Lembretes automáticos de pagamento
O Cord lembra o seu cliente do que vai vencer e do que já venceu, uma vez por etapa. Você escolhe quando, ou os desativa.
O que são
Os lembretes automáticos são e-mails que o Cord envia ao seu cliente quando um documento está prestes a vencer ou já venceu. Eles funcionam em todos os planos e vêm ativados: rodam uma vez por dia para cada fatura em aberto e cada orçamento aprovado que cumpram as condições desta página.
O calendário das faturas é você quem escolhe, em Configurações › Faturamento › Lembretes. Se você nunca o alterar, o Cord usa a escada de sempre.
Eles são diferentes de duas ferramentas que também ajudam a receber:
- A cobrança com IA (Profissional, Scale e Developer) redige e-mails personalizados para contas vencidas e pode propor ao seu cliente um parcelamento, que só ele pode aceitar.
- O lembrete por WhatsApp da carteira de recebíveis é preparado e enviado por você, quando quiser.
Requisitos
| Requisito | Detalhes |
|---|---|
| Plano | Todos os planos. |
| Permissão | Nenhuma para que sejam enviados: o Cord os envia sozinho. Para alterar o calendário ou desativá-los, a permissão de Configurações; para pausar um cliente, a de Cobrança. |
| Cliente | Deve ter um e-mail registrado no cadastro. Sem e-mail, não há lembrete. |
| Fatura | Emitida (não rascunho), em aberto, com data de vencimento e saldo pendente. |
| Orçamento | Aprovado ou faturado, com saldo, que não seja uma mensalidade recorrente e cujo saldo não esteja já em uma fatura em aberto (nesse caso, o lembrete é da fatura). |
| Conta | Não se aplica a contas de teste nem à conta de demonstração. |
Faturas: a escada de lembretes
Cada fatura em aberto percorre uma escada de etapas, medidas em dias em relação à data de vencimento. A escada padrão tem seis:
| Etapa | Quando | O que o seu cliente recebe |
|---|---|---|
| 7 dias antes | Uma semana antes do vencimento | A sua fatura [número] está prestes a vencer |
| 1 dia antes | Na véspera do vencimento | A sua fatura [número] está prestes a vencer |
| 3 dias depois | Três dias vencida | Fatura vencida [número] |
| 7 dias depois | Uma semana vencida | Fatura vencida [número] |
| 14 dias depois | Duas semanas vencida | Fatura vencida [número] |
| 30 dias depois | Um mês vencida | Fatura vencida [número] |
Depois da última etapa do seu calendário, o Cord deixa de enviar lembretes automáticos dessa fatura.
Os dias são contados pelo dia do calendário do seu negócio, conforme o fuso horário de Configurações › Geral: uma etapa não sai um dia antes nem um dia depois porque o seu cliente ou o servidor estão em outro fuso.
Escolher o calendário
Este recurso é novo e pode ainda não estar habilitado na sua conta. Se você não o vir, fale conosco.
- Abra Configurações › Faturamento › Lembretes.
- Em Calendário das faturas, marque os momentos em que você quer que o seu cliente receba um lembrete: antes do vencimento, no dia do vencimento ou depois.
- Confira a linha Seu cliente recebe: ela mostra o calendário completo exatamente como será enviado.
- Clique em Salvar alterações.
Você pode escolher entre:
| Momento | Opções |
|---|---|
| Antes do vencimento | 14, 7, 3 ou 1 dia antes |
| No dia do vencimento | Vence hoje |
| Depois do vencimento | 1, 3, 7, 14, 30, 60 ou 90 dias depois |
Até 8 lembretes por fatura e pelo menos um. Restaurar o calendário padrão volta à escada de sempre.
O que acontece com as faturas que já estão em andamento
A alteração vale a partir da próxima execução diária, inclusive para as faturas que já receberam lembretes:
- Uma etapa que já foi enviada não se repete, mesmo que continue no calendário.
- Uma etapa que fica antes de outra já enviada não é enviada. Se o aviso de 7 dias antes já saiu e você adiciona o de 14 dias antes, essa fatura não recebe um aviso atrasado; as faturas novas recebem.
- Uma etapa nova posterior é enviada quando a fatura chega a ela. Por exemplo, se você adicionar 60 dias depois, uma fatura que já passou pela etapa de 30 recebe a de 60 quando completar 60 dias vencida.
