Offene Forderungen und operatives Forderungsmanagement
Was heute einzuziehen ist, wen Sie kontaktieren und wie Sie die Vereinbarung erfassen, ohne den Überblick darüber zu verlieren, was man Ihnen schuldet.
Was es ist
Forderungsmanagement (Seitenleiste › Einnahmen) ist eine operative Liste mit Stand heute. Sie hat keine Datumsauswahl, weil sie eine einzige Frage beantwortet: Was erfordert jetzt eine Aktion? Die historische Analyse (vollständige Altersstruktur, Tage bis zum Zahlungseingang, Zahlungsverhalten) finden Sie unter Berichte › Forderungsmanagement und offene Forderungen. Siehe Berichte und Vertriebsleistung.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Details |
|---|---|
| Tarif | Professional, Scale oder Developer. Im kostenlosen Tarif und in Starter zeigt die Seite die Einladung, den Tarif zu wechseln. |
| Berechtigung | Forderungsmanagement. |
| KI-Forderungsmanagement | Professional, Scale oder Developer. Siehe KI-Forderungsmanagement. |
Was in die Liste aufgenommen wird
Die Liste im Forderungsmanagement stammt aus der einheitlichen Ansicht der offenen Forderungen und führt daher beide Wege zusammen:
- bestätigte oder abgerechnete Angebote, die noch nicht bezahlt sind, fällig am Datum der Bestätigung zuzüglich der Tage des Zahlungsziels;
- offene Rechnungen mit offenem Betrag, mit ihrem eigenen Fälligkeitsdatum, einschließlich solcher, die ohne Angebot ausgestellt wurden;
- ausgenommen wiederkehrende Monatspauschalen, die jeden Monat automatisch eingezogen und nie als überfällige Forderungen behandelt werden.
Jede Forderung zeigt ihren offenen Betrag: bei einem Angebot den Gesamtbetrag abzüglich bereits eingegangener Zahlungen (Anzahlungen, Raten); bei einer Rechnung den Gesamtbetrag abzüglich Teilzahlungen und Gutschriften. Die Beträge werden in der Währung Ihres Unternehmens angegeben; wenn Sie in mehreren Währungen verkaufen, erklärt der Hinweis unter der Seite, wie umgerechnet wurde und welche Währung mangels verfügbarem Wechselkurs nicht berücksichtigt wurde.
Rechnungen in der Liste
Eine Rechnung wird über ihre eigene Detailansicht eingezogen, weil dort die Teilzahlung in ihrem Verlauf erfasst wird. Deshalb zeigt die Schaltfläche in Rechnungszeilen Rechnung ansehen statt Bezahlt, und Zahlungszusagen werden nur in Angebotszeilen erfasst. Per WhatsApp erinnern funktioniert in beiden.
Die einheitliche Ansicht der offenen Forderungen
Cord führt eine einzige Ansicht, die Angebote und Rechnungen in einer gemeinsamen Form zusammenführt: Herkunft, Nummer, Währung, Gesamtbetrag, bezahlt, offener Betrag und Tage im Verzug. Regeln dieser Ansicht:
- Ein Angebot mit einer offenen Rechnung erscheint nur als Rechnung, weil die Rechnung den tatsächlichen offenen Betrag trägt; eine doppelte Zählung würde Ihre Forderungen verdoppeln.
- Der offene Betrag einer Rechnung berücksichtigt bereits Teilzahlungen und Gutschriften.
- Wiederkehrende Monatspauschalen werden nicht aufgenommen.
Sie wird vom KI-Forderungsagenten, von der Kontoübersicht jedes Kunden und von den Abfragen offener Forderungen in Workflows genutzt.
Überblick für heute
| Widget | Was es zeigt |
|---|---|
| Überfällig | Überfälliger Gesamtbetrag und Anzahl der Forderungen. Tippen Sie darauf, um die Tabelle zu filtern. |
| Diese Woche fällig | Forderungen, die in den nächsten 7 Tagen fällig werden. |
| Fällige Zusagen | Zusagen für heute oder früher, mit der historischen Einhaltungsquote in Prozent. |
| Überfällig, unbearbeitet | Überfällige Forderungen ohne Zahlungszusage. Tippen Sie darauf, um die Tabelle zu filtern. |
| Zuerst bearbeiten | Priorität nach Betrag und Tagen im Verzug: das Gewichtigste oben. |
| Zahlungszusagen | Die offenen Zusagen mit Datum und Betrag. |
| Einhaltung der Zusagen | Eingehalten gegenüber nicht eingehalten. |
| Kreditlimit überschritten | Kunden mit einem offenen Betrag über ihrem eingerichteten Kreditlimit. |
| Altersstruktur der Forderungen | Noch nicht fällig, 1–30 Tage, 31–60 Tage und mehr als 60 Tage. |
| Offene Forderungen | Die Tabelle mit den Aktionen. |
Mit Anpassen können Sie Widgets ausblenden, neu anordnen oder in der Größe ändern, mit denselben Symbolschaltflächen (Bibliothek, Zurücksetzen und Fertig), derselben schwebenden Bibliothek und derselben Tastaturbedienung wie auf der Startseite. Über die Bibliothek können Sie außerdem Überschrittene Kreditlimits hinzufügen: wie viele Kunden heute über ihrem eingerichteten Kreditlimit liegen. Diese Einstellung ist persönlich und ändert keine Berechnung.
Die Tabelle und ihre Aktionen
Die Tabelle lässt sich nach Alle, Überfällig, Mit Zusage oder Unbearbeitet filtern. Jede Zeile zeigt Kunde, Nummer, Zahlungsziel, Fälligkeit, Status und offenen Betrag, mit diesen Aktionen:
Eine Zahlungszusage erfassen
- Öffnen Sie in der Zeile die Zahlungszusage.
- Erfassen Sie das Datum, zu dem der Kunde die Zahlung zugesagt hat, den Betrag (optional) und eine Notiz mit bis zu 400 Zeichen.
- Speichern Sie. Die Zusage erscheint in den Widgets, und die Forderung gilt nicht mehr als „unbearbeitet“.
- Wenn das Datum erreicht ist, markieren Sie sie als eingehalten oder lassen Sie sie als nicht eingehalten verfallen. Wenn Sie sie versehentlich erfasst haben, löschen Sie sie.
Eine Zusage hilft, das Nachfassen zu ordnen und die Einhaltung zu messen. Sie senkt nicht den offenen Betrag, verlängert nicht die Fälligkeit, löst keine Zahlung aus und nimmt die Forderung nicht aus den überfälligen heraus. Wenn Sie eine laufende Zusage bearbeiten, ersetzt die neue die vorherige.
Per WhatsApp erinnern
Per WhatsApp erinnern öffnet WhatsApp mit einer vorformulierten Nachricht: Kunde, Nummer, Gesamtbetrag, Fälligkeit und Link zum Dokument. Ist im Kundenprofil eine Telefonnummer hinterlegt, öffnet sich die Unterhaltung mit dieser Nummer; andernfalls wählen Sie den Kontakt aus. Prüfen Sie den Text vor dem Senden: Die Zustellung erfolgt in WhatsApp, nicht in Cord.
Eine manuelle Zahlung erfassen
Die Schaltfläche Bezahlt markiert das Angebot nach einer Bestätigung („Zahlung für [Nummer] über [Betrag] erfassen?“) als bezahlt. Bei Rechnungen öffnet Rechnung ansehen die Detailansicht, damit Sie die Zahlung dort erfassen.
Das Erfassen einer Zahlung ist ein manueller Eintrag: Es erzeugt keine Belastung und bestätigt keine Auszahlung. Nutzen Sie es erst, nachdem Sie die Überweisung bei Ihrer Bank geprüft haben, und niemals, um eine Einnahme vorzutäuschen.
Automatische Erinnerungen
Zusätzlich zu dem, was Sie auf dieser Seite tun, versendet Cord die automatischen Zahlungserinnerungen selbstständig: eine Staffel vor und nach der Fälligkeit jeder Rechnung, nach dem Zeitplan, den Sie unter Einstellungen › Rechnungsstellung › Erinnerungen wählen, und einen Hinweis in den Tagen vor der Fälligkeit jedes Angebots. Dort schalten Sie sie auch ab, und ein Kunde unter Nicht anschreiben erhält sie ebenfalls nicht.
Verzugszinsen
Die automatische Berechnung von Verzugszinsen ist ausgesetzt, bis die rechtliche Prüfung pro Land abgeschlossen ist: Derzeit lassen sich keine neuen Zinssätze einrichten, und der monatliche Prozess erzeugt keine Belastungen. Zuvor erfasste Zinsen werden weiterhin getrennt angezeigt, damit der offene Betrag nachvollziehbar bleibt.
Manuelles und KI-Forderungsmanagement
| Tarif | Was enthalten ist |
|---|---|
| Professional, Scale und Developer | Offene Forderungen, Prioritäten, Zusagen, WhatsApp, Erfassung von Zahlungen und der KI-Forderungsagent, mit Ratenplänen. |
Limits
- Eine Zusage ändert den offenen Betrag nicht und wird nur bei Angeboten erfasst.
- Bezahlt markiert das gesamte Angebot als bezahlt: Erfassen Sie Teilzahlungen im Dokument. Rechnungen werden über ihre Detailansicht eingezogen.
- Ein Verkauf in einer Währung ohne verfügbaren Wechselkurs wird erst in die Summen aufgenommen, wenn einer vorliegt.
Häufige Probleme
Das Forderungsmanagement wird nicht angezeigt. Prüfen Sie, ob Ihr Tarif Professional oder höher ist und ob Sie die Berechtigung Forderungsmanagement haben.
Ein Kunde hat die Anzahlung bezahlt, und die Forderung steht noch in der Liste. Das ist so vorgesehen: Die Zeile zeigt den noch offenen Betrag, bereits ohne die Anzahlung, bis alles bezahlt ist.
Ich sehe eine überfällige Rechnung nicht. Die Liste enthält offene Rechnungen mit Fälligkeitsdatum und offenem Betrag. Eine Rechnung im Entwurf, eine stornierte, bereits bezahlte oder eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum erscheint nicht; suchen Sie sie unter Rechnungen.
Ein Betrag stimmt nicht mit dem Dokument überein. Die Liste gibt alles in der Währung Ihres Unternehmens an. Prüfen Sie den Hinweis unter der Seite: Eine Währung ohne verfügbaren Wechselkurs wird nicht addiert.
Eine Zusage hat den offenen Betrag nicht gesenkt. Das ist beabsichtigt: Nur eine erfasste Zahlung senkt ihn.