Criar, emitir e receber faturas
O Cord reúne o preenchimento, a emissão fiscal, o envio e a cobrança de cada fatura em um único fluxo.
Onde encontrar suas faturas
Abra Receitas › Faturas. A lista mostra o número, o cliente, a data de criação, o vencimento, o total, o saldo e o status operacional.
Os rascunhos ainda não têm número oficial. O Cord os identifica como Sem número e adiciona uma referência temporária BOR-... para que você possa reconhecê-los. O número sequencial só é reservado na emissão. Ao abrir um rascunho na lista, o Cord leva você direto ao editor.
Criar uma fatura
Nova fatura abre o mesmo editor dos orçamentos (veja Visão geral da criação de orçamentos), com textos de fatura e uma etapa 3 própria.
- Monte com IA (opcional). O bloco Monte a fatura com IA aceita o pedido em texto, foto ou PDF e preenche os itens com o seu catálogo (veja Cord AI).
- Para quem é a fatura? Busque o cliente por nome, contato, e-mail ou identificação fiscal, ou escolha + Criar novo cliente…. O Cord usa o e-mail, as condições de pagamento e os dados fiscais do cadastro dele. As condições são escolhidas com chips (À vista, Net 15, Net 30, Net 60 ou Outro prazo: Net 7, Net 45 ou Net 90) e recalculam o vencimento.
- O que você está cobrando? Adicione produtos do catálogo, kits ou um item livre. Cada item tem a sua quantidade, o seu preço e a sua própria alíquota de imposto. Você pode duplicar, reordenar e remover itens com Desfazer, como em um orçamento (veja Produtos e descontos).
- Condições. Defina o Vencimento (uma data; ao mudar as condições de pagamento ele é recalculado, e você pode escolher outra manualmente), o Tipo de documento e a Moeda da fatura. O tipo de documento oferece Pró-forma no México e na Espanha ou Fatura comercial nos demais mercados, além de CFDI 4.0 (México) ou VERI*FACTU (Espanha) quando o seu plano e a sua configuração fiscal permitem. Na Argentina, no Brasil, no Chile, na Colômbia e no Peru, quando a emissão perante a autoridade do país está ativa na sua conta, a opção fiscal é a fatura eletrônica autorizada do país e a comercial passa a ser uma pró-forma (veja Faturamento fiscal por país). Se a moeda for diferente da do seu negócio, aparece o painel de taxa de câmbio: “A taxa fica declarada na fatura.” Quando se aplica, a fatura também traz:
- Dados do CFDI (México): o Uso do CFDI e a Forma de pagamento dessa fatura. Veja PUE ou PPD.
- Data da prestação e Fim do período: somente se a venda ou o serviço ocorreu em uma data diferente da emissão. Na Alemanha é obrigatória; se ficar vazia, a fatura informa que coincide com a data de emissão.
- Referência do comprador e Pedido de compra (opcionais): são impressos na fatura e seguem na sua fatura eletrônica. Se você deixar a referência vazia, é usada a do cliente.
- Endereço de entrega (França): somente se os bens forem entregues em um local diferente do endereço do cliente.
- Nota para o cliente (opcional). Aparece no PDF e na página da fatura.
- Revise e emita. O resumo mostra o subtotal, os impostos por alíquota, as retenções, o Total e, abaixo, as condições e o vencimento (por exemplo, “Net 30 · vence em 7 de nov.”). Se for o caso, adicione um desconto ou cupom com + Adicionar desconto ou cupom (veja Descontos e cupons). O bloco Envio mostra o e-mail de destino: “O e-mail inclui o PDF e o link de pagamento.” Clique em Prévia para ver a página aproximada que o seu cliente vai receber.
- Emita. Emitir e enviar atribui o número e envia o e-mail no mesmo fluxo; Emitir sem enviar emite e deixa o envio para depois; Salvar e sair salva o rascunho sem emitir. Antes de emitir, o Cord abre uma Revisão final (“Emitir esta fatura?”) com o cliente, o total, o vencimento e o envio; confirme com Emitir e enviar ou Emitir fatura, ou volte com Voltar.
Cada item é arredondado separadamente e o total é a soma dos itens já arredondados; assim, o total da fatura coincide com a soma das suas linhas.
Salvamento do rascunho e atalhos
- Um rascunho já salvo é salvo sozinho alguns segundos depois da sua última alteração (o resumo mostra “Salvo às …”). Uma fatura nova é criada como rascunho na primeira vez que você clica em Salvar e sair ou emite; até lá, o seu navegador guarda uma cópia local que o Cord oferece Recuperar se você fechar sem salvar (ela expira em 7 dias).
