Automatische Zahlungserinnerungen

Was sie sind

Automatische Erinnerungen sind E-Mails, die Cord an Ihren Kunden sendet, wenn ein Dokument bald fällig oder bereits überfällig ist. Sie funktionieren in allen Tarifen und sind standardmäßig eingeschaltet: Sie laufen einmal täglich für jede offene Rechnung und jedes bestätigte Angebot, das die Bedingungen auf dieser Seite erfüllt.

Den Zeitplan für Rechnungen legen Sie unter Einstellungen › Rechnungsstellung › Erinnerungen fest. Wenn Sie ihn nie ändern, verwendet Cord die übliche Stufenfolge.

Sie unterscheiden sich von zwei Werkzeugen, die ebenfalls beim Einziehen helfen:

• Das KI-Forderungsmanagement (Professional, Scale und Developer) verfasst personalisierte E-Mails für überfällige Konten und kann Ihrem Kunden einen Ratenplan vorschlagen, den nur er annehmen kann.
• Die WhatsApp-Erinnerung in den offenen Forderungen bereiten Sie selbst vor und senden sie, wann Sie möchten.

Voraussetzungen

Rechnungen: die Stufenfolge der Erinnerungen

Jede offene Rechnung durchläuft eine Folge von Stufen, gemessen in Tagen relativ zu ihrem Fälligkeitsdatum. Die Standard-Stufenfolge hat sechs:

Nach der letzten Stufe Ihres Zeitplans sendet Cord für diese Rechnung keine automatischen Erinnerungen mehr.

Die Tage werden nach dem Kalendertag Ihres Unternehmens gezählt, gemäß der Zeitzone unter Einstellungen › Allgemein: Eine Stufe geht nicht einen Tag zu früh oder zu spät hinaus, weil sich Ihr Kunde oder der Server in einer anderen Zeitzone befindet.

Den Zeitplan wählen

Sie können wählen zwischen:

Bis zu 8 Erinnerungen pro Rechnung und mindestens eine. Standardzeitplan wiederherstellen kehrt zur üblichen Stufenfolge zurück.

Was mit Rechnungen passiert, die bereits laufen

Die Änderung gilt ab dem nächsten täglichen Durchlauf, auch für Rechnungen, die bereits Erinnerungen erhalten haben:

• Eine bereits versendete Stufe wird nicht wiederholt, auch wenn sie weiterhin in Ihrem Zeitplan steht.
• Eine Stufe, die vor einer bereits versendeten liegt, wird nicht gesendet. Wenn der Hinweis 7 Tage vorher bereits versendet wurde und Sie 14 Tage vorher hinzufügen, erhält diese Rechnung keinen nachträglichen Hinweis; neue Rechnungen schon.
• Eine neue spätere Stufe wird versendet, wenn die Rechnung sie erreicht. Wenn Sie zum Beispiel 60 Tage danach hinzufügen, erhält eine Rechnung, die die Stufe 30 Tage bereits durchlaufen hat, die Stufe 60 Tage, sobald sie 60 Tage überfällig ist.

Erinnerungen ausschalten

Der Schalter Automatische Erinnerungen senden stoppt die E-Mails an Ihre Kunden: die zu Rechnungen und die Hinweise zu Angeboten. Alles, was nicht an den Kunden geht, bleibt unverändert: Ihre Benachrichtigung Zahlung überfällig für Angebote (wenn Sie sie unter Benachrichtigungen eingeschaltet haben) und das Ereignis Eine Rechnung wird überfällig. Das KI-Forderungsmanagement hat einen eigenen Schalter.

Wenn Sie sie wieder einschalten, erhält jede Rechnung nur die jüngste Stufe, die sie bereits erreicht hat, nicht die, die übersprungen wurden, während sie ausgeschaltet waren.

Einen Kunden pausieren

Wenn ein Kunde Sie gebeten hat, ihm nicht zu schreiben, pausieren Sie seine Erinnerungen in seinem Profil:

Die Pause ist dieselbe Liste Nicht anschreiben wie im KI-Forderungsmanagement: Ein pausierter Kunde erhält weder automatische Erinnerungen noch E-Mails des Agenten. Umgekehrt erhält ein Kunde, ein Angebot oder eine Rechnung, die Sie über den Agenten zu Nicht anschreiben hinzufügen, ebenfalls keine Erinnerungen. Pausierte Kunden erscheinen unter Einstellungen › Rechnungsstellung › Erinnerungen › Pausierte Kunden, mit der Schaltfläche Fortsetzen.

