, peut proposer au client un échéancier de paiement que lui seul peut accepter. Il est désactivé au départ : il n’écrit à personne tant que vous ne l’avez pas activé.
Prérequis
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Offre | Professionnel, Scale ou Developer. Les offres Gratuite et Starter n’incluent pas le recouvrement. |
| Droit | Recouvrement pour voir la page et valider, modifier ou abandonner des brouillons. Paramètres pour activer et configurer l’agent. |
| Quota d’IA | Chaque e-mail rédigé ou régénéré consomme une unité d’IA de votre offre : 50 incluses par mois avec Professionnel et 500 avec Scale (le dépassement est facturé à l’usage), sans limite avec Developer. |
| Clients | Avec une adresse e-mail enregistrée. Sans adresse, l’agent ne peut pas envoyer. |
| Compte | Il ne fonctionne ni sur les comptes de test ni sur le compte de démonstration. |
L’activer
- Ouvrez Agent IA (dans Recouvrement). La première fois, vous voyez ce que fait l’agent, un exemple d’e-mail et le nombre de créances auxquelles il écrirait aujourd’hui.
- Cliquez sur Activer avec validation. L’agent passe en mode Validation requise : rien ne part sans votre accord.
- Cliquez sur Configurer pour régler le délai de grâce, la cadence, les échéances, le ton et la signature.
- Consultez Dans le viseur pour voir à qui il écrira lors de la prochaine exécution, et à qui non.
Configuration
| Option | Ce qu’elle contrôle | Valeur par défaut | Plage |
|---|---|---|---|
| Mode de fonctionnement | Avec validation, l’agent rédige et attend. En automatique, il envoie seul. | Validation requise | — |
| Jours de grâce | Délai d’attente après l’échéance avant d’écrire. | 3 jours | 0 à 90 |
| Jours entre deux e-mails | Délai minimum avant de réécrire au sujet de la même créance. | 7 jours | 1 à 90 |
| Proposer un échéancier après | Jours de retard à partir desquels il peut proposer un échéancier. | 15 jours | 1 à 365 |
| Nombre maximal d’échéances | Plafond d’échéances mensuelles d’un échéancier. | 3 | 2 à 6 |
| Montant minimum | Il n’écrit pas pour des soldes inférieurs. | Aucun minimum | — |
| Maximum par exécution | Plafond d’e-mails par exécution. | 25 | 1 à 200 |
| Ton | Chaleureux, Professionnel ou Ferme. | Professionnel | — |
| Signature | La formule de fin de l’e-mail (400 caractères maximum). | Aucune signature | — |
En plus de cette configuration, Cord applique un plafond fixe que vous ne pouvez pas relever : un client reçoit au plus 2 messages de recouvrement par période de 7 jours, e-mails de l’agent et e-mails que vous écrivez vous-même depuis le fil confondus. Voir Désinscription en un clic et plafond de messages.
Comment il choisit à qui écrire
Chaque jour, l’agent prend dans la vue unifiée des créances les devis et factures échus depuis plus de jours que votre délai de grâce, du plus en retard au moins en retard. Dans cette liste, il écarte :
| Motif dans « Dans le viseur » | Pourquoi |
|---|---|
| Déjà réglée | Le solde est déjà nul. |
| Exclue | Le client, le devis ou la facture figure dans Ne pas contacter. |
| Sous le montant minimum | Le solde est inférieur à votre montant minimum. |
| Déjà contacté | Il existe un brouillon non traité, ou le dernier e-mail envoyé date de moins de jours que votre cadence. |
| Échéancier à jour | La créance fait l’objet d’un échéancier et aucune échéance échue n’est impayée. |
| Au-delà du plafond | Le maximum par exécution est atteint ; elle passera à l’exécution suivante. |
| Plafond hebdomadaire | Le client a déjà reçu 2 messages de recouvrement au cours des 7 derniers jours. |
Les forfaits mensuels récurrents n’y figurent jamais : ils s’encaissent automatiquement chaque mois.
L’e-mail
- L’agent le rédige avec le solde réel, les jours de retard et le ton choisi, dans la langue du document qu’il recouvre (français, anglais, espagnol, portugais ou allemand) : celle que la facture ou le devis a prise à l’émission ou à l’envoi ou, à défaut, celle de la fiche du client ou de votre compte. Il n’y a pas de langue à choisir dans la configuration : sous Ton, la note « Chaque e-mail est envoyé dans la langue des documents du client. » le rappelle. Voir Langue des documents.
