KI-Forderungsmanagement

Was es ist

Der Forderungsagent (Seitenleiste › Einnahmen › Forderungsmanagement › KI-Agent) prüft jeden Tag Ihre überfälligen Forderungen, verfasst für jede Forderung eine E-Mail mit dem tatsächlichen offenen Betrag, den Verzugstagen und dem Zahlungslink und kann dem Kunden ab der von Ihnen festgelegten Zahl an Verzugstagen einen Ratenplan vorschlagen, den nur er annehmen kann. Er ist anfangs ausgeschaltet: Er schreibt niemandem, bis Sie ihn aktivieren.

Voraussetzungen

Aktivieren

Konfiguration

Unabhängig von dieser Konfiguration gilt bei Cord ein festes Limit, das Sie nicht erhöhen können: Ein Kunde erhält höchstens 2 Forderungsnachrichten innerhalb von 7 Tagen, die E-Mails des Agenten und die, die Sie selbst aus dem Verlauf schreiben, zusammengerechnet. Siehe Abmeldung mit einem Klick und Nachrichtenlimit.

Wie er entscheidet, wem er schreibt

Jeden Tag nimmt der Agent aus der einheitlichen Ansicht der offenen Forderungen die Angebote und Rechnungen, die länger überfällig sind als Ihre Kulanztage, von der am längsten überfälligen bis zur jüngsten. Aus dieser Liste lässt er aus:

Wiederkehrende Monatspauschalen werden nie berücksichtigt: Sie werden jeden Monat automatisch eingezogen.

Die E-Mail

• Der Agent verfasst sie mit dem tatsächlichen offenen Betrag, den Verzugstagen und dem gewählten Tonfall, in der Sprache des Dokuments, das er einzieht (Deutsch, Englisch, Spanisch, Portugiesisch oder Französisch): der, die die Rechnung oder das Angebot beim Ausstellen oder Senden übernommen hat, oder, falls keine vorhanden ist, der aus dem Kundendatensatz oder der Ihres Kontos. In der Konfiguration gibt es keine Sprache zu wählen: Unter Tonfall erinnert der Hinweis „Jede E-Mail wird in der Dokumentsprache des Kunden versendet.“ daran. Siehe Dokumentsprache.
• Sie enthält immer den Zahlungslink: den der Rechnung oder den des Angebots. Wenn Sie online einziehen, lautet die Schaltfläche „[Betrag] online bezahlen“ mit dem heute fälligen Betrag (bei einem Ratenplan die überfällige Rate); andernfalls „Angebot und Zahlungsoptionen ansehen“.
• Sie wird im Namen Ihres Unternehmens unter seinem rechtlichen Namen versendet, und Antworten gehen an Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse.
• In der Fußzeile stehen Ihr rechtlicher Name, Ihre Steuernummer, der Hinweis „Diese Nachricht zu einem offenen Betrag erhalten Sie von [Ihr Unternehmen].“ und der Link Mich auf diesem Weg nicht mehr kontaktieren. Am Ende steht die Zeile „Versendet mit Cord“.
• Unter dem Text weist eine sichtbare Zeile darauf hin, dass die Nachricht in Ihrem Auftrag mit künstlicher Intelligenz verfasst wurde und der Kunde auf die E-Mail antworten kann, um eine Person in Ihrem Unternehmen zu erreichen. Ohne hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse bittet sie ihn stattdessen, die Kontaktdaten zu nutzen, die Sie ihm bereits mitgeteilt haben, weil seine Antwort Sie nicht erreichen würde. Die E-Mail trägt außerdem eine technische Kennzeichnung, die sie als mit KI verfasst ausweist. Was Sie selbst aus dem Verlauf heraus schreiben, enthält diese Zeile nicht.
• Das KI-Modell erhält weder den Namen noch die E-Mail-Adresse Ihres Kunden.
• Sie bietet nie Nachlässe auf die Hauptforderung an.