Ihr Kunde kann das auch selbst veranlassen: Jede automatische Erinnerung und jede E-Mail aus dem KI-Forderungsmanagement enthält unten den Link Mich auf diesem Weg nicht mehr kontaktieren. Klickt er darauf, wird er sofort vom Forderungsmanagement Ihres Unternehmens per E-Mail ausgeschlossen, erhält also weder automatische Erinnerungen noch E-Mails des Agenten, und Cord benachrichtigt Sie. Unter Pausierte Kunden und in seinem Profil erscheint er als Kundenwunsch, ohne die Schaltfläche Fortsetzen: Eine Abmeldung, die Ihr Kunde verlangt hat, lässt sich in Cord nicht aufheben. Sie gilt nur für Ihr Unternehmen: Kauft Ihr Kunde auch bei einem anderen Unternehmen, das Cord nutzt, kann dieses ihm weiterhin schreiben.

Was Ihr Kunde erhält

• Betreff: der jeweilige Hinweis, gefolgt vom Namen Ihres Unternehmens: Ihre Rechnung [Nummer] wird bald fällig vor Fälligkeit, Ihre Rechnung [Nummer] ist heute fällig am Fälligkeitstag und Überfällige Rechnung [Nummer] danach.
• Sprache: die der Rechnung, die sie beim Ausstellen übernommen hat: die aus dem Datensatz Ihres Kunden oder, wenn er keine hatte, die Ihres Kontos. Eine spätere Änderung des Datensatzes ändert die Erinnerungen zu dieser Rechnung nicht. Siehe Dokumentsprache.
• Inhalt: die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und der offene Betrag mit seiner Währung. Der offene Betrag berücksichtigt bereits Teilzahlungen und Gutschriften, sodass Sie Ihren Kunden nie an Geld erinnern, das er bereits bezahlt hat.
• Schaltfläche Rechnung bezahlen: öffnet den Rechnungslink, über den er den gesamten offenen Betrag oder einen Teil davon bezahlen kann. Siehe Rechnungen erstellen, ausstellen und einziehen.
• Ihre Signatur, Absender und Antwortadresse: Ab Starter trägt die Erinnerung die Signatur, den Anzeigenamen und die Antwortadresse aus Einstellungen › Benachrichtigungen › E-Mail. Die Einleitung aus diesem Bildschirm nicht: Sie ist für die E-Mail gedacht, mit der Sie das Dokument versenden, und die Erinnerung behält ihren Fälligkeitstext.
• Marke: Die E-Mail verwendet Ihr Logo und Ihre Farbe. Wenn Sie das Gmail-Konto Ihres Unternehmens verbunden haben, wird sie von Ihrem Gmail-Konto aus versendet; andernfalls von Cord mit dem Namen Ihres Unternehmens.
• Abmeldung: unten der Link Mich auf diesem Weg nicht mehr kontaktieren. E-Mail-Programme, die es unterstützen, bieten außerdem die Abmeldung mit einem Klick an.

Jede versendete Erinnerung erscheint im Verlauf der Rechnung als „Fälligkeitshinweis (7 Tage vorher)“, „Fälligkeitshinweis (heute fällig)“ oder „Zahlungserinnerung (3 Tage überfällig)“ sowie im Audit-Log.

Hat sich Ihr Kunde abgemeldet, wird die fällige Stufe nicht versendet und erscheint einmal im Verlauf als Erinnerung auf Wunsch des Kunden nicht gesendet, mit der Stufe im Detail. Ein Hinweis zu einem Angebot, der deshalb nicht versendet wird, steht im Audit-Log.

Eine Stufe, eine einzige E-Mail

Cord erfasst die Stufe, bevor die E-Mail gesendet wird, und jede Stufe kann pro Rechnung nur einmal erfasst werden. In der Praxis bedeutet das:

• Keine Duplikate. Auch wenn der tägliche Prozess am selben Tag zweimal läuft, erhält Ihr Kunde nur eine E-Mail pro Stufe.
• Schlägt der Versand fehl, wird er wiederholt. Die Stufe wird freigegeben und am nächsten Tag erneut versucht.
• Keine Häufung. Wenn eine Rechnung verspätet in die Stufenfolge eintritt (zum Beispiel, weil Sie sie ausgestellt haben, als sie bereits seit 20 Tagen überfällig war), sendet Cord nur die jüngste zutreffende Stufe, nicht alle vorherigen auf einmal.
• Dasselbe Geld wird nicht doppelt angemahnt. Wenn die Rechnung aus einem Angebot stammt, das am selben Tag eine eigene Erinnerung erhalten hat, wartet die Rechnung bis zum nächsten Tag.

Das Ereignis „Eine Rechnung wird überfällig“

Am Tag nach der Fälligkeit einer Rechnung mit offenem Betrag löst Cord einmalig das Ereignis Eine Rechnung wird überfällig (invoice.overdue) aus. Es erreicht Ihre Webhooks und kann einen Workflow auslösen, zum Beispiel um Ihr Team in Slack zu benachrichtigen oder eine Aufgabe zur Nachverfolgung anzulegen. Es wird auch dann ausgelöst, wenn Sie die Erinnerungen ausgeschaltet oder den Kunden pausiert haben: Es ist für Sie, nicht für ihn.

