Factures récurrentes
Répétez une facture émise sans ressaisir les mêmes lignes à chaque période.
Une facture récurrente est une instruction pour créer et émettre de nouveaux documents selon un calendrier. Ce n’est pas le même produit qu’un forfait mensuel avec paiement récurrent :
- la facture récurrente répète l’émission du document ;
- le forfait mensuel crée un abonnement de paiement mensuel autorisé par le client.
Aujourd’hui, créer une récurrence de facture n’enregistre ni ne débite automatiquement aucun moyen de paiement. Chaque nouvelle facture entre en recouvrement selon son échéance et les paiements enregistrés.
Créer à partir d’une facture existante
La récurrence naît d’une facture déjà émise correctement :
- ouvrez Factures et accédez au détail de la facture de base ;
- dans Plus d’actions, choisissez Répéter chaque mois ;
- Cord crée la récurrence et vous mène à Factures › Voir les récurrentes.
La récurrence créée par l’application est mensuelle : elle émet le 1er de chaque mois, avec une échéance le jour même de l’émission (0 jour de crédit). Son nom interne est celui du client ou, à défaut, le numéro de la facture de base. Aujourd’hui, l’application ne permet pas de modifier ensuite la fréquence, le jour, les jours de crédit ni une date de fin ; depuis la liste, vous pouvez la mettre en pause, la reprendre ou la supprimer.
Cord copie le client, la devise, les notes et les lignes de l’instantané émis. Il ne relit pas le prix actuel du catalogue. Ainsi, une modification ultérieure dans Produits ne change pas la programmation à votre insu.
Calendrier et échéance
- Fréquence : mensuelle.
- Jour du mois : le 1er. Le jour d’émission ne dépasse jamais le 28, pour ne pas sauter février.
- Jours de crédit : 0 ; l’échéance de chaque facture est sa date d’émission.
- Première émission : Cord calcule la prochaine période selon la fréquence et le jour.
- Date de fin : aucune ; la récurrence reste active jusqu’à ce que vous la mettiez en pause ou la supprimiez.
Un traitement quotidien recherche les récurrences actives dont la prochaine date est arrivée. L’environnement de test n’émet pas de documents récurrents.
Ce qui se passe à chaque exécution
- Cord avance d’abord la prochaine date programmée.
- Il crée un nouveau brouillon avec les lignes figées de la récurrence.
- Il calcule son échéance à partir des jours de crédit.
- Il émet le document par le canal fiscal correspondant au pays.
- Il tente de l’envoyer par e-mail, dans la langue de la facture (celle de la fiche du client ou, à défaut, celle de votre compte), et enregistre l’émission et l’envoi dans l’activité.
Chaque émission obtient son propre numéro et son propre instantané. Modifier ou supprimer la récurrence ne réécrit pas les factures déjà émises.
La date avance même si une émission échoue. Cela évite de créer des doublons à chaque nouvelle tentative automatique. La liste affiche Dernière erreur pour que vous corrigiez la cause ; vérifiez le document et la programmation au lieu de supposer qu’une nouvelle tentative aura lieu toutes les heures.
Gérer la liste
Ouvrez Factures › Voir les récurrentes. Chaque ligne affiche le client, le nom, la fréquence, le jour, la prochaine date, le nombre de documents émis, le statut et la dernière erreur.
- Mettre en pause empêche de nouvelles émissions sans effacer la configuration.
- Reprendre la réactive si l’offre inclut toujours les récurrences.
- Supprimer efface la programmation, pas les factures qu’elle a déjà produites.
La mise en pause est toujours disponible, même après un passage à une offre inférieure. Créer ou reprendre une récurrence exige l’offre Professionnel ou supérieure, et l’offre est de nouveau vérifiée à chaque exécution.
Si l’e-mail échoue
La facture émise reste un document indépendant. Un échec d’e-mail n’annule pas le numéro et ne supprime pas l’émission. Ouvrez-la depuis Factures et renvoyez-la ; ne créez pas une autre récurrence pour remplacer cet envoi.
Problèmes fréquents
L’option n’apparaît pas. Vérifiez le droit Recouvrement, l’offre Professionnel ou supérieure et que la facture de base est bien émise.
Le nouveau prix du catalogue n’est pas repris. La récurrence conserve les lignes copiées. Créez une autre programmation à partir d’une facture mise à jour si vous voulez modifier le contrat à venir.
La prochaine date a changé après une erreur. C’est le comportement de sécurité contre les doublons. Corrigez l’erreur et décidez s’il faut émettre manuellement la facture de la période.
Le client n’a pas reçu l’e-mail. L’émission a peut-être abouti ; vérifiez le document et son activité avant de le renvoyer.
Protection de la période programmée
Cord vérifie que la récurrence est toujours active et qu’elle conserve la date et la configuration lues avant de réserver la période. Cela évite que deux exécutions prennent la même émission ou qu’une modification ou une mise en pause simultanée passe inaperçue. La prochaine date est calculée à partir de la période programmée et respecte la date de fin. Une date invalide ou une fin antérieure au début n’est pas acceptée.
Créer une récurrence n’ajoute aucun paiement automatique. Si l’émission échoue, vérifiez Dernière erreur et le document avant de la répéter ; il n’existe pas de récupération automatique complète de toutes les périodes échouées.