Freigabemodus und Automatikmodus

In beiden Modi wird ein Ratenplan erst aktiv, wenn Ihr Kunde ihn über den Link in der E-Mail annimmt: Weder die Freigabe des Entwurfs noch der Automatikmodus aktivieren ihn.

Im Eingang können Sie:

• Freigeben und senden. Schlägt der Entwurf Raten vor, wird die E-Mail mit dem Vorschlag gesendet; die ausstehenden Zahlungen des Angebots ändern sich erst, wenn Ihr Kunde den Ratenplan annimmt.
• Den Text Bearbeiten und Änderungen speichern.
• Neu generieren, optional mit einer Anweisung („kürzer und weniger förmlich“).
• Verwerfen: Die E-Mail wird nicht gesendet, und der vorgeschlagene Ratenplan wird storniert. Der Agent kann im nächsten Durchlauf erneut schreiben.
• Nicht anschreiben: fügt die Forderung zu Nicht anschreiben hinzu.

Wenn Sie mehrere E-Mails freigeben, ohne ein Wort zu ändern, schlägt Cord Ihnen vor, in den Automatikmodus zu wechseln. Sie entscheiden.

Ratenpläne

Wenn ein überfälliges Angebot die Tage unter Ratenplan vorschlagen ab erreicht, kann der Agent 2 Monatsraten bis zu Ihrer maximalen Ratenzahl (höchstens 6) vorschlagen, die zusammen genau den offenen Betrag ergeben, ohne Nachlass. Cord prüft die Zahlen und berechnet die Beträge; der Agent kann sie nicht erfinden. Ratenpläne werden nur für offene Beträge von Angeboten vorgeschlagen, nicht für Rechnungen.

Der Vorschlag kommt per E-Mail mit einem Link. Dort sieht Ihr Kunde jede Rate mit Betrag und Datum und klickt auf Ratenplan annehmen, wenn er für ihn passt. Erst dann entsteht der Ratenplan, und seine Raten ersetzen die ausstehenden Zahlungen des Angebots: Weder Sie noch der Agent können ihn für den Kunden annehmen. Nimmt er ihn an, benachrichtigt Cord Sie mit einer Aufgabe mit hoher Priorität und vermerkt es in der Zeitleiste des Angebots. Nimmt er ihn nicht innerhalb von 14 Tagen an, läuft der Vorschlag ab. Alle Details unter Ratenpläne.

Unterhaltungen, Ausschlüsse und Zusagen

• Unterhaltungen: ein Verlauf pro Forderung, in dem jede Nachricht als Agent, Kunde oder Sie gekennzeichnet ist. Sie können die Unterhaltung übernehmen und selbst aus dem Verlauf heraus schreiben.
• Nicht anschreiben: Kunden, Angebote oder Rechnungen, die der Agent vollständig ignoriert. Sie erhalten auch keine automatischen Erinnerungen: Es ist dieselbe Liste wie die Pause pro Kunde. Klicken Sie auf Von der Liste entfernen, damit sie wieder berücksichtigt werden.
• Zahlungszusagen: werden über die offenen Forderungen erfasst. Eine Zusage hält den Agenten nicht auf; um eine Forderung zu pausieren, während Sie auf eine vereinbarte Zahlung warten, fügen Sie sie zu Nicht anschreiben hinzu.