Angebote: Fälligkeitshinweis

Bestätigte Angebote mit offenem Betrag erhalten einen einfacheren Hinweis: zwei E-Mails, eine drei Tage vor Fälligkeit und eine am Fälligkeitstag. Diese beiden Zeitpunkte sind fest; sie richten sich nach dem Schalter für Erinnerungen und nach der Pause pro Kunde. Die Fälligkeit wird ab dem Tag der Bestätigung zuzüglich der Tage des Zahlungsziels berechnet:

Die E-Mail mit Ihrem Logo und Ihrer Farbe nennt die Nummer, den offenen Betrag des Angebots mit seiner Währung (Gesamtbetrag abzüglich dessen, was bereits als Anzahlung oder in Raten eingezogen wurde) und das Fälligkeitsdatum, mit der Schaltfläche [Nummer] ansehen und bezahlen, die den Angebotslink öffnet. Der Betreff lautet Zahlungserinnerung – [Nummer]; sie wird in der Sprache des Angebots versendet (der, die es beim Senden übernommen hat) und ab Starter mit Ihrer Signatur. Siehe Zahlungsziele.

Wann keine Erinnerung versendet wird

• Sie haben die automatischen Erinnerungen ausgeschaltet oder der Kunde ist pausiert.
• Ihr Kunde hat über den Link Mich auf diesem Weg nicht mehr kontaktieren verlangt, kein Forderungsmanagement per E-Mail mehr zu erhalten.
• Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse hinterlegt.
• Die Rechnung ist bereits bezahlt, storniert, als uneinbringlich markiert oder noch ein Entwurf.
• Die Rechnung hat kein Fälligkeitsdatum oder ihr offener Betrag ist null.
• Die Rechnung hat bereits alle Stufen Ihres Zeitplans durchlaufen oder ist seit mehr als 120 Tagen überfällig.
• Die zutreffende Stufe liegt vor einer bereits versendeten (siehe Was mit Rechnungen passiert, die bereits laufen, oben).
• Das Angebot ist bereits vollständig bezahlt, nicht bestätigt oder eine wiederkehrende Monatspauschale: Monatspauschalen werden jeden Monat automatisch eingezogen und nie als überfällige Forderung behandelt.
• Das Konto ist ein Testkonto oder das Demokonto.

Grenzen

• Eine Rechnungserinnerung pro Stufe, bis zu 8 Stufen, gewählt aus dem Menü auf dieser Seite.
• Automatische Erinnerungen zählen nicht zum Limit von 2 Forderungsnachrichten innerhalb von 7 Tagen des KI-Forderungsmanagements, und dieses Limit hält sie nicht auf.
• Der Text der Erinnerung lässt sich nicht bearbeiten; ab Starter trägt er Ihre Signatur. Wenn Sie eine andere Nachricht oder einen anderen Kanal brauchen, erstellen Sie einen Workflow mit dem Auslöser Eine Rechnung wird überfällig und einer Wartezeit.
• Die Hinweise zu Angeboten haben zwei feste Zeitpunkte und keine Stufenfolge nach der Fälligkeit. Um überfälligen Angeboten nachzugehen, nutzen Sie die offenen Forderungen oder das KI-Forderungsmanagement.
• Die Erinnerungen enthalten kein PDF als Anhang; der Kunde lädt es über den Rechnungslink herunter.

Häufige Probleme

Mein Kunde sagt, er habe die Erinnerung nicht erhalten. Prüfen Sie, ob in seinem Profil eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, ob er nicht pausiert ist und ob die Erinnerungen eingeschaltet sind. Suchen Sie dann das Ereignis im Verlauf der Rechnung. Wenn es dort nicht erscheint, ist der Versand fehlgeschlagen und wird am nächsten Tag wiederholt.

Er hat eine Erinnerung zu einer Rechnung erhalten, die er bereits per Überweisung bezahlt hat. Die Erinnerung wird versendet, solange die Rechnung einen offenen Betrag hat. Erfassen Sie die Zahlung in der Rechnung, sobald Sie sie geprüft haben.

Ich habe eine Stufe hinzugefügt und eine Rechnung hat sie nicht erhalten. Wenn diese Rechnung bereits eine spätere Stufe erhalten hatte, liegt die neue davor und wird nicht gesendet, damit kein nachträglicher Hinweis hinausgeht. Neue Rechnungen erhalten sie.

Ich möchte, dass ein Kunde keine Erinnerungen erhält. Pausieren Sie seine Erinnerungen in seinem Profil unter Kunden (siehe Einen Kunden pausieren).

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