- Il inclut toujours le lien de paiement : celui de la facture ou celui du devis. Si vous encaissez en ligne, le bouton indique « Payer [montant] en ligne » avec le montant exigible aujourd’hui (l’échéance échue, s’il y a un échéancier) ; sinon, « Voir le devis et les moyens de paiement ».
- Il part au nom de votre entreprise, sous sa raison sociale, et les réponses arrivent à votre adresse e-mail de contact.
- En pied de page figurent votre raison sociale, votre identifiant fiscal, la mention « Ce message concernant un solde impayé vous est envoyé par [votre entreprise]. » et le lien Ne plus me contacter par ce moyen. Il se termine par la ligne « Envoyé avec Cord ».
- Sous le texte, une ligne visible indique que le message a été rédigé avec l’intelligence artificielle pour votre compte et que le client peut répondre à l’e-mail pour échanger avec une personne de votre entreprise. Si vous n’avez pas d’adresse e-mail de contact, elle l’invite plutôt à utiliser les coordonnées que vous lui avez déjà communiquées, car sa réponse ne vous parviendrait pas. L’e-mail porte aussi un marqueur technique qui l’identifie comme rédigé par IA. Ce que vous écrivez vous-même depuis le fil ne porte pas cette ligne.
- Le modèle d’IA ne reçoit ni le nom ni l’adresse e-mail de votre client.
- Il ne propose jamais de remise sur le principal.
Mode avec validation et mode automatique
| Validation requise | Automatique | |
|---|---|---|
| Reste en brouillon dans À valider. | Envoyé pendant l’exécution. | |
| Proposition d’échéancier | L’e-mail qui la contient attend votre validation. | L’e-mail qui la contient part pendant l’exécution. |
| Avis pour vous | Un seul e-mail par exécution : « N e-mails de recouvrement attendent votre approbation ». | Les envois échoués apparaissent dans la boîte. |
Dans les deux modes, un échéancier ne s’active que lorsque votre client l’accepte depuis le lien de l’e-mail : ni la validation du brouillon ni le mode automatique ne l’activent.
Dans la boîte, vous pouvez :
- Valider et envoyer. Si le brouillon propose des échéances, l’e-mail part avec la proposition ; les paiements en attente du devis ne changent pas tant que votre client n’a pas accepté l’échéancier.
- Modifier le texte et Enregistrer les modifications.
- Régénérer, éventuellement avec une consigne (« plus court et moins formel »).
- Abandonner : l’e-mail ne part pas et l’échéancier proposé est annulé. L’agent peut réécrire lors de l’exécution suivante.
- Ne pas écrire : ajoute la créance à Ne pas contacter.
Si vous validez plusieurs e-mails sans en changer un mot, Cord vous suggère de passer en automatique. La décision vous appartient.
Échéanciers de paiement
Lorsqu’un devis échu atteint le nombre de jours défini dans Proposer un échéancier après, l’agent peut proposer de 2 échéances mensuelles jusqu’à votre maximum (6 au plus) dont la somme correspond exactement au solde, sans remise. Cord valide les chiffres et calcule les montants ; l’agent ne peut pas les inventer. Les échéanciers ne sont proposés que sur les soldes de devis, pas sur les factures.
La proposition arrive dans l’e-mail avec un lien. Votre client y voit chaque échéance, son montant et sa date, et clique sur Accepter l’échéancier s’il lui convient. Ce n’est qu’à ce moment que l’échéancier est créé et que ses échéances remplacent les paiements en attente du devis : ni vous ni l’agent ne pouvez l’accepter à sa place. Lorsqu’il l’accepte, Cord vous prévient par une tâche de priorité haute et l’inscrit dans la chronologie du devis. S’il ne l’accepte pas sous 14 jours, la proposition expire. Tous les détails dans Paiements échelonnés.
Conversations, exclusions et promesses
- Conversations : un fil par créance, chaque message étant marqué Agent, Client ou Vous. Vous pouvez reprendre la main et écrire vous-même depuis le fil.
- Ne pas contacter : clients, devis ou factures que l’agent ignore complètement. Ils ne reçoivent pas non plus les relances automatiques : c’est la même liste que la mise en pause par client. Cliquez sur Retirer de la liste pour les réintégrer.