Abmeldung mit einem Klick und Nachrichtenlimit

• Mich auf diesem Weg nicht mehr kontaktieren: Jede E-Mail aus dem KI-Forderungsmanagement, vom Agenten oder von Ihnen aus dem Verlauf, enthält diesen Link. Klickt Ihr Kunde darauf, wird er sofort vom Forderungsmanagement per E-Mail ausgeschlossen: Der Agent schreibt ihm nicht mehr, und er erhält auch keine automatischen Erinnerungen. Cord benachrichtigt Sie mit einer Aufgabe mit hoher Priorität. Die Abmeldung steht unter Nicht anschreiben und lässt sich, da Ihr Kunde sie verlangt hat, nicht von der Liste entfernen. Auch die automatischen Erinnerungen enthalten diesen Link.
• Festes Limit: Ein Kunde erhält höchstens 2 Forderungsnachrichten innerhalb von 7 Tagen, die E-Mails des Agenten (im Durchlauf, bei der Freigabe oder als Antwort) und die, die Sie selbst aus dem Verlauf schreiben, zusammengerechnet. Das ist ein Limit von Cord und lässt sich in der Konfiguration nicht erhöhen. Die automatischen Erinnerungen zählen nicht zu diesem Limit.

Jetzt ausführen

Jetzt ausführen startet den Agenten sofort mit derselben Logik wie der tägliche Durchlauf. Nutzen Sie es, um Ihre Konfiguration zu testen; Rhythmus, Ausschlüsse und Nachrichtenlimit werden trotzdem eingehalten.

Kennzahlen

Die Kennzahlen und die Bereiche der Seite (Zur Freigabe, Unterhaltungen, Ratenpläne, Im Visier und Nicht anschreiben) sind Widgets: Mit Anpassen ordnen Sie sie neu, ändern ihre Größe oder blenden sie aus, mit denselben Symbolschaltflächen (Bibliothek, Zurücksetzen und Fertig), derselben schwebenden Bibliothek und derselben Tastaturbedienung wie auf der Startseite. Über die Bibliothek können Sie Fehlgeschlagene Zustellungen hinzufügen: die Forderungs-E-Mails, die in den letzten 30 Tagen nicht zugestellt werden konnten, neben den gesendeten. Das Layout ist persönlich und ändert nicht, was der Agent tut.

Limits

• Nur Professional, Scale und Developer.
• Ein täglicher Durchlauf plus die Durchläufe, die Sie mit Jetzt ausführen starten.
• Ratenpläne nur für Angebote, mit 2 bis 6 Monatsraten, und nur, wenn der Kunde sie annimmt. Ein Vorschlag läuft nach 14 Tagen ab.
• Höchstens 2 Forderungsnachrichten pro Kunde innerhalb von 7 Tagen; das Limit lässt sich nicht erhöhen.
• Jede E-Mail verbraucht KI-Kontingent des Tarifs.
• Der Agent sendet nicht per WhatsApp oder SMS.

Häufige Probleme

Der Agent schreibt einer überfälligen Forderung nicht. Prüfen Sie den Grund unter Im Visier: Kulanz, Rhythmus, Ausschluss, Mindestbetrag, eingehaltener Ratenplan oder Limit des Durchlaufs. Er schreibt auch nicht, wenn Ihr Kunde auf Mich auf diesem Weg nicht mehr kontaktieren geklickt oder in den letzten 7 Tagen bereits 2 Forderungsnachrichten erhalten hat.

Der Ratenplan eines Kunden erscheint nicht als aktiv. Ein Ratenplan wird erst aktiv, wenn Ihr Kunde über den Link in der E-Mail auf Ratenplan annehmen klickt. Tut er das nicht innerhalb von 14 Tagen, läuft der Vorschlag ab.

Ich sehe Konfigurieren nicht. Sie benötigen die Berechtigung Einstellungen.

Eine E-Mail hat den Status „nicht gesendet“. Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse, oder der Versand ist fehlgeschlagen. Korrigieren Sie das Kundenprofil und versuchen Sie es im Eingang erneut.

E-Mails schlagen wegen des KI-Kontingents fehl. Das KI-Verbrauchslimit des Zeitraums wurde erreicht, und der Agent konnte keine E-Mail verfassen. Prüfen Sie Ihren Verbrauch unter Abonnement.

Verwandte Themen

• Ratenpläne
• Offene Forderungen und operatives Forderungsmanagement
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Zahlungsziele