Rechnungen erstellen, ausstellen und einziehen
Cord vereint Erfassung, steuerliche Ausstellung, Versand und Forderungsmanagement jeder Rechnung in einem einzigen Ablauf.
Wo Sie Ihre Rechnungen finden
Öffnen Sie Einnahmen › Rechnungen. Die Liste zeigt Nummer, Kunde, Erstellungsdatum, Fälligkeit, Gesamtbetrag, offenen Betrag und Bearbeitungsstatus.
Entwürfe haben noch keine offizielle Nummer. Cord kennzeichnet sie mit Ohne Nummer und vergibt eine vorläufige Referenz BOR-..., damit Sie sie wiedererkennen. Die fortlaufende Nummer wird erst beim Ausstellen reserviert. Wenn Sie einen Entwurf aus der Liste öffnen, führt Cord Sie direkt in den Editor.
Eine Rechnung erstellen
Neue Rechnung öffnet denselben Editor wie bei Angeboten (siehe Überblick über die Angebotserstellung), mit Rechnungstexten und einem eigenen Schritt 3.
- Mit KI erstellen (optional). Der Block Rechnung mit KI erstellen nimmt die Bestellung als Text, Foto oder PDF entgegen und füllt die Positionen aus Ihrem Katalog (siehe Cord AI).
- An wen stellen Sie die Rechnung? Suchen Sie den Kunden nach Name, Ansprechpartner, E-Mail oder Steuernummer, oder wählen Sie + Neuen Kunden erstellen…. Cord übernimmt E-Mail, Zahlungsbedingungen und Steuerdaten aus dem Kundenprofil. Die Zahlungsbedingungen wählen Sie über Chips (Sofort fällig, Net 15, Net 30, Net 60 oder Anderes Zahlungsziel: Net 7, Net 45 oder Net 90); sie berechnen die Fälligkeit neu.
- Was stellen Sie in Rechnung? Fügen Sie Produkte aus dem Katalog, Sets oder eine freie Position hinzu. Jede Position hat ihre Menge, ihren Preis und ihren eigenen Steuersatz. Sie können Positionen duplizieren, neu anordnen und entfernen, mit Rückgängig, genau wie in einem Angebot (siehe Produkte und Rabatte).
- Bedingungen. Legen Sie die Fälligkeit fest (ein Datum; wenn Sie die Zahlungsbedingungen ändern, wird sie neu berechnet, und Sie können von Hand ein anderes wählen), den Dokumenttyp und die Rechnungswährung. Als Dokumenttyp stehen in Mexiko und Spanien Proforma und in den übrigen Märkten Handelsrechnung zur Verfügung, außerdem CFDI 4.0 (Mexiko) oder VERI*FACTU (Spanien), wenn Ihr Tarif und Ihre steuerliche Einrichtung es erlauben. In Argentinien, Brasilien, Chile, Kolumbien und Peru ist die steuerliche Option die zugelassene E-Rechnung des Landes, sobald die Ausstellung bei der Behörde in Ihrem Konto aktiv ist; die kaufmännische Option wird dann zur Proforma (siehe Steuerliche Rechnungsstellung nach Land). Weicht die Währung von der Ihres Unternehmens ab, erscheint das Wechselkursfeld: „Der Kurs wird auf der Rechnung angegeben.“ Wo zutreffend, enthält die Rechnung außerdem:
- CFDI-Daten (Mexiko): den Verwendungszweck des CFDI und die Zahlungsart dieser Rechnung. Siehe PUE oder PPD.
- Leistungsdatum und Ende des Zeitraums: nur wenn der Verkauf oder die Leistung an einem anderen Datum als dem Ausstellungsdatum stattfand. In Deutschland ist die Angabe Pflicht; bleibt das Feld leer, steht auf der Rechnung, dass es dem Ausstellungsdatum entspricht.
- Käuferreferenz und Bestellnummer (optional): werden auf die Rechnung gedruckt und in ihrer E-Rechnung übertragen. Wenn Sie die Referenz leer lassen, wird die des Kunden verwendet.
- Lieferadresse (Frankreich): nur wenn die Ware an einen anderen Ort als die Adresse des Kunden geliefert wird.
- Hinweis für den Kunden (optional). Er erscheint im PDF und auf der Rechnungsseite.
- Prüfen und ausstellen. Die Zusammenfassung zeigt Zwischensumme, Steuern je Satz, Einbehalte, den Gesamtbetrag und darunter die Zahlungsbedingungen und die Fälligkeit (zum Beispiel „Net 30 · fällig am 7. Nov.“). Fügen Sie bei Bedarf über + Rabatt oder Gutschein hinzufügen einen Rabatt oder Gutschein hinzu (siehe Rabatte und Gutscheine). Der Block Versand zeigt die E-Mail-Adresse, an die die Rechnung geht: „Die E-Mail enthält das PDF und den Zahlungslink.“ Klicken Sie auf Vorschau, um das ungefähre Blatt zu sehen, das Ihr Kunde erhält.
