Aprobación y evidencia técnica

Cord conserva un registro verificable de quién aprobó, cuándo lo hizo y qué versión del documento aceptó.

El problema del “OK” por correo

Tradicionalmente, un vendedor envía un PDF y el cliente responde “Autorizado, procedan”. Después puede ser difícil demostrar qué versión, partidas o monto estaba revisando cada persona.

Cord agrega una capa de aprobación electrónica y evidencia técnica justo en ese momento.

El proceso de aprobación

Cuando tu cliente hace clic en Aprobar Cotización dentro del enlace, Cord muestra un modal de confirmación antes de cambiar el estado.

Para proceder, el cliente debe:

1. Ingresar su Nombre Completo.
2. Ingresar su Correo Electrónico Corporativo.
3. Marcar una casilla de confirmación declarando que tiene autoridad para aceptar los términos y la obligación comercial descrita en la cotización.

Datos del rastro de auditoría

Al confirmar, Cord conserva un rastro de auditoría técnico:

• Dirección IP pública desde la cual se hizo la aprobación.
• Marca de tiempo (Timestamp) exacta sincronizada con servidores seguros.
• Huella criptográfica de la versión y del alcance aprobado, para detectar cambios posteriores en los datos cubiertos por la aprobación.

El Sello de Auditoría

Una vez aprobada, el estado de la cotización cambia visualmente. En la parte inferior del documento (tanto en la vista web como en el PDF descargable que se genera posteriormente), se incrusta permanentemente un Sello de Auditoría.

Este sello muestra de manera clara:

“Aprobado digitalmente por [Nombre del Cliente] ([Correo del cliente]) el [Fecha y Hora] desde la dirección IP [192.168.x.x].”

Para qué sirve

• Preparar una disputa: si el cliente desconoce un cargo, el registro puede formar parte de la evidencia que envías. El banco emisor decide el resultado y Cord no garantiza que la disputa se gane.
• Aprobación parcial, también firmada: si tu cliente solo quiere aceptar algunas partidas de una cotización extensa, puede aprobarlas de forma parcial — el mismo sello de auditoría cubre exactamente las líneas y el monto que aceptó, no el total original.
• Contexto para cobranza: el equipo puede consultar quién aceptó, cuándo y qué monto, sin depender únicamente de un “sí” verbal o un correo aislado.
• Conectar el flujo comercial: la versión aprobada puede usarse para iniciar el cobro y preparar la factura disponible para el mercado de la cuenta.