Cobrança com IA

O que é

O agente de cobrança (barra lateral › Receitas › Cobrança › Agente de IA) revisa todos os dias os seus recebíveis vencidos, redige um e-mail para cada conta com o saldo real, os dias de atraso e o link de pagamento e, a partir dos dias de atraso que você configurar, pode propor ao cliente um plano de pagamento parcelado que só ele pode aceitar. Ele começa desativado: não escreve para ninguém até que você o ative.

Requisitos

Ativar o agente

Configuração

Além dessa configuração, o Cord aplica um limite fixo que não pode ser aumentado: um cliente recebe no máximo 2 mensagens de cobrança a cada 7 dias, somando os e-mails do agente e os que você mesmo escreve pela conversa. Veja Descadastro com um clique e limite de mensagens.

Como ele decide para quem escrever

Todos os dias, o agente busca na visão unificada de contas a receber os orçamentos e as faturas que estão vencidos há mais dias do que a sua carência, do mais atrasado ao menos atrasado. Dessa lista, ele pula:

As mensalidades recorrentes nunca entram: são cobradas automaticamente todo mês.

O e-mail

• O agente o redige com o saldo real, os dias de atraso e o tom escolhido, no idioma do documento que cobra (português, espanhol, inglês, francês ou alemão): o que a fatura ou o orçamento recebeu ao ser emitido ou enviado ou, se não tiver, o da ficha do cliente ou o da sua conta. Não há idioma a escolher na configuração: abaixo de Tom, a nota “Cada e-mail é enviado no idioma dos documentos do cliente.” lembra disso. Veja Idioma dos documentos.
• Ele inclui sempre o link de pagamento: o da fatura ou o do orçamento. Se você recebe online, o botão diz “Pagar [valor] online” com o valor exigível hoje (a parcela vencida, se houver plano); se não, “Ver orçamento e opções de pagamento”.
• Ele é enviado em nome da sua empresa, com a razão social dela, e as respostas chegam ao seu e-mail de contato.
• No rodapé, inclui a sua razão social, a sua identificação fiscal, o aviso “Esta mensagem sobre um saldo pendente é enviada por [sua empresa].” e o link Não quero mais ser contatado por este meio. Termina com a linha “Enviado com o Cord”.
• Abaixo do texto, uma linha visível avisa que a mensagem foi redigida com inteligência artificial em seu nome e que o cliente pode responder ao e-mail para falar com uma pessoa da sua empresa. Se você não tiver e-mail de contato, ela pede que ele use os dados de contato que você já passou, porque a resposta não chegaria até você. O e-mail também leva uma marca técnica que o identifica como redigido com IA. O que você mesmo escreve pela conversa não leva essa linha.
• O modelo de IA não recebe o nome nem o e-mail do seu cliente.
• Nunca oferece descontos sobre o principal.

Modo com aprovação e modo automático

Nos dois modos, um parcelamento só é ativado quando o seu cliente o aceita pelo link do e-mail: nem aprovar o rascunho nem o modo automático o ativam.

Na caixa você pode:

• Aprovar e enviar. Se o rascunho propõe parcelas, o e-mail é enviado com a proposta; as cobranças pendentes do orçamento não mudam até o seu cliente aceitar o plano.
• Editar o texto e Salvar alterações.
• Gerar novamente, opcionalmente com uma instrução (“mais curto e menos formal”).
• Descartar: o e-mail não é enviado e o plano proposto é cancelado. O agente pode voltar a escrever na próxima execução.
• Não escrever: adiciona a conta a Não escrever para.

Se você aprovar vários e-mails sem mudar uma palavra, o Cord sugere passar para o automático. A decisão é sua.

Planos de pagamento parcelado

Quando um orçamento vencido chega aos dias de Propor plano a partir de, o agente pode propor de 2 até o seu máximo de parcelas mensais (até 6), que somam exatamente o saldo, sem descontos. O Cord valida os números e calcula os valores; o agente não pode inventá-los. Só se propõem parcelamentos sobre saldos de orçamentos, não de faturas.

A proposta chega no e-mail com um link. Ali o seu cliente vê cada parcela, o valor e a data, e clica em Aceitar plano se fizer sentido para ele. Só então o plano é criado e as parcelas substituem as cobranças pendentes do orçamento: nem você nem o agente podem aceitá-lo por ele. Quando ele aceita, o Cord avisa você com uma tarefa de prioridade alta e registra isso na linha do tempo do orçamento. Se ele não aceitar em 14 dias, a proposta vence. Detalhes completos em Planos de pagamento parcelado.

Conversas, exclusões e promessas

• Conversas: uma conversa por conta, com cada mensagem marcada como Agente, Cliente ou Você. Você pode assumir o controle e escrever pessoalmente pela conversa.
• Não escrever para: clientes, orçamentos ou faturas que o agente ignora por completo. Eles também não recebem os lembretes automáticos: é a mesma lista da pausa por cliente. Clique em Remover da lista para que voltem a entrar.
• Promessas de pagamento: são registradas a partir dos recebíveis. Uma promessa não detém o agente; para pausar uma conta enquanto você espera um pagamento combinado, adicione-a a Não escrever para.

Descadastro com um clique e limite de mensagens

• Não quero mais ser contatado por este meio: todo e-mail enviado pela cobrança com IA, pelo agente ou por você pela conversa, leva esse link. Se o seu cliente clicar nele, ele é excluído na hora da cobrança por e-mail: o agente deixa de escrever para ele e ele também não recebe lembretes automáticos. O Cord avisa você com uma tarefa de prioridade alta. O descadastro fica em Não escrever para e, como foi pedido pelo seu cliente, não pode ser removido da lista. Os lembretes automáticos também levam esse link.
• Limite fixo: um cliente recebe no máximo 2 mensagens de cobrança a cada 7 dias, somando os e-mails do agente (na execução, ao aprová-los ou ao responder) e os que você mesmo escreve pela conversa. É um limite do Cord e não pode ser aumentado na configuração. Os lembretes automáticos não contam para esse limite.

Executar agora

Executar agora roda o agente naquele momento com a mesma lógica da execução diária. Use-o para testar a sua configuração; ele respeita igualmente a cadência, as exclusões e o limite de mensagens.

Indicadores

Os indicadores e as seções da página (Caixa de aprovação, Conversas, Planos de pagamento, Na mira e Não escrever para) são widgets: com Personalizar você os ordena, redimensiona ou oculta com os mesmos botões de ícone (Biblioteca, Restaurar padrão e Pronto), a mesma biblioteca flutuante e o mesmo suporte a teclado do Início. Pela biblioteca você pode adicionar Falhas de envio: os e-mails de cobrança que não puderam ser entregues nos últimos 30 dias, ao lado dos enviados. O layout é pessoal e não altera o que o agente faz.

Limites

• Só nos planos Profissional, Scale e Developer.
• Uma execução diária, mais as que você iniciar com Executar agora.
• Planos só sobre orçamentos, de 2 a 6 parcelas mensais, e só se o cliente os aceitar. Uma proposta vence em 14 dias.
• No máximo 2 mensagens de cobrança por cliente a cada 7 dias; o limite não pode ser aumentado.
• Cada e-mail consome cota de IA do plano.
• O agente não envia por WhatsApp nem por SMS.

Problemas comuns

O agente não escreve para uma conta vencida. Confira o motivo dela em Na mira: carência, cadência, exclusão, valor mínimo, plano em dia ou limite da execução. Ele também não escreve se o seu cliente clicou em Não quero mais ser contatado por este meio ou se já recebeu 2 mensagens de cobrança nos últimos 7 dias.

O plano de um cliente não aparece ativo. Um plano só é ativado quando o seu cliente clica em Aceitar plano pelo link do e-mail. Se ele não fizer isso em 14 dias, a proposta vence.

Não vejo Configurar. Você precisa da permissão Configurações.

Um e-mail ficou como “não enviado”. O cliente não tem e-mail ou o envio falhou. Corrija o cadastro e tente novamente pela caixa.

Aparecem e-mails com falha por cota de IA. O limite de consumo de IA do período foi atingido e o agente não conseguiu redigir. Confira o seu consumo em Assinatura.

Relacionadas

• Planos de pagamento parcelado
• Recebíveis e cobrança operacional
• Lembretes automáticos de cobrança
• Prazos de crédito