- Ausstellen. Ausstellen und senden vergibt die Nummer und verschickt die E-Mail im selben Ablauf; Ohne Versand ausstellen stellt die Rechnung aus und lässt den Versand für später; Speichern und schließen speichert den Entwurf, ohne auszustellen. Vor dem Ausstellen öffnet Cord eine Abschließende Prüfung („Diese Rechnung ausstellen?“) mit Kunde, Gesamtbetrag, Fälligkeit und Versand; bestätigen Sie mit Ausstellen und senden oder Rechnung ausstellen, oder kehren Sie mit Zurück zurück.
Jede Position wird einzeln gerundet, und der Gesamtbetrag ist die Summe der bereits gerundeten Positionen. So stimmt der Rechnungsbetrag mit der Summe seiner Positionen überein.
Speichern des Entwurfs und Tastenkürzel
- Ein bereits gespeicherter Entwurf speichert sich selbst, wenige Sekunden nach Ihrer letzten Änderung (die Zusammenfassung zeigt „Um … gespeichert“). Eine neue Rechnung wird als Entwurf angelegt, sobald Sie zum ersten Mal auf Speichern und schließen klicken oder ausstellen; bis dahin hält Ihr Browser eine lokale Kopie, die Cord Ihnen zum Wiederherstellen anbietet, wenn Sie ohne Speichern schließen (sie verfällt nach 7 Tagen).
- Am Desktop öffnet ⌘ Enter (Strg Enter) die abschließende Prüfung zum Ausstellen und Senden, ⌘ S (Strg S) speichert den Entwurf und schließt ihn, und / springt zur Katalogsuche. Auf dem Smartphone zeigt eine unten fixierte Leiste den Gesamtbetrag und Ausstellen und senden.
- Ausstellen und senden setzt voraus, dass der Kunde eine E-Mail-Adresse hat. Fehlt sie, weist Cord Sie darauf hin („Für diesen Kunden ist keine E-Mail hinterlegt. Ergänzen Sie sie im Profil oder wählen Sie ‚Ohne Versand ausstellen‘.“).
- Ist eine Ausstellung nachweislich fehlgeschlagen, öffnet Korrigieren und erneut versuchen in der Detailansicht denselben Editor im Modus Korrigieren mit der reservierten Nummer: Sie korrigieren und stellen erneut aus, wobei diese Nummer erhalten bleibt.
Das Ausstellen ist unumkehrbar: Es vergibt die offizielle Nummer und sperrt das steuerliche Dokument. Um eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren, verwenden Sie je nach Zahlungsstatus eine Stornierung oder eine Gutschrift.
Was Ihr Kunde erhält
Die E-Mail wird in der Sprache der Rechnung versendet, die die Rechnung beim Ausstellen übernimmt: die aus dem Datensatz Ihres Kunden oder, wenn er keine hat, die Ihres Kontos (siehe Dokumentsprache). Sie enthält das PDF und den öffentlichen Rechnungslink. Auf dieser Seite sieht der Kunde den offenen Betrag und seinen Zahlungsverlauf; ist Ihr Zahlungskonto aktiviert, kann er auch per Karte bezahlen und mit Mercado Pago, wenn Sie es verbunden haben. In Mexiko kann er bei Rechnungen in MXN mit aktiviertem SPEI auch per SPEI-Überweisung auf die CLABE dieser Rechnung zahlen, die sich automatisch abgleicht; diese Funktion ist neu (siehe SPEI im Rechnungslink). In Spanien, Deutschland, Frankreich, dem Vereinigten Königreich und den Vereinigten Staaten kann er bei Rechnungen in EUR, GBP oder USD mit verknüpftem Kunden per Überweisung mit Referenz zahlen, die sich ebenfalls automatisch abgleicht; diese Funktion ist neu. Er kann den gesamten offenen Betrag zahlen oder Anderen Betrag zahlen wählen, um einen Teil zu begleichen. Haben Sie die Lastschrift aktiviert, kann er bei Rechnungen in EUR (SEPA), USD (ACH), GBP (Bacs) oder CAD (vorautorisierte Lastschrift) auch per Belastung seines Kontos zahlen.
Zusätzlich zum Link jeder Rechnung können Sie Ihrem Kunden sein Portal geben, mit allen seinen Rechnungen und der Möglichkeit, mehrere in einer einzigen Zahlung zu begleichen. Hat er die automatische Zahlung aktiviert, teilt ihm die E-Mail jeder Rechnung mit, an welchem Tag und über welche Methode belastet wird.
