Recordatorios automáticos de cobro

Qué son

Los recordatorios automáticos son correos que Cord le envía a tu cliente cuando un documento está por vencer o ya venció. Funcionan en todos los planes y vienen encendidos: corren una vez al día para cada factura abierta y cada cotización aprobada que cumplan las condiciones de esta página.

El calendario de las facturas lo eliges tú en Ajustes › Facturación › Recordatorios. Si nunca lo cambias, Cord usa la escalera de siempre.

Son distintos de dos herramientas que también ayudan a cobrar:

• La cobranza con IA (Pro, Scale y Developer) redacta correos personalizados para cuentas vencidas y puede proponerle a tu cliente un plan de cuotas, que solo él puede aceptar.
• El recordatorio por WhatsApp de la cartera lo preparas y lo envías tú, cuando quieras.

Requisitos

Facturas: la escalera de recordatorios

Cada factura abierta recorre una escalera de etapas, medidas en días respecto a su fecha de vencimiento. La escalera por defecto tiene seis:

Después de la última etapa de tu calendario, Cord deja de enviar recordatorios automáticos de esa factura.

Los días se cuentan con el día del calendario de tu negocio, según la zona horaria de Ajustes › General: una etapa no sale un día antes ni un día tarde porque tu cliente o el servidor estén en otro huso.

Elegir el calendario

Puedes elegir entre:

Hasta 8 recordatorios por factura y al menos uno. Restablecer el calendario predeterminado vuelve a la escalera de siempre.

Qué pasa con las facturas que ya están en curso

El cambio aplica desde la siguiente corrida diaria, también a las facturas que ya recibieron recordatorios:

• Una etapa que ya salió no se repite, aunque la sigas teniendo en el calendario.
• Una etapa que queda antes de otra ya enviada no se manda. Si ya salió el aviso de 7 días antes y agregas el de 14 días antes, esa factura no recibe un aviso atrasado; las facturas nuevas sí.
• Una etapa nueva posterior sí sale cuando la factura llega a ella. Por ejemplo, si agregas 60 días después, una factura que ya pasó por la de 30 recibe la de 60 cuando cumpla 60 días vencida.

Apagar los recordatorios

El interruptor Enviar recordatorios automáticos detiene los correos a tus clientes: los de facturas y los avisos de cotizaciones. Sigue igual todo lo que no va al cliente: tu aviso de Pago vencido de las cotizaciones (si lo tienes encendido en Notificaciones) y el evento Vence una factura. La cobranza con IA tiene su propio interruptor.

Si los vuelves a encender, cada factura recibe solo la etapa más reciente que ya alcanzó, no las que se saltaron mientras estaban apagados.

Pausar a un cliente

Si un cliente te pidió que no le escribas, pausa sus recordatorios desde su ficha:

La pausa es la misma lista No escribir a de la cobranza con IA: un cliente en pausa no recibe recordatorios automáticos ni correos del agente. Y al revés, un cliente, una cotización o una factura que agregues a No escribir a desde el agente tampoco recibe recordatorios. Los clientes en pausa aparecen en Ajustes › Facturación › Recordatorios › Clientes en pausa, con el botón Reanudar.

Tu cliente también puede pedirlo él mismo: cada recordatorio automático y cada correo de la cobranza con IA lleva al pie el enlace No volver a contactarme por este medio. Si lo pulsa, queda excluido de inmediato de la cobranza por correo de tu negocio, sin recordatorios automáticos ni correos del agente, y Cord te avisa. En Clientes en pausa y en su ficha aparece como Lo pidió el cliente, sin el botón Reanudar: una baja que pidió tu cliente no se puede reanudar desde Cord. La baja es solo con tu negocio: si tu cliente también le compra a otro negocio que usa Cord, ese negocio le puede seguir escribiendo.

Qué recibe tu cliente

• Asunto: el aviso correspondiente seguido del nombre de tu negocio: Tu factura [número] está por vencer antes del vencimiento, Tu factura [número] vence hoy el día que vence y Factura vencida [número] después.
• Idioma: el de la factura, que la factura tomó al emitirse: el que tu cliente tenía en su ficha o, si no tenía uno, el de tu cuenta. Cambiar la ficha después no cambia los recordatorios de esa factura. Ver Idioma de los documentos.
• Cuerpo: el número de factura, la fecha de vencimiento y el saldo pendiente con su divisa. El saldo ya descuenta abonos parciales y notas de crédito, así que nunca le recuerdas a tu cliente dinero que ya pagó.
• Botón Pagar factura: abre el link de la factura, donde puede pagar el saldo completo o abonar una parte. Ver Crear, emitir y cobrar facturas.
• Tu firma, remitente y respuesta: desde Starter, el recordatorio lleva la firma, el nombre visible y la dirección de respuesta de Ajustes › Notificaciones › Correo. La introducción de esa pantalla no: está pensada para el correo con que envías el documento, y el recordatorio conserva su mensaje de vencimiento.
• Marca: el correo usa tu logo y tu color. Si conectaste el Gmail de tu negocio, sale desde tu cuenta de Gmail; si no, sale de Cord con el nombre de tu negocio.
• Baja: al pie, el enlace No volver a contactarme por este medio. Los programas de correo que lo admiten ofrecen además darse de baja con un clic.

