Wiederkehrende Rechnungen
Wiederholen Sie eine ausgestellte Rechnung, ohne in jedem Zeitraum dieselben Positionen erneut zu erfassen.
Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Anweisung, nach einem Kalender neue Dokumente zu erstellen und auszustellen. Sie ist nicht dasselbe Produkt wie eine Monatspauschale mit wiederkehrender Zahlung:
- die wiederkehrende Rechnung wiederholt die Ausstellung des Dokuments;
- die Monatspauschale erstellt ein vom Kunden autorisiertes Abonnement mit monatlicher Zahlung.
Derzeit speichert eine Rechnungswiederholung keine Zahlungsmethode und belastet auch keine automatisch. Jede neue Rechnung geht entsprechend ihrer Fälligkeit und der erfassten Zahlungen in das Forderungsmanagement ein.
Aus einer bestehenden Rechnung erstellen
Die Wiederholung entsteht aus einer Rechnung, die bereits korrekt ausgestellt wurde:
- öffnen Sie Rechnungen und gehen Sie in die Detailansicht der Ausgangsrechnung;
- wählen Sie unter Weitere Aktionen die Option Monatlich wiederholen;
- Cord erstellt die Wiederholung und führt Sie zu Rechnungen › Wiederkehrende ansehen.
Die Wiederholung, die die App erstellt, ist monatlich: Sie stellt am 1. jedes Monats aus, fällig am Tag der Ausstellung (0 Tage Zahlungsziel). Ihr interner Name ist der des Kunden oder, falls dieser fehlt, die Nummer der Ausgangsrechnung. Derzeit lassen sich Rhythmus, Tag, Tage des Zahlungsziels oder ein Enddatum nachträglich nicht ändern; in der Liste können Sie die Wiederholung pausieren, fortsetzen oder löschen.
Cord übernimmt Kunde, Währung, Hinweise und Positionen aus dem Snapshot des ausgestellten Dokuments. Den aktuellen Preis im Katalog liest Cord nicht erneut. So verändert eine spätere Änderung unter Produkte die Planung nicht stillschweigend.
Kalender und Fälligkeit
- Rhythmus: monatlich.
- Tag des Monats: der 1. Der Ausstellungstag liegt nie nach dem 28., damit der Februar nicht übersprungen wird.
- Tage Zahlungsziel: 0; jede Rechnung ist am Tag ihrer Ausstellung fällig.
- Erste Ausstellung: Cord berechnet den nächsten Zeitraum anhand von Rhythmus und Tag.
- Enddatum: keines; die Wiederholung bleibt aktiv, bis Sie sie pausieren oder löschen.
Ein täglicher Prozess sucht aktive Wiederholungen, deren nächstes Datum erreicht ist. Sandbox-Organisationen stellen keine wiederkehrenden Dokumente aus.
Was bei jedem Durchlauf passiert
- Cord setzt zuerst das nächste geplante Datum weiter.
- Cord erstellt einen neuen Entwurf mit den eingefrorenen Positionen der Wiederholung.
- Cord berechnet die Fälligkeit anhand der Tage des Zahlungsziels.
- Cord stellt das Dokument über den steuerlichen Kanal des jeweiligen Landes aus.
- Cord versucht, es in der Sprache der Rechnung per E-Mail zu senden (der Sprache aus dem Kundenprofil oder, falls keine hinterlegt ist, der Ihres Kontos), und erfasst Ausstellung und Versand in der Aktivität.
Jede Ausstellung erhält ihre eigene Nummer und ihren eigenen Snapshot. Wenn Sie die Wiederholung bearbeiten oder löschen, werden bereits ausgestellte Rechnungen nicht verändert.
Das Datum rückt auch dann vor, wenn eine Ausstellung fehlschlägt. So entstehen bei jedem automatischen Wiederholungsversuch keine Duplikate. Die Liste zeigt Letzter Fehler, damit Sie die Ursache beheben können; prüfen Sie Dokument und Planung, statt davon auszugehen, dass es jede Stunde erneut versucht wird.
Die Liste verwalten
Öffnen Sie Rechnungen › Wiederkehrende ansehen. Jede Zeile zeigt Kunde, Name, Rhythmus, Tag, nächstes Datum, Anzahl der ausgestellten Dokumente, Status und letzten Fehler.
- Pausieren verhindert neue Ausstellungen, ohne die Konfiguration zu löschen.
- Fortsetzen aktiviert sie wieder, sofern der Tarif weiterhin Wiederholungen umfasst.
- Löschen entfernt die Planung, nicht die Rechnungen, die sie bereits erzeugt hat.
Pausieren ist immer möglich, auch nach einem Tarif-Downgrade. Erstellen oder Fortsetzen erfordert Professional oder höher, und der Tarif wird bei jedem Durchlauf erneut geprüft.
Wenn die E-Mail fehlschlägt
Die ausgestellte Rechnung bleibt ein eigenständiges Dokument. Ein E-Mail-Fehler macht die Nummer nicht rückgängig und löscht die Ausstellung nicht. Öffnen Sie sie unter Rechnungen und senden Sie sie erneut; erstellen Sie keine weitere Wiederholung, um diesen Versand zu ersetzen.
Häufige Probleme
Die Option erscheint nicht. Prüfen Sie die Berechtigung Forderungsmanagement, einen Tarif ab Professional und ob die Ausgangsrechnung ausgestellt ist.
Der neue Katalogpreis wird nicht übernommen. Die Wiederholung behält die kopierten Positionen. Erstellen Sie eine neue Planung aus einer aktualisierten Rechnung, wenn Sie den künftigen Vertrag ändern möchten.
Das nächste Datum hat sich nach einem Fehler geändert. Das ist das Sicherheitsverhalten gegen Duplikate. Beheben Sie den Fehler und entscheiden Sie, ob Sie den Zeitraum manuell ausstellen müssen.
Der Kunde hat keine E-Mail erhalten. Die Ausstellung kann abgeschlossen sein; prüfen Sie das Dokument und seine Aktivität, bevor Sie es erneut senden.
Schutz des geplanten Zeitraums
Cord prüft, ob die Wiederholung noch aktiv ist und Datum und Konfiguration unverändert sind, die vor dem Reservieren des Zeitraums gelesen wurden. So können zwei Durchläufe nicht dieselbe Ausstellung übernehmen, und eine gleichzeitige Bearbeitung oder Pause bleibt nicht unbemerkt. Das nächste Datum wird ausgehend vom geplanten Zeitraum berechnet und berücksichtigt das Enddatum. Ein ungültiges Datum oder ein Ende vor dem Beginn wird nicht akzeptiert.
Das Erstellen einer Wiederholung löst keine neue automatische Zahlung aus. Schlägt die Ausstellung fehl, prüfen Sie Letzter Fehler und das Dokument, bevor Sie sie wiederholen; eine vollständige automatische Wiederherstellung aller fehlgeschlagenen Zeiträume gibt es nicht.