Die öffentliche Seite zeigt die Marke Ihres Unternehmens, die Nummer, den offenen Betrag, die Parteien, die Positionen und die Downloads in einer einzigen Ansicht. Wurde das Dokument im Testmodus oder ohne steuerliche Stempelung erzeugt, weist Cord deutlich darauf hin und deaktiviert die Online-Zahlung.
Wird die Ausstellung abgeschlossen, aber der E-Mail-Versand schlägt fehl, behält Cord die ausgestellte Rechnung bei und markiert nur den Versand als ausstehend. Öffnen Sie die Detailansicht und verwenden Sie erneut Rechnung senden, ohne eine weitere Nummer zu erzeugen.
Status in der Liste
- Entwurf: bearbeitbar und ohne offizielle Nummer.
- Offen: ausgestellt und mit offenem Betrag.
- Überfällig: offen und nach ihrem Fälligkeitsdatum.
- Bezahlt: vollständig beglichen.
- Ausstellungsfehler: Der steuerliche Anbieter hat die Ausstellung nicht bestätigt; öffnen Sie die Detailansicht und verwenden Sie Ausstellung wiederholen.
- Storniert oder Uneinbringlich: Die Rechnung durchläuft nicht mehr den normalen Ablauf des Forderungsmanagements.
Das Hauptabzeichen zeigt immer den finanziellen Status. Darunter zeigt Cord getrennt den Versand- und Umgebungskontext an, zum Beispiel Gesendet · Test. So ersetzt Test niemals Status wie Offen oder Bezahlt und widerspricht ihnen nicht.
Aktionen in der Detailansicht
In einer Rechnung können Sie die E-Mail erneut senden, manuelle oder Teilzahlungen erfassen, den öffentlichen Link kopieren, PDF und XML herunterladen, wo verfügbar, stornieren, eine Gutschrift ausstellen, mit Rechnung duplizieren eine neue Kopie im Editor öffnen oder mit Monatlich wiederholen eine monatliche Wiederholung anlegen. In Mexiko korrigiert CFDI ersetzen außerdem einen ausgestellten CFDI mit dem SAT-Grund 01, und der Verlauf erfasst das Zahlungskomplement jeder Zahlung einer PPD-Rechnung (siehe Rechnungsstellung nach Land).
Die Fortschrittsleiste oben unterscheidet fünf Momente: Entwurf, Ausgestellt, Gesendet, Angesehen und Bezahlt. Rechts finden Sie Direktzugriffe, um den Kundenlink zu öffnen oder zu kopieren, das PDF herunterzuladen und per WhatsApp zu teilen. Ausnahmeaktionen wie Stornieren oder als uneinbringlich markieren bleiben unter Weitere Aktionen.
Nach dem ersten Versand zeigt die Liste Gesendet und bietet diese Rechnung nicht mehr in der Mehrfachauswahl an. Das erneute Senden bleibt in der Detailansicht verfügbar, neben der E-Mail-Adresse des Empfängers, damit es nicht versehentlich zu doppelten Zustellungen kommt.
Testdokument bedeutet, dass keine gültige steuerliche Ausstellung stattgefunden hat. In Mexiko gilt es gegenüber dem SAT nicht als CFDI. Richten Sie Ihre steuerliche Ausstellung ein und erstellen Sie eine neue Rechnung; Cord bewahrt das vorherige Dokument auf, ohne seinen Verlauf zu verändern.
Der Bereich Aktivität erfasst Ausstellung, Versand, Ansicht, Erinnerungen, Zahlungen und Statusänderungen. So wissen Sie, was passiert ist, ohne auf das Postfach des Vertriebsmitarbeiters angewiesen zu sein.
Massenversand und Export
Wählen Sie in der Liste ausgestellte und noch nicht versendete Rechnungen aus, um sie in einem Durchgang zuzustellen. Entwürfe, bereits versendete und nicht versendbare Dokumente behalten ein sichtbares, aber deaktiviertes Kontrollkästchen; fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber, erklärt Cord, warum sie an diesem Versand nicht teilnehmen. CSV exportieren lädt die aktuelle Ansicht herunter und berücksichtigt den aktiven Statusfilter und die Suche.
Um die Ausstellung zu wiederholen, öffnen Sie Wiederkehrende ansehen und lesen Sie Wiederkehrende Rechnungen. Welches Dokument verfügbar ist – CFDI 4.0 in Mexiko, eine Rechnung in den übrigen Märkten (in Deutschland und Frankreich auch als E-Rechnung) und die Betriebsbedingungen von Verifactu in Spanien –, lesen Sie unter Steuerliche Rechnungsstellung nach Land.
Zahlungen, Gutschriften und Rückerstattungen sind nicht dasselbe
Cord führt Zahlungen, ausgestellte Gutschriften und bestätigte Rückerstattungen getrennt. So wird dieselbe Bewegung nicht doppelt gezählt, und es lässt sich erklären, warum sich der offene Betrag geändert hat.
Offener Betrag = Gesamtbetrag − ausgestellte Gutschriften − erfasste Zahlungen + bestätigte Rückerstattungen, mindestens null. Eine Gutschrift im Entwurf verringert den offenen Betrag nicht. Eine ausstehende oder fehlgeschlagene Rückerstattung zählt ebenfalls nicht als zurückgezahltes Geld.
| Beispiel in MXN | Ergebnis |
|---|---|
| Rechnung über 1.000; Zahlung von 400 | 600 bleiben offen |
| Rechnung über 1.000; ausgestellte Gutschrift über 200; Zahlung von 800 | Offener Betrag null |
| Bezahlte Rechnung über 1.000; ausgestellte Gutschrift über 200 | Offener Betrag null und 200 zurückzuzahlen |
| Gleicher Fall, mit bestätigter Rückerstattung von 200 | Offener Betrag null und nichts zurückzuzahlen |
| Bezahlte Rechnung über 1.000; Rückerstattung von 200 ohne Gutschrift | 200 sind wieder offen |
Der letzte Fall erfordert eine Prüfung der Vereinbarung mit dem Kunden. Geld zurückzuzahlen verringert für sich genommen nicht den Betrag des Dokuments. Eine Gutschrift auszustellen überweist ebenfalls kein Geld.
Eine Zahlung erstatten
Eine Online-Zahlung, die über den Rechnungslink, das Kundenportal oder die automatische Zahlung eingegangen ist – per Karte, Lastschrift (SEPA, ACH, Bacs oder vorautorisierte Lastschrift), Überweisung (SPEI oder mit Referenz) oder Mercado Pago –, erstatten Sie im Bereich Zahlungen der Detailansicht mit der Schaltfläche Erstatten, je nach Methode vollständig oder teilweise. Sie benötigen die Berechtigung Rückerstattungen und müssen Ihre Identität erneut bestätigen. Der Dialog zeigt vor dem Bestätigen, wie viel erstattet werden kann und, wenn es nicht geht, warum nicht (eine ACH-Lastschrift lässt sich zum Beispiel nur vollständig erstatten). Eine manuell erfasste Zahlung hat diese Schaltfläche nicht: Cord hat dieses Geld nicht bewegt. In Mexiko storniert die Rückerstattung den CFDI nicht; dokumentieren Sie die Rückzahlung mit einer Gutschrift. Alle Einzelheiten, einschließlich der Aufteilung einer Zahlung, die mehrere Rechnungen beglichen hat, finden Sie unter Rückerstattungen.
Teilzahlungen und Bestätigung
Nachdem eine Teilzahlung verbucht wurde, wird eine neue Zahlung über den aktuellen offenen Betrag vorbereitet. Ein Versuch, der noch in Bearbeitung ist, muss geklärt werden, bevor ein weiterer eröffnet wird. Wiederholt eingehende Benachrichtigungen zu derselben Zahlung dürfen den Betrag nicht erneut addieren.
Wenn Sie vom Zahlungsbildschirm zurückkehren, verwenden Sie Betrag aktualisieren. Die Rückkehr zum Link ist keine Bestätigung: Der Status hängt von der Erfassung der Zahlung ab. Zeigt die Bank die Belastung, der offene Betrag ändert sich aber nicht, wenden Sie sich an das Unternehmen, bevor Sie erneut zahlen.
Was Sie prüfen sollten, wenn etwas nicht übereinstimmt
Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung und vergleichen Sie Zahlungen, ausgestellte Gutschriften, bestätigte Rückerstattungen und Aktivität. Prüfen Sie die Währung und das zugehörige Dokument. Ist eine Bewegung ausstehend, warten Sie auf die Bestätigung oder fordern Sie eine Prüfung an; erfassen Sie keine zweite manuelle Zahlung, um den offenen Betrag auf null zu zwingen.
Cord berechnet frühere Dokumente nicht stillschweigend neu. Stimmt eine ältere Rechnung nicht überein, prüfen Sie sie einzeln.
Rechnungen sind im kostenlosen Tarif enthalten (10 pro Monat), in Deutschland auch als XRechnung und ZUGFeRD; die integrierte Ausstellung mit Behördenmeldung beginnt mit Starter, wo sie verfügbar ist. Die Handelsoption in Mexiko und Spanien ist eine Proforma, keine Testrechnung. Sie erzeugt kein steuerliches XML und ersetzt keine steuerliche Rechnung.