Cada recordatorio enviado queda en la línea de tiempo de la factura como “Aviso de vencimiento (7 días antes)”, “Aviso de vencimiento (vence hoy)” o “Recordatorio de cobro (3 días vencida)”, y en la bitácora de auditoría.

Si tu cliente pidió la baja, la etapa que tocaba no se envía y queda una sola vez en la línea de tiempo como Recordatorio no enviado a petición del cliente, con la etapa en el detalle. El aviso de una cotización que no se envía por eso queda en la bitácora de auditoría.

Una etapa, un solo correo

Cord registra la etapa antes de enviar el correo, y cada etapa solo puede registrarse una vez por factura. En la práctica:

• No hay duplicados. Aunque el proceso diario corra dos veces el mismo día, tu cliente recibe un solo correo por etapa.
• Si el envío falla, se reintenta. La etapa se libera y se vuelve a intentar al día siguiente.
• No hay ráfagas. Si una factura entra tarde a la escalera (por ejemplo, la emitiste ya vencida hace 20 días), Cord envía solo la etapa más reciente que corresponde, no todas las anteriores de golpe.
• No se repite el mismo dinero. Si la factura viene de una cotización que ese mismo día recibió su propio recordatorio, la factura espera al día siguiente.

El evento “Vence una factura”

El día siguiente al vencimiento de una factura con saldo, Cord emite una sola vez el evento Vence una factura (invoice.overdue). Llega a tus webhooks y puede disparar un workflow, por ejemplo para avisar a tu equipo en Slack o crear una tarea de seguimiento. Sale aunque hayas apagado los recordatorios o pausado al cliente: es para ti, no para él.

Cotizaciones: aviso de vencimiento

Las cotizaciones aprobadas con saldo pendiente reciben un aviso más simple: dos correos, uno tres días antes del vencimiento y otro el día en que vence. Estos dos momentos son fijos; siguen el interruptor de recordatorios y la pausa por cliente. El vencimiento se calcula desde el día de la aprobación más los días del término de pago:

El correo, con tu logo y tu color, dice el folio, el saldo de la cotización con su divisa (el total menos lo ya cobrado de anticipo o cuotas) y la fecha de vencimiento, con el botón Ver y pagar [folio] que abre el link de la cotización. El asunto es Recordatorio de pago — [folio], sale en el idioma de la cotización (el que tomó al enviarse) y, desde Starter, con tu firma. Ver Términos de crédito.

Cuándo no se manda un recordatorio

• Apagaste los recordatorios automáticos o el cliente está en pausa.
• Tu cliente pidió no recibir cobranza por correo con el enlace No volver a contactarme por este medio.
• El cliente no tiene correo registrado.
• La factura ya está pagada, anulada, marcada como incobrable o sigue en borrador.
• La factura no tiene fecha de vencimiento o su saldo es cero.
• La factura ya pasó por todas las etapas de tu calendario, o lleva más de 120 días vencida.
• La etapa que tocaría queda antes de otra que ya salió (ver Qué pasa con las facturas que ya están en curso, arriba).
• La cotización ya se pagó por completo, no está aprobada, o es una iguala recurrente: las igualas se cobran solas cada mes y nunca se tratan como cartera vencida.
• La cuenta es una cuenta de prueba o la cuenta de demostración.

Límites

• Un recordatorio de factura por etapa, hasta 8 etapas, elegidas del menú de esta página.
• Los recordatorios automáticos no cuentan para el tope de 2 mensajes de cobranza cada 7 días de la cobranza con IA, y ese tope no los detiene.
• El texto del recordatorio no se edita; lleva tu firma desde Starter. Si necesitas otro mensaje u otro canal, crea un workflow con el disparador Vence una factura y una espera.
• Los avisos de cotizaciones tienen dos momentos fijos y no tienen escalera posterior al vencimiento. Para perseguir cotizaciones vencidas usa la cartera o la cobranza con IA.
• Los recordatorios no adjuntan el PDF; el cliente lo descarga desde el link de la factura.

Problemas comunes

Mi cliente dice que no recibió el recordatorio. Revisa que su ficha tenga correo, que no esté en pausa y que los recordatorios estén encendidos. Luego busca el evento en la línea de tiempo de la factura. Si no aparece, el envío falló y se reintenta al día siguiente.

Le llegó un recordatorio de una factura que ya pagó por transferencia. El recordatorio sale mientras la factura tenga saldo. Registra el pago en la factura en cuanto lo verifiques.

Agregué una etapa y una factura no la recibió. Si esa factura ya había recibido una etapa posterior, la nueva queda atrás y no se manda, para no enviar un aviso atrasado. Las facturas nuevas sí la reciben.

Quiero que no le lleguen recordatorios a un cliente. Pausa sus recordatorios desde su ficha en Clientes (ver Pausar a un cliente).

Relacionadas

• Crear, emitir y cobrar facturas
• Cartera y cobranza operativa
• Cobranza con IA
• Términos de crédito
• Notificaciones