- Promesses de paiement : elles s’enregistrent depuis les créances. Une promesse n’arrête pas l’agent ; pour mettre une créance en pause pendant que vous attendez un paiement convenu, ajoutez-la à Ne pas contacter.
Désinscription en un clic et plafond de messages
- Ne plus me contacter par ce moyen : chaque e-mail envoyé depuis le recouvrement par IA, par l’agent ou par vous depuis le fil, contient ce lien. Si votre client clique dessus, il est immédiatement exclu du recouvrement par e-mail : l’agent cesse de lui écrire et il ne reçoit plus non plus les relances automatiques. Cord vous prévient par une tâche de priorité haute. La désinscription figure dans Ne pas contacter et, comme c’est votre client qui l’a demandée, elle ne peut pas être retirée de la liste. Les relances automatiques contiennent aussi ce lien.
- Plafond fixe : un client reçoit au plus 2 messages de recouvrement par période de 7 jours, e-mails de l’agent (lors de l’exécution, à la validation ou en réponse) et e-mails que vous écrivez vous-même depuis le fil confondus. C’est une limite de Cord, qui ne peut pas être relevée depuis la configuration. Les relances automatiques ne comptent pas dans ce plafond.
Lancer maintenant
Lancer maintenant exécute l’agent immédiatement, avec la même logique que l’exécution quotidienne. Utilisez-le pour tester votre configuration ; la cadence, les exclusions et le plafond de messages restent respectés.
Indicateurs
| Indicateur | Ce qu’il mesure |
|---|---|
| Récupéré par l’agent | Ce qui a été encaissé au cours des 30 derniers jours sur les créances auxquelles l’agent a écrit. |
| En attente de votre validation | Brouillons en attente (en automatique, il indique que les e-mails partent seuls). |
| Échéanciers actifs | Montant engagé en échéances. |
| E-mails envoyés | Au cours des 30 derniers jours, avec la part de réponses et ceux qui n’ont pas pu être remis. |
Les indicateurs et les sections de la page (À valider, Conversations, Échéanciers, Dans le viseur et Ne pas contacter) sont des widgets : avec Personnaliser, vous les réordonnez, les redimensionnez ou les masquez avec les mêmes boutons à icône (Bibliothèque, Réinitialiser et Terminé), la même bibliothèque flottante et les mêmes raccourcis clavier que l’Accueil. Depuis la bibliothèque, vous pouvez ajouter Échecs d’envoi : les e-mails de recouvrement qui n’ont pas pu être remis au cours des 30 derniers jours, à côté de ceux envoyés. La disposition est personnelle et ne change rien à ce que fait l’agent.
Limites
- Uniquement avec Professionnel, Scale et Developer.
- Une exécution quotidienne, plus celles que vous lancez avec Lancer maintenant.
- Échéanciers uniquement sur les devis, de 2 à 6 échéances mensuelles, et seulement si le client les accepte. Une proposition expire au bout de 14 jours.
- Au plus 2 messages de recouvrement par client sur 7 jours ; ce plafond ne peut pas être relevé.
- Chaque e-mail consomme du quota d’IA de l’offre.
- L’agent n’envoie ni par WhatsApp ni par SMS.
Problèmes courants
L’agent n’écrit pas au sujet d’une créance échue. Consultez son motif dans Dans le viseur : délai de grâce, cadence, exclusion, montant minimum, échéancier à jour ou plafond de l’exécution. Il n’écrit pas non plus si votre client a cliqué sur Ne plus me contacter par ce moyen ou s’il a déjà reçu 2 messages de recouvrement au cours des 7 derniers jours.
L’échéancier d’un client n’apparaît pas comme actif. Un échéancier ne s’active que lorsque votre client clique sur Accepter l’échéancier depuis le lien de l’e-mail. S’il ne le fait pas sous 14 jours, la proposition expire.
Je ne vois pas Configurer. Il vous faut le droit Paramètres.
Un e-mail est marqué « non envoyé ». Le client n’a pas d’adresse e-mail ou l’envoi a échoué. Corrigez la fiche et réessayez depuis la boîte.
Des e-mails échouent à cause du quota d’IA. Le plafond de consommation d’IA de la période est atteint et l’agent n’a pas pu rédiger. Consultez votre consommation dans Abonnement.