- No computador, ⌘ Enter (Ctrl Enter) abre a revisão final para emitir e enviar, ⌘ S (Ctrl S) salva o rascunho e sai, e / leva à busca do catálogo. No celular, uma barra fixa na parte de baixo mostra o Total e Emitir e enviar.
- Emitir e enviar exige que o cliente tenha e-mail. Se não tiver, o Cord avisa (“Este cliente não tem e-mail. Adicione no cadastro ou escolha ‘Emitir sem enviar’.”).
- Se uma emissão falhou com certeza, Corrigir e tentar novamente no detalhe abre o mesmo editor no modo Corrigir com o número reservado: você corrige e emite de novo mantendo esse número.
Emitir é irreversível: atribui o número oficial e bloqueia o documento fiscal. Se você precisar corrigir uma fatura emitida, use o cancelamento ou uma nota de crédito, conforme o status de pagamento.
O que o seu cliente recebe
O e-mail sai no idioma da fatura, que a fatura recebe ao ser emitida: o que o seu cliente tem na ficha ou, se não tiver, o da sua conta (veja Idioma dos documentos). Ele inclui o PDF e o link público da fatura. Nessa página, o cliente pode consultar o saldo e o histórico de pagamentos; se a sua conta de recebimentos estiver habilitada, também pode pagar com cartão, e com o Mercado Pago se você o tiver conectado. No México, em faturas em MXN com SPEI ativado, também pode pagar por transferência SPEI para a CLABE dessa fatura, que é conciliada sozinha; é um recurso novo (veja SPEI no link da fatura). Na Espanha, na Alemanha, na França, no Reino Unido e nos Estados Unidos, em faturas em EUR, GBP ou USD com um cliente vinculado, pode pagar por transferência com referência, que também é conciliada sozinha; é um recurso novo. O cliente pode pagar o saldo completo ou escolher Pagar outro valor para pagar uma parte. Se você ativou o débito automático, em faturas em EUR (SEPA), USD (ACH), GBP (Bacs) ou CAD (débito pré-autorizado) ele também pode pagar com débito na conta bancária dele.
Além do link de cada fatura, você pode dar ao seu cliente o portal dele, com todas as faturas e o pagamento de várias em uma única cobrança. Se ele ativou a cobrança automática, o e-mail de cada fatura informa em que dia e em qual método ela será cobrada.
A página pública apresenta a marca do seu negócio, o número, o saldo pendente, as partes, os itens e os downloads em uma única tela. Se o documento foi gerado em modo de teste ou sem timbragem fiscal, o Cord avisa com clareza e desativa o pagamento online.
Se a emissão for concluída mas o e-mail falhar, o Cord mantém a fatura emitida e marca apenas o envio como pendente. Você pode abrir o detalhe e usar Enviar fatura de novo sem gerar outro número.
Status da lista
- Rascunho: editável e sem número oficial.
- Em aberto: emitida e com saldo pendente.
- Vencida: em aberto e depois da data de vencimento.
- Paga: saldo quitado.
- Erro na emissão: o provedor fiscal não confirmou a emissão; abra o detalhe e use Tentar emitir novamente.
- Cancelada ou Incobrável: a fatura não segue mais o fluxo normal de cobrança.
O selo principal sempre representa o status financeiro. Abaixo dele, o Cord mostra separadamente o contexto de envio e de ambiente, por exemplo Enviada · Teste. Assim, Teste nunca substitui nem contradiz status como Em aberto ou Paga.
Ações no detalhe
Em uma fatura, você pode reenviar o e-mail, registrar pagamentos manuais ou parciais, copiar o link público, baixar o PDF e o XML quando houver, cancelar, emitir uma nota de crédito, usar Duplicar fatura para abrir uma cópia nova no editor ou criar uma recorrência mensal com Repetir todo mês. No México, além disso, Substituir CFDI corrige um CFDI emitido com o motivo 01 do SAT, e o histórico registra o complemento de pagamento de cada pagamento de uma fatura PPD (veja Faturamento por país).
A barra de progresso separa cinco momentos: Rascunho, Emitida, Enviada, Visualizada e Paga. À direita ficam os atalhos para abrir ou copiar o link do cliente, baixar o PDF e compartilhar pelo WhatsApp. As ações excepcionais, como cancelar ou marcar como incobrável, ficam em Mais ações.
Depois do primeiro envio, a lista mostra Enviada e deixa de oferecer essa fatura na seleção em massa. O reenvio continua disponível no detalhe, junto ao e-mail do destinatário, para evitar envios duplicados por engano.
