Crear, emitir y cobrar facturas
Cord reúne la captura, emisión fiscal, entrega y cobranza de cada factura en un solo flujo.
Dónde encontrar tus facturas
Abre Ingresos › Facturas. La bandeja muestra el folio, cliente, fecha de creación, vencimiento, total, saldo y estado operativo.
Los borradores todavía no tienen folio oficial. Cord los identifica como Sin folio y les agrega una referencia temporal BOR-... para que puedas reconocerlos. El folio consecutivo se reserva únicamente al emitir. Al abrir un borrador desde la bandeja, Cord te lleva directo al editor.
Crear una factura
Nueva factura abre el mismo editor que las cotizaciones (ver Resumen de creación de cotización), con textos de factura y un paso 3 propio.
- Arma con IA (opcional). El bloque Arma la factura con IA acepta el pedido en texto, foto o PDF y llena los conceptos con tu catálogo (ver Cord AI).
- ¿A quién le facturas? Busca al cliente por nombre, contacto, correo o identificador fiscal, o elige + Crear nuevo cliente…. Cord toma su correo, sus términos de pago y sus datos fiscales de la ficha. Los términos se eligen con chips (Contado, Net 15, Net 30, Net 60 u Otro plazo: Net 7, Net 45 o Net 90) y recalculan el vencimiento.
- ¿Qué le estás cobrando? Agrega productos del catálogo, kits o una línea libre. Cada concepto lleva su cantidad, su precio y su propia tasa de impuesto. Puedes duplicar, reordenar y quitar líneas con Deshacer, igual que en una cotización (ver Productos y descuentos).
- Condiciones. Define el Vencimiento (una fecha; al cambiar los términos se recalcula, y puedes elegir otra a mano), el Tipo de documento y la Divisa de la factura. El tipo de documento ofrece Proforma en México y España o Factura comercial en los demás mercados, y CFDI 4.0 (México) o VERI*FACTU (España) cuando tu plan y tu configuración fiscal lo permiten. En Argentina, Brasil, Chile, Colombia y Perú, cuando la emisión ante la autoridad del país está activa en tu cuenta, la opción fiscal es su factura electrónica autorizada y la comercial pasa a ser una proforma (ver Facturación fiscal por país). Si la divisa difiere de la de tu negocio, aparece el panel de tipo de cambio: “La tasa queda declarada en la factura.” Cuando aplica, la factura también lleva:
- Datos del CFDI (México): el Uso del CFDI y la Forma de pago de esa factura. Ver PUE o PPD.
- Fecha de prestación y Fin del periodo: solo si la venta o el servicio ocurrió en una fecha distinta a la de emisión. En Alemania es obligatoria; vacía, la factura dice que coincide con la fecha de emisión.
- Referencia del comprador y Orden de compra (opcionales): se imprimen en la factura y viajan en su factura electrónica. Si dejas vacía la referencia, se usa la del cliente.
- Dirección de entrega (Francia): solo si los bienes se entregan en otro lugar que la dirección del cliente.
- Nota para el cliente (opcional). Aparece en el PDF y en la página de la factura.
- Revisa y emite. El resumen muestra subtotal, impuestos por tasa, retenciones, el Total y, debajo, los términos y el vencimiento (por ejemplo “Net 30 · vence el 7 nov”). Si corresponde, agrega un descuento o cupón con + Agregar descuento o cupón (ver Descuentos y cupones). El bloque Entrega muestra el correo al que se enviará: “El correo incluye el PDF y la liga de pago.” Pulsa Vista previa para ver la hoja aproximada que recibirá tu cliente.
- Emite. Emitir y enviar asigna el folio y manda el correo en el mismo flujo; Emitir sin enviar emite y deja la entrega para después; Guardar y salir guarda el borrador sin emitir. Antes de emitir, Cord abre una Revisión final (“¿Emitir esta factura?”) con el cliente, el total, el vencimiento y la entrega; confirma con Emitir y enviar o Emitir factura, o vuelve con Regresar.
Cada concepto se redondea por separado y el total es la suma de las líneas ya redondeadas, así que el total de la factura coincide con la suma de sus renglones.
Guardado del borrador y atajos
- Un borrador ya guardado se guarda solo unos segundos después de tu último cambio (el resumen dice “Guardado a las …”). Una factura nueva se crea como borrador la primera vez que pulsas Guardar y salir o emites; mientras tanto, tu navegador guarda una copia local que Cord te ofrece Recuperar si cierras sin guardar (vence a los 7 días).
- En escritorio, ⌘ Enter (Ctrl Enter) abre la revisión final para emitir y enviar, ⌘ S (Ctrl S) guarda el borrador y sale, y / lleva al buscador del catálogo. En el celular, una barra fija abajo muestra el Total y Emitir y enviar.
- Emitir y enviar necesita que el cliente tenga correo. Si no lo tiene, Cord te lo dice (“Este cliente no tiene correo. Agrégalo en su ficha o elige “Emitir sin enviar”.“).
- Si una emisión falló con certeza, Corregir y reintentar en el detalle abre el mismo editor como Corregir con el folio reservado: corriges y vuelves a emitir conservando ese folio.
Emitir es irreversible: asigna el folio oficial y bloquea el documento fiscal. Si necesitas corregir una factura emitida, usa anulación o nota de crédito según su estado de pago.
Qué recibe tu cliente
El correo sale en el idioma de la factura, que la factura toma al emitirse: el que tu cliente tiene en su ficha o, si no tiene uno, el de tu cuenta (ver Idioma de los documentos). Incluye el PDF y la liga pública de la factura. Desde esa página, el cliente puede consultar el saldo y su historial de pagos; si tu cuenta de cobros está habilitada, también puede pagar con tarjeta, y con Mercado Pago si lo conectaste. En México, en facturas en MXN con SPEI activado, también puede pagar por transferencia SPEI a la CLABE de esa factura, que se concilia sola; es función nueva (ver SPEI en el link de la factura). En España, Alemania, Francia, Reino Unido y Estados Unidos, en facturas en EUR, GBP o USD con un cliente vinculado, puede pagar por transferencia con referencia, que también se concilia sola; es función nueva. Puede pagar el saldo completo o elegir Pagar otra cantidad para abonar una parte. Si encendiste la domiciliación bancaria, en facturas en EUR (SEPA), USD (ACH), GBP (Bacs) o CAD (débito preautorizado) también puede pagar con cargo a su cuenta.
Además de la liga de cada factura, puedes darle a tu cliente su portal, con todas sus facturas y el pago de varias en un solo cargo. Si activó el cobro automático, el correo de cada factura le dice qué día y a qué método se le cargará.
La página pública presenta la marca de tu negocio, el folio, el saldo pendiente, las partes, los conceptos y las descargas en una sola vista. Si el documento se generó en modo de prueba o sin timbre fiscal, Cord lo advierte claramente y deshabilita el pago en línea.
Si la emisión termina pero el correo falla, Cord conserva la factura emitida y marca únicamente la entrega como pendiente. Puedes abrir el detalle y usar Enviar factura de nuevo sin generar otro folio.
Estados de la bandeja
- Borrador: editable y sin folio oficial.
- Abierta: emitida y con saldo pendiente.
- Vencida: abierta y después de su fecha de vencimiento.
- Pagada: saldo liquidado.
- Error al emitir: el proveedor fiscal no confirmó la emisión; abre el detalle y usa Reintentar emisión.
- Anulada o Incobrable: la factura ya no sigue el flujo normal de cobranza.
La insignia principal siempre representa el estado financiero. Debajo, Cord muestra por separado el contexto de entrega y de entorno, por ejemplo Enviada · Prueba. Así, Prueba nunca sustituye ni contradice estados como Abierta o Pagada.
Acciones desde el detalle
Desde una factura puedes reenviar el correo, registrar pagos manuales o parciales, copiar la liga pública, descargar PDF y XML cuando corresponda, anular, emitir una nota de crédito, usar Duplicar factura para abrir una copia nueva en el editor o crear una recurrencia mensual con Repetir cada mes. En México, además, Sustituir CFDI corrige un CFDI emitido con el motivo 01 del SAT, y el historial registra el complemento de pago de cada cobro de una factura PPD (ver Facturación por país).
El progreso superior separa cinco momentos: Borrador, Emitida, Enviada, Vista y Pagada. A la derecha encuentras accesos directos para abrir o copiar la liga del cliente, descargar el PDF y compartir por WhatsApp. Las acciones excepcionales, como anular o marcar incobrable, permanecen dentro de Más acciones.
Después del primer envío, la bandeja muestra Enviada y deja de ofrecer esa factura en la selección masiva. El reenvío permanece dentro del detalle, junto al correo del destinatario, para evitar entregas duplicadas por accidente.
Documento de prueba significa que no hubo una emisión fiscal válida. En México, no funciona como CFDI ante el SAT. Configura tu emisión fiscal y crea una factura nueva; Cord conserva el documento anterior sin alterar su historial.
La sección Actividad registra emisión, envío, vista, recordatorios, pagos y cambios de estado. Así puedes saber qué ocurrió sin depender del correo del vendedor.
Envío masivo y exportación
Selecciona facturas emitidas y todavía no enviadas desde la bandeja para entregarlas en una tanda. Los borradores, documentos ya enviados y documentos no enviables conservan una casilla visible pero deshabilitada; al pasar el cursor, Cord explica por qué no participan en ese envío. Exportar CSV descarga la vista actual y respeta el filtro de estado y la búsqueda activa.
Para repetir la emisión, abre Ver recurrentes y consulta Facturas recurrentes. Para revisar el documento disponible —CFDI 4.0 en México, factura comercial en los demás mercados y las condiciones operativas de Verifactu en España—, consulta Facturación fiscal por país.
Pagos, créditos y reembolsos no son lo mismo
Cord conserva por separado lo pagado, las notas de crédito emitidas y los reembolsos confirmados. Así evita contar dos veces un mismo movimiento y permite explicar por qué cambió el saldo.
Saldo pendiente = total − créditos emitidos − pagos registrados + reembolsos confirmados, con un mínimo de cero. Una nota en borrador no reduce el saldo. Un reembolso pendiente o fallido tampoco cuenta como dinero devuelto.
| Ejemplo en MXN | Resultado |
|---|---|
| Factura de 1.000; pago de 400 | Quedan 600 por cobrar |
| Factura de 1.000; crédito emitido de 200; pago de 800 | Saldo cero |
| Factura de 1.000 pagada; crédito emitido de 200 | Saldo cero y 200 por devolver |
| Mismo caso, con reembolso confirmado de 200 | Saldo cero y nada por devolver |
| Factura de 1.000 pagada; reembolso de 200 sin crédito | Vuelven a quedar 200 por cobrar |
El último caso requiere revisar el acuerdo con el cliente. Devolver dinero no reduce por sí solo el importe del documento. Emitir un crédito tampoco envía dinero.
Reembolsar un pago
Un pago en línea que entró por el link de la factura, el portal del cliente o el cobro automático —con tarjeta, débito bancario (SEPA, ACH, Bacs o débito preautorizado), transferencia (SPEI o con referencia) o Mercado Pago— se reembolsa desde la sección Pagos del detalle, con el botón Reembolsar, total o parcialmente según el método. Hace falta el permiso Reembolsos y volver a confirmar tu identidad. El diálogo dice antes de confirmar cuánto se puede devolver y por qué no, cuando no se puede (un débito ACH solo se devuelve completo, por ejemplo). Un pago registrado a mano no tiene ese botón: Cord no movió ese dinero. En México, el reembolso no cancela el CFDI; documenta la devolución con una nota de crédito. Todo el detalle, incluido el reparto de un cobro que pagó varias facturas, en Reembolsos.
Cobros parciales y confirmación
Después de aplicar un pago parcial, un nuevo cobro se prepara por el saldo vigente. Un intento todavía en proceso debe aclararse antes de abrir otro. Repetir la notificación de un mismo pago no debe volver a sumar ese importe.
Al volver de la pantalla de pago, usa Actualizar saldo. El regreso al enlace no equivale a una confirmación: el estado depende del registro del pago. Si el banco muestra el cargo pero el saldo no cambia, contacta al negocio antes de pagar otra vez.
Qué revisar si no coincide
Abre el detalle de la factura y compara pagos, créditos emitidos, reembolsos confirmados y actividad. Comprueba la moneda y el documento correspondiente. Si hay un movimiento pendiente, espera la confirmación o pide revisión; no registres un segundo pago manual para forzar el saldo a cero.
Cord no recalcula en silencio los documentos anteriores. Si una factura antigua no coincide, revísala de forma individual.
Los documentos comerciales están incluidos en Gratis (10 al mes); la emisión fiscal integrada comienza en Starter donde esté habilitada. La opción comercial en México y España es una proforma, no una factura de prueba. No genera XML fiscal ni sustituye una factura fiscal.