Desativar os lembretes
A chave Enviar lembretes automáticos interrompe os e-mails para os seus clientes: os das faturas e os avisos dos orçamentos. Tudo o que não vai para o cliente continua igual: o seu aviso de Pagamento vencido dos orçamentos (se estiver ativado em Notificações) e o evento Uma fatura vence. A cobrança com IA tem a sua própria chave.
Se você os ativar de novo, cada fatura recebe apenas a etapa mais recente que já alcançou, não as que foram puladas enquanto estavam desativados.
Pausar um cliente
Se um cliente pediu que você não escreva para ele, pause os lembretes dele no cadastro:
- Abra Clientes e entre no cliente.
- Em Lembretes automáticos, clique em Pausar lembretes e confirme.
A pausa é a mesma lista Não escrever para da cobrança com IA: um cliente em pausa não recebe lembretes automáticos nem e-mails do agente. E, ao contrário, um cliente, um orçamento ou uma fatura que você adicionar a Não escrever para pelo agente também não recebe lembretes. Os clientes em pausa aparecem em Configurações › Faturamento › Lembretes › Clientes em pausa, com o botão Retomar.
O seu cliente também pode pedir isso por conta própria: todo lembrete automático e todo e-mail da cobrança com IA traz no rodapé o link Não quero mais ser contatado por este meio. Se ele clicar, é excluído na hora da cobrança por e-mail do seu negócio, sem lembretes automáticos nem e-mails do agente, e o Cord avisa você. Em Clientes em pausa e na ficha dele, ele aparece como Pedido do cliente, sem o botão Retomar: um descadastro pedido pelo seu cliente não pode ser retomado pelo Cord. O descadastro vale só para o seu negócio: se o seu cliente também compra de outro negócio que usa o Cord, esse negócio ainda pode escrever para ele.
O que o seu cliente recebe
- Assunto: o aviso correspondente seguido do nome do seu negócio: A sua fatura [número] está prestes a vencer antes do vencimento, A sua fatura [número] vence hoje no dia do vencimento e Fatura vencida [número] depois.
- Idioma: o da fatura, que a fatura recebeu ao ser emitida: o que o seu cliente tinha na ficha ou, se não tinha, o da sua conta. Alterar a ficha depois não muda os lembretes dessa fatura. Veja Idioma dos documentos.
- Corpo: o número da fatura, a data de vencimento e o saldo pendente com a moeda. O saldo já desconta pagamentos parciais e notas de crédito, então você nunca lembra o seu cliente de um dinheiro que ele já pagou.
- Botão Pagar fatura: abre o link da fatura, onde ele pode pagar o saldo completo ou pagar uma parte. Veja Criar, emitir e receber faturas.
- A sua assinatura, remetente e resposta: a partir do Starter, o lembrete leva a assinatura, o nome de exibição e o endereço de resposta de Configurações › Notificações › E-mail. A introdução dessa tela não: ela foi pensada para o e-mail com que você envia o documento, e o lembrete mantém a sua mensagem de vencimento.
- Marca: o e-mail usa o seu logotipo e a sua cor. Se você conectou o Gmail do seu negócio, ele sai da sua conta do Gmail; caso contrário, sai do Cord com o nome do seu negócio.
- Descadastro: no rodapé, o link Não quero mais ser contatado por este meio. Os programas de e-mail que permitem também oferecem cancelar a inscrição com um clique.
Cada lembrete enviado fica registrado na linha do tempo da fatura como “Aviso de vencimento (7 dias antes)”, “Aviso de vencimento (vence hoje)” ou “Lembrete de cobrança (3 dias em atraso)”, e no registro de auditoria.
Se o seu cliente pediu o descadastro, a etapa que caberia não é enviada e fica registrada uma única vez na linha do tempo como Lembrete não enviado a pedido do cliente, com a etapa no detalhe. O aviso de um orçamento que deixa de ser enviado por isso fica no registro de auditoria.
Uma etapa, um único e-mail
O Cord registra a etapa antes de enviar o e-mail, e cada etapa só pode ser registrada uma vez por fatura. Na prática:
- Não há duplicados. Mesmo que o processo diário rode duas vezes no mesmo dia, o seu cliente recebe um único e-mail por etapa.
- Se o envio falhar, ele é repetido. A etapa é liberada e o envio é tentado de novo no dia seguinte.
- Não há rajadas. Se uma fatura entrar tarde na escada (por exemplo, você a emitiu já vencida havia 20 dias), o Cord envia apenas a etapa mais recente que se aplica, e não todas as anteriores de uma vez.
- O mesmo dinheiro não é cobrado duas vezes. Se a fatura vem de um orçamento que recebeu o seu próprio lembrete nesse mesmo dia, a fatura espera até o dia seguinte.
O evento “Uma fatura vence”
No dia seguinte ao vencimento de uma fatura com saldo, o Cord emite uma única vez o evento Uma fatura vence (invoice.overdue). Ele chega aos seus webhooks e pode disparar um workflow, por exemplo para avisar a sua equipe no Slack ou criar uma tarefa de acompanhamento. Ele é emitido mesmo que você tenha desativado os lembretes ou pausado o cliente: é para você, não para ele.
Orçamentos: aviso de vencimento
Os orçamentos aprovados com saldo pendente recebem um aviso mais simples: dois e-mails, um três dias antes do vencimento e outro no dia em que vence. Esses dois momentos são fixos; eles seguem a chave de lembretes e a pausa por cliente. O vencimento é calculado a partir do dia da aprovação mais os dias da condição de pagamento:
| Condição | Vence |
|---|---|
| À vista | No dia da aprovação |
| Net 7, 15, 30, 45, 60 ou 90 | Esse número de dias corridos depois da aprovação |
O e-mail, com o seu logotipo e a sua cor, mostra o número, o saldo do orçamento com a moeda (o total menos o que já foi recebido como entrada ou parcelas) e a data de vencimento, com o botão Ver e pagar [número] que abre o link do orçamento. O assunto é Lembrete de pagamento — [número]; ele sai no idioma do orçamento (o que ele recebeu ao ser enviado) e, a partir do Starter, com a sua assinatura. Veja Condições de crédito.
Com À vista, o vencimento coincide com a aprovação, então só sai o aviso do dia, e ele pode chegar no mesmo dia em que o seu cliente aprova.
Quando um lembrete não é enviado
- Você desativou os lembretes automáticos ou o cliente está em pausa.
- O seu cliente pediu para não receber cobranças por e-mail com o link Não quero mais ser contatado por este meio.
- O cliente não tem e-mail cadastrado.
- A fatura já está paga, cancelada, marcada como incobrável ou ainda é um rascunho.
- A fatura não tem data de vencimento ou o saldo dela é zero.
- A fatura já passou por todas as etapas do seu calendário ou está vencida há mais de 120 dias.
- A etapa que caberia fica antes de outra que já foi enviada (veja O que acontece com as faturas que já estão em andamento, acima).
- O orçamento já foi pago por completo, não está aprovado ou é uma mensalidade recorrente: as mensalidades são cobradas sozinhas todo mês e nunca são tratadas como recebíveis vencidos.
- A conta é uma conta de teste ou a conta de demonstração.
Limites
- Um lembrete de fatura por etapa, até 8 etapas, escolhidas no menu desta página.
- Os lembretes automáticos não contam para o limite de 2 mensagens de cobrança a cada 7 dias da cobrança com IA, e esse limite não os interrompe.
- O texto do lembrete não pode ser editado; ele leva a sua assinatura a partir do Starter. Se você precisar de outra mensagem ou de outro canal, crie um workflow com o gatilho Uma fatura vence e uma espera.
- Os avisos de orçamentos têm dois momentos fixos e não têm escada depois do vencimento. Para cobrar orçamentos vencidos, use a carteira de recebíveis ou a cobrança com IA.
- Os lembretes não anexam o PDF; o cliente o baixa no link da fatura.
Problemas comuns
O meu cliente diz que não recebeu o lembrete. Confira se o cadastro dele tem e-mail, se ele não está em pausa e se os lembretes estão ativados. Depois, procure o evento na linha do tempo da fatura. Se ele não aparecer, o envio falhou e será repetido no dia seguinte.
Ele recebeu um lembrete de uma fatura que já pagou por transferência. O lembrete é enviado enquanto a fatura tiver saldo. Registre o pagamento na fatura assim que você o confirmar.
Adicionei uma etapa e uma fatura não a recebeu. Se essa fatura já tinha recebido uma etapa posterior, a nova fica para trás e não é enviada, para não mandar um aviso atrasado. As faturas novas a recebem.
Não quero que um cliente receba lembretes. Pause os lembretes dele no cadastro em Clientes (veja Pausar um cliente).