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ESEN

Colombia

Factura electrónica de venta con validación previa de la DIAN, enviada por Cord como tu software propio.

Qué es

En Colombia cada factura debe validarla la DIAN antes de entregarse (Anexo Técnico 1.9). Cord firma cada factura y nota crédito con tu certificado, la envía a la DIAN como tu software propio y, cuando la DIAN la valida, imprime el CUFE y el código QR en el PDF. Cord no es proveedor tecnológico ni usa uno: tú te habilitas como facturador con software propio y registras a Cord como ese software.

La factura electrónica con la DIAN está construida y en activación: Cord la enciende país por país. Mientras tanto, Ajustes › Perfil fiscal dice Próximamente y tus facturas se emiten como factura comercial sin validez fiscal. Esta función es nueva y puede no estar habilitada todavía en tu cuenta. Si no la ves, escríbenos.

En Colombia
Divisa por defecto COP (también otra divisa, con la tasa a COP del documento)
Impuesto IVA 19 % y 5 %; retenciones ReteIVA y ReteFuente
Identificador fiscal NIT, con su dígito de verificación
Documento Factura comercial hoy; factura electrónica de venta y nota crédito validadas al activarse
Autoridad DIAN
Idioma del PDF El de tu cliente o, si no tiene uno, el de tu cuenta; los datos y leyendas de la DIAN, en español
Cobro en línea Mercado Pago

Requisitos

  • Plan: Starter o superior para emitir con la DIAN. En Gratis, factura comercial (10 al mes).
  • Habilitación en el portal de la DIAN como facturador con software propio: el nombre del software y un PIN de cinco dígitos. La DIAN te asigna el identificador del software y un set de pruebas.
  • Un certificado de firma digital para factura electrónica a nombre de tu NIT, emitido por una entidad certificadora avalada por la ONAC, con su cadena completa. Su costo lo pagas directo a ella.
  • Para producción, una resolución de numeración solicitada a la DIAN y asociada a tu software.
  • Permisos: Ajustes para el perfil fiscal; Cotizaciones para emitir; Cobranza para la nota crédito.

Configura tu cuenta

  1. En Ajustes › Perfil fiscal completa la razón social, tu NIT con su dígito de verificación y el domicilio en Identidad de facturación.
  2. En Tu negocio en el RUT, elige el tipo de persona, tu responsabilidad frente al IVA, el municipio de tu domicilio fiscal y tus responsabilidades fiscales (casilla 53 del RUT).
  3. En Software y numeración, captura el identificador del software y su PIN, y la numeración: en habilitación, el rango de pruebas del set con su clave técnica; en producción, tu resolución (número, prefijo, rango y vigencia). Traer de la DIAN consulta los rangos que la DIAN informa para tu NIT y guarda la clave técnica.
  4. Elige el prefijo de las notas crédito y si tus ventas al 0 % son exentas o excluidas de IVA.
  5. Sube tu certificado de firma (.p12, o certificado y llave) con su cadena.
  6. En habilitación, pulsa Enviar set de pruebas con las cantidades que indica el detalle de tu set y Ver resultado. Cuando la DIAN lo acepta, sincroniza a producción desde su portal.
Ajustes › Perfil fiscal, sección "Factura electrónica con la DIAN" de una cuenta en Colombia, con los datos del negocio y el certificado cargado.

Impuestos y retenciones

Ajustes › Impuestos de una cuenta en Colombia: el catálogo de arranque que Cord siembra, con 5 perfiles, el predeterminado marcado y la nota de que las tasas se aplican por línea.
  • IVA 19 % (predeterminado) y 5 %, por concepto.
  • Exento o excluido: las líneas al 0 % se informan como exentas (IVA 0.00) o excluidas (sin IVA) según elijas en Ajustes. Sin esa decisión, una factura con líneas al 0 % no se envía.
  • ReteIVA 15 % se calcula sobre el IVA, no sobre el subtotal, y se informa a la DIAN. ReteFuente 2,5 % se informa como retención en la renta. Una retención sobre el subtotal que podría ser de otro tipo (ReteICA, por ejemplo) no se informa, pero sigue restando en tu total.
  • La DIAN recibe el total sin retenciones; el total de Cord es ese importe menos las retenciones.

Documentos y numeración

  • Factura electrónica de venta y nota crédito, con concepto de anulación si acredita el total o de rebaja si acredita una parte. La nota débito solo se usa en el set de pruebas.
  • Cord asigna cada número dentro de tu resolución (prefijo, rango y vigencia). Fuera del rango o de la vigencia no se envía. Ajustes avisa cuando quedan menos de 50 números (o del 5 %) o menos de 30 días de vigencia.
  • Un rechazo libera su número.
  • El XML firmado se guarda antes de enviarse; validado, se le une la respuesta de la DIAN y se entrega como un contenedor (AttachedDocument) que viaja en el correo en un único .zip con el PDF.

Estado ante la DIAN

Detalle de la factura FEAD10483 de Andes Digital (Colombia) a Comercializadora del Caribe, por $56,584,500.00 COP: conceptos, impuestos y saldo arriba; debajo, los datos de la factura y el panel DIAN con el estado ante la autoridad.
Estado Qué significa
Validada por la DIAN Con su CUFE (o CUDE en una nota) y las notificaciones de la validación.
Esperando la confirmación de la DIAN Cord consulta por el CUFE antes de hacer nada.
La DIAN rechazó el documento Con el motivo; el número queda libre.
Ambiente de habilitación Sin validez fiscal.

El PDF imprime el CUFE en el pie de todas las páginas y el QR en la primera, con la autorización de numeración, la forma de pago y la tasa a COP si aplica.

Datos del cliente

En la ficha de cada cliente colombiano, sección de la DIAN, captura lo que Cord no puede deducir: tipo de documento, si es persona natural o jurídica, su responsabilidad frente al IVA y sus responsabilidades. Sin identificación, el cliente se factura como consumidor final. Un cliente del exterior se informa con el NIT de su país.

Anular o corregir

Una factura validada no se anula: se ajusta con una nota crédito que lleva el adquiriente, la moneda y la tasa de la factura.

Cobrar en línea

Cord Payments no abre cuentas en Colombia: el cobro en línea es con Mercado Pago, en el link de la cotización y de la factura. También puedes registrar a mano una transferencia.

Límites por plan

Plan Facturas comerciales al mes Facturas validadas incluidas al mes
Gratis 10 No incluye emisión fiscal
Starter Ilimitadas 30
Pro Ilimitadas 200
Scale Ilimitadas 500
Developer Ilimitadas 1,000

Los documentos de habilitación no cuentan.

Lo que Cord no cubre todavía

  • Factura de exportación y de contingencia.
  • INC, ICUI, ICA e impuestos saludables; ReteICA informado.
  • AIU, mandatos, propinas y cargos de documento.
  • Documento soporte, nómina electrónica y eventos RADIAN (acuse, aceptación).

Cord los rechaza o los dice antes de enviar.

Problemas comunes

Ajustes dice Próximamente. La factura electrónica con la DIAN está en activación.

Una factura con líneas al 0 % no se envía. Elige en Ajustes si tus ventas al 0 % son exentas o excluidas.

Ajustes dice que se agotó el rango o venció la resolución. Solicita una nueva resolución a la DIAN, asóciala a tu software y regístrala en Ajustes.

La DIAN rechaza todo con el certificado. El certificado debe estar avalado por la ONAC, a nombre de tu NIT y con su cadena completa.

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