Documento de teste significa que não houve uma emissão fiscal válida. No México, ele não vale como CFDI perante o SAT. Configure a sua emissão fiscal e crie uma fatura nova; o Cord mantém o documento anterior sem alterar o seu histórico.
A seção Atividade registra emissão, envio, visualização, lembretes, pagamentos e mudanças de status. Assim você sabe o que aconteceu sem depender do e-mail do vendedor.
Envio em massa e exportação
Selecione na lista as faturas emitidas e ainda não enviadas para entregá-las em um único lote. Rascunhos, documentos já enviados e documentos que não podem ser enviados mantêm uma caixa de seleção visível, mas desativada; ao passar o cursor, o Cord explica por que eles não participam desse envio. Exportar CSV baixa a visualização atual e respeita o filtro de status e a busca ativa.
Para repetir a emissão, abra Ver recorrentes e consulte Faturas recorrentes. Para revisar o documento disponível — CFDI 4.0 no México, fatura comercial nos demais mercados e as condições operacionais do Verifactu na Espanha —, consulte Faturamento fiscal por país.
Pagamentos, créditos e reembolsos não são a mesma coisa
O Cord mantém separados o que foi pago, as notas de crédito emitidas e os reembolsos confirmados. Assim evita contar duas vezes a mesma movimentação e consegue explicar por que o saldo mudou.
Saldo pendente = total − créditos emitidos − pagamentos registrados + reembolsos confirmados, com mínimo de zero. Uma nota de crédito em rascunho não reduz o saldo. Um reembolso pendente ou com falha também não conta como dinheiro devolvido.
| Exemplo em MXN | Resultado |
|---|---|
| Fatura de 1.000; pagamento de 400 | Restam 600 a receber |
| Fatura de 1.000; crédito emitido de 200; pagamento de 800 | Saldo zero |
| Fatura de 1.000 paga; crédito emitido de 200 | Saldo zero e 200 a devolver |
| Mesmo caso, com reembolso confirmado de 200 | Saldo zero e nada a devolver |
| Fatura de 1.000 paga; reembolso de 200 sem crédito | Voltam a ficar 200 a receber |
O último caso exige revisar o acordo com o cliente. Devolver dinheiro não reduz, por si só, o valor do documento. Emitir um crédito também não envia dinheiro.
Reembolsar um pagamento
Um pagamento online que entrou pelo link da fatura, pelo portal do cliente ou pela cobrança automática — com cartão, débito bancário (SEPA, ACH, Bacs ou débito pré-autorizado), transferência (SPEI ou com referência) ou Mercado Pago — é reembolsado na seção Pagamentos do detalhe, com o botão Reembolsar, total ou parcialmente, conforme o método. É preciso ter a permissão Reembolsos e confirmar a sua identidade novamente. Antes de você confirmar, o diálogo informa quanto pode ser devolvido e, quando não é possível, por quê (um débito ACH só pode ser devolvido integralmente, por exemplo). Um pagamento registrado manualmente não tem esse botão: o Cord não movimentou esse dinheiro. No México, o reembolso não cancela o CFDI; documente a devolução com uma nota de crédito. Todos os detalhes, incluindo a divisão de uma cobrança que pagou várias faturas, estão em Reembolsos.
Pagamentos parciais e confirmação
Depois de aplicar um pagamento parcial, uma nova cobrança é preparada pelo saldo vigente. Uma tentativa ainda em processamento precisa ser esclarecida antes de abrir outra. Repetir a notificação de um mesmo pagamento não deve somar esse valor novamente.
Ao voltar da tela de pagamento, use Atualizar saldo. Voltar ao link não equivale a uma confirmação: o status depende do registro do pagamento. Se o banco mostrar a cobrança mas o saldo não mudar, entre em contato com o negócio antes de pagar de novo.
O que verificar se os valores não batem
Abra o detalhe da fatura e compare pagamentos, créditos emitidos, reembolsos confirmados e atividade. Verifique a moeda e o documento correspondente. Se houver uma movimentação pendente, aguarde a confirmação ou peça uma revisão; não registre um segundo pagamento manual para forçar o saldo a zero.
O Cord não recalcula documentos anteriores sem avisar. Se uma fatura antiga não bater, revise-a individualmente.
Os documentos comerciais estão incluídos no Grátis (10 por mês); a emissão fiscal integrada começa no Starter, onde estiver habilitada. A opção comercial no México e na Espanha é uma pró-forma, não uma fatura de teste. Ela não gera XML fiscal nem substitui uma fatura fiscal.