Relances automatiques de paiement

De quoi s’agit-il

Les relances automatiques sont des e-mails que Cord envoie à votre client lorsqu’un document arrive bientôt à échéance ou est déjà échu. Elles fonctionnent avec toutes les offres et sont activées par défaut : elles s’exécutent une fois par jour pour chaque facture ouverte et chaque devis approuvé qui remplissent les conditions décrites sur cette page.

C’est vous qui choisissez le calendrier des factures dans Paramètres › Facturation › Relances. Si vous ne le modifiez jamais, Cord utilise l’échelle habituelle.

Elles se distinguent de deux autres outils qui aident aussi à encaisser :

• Le recouvrement par IA (Professionnel, Scale et Developer) rédige des e-mails personnalisés pour les comptes en retard et peut proposer à votre client un échéancier, que lui seul peut accepter.
• La relance par WhatsApp des créances est préparée et envoyée par vous, quand vous le souhaitez.

Prérequis

Factures : l’échelle des relances

Chaque facture ouverte parcourt une échelle d’étapes, mesurées en jours par rapport à sa date d’échéance. L’échelle par défaut en comporte six :

Après la dernière étape de votre calendrier, Cord cesse d’envoyer des relances automatiques pour cette facture.

Les jours sont comptés selon le jour calendaire de votre entreprise, d’après le fuseau horaire défini dans Paramètres › Général : une étape ne part ni un jour trop tôt ni un jour trop tard parce que votre client ou le serveur se trouvent dans un autre fuseau horaire.

Choisir le calendrier

Vous pouvez choisir parmi :

Jusqu’à 8 relances par facture, et au moins une. Rétablir le calendrier par défaut revient à l’échelle habituelle.

Ce qu’il advient des factures déjà en cours

La modification s’applique à partir de la prochaine exécution quotidienne, y compris aux factures qui ont déjà reçu des relances :

• Une étape déjà envoyée n’est jamais répétée, même si elle figure toujours dans votre calendrier.
• Une étape qui tombe avant une étape déjà envoyée n’est pas envoyée. Si l’avis 7 jours avant est déjà parti et que vous ajoutez 14 jours avant, cette facture ne reçoit pas d’avis tardif ; les nouvelles factures, si.
• Une nouvelle étape ultérieure est bien envoyée lorsque la facture l’atteint. Par exemple, si vous ajoutez 60 jours après, une facture qui est déjà passée par l’étape des 30 jours reçoit celle des 60 jours lorsqu’elle atteint 60 jours de retard.

Désactiver les relances

L’interrupteur Envoyer des relances automatiques arrête les e-mails envoyés à vos clients : les relances de factures et les avis de devis. Tout ce qui ne s’adresse pas au client continue de fonctionner : votre notification Paiement en retard pour les devis (si elle est activée dans Notifications) et l’événement Une facture dépasse son échéance. Le recouvrement par IA a son propre interrupteur.

Si vous les réactivez, chaque facture ne reçoit que l’étape la plus récente qu’elle a déjà atteinte, et non celles qui ont été sautées pendant la désactivation.

Mettre un client en pause

Si un client vous a demandé de ne plus lui écrire, mettez ses relances en pause depuis sa fiche :

La pause correspond à la même liste Ne pas contacter que celle du recouvrement par IA : un client en pause ne reçoit ni relances automatiques ni e-mails de l’agent. Inversement, un client, un devis ou une facture que vous ajoutez à Ne pas contacter depuis l’agent ne reçoit pas non plus de relances. Les clients en pause apparaissent dans Paramètres › Facturation › Relances › Clients en pause, avec le bouton Reprendre.

Votre client peut aussi le demander lui-même : chaque relance automatique et chaque e-mail du recouvrement par IA contient en bas le lien Ne plus me contacter par ce moyen. S’il clique dessus, il est immédiatement exclu du recouvrement par e-mail de votre entreprise, sans relances automatiques ni e-mails de l’agent, et Cord vous prévient. Dans Clients en pause et sur sa fiche, il apparaît comme Demande du client, sans le bouton Reprendre : une désinscription demandée par votre client ne peut pas être levée depuis Cord. Elle ne vaut que pour votre entreprise : si votre client achète aussi auprès d’une autre entreprise qui utilise Cord, celle-ci peut toujours lui écrire.

Ce que reçoit votre client

• Objet : l’avis correspondant suivi du nom de votre entreprise : Votre facture [numéro] arrive à échéance avant l’échéance, Votre facture [numéro] arrive à échéance aujourd’hui le jour de l’échéance et Facture en retard [numéro] après.
• Langue : celle de la facture, qu’elle a prise à l’émission : celle que votre client avait dans sa fiche ou, s’il n’en avait pas, celle de votre compte. Modifier la fiche ensuite ne change pas les relances de cette facture. Voir Langue des documents.
• Corps : le numéro de la facture, la date d’échéance et le solde restant dû avec sa devise. Le solde tient déjà compte des paiements partiels et des avoirs : vous ne relancez donc jamais votre client pour de l’argent qu’il a déjà payé.
• Bouton Payer la facture : il ouvre le lien de la facture, où le client peut régler la totalité du solde ou en payer une partie. Voir Créer, émettre et encaisser des factures.
• Votre signature, l’expéditeur et l’adresse de réponse : dès l’offre Starter, la relance porte la signature, le nom affiché et l’adresse de réponse définis dans Paramètres › Notifications › E-mail. L’introduction de cet écran, en revanche, n’y figure pas : elle est conçue pour l’e-mail avec lequel vous envoyez le document, et la relance conserve son message d’échéance.
• Marque : l’e-mail utilise votre logo et votre couleur. Si vous avez connecté le Gmail de votre entreprise, il part de votre compte Gmail ; sinon, il part de Cord avec le nom de votre entreprise.
• Désinscription : en bas, le lien Ne plus me contacter par ce moyen. Les messageries qui le permettent proposent en plus la désinscription en un clic.

Chaque relance envoyée apparaît dans la chronologie de la facture, sous la forme « Avis d’échéance (7 jours avant) », « Avis d’échéance (échéance aujourd’hui) » ou « Relance de paiement (3 jours de retard) », ainsi que dans le journal d’audit.

Si votre client s’est désinscrit, l’étape prévue n’est pas envoyée et apparaît une seule fois dans la chronologie sous la forme Relance non envoyée à la demande du client, avec l’étape dans le détail. L’avis de devis qui n’est pas envoyé pour cette raison figure dans le journal d’audit.

Une étape, un seul e-mail

Cord enregistre l’étape avant d’envoyer l’e-mail, et chaque étape ne peut être enregistrée qu’une seule fois par facture. En pratique :

• Pas de doublons. Même si le traitement quotidien s’exécute deux fois le même jour, votre client ne reçoit qu’un seul e-mail par étape.
• Un envoi qui échoue est retenté. L’étape est libérée et l’envoi est retenté le lendemain.
• Pas de rafales. Si une facture entre tardivement dans l’échelle (par exemple, vous l’avez émise alors qu’elle était déjà en retard de 20 jours), Cord n’envoie que l’étape la plus récente qui s’applique, et non toutes les précédentes d’un coup.
• Le même montant n’est pas relancé deux fois. Si la facture provient d’un devis qui a reçu sa propre relance le même jour, la facture attend le lendemain.

L’événement « Une facture dépasse son échéance »

Le lendemain de l’échéance d’une facture qui a un solde, Cord émet une seule fois l’événement Une facture dépasse son échéance (invoice.overdue). Il parvient à vos webhooks et peut déclencher un workflow, par exemple pour alerter votre équipe dans Slack ou créer une tâche de suivi. Il est émis même si vous avez désactivé les relances ou mis le client en pause : il s’adresse à vous, pas à lui.

Devis : avis d’échéance

Les devis approuvés qui ont un solde reçoivent un avis plus simple : deux e-mails, l’un trois jours avant l’échéance et l’autre le jour de l’échéance. Ces deux moments sont fixes ; ils suivent l’interrupteur des relances et la mise en pause par client. L’échéance se calcule à partir du jour de l’approbation, plus les jours des conditions de paiement :

L’e-mail, à votre logo et à votre couleur, indique le numéro du devis, le solde du devis avec sa devise (le total moins ce qui a déjà été encaissé en acompte ou en échéances) et la date d’échéance, avec le bouton Voir et payer [numéro] qui ouvre le lien du devis. L’objet est Relance de paiement — [numéro] ; l’e-mail part dans la langue du devis (celle qu’il a prise à l’envoi) et, dès l’offre Starter, avec votre signature. Voir Conditions de crédit.

Quand aucune relance n’est envoyée

• Vous avez désactivé les relances automatiques ou le client est en pause.
• Votre client a demandé à ne plus recevoir de relances par e-mail avec le lien Ne plus me contacter par ce moyen.
• Le client n’a pas d’adresse e-mail enregistrée.
• La facture est déjà payée, annulée, marquée comme irrécouvrable ou toujours à l’état de brouillon.
• La facture n’a pas de date d’échéance ou son solde est nul.
• La facture est déjà passée par toutes les étapes de votre calendrier, ou elle a plus de 120 jours de retard.
• L’étape qui s’appliquerait tombe avant une étape déjà envoyée (voir Ce qu’il advient des factures déjà en cours, ci-dessus).
• Le devis est entièrement payé, n’est pas approuvé ou est un forfait mensuel récurrent : les forfaits se débitent automatiquement chaque mois et ne sont jamais traités comme des créances échues.
• Le compte est un compte de test ou le compte de démonstration.

Limites

• Une relance de facture par étape, jusqu’à 8 étapes, choisies dans le menu décrit sur cette page.
• Les relances automatiques ne comptent pas dans le plafond de 2 messages de recouvrement par période de 7 jours du recouvrement par IA, et ce plafond ne les arrête pas.
• Le texte de la relance n’est pas modifiable ; il porte votre signature dès l’offre Starter. Si vous avez besoin d’un autre message ou d’un autre canal, créez un workflow avec le déclencheur Une facture dépasse son échéance et une attente.
• Les avis de devis ont deux moments fixes et pas d’échelle après l’échéance. Pour relancer les devis en retard, utilisez les créances ou le recouvrement par IA.
• Les relances ne joignent pas le PDF ; le client le télécharge depuis le lien de la facture.

Problèmes courants

Mon client dit qu’il n’a pas reçu la relance. Vérifiez que sa fiche comporte une adresse e-mail, qu’il n’est pas en pause et que les relances sont activées. Cherchez ensuite l’événement dans la chronologie de la facture. S’il n’y figure pas, l’envoi a échoué et sera retenté le lendemain.

Il a reçu une relance pour une facture déjà payée par virement. La relance part tant que la facture a un solde. Enregistrez le paiement sur la facture dès que vous l’avez vérifié.

J’ai ajouté une étape et une facture ne l’a pas reçue. Si cette facture avait déjà reçu une étape ultérieure, la nouvelle se retrouve en arrière et n’est pas envoyée, pour éviter un avis tardif. Les nouvelles factures la reçoivent bien.

Je ne veux pas qu’un client reçoive de relances. Mettez ses relances en pause depuis sa fiche dans Clients (voir Mettre un client en pause).

Pages associées

• Créer, émettre et encaisser des factures
• Créances et recouvrement opérationnel
• Recouvrement par IA
• Conditions de